L’audit initial Qualiopi est souvent source d’inquiétude, de frustration ou de peur 😱. Sauf qu’un audit qualité est toujours un processus méthodique, documenté et indépendant que nous avons à cœur de vous présenter ici. Prenez bien le temps de lire ces informations avant votre audit initial.
L’obtention du certificat Qualiopi suggère la réalisation d’un audit initial. C’est l’article 1er de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière d’audit.
L’audit de certification (ou audit initial) permet de vérifier que vous respectez les exigences du référentiel National Qualité et enfin obtenir le précieux sésame.
L’audit initial est réalisé une fois la complétude de ces 3 étapes :
L’audit initial est obligatoirement réalisé sur site quelle que soit votre situation : absence de local ou réalisation de formation 100% distanciel par exemple.
Le montant de l’audit initial est proportionnel à sa durée. A ce titre, vous pouvez consulter le tarif de celui-ci sur notre page dédiée.
Une fois votre contrat signé et le règlement réceptionné, nous vous invitons à remplir un formulaire de préparation de votre audit. Sur ce formulaire, notre équipe collectera les éléments suivants :
🚨 Important : La planification effective de l’audit ne peut se faire tant que la revue de votre dossier n’a pas été réalisée. Il vous appartient de nous transmettre tous les éléments demandés avant de pouvoir réaliser l’audit.
Le planning d’audit proposé par l’auditeur indique toujours les trois grandes étapes suivantes. Il mentionne également les horaires et les dates d’audit, ainsi que les prénoms, noms et fonctions des personnes à rencontrer. Une journée conventionnelle d’audit se déroule de la manière suivante :
L’auditeur portera son évaluation sur :
Même si l’auditeur émet un avis sur la décision de certification, il n’est pas le décisionnaire final. Certifopac réalise une revue systématique du dossier après l’audit et émet la décision de certification, puis transmet le certificat final à l’OPAC audité.
En moyenne quinze jours avant. Si vous le souhaitez, et pour des questions d’ordre organisationnelles, vous pouvez prendre contact avec lui. Ses coordonnées sont disponibles sur l’application.
Il faut comprendre que Qualiopi est une certification de « Processus ». Cela veut dire que nous évaluons la qualité de votre processus formation dans l’atteinte de la satisfaction des clients. En aucun cas nous n’avons à auditer directement votre façon de former.
Pas forcément, la visite peut se faire si la taille, l’organisation, les spécificités de l’organisme le justifie.
Afin de préserver la confidentialité de vos documents et de protéger votre propriété intellectuelle – notamment les supports de cours -, l’auditeur consultera seulement les éléments en direct, le Jour-J. Les différents éléments pour être papiers et numériques. Seuls les éléments permettant de lever des non-conformités seront à transmettre à l’auditeur via notre application sécurisée.
Les textes n’imposent pas que la direction de l’organisme à auditer soit présente mais cela est fortement recommandée.
L’auditeur doit être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit.
Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J .
Lors de la coconstruction du planning d’audit sur Appolo, l’auditeur renseigne les prénoms, noms et fonctions des personnes à rencontrer, suivant les informations transmises par l’organisme audité. C’est donc à l’organisme candidat de définir la liste des personnes qui seront présentes le jour J. Ces personnes doivent être liées contractuellement avec la structure.
L’auditeur réalise un échantillonnage de dossiers parmi l’intégralité de l’offre de prestations de l’organisme candidat, en prenant en compte les actions représentatives de son activité. Il justifie le choix de son échantillonnage dans la grille d’audit.
En moyenne, l’antériorité démarre à partir de la contractualisation avec Certifopac et/ou la date de la demande de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Le bon sens reste la règle sur ce point car les différences entre les organismes audités sont nombreuses.
Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.
Oui, elles sont susceptibles d’être auditées. Ce point est traité dans la question 5.12 de la Foire Aux Questions du Ministère, disponible ici. Voici un extrait de la réponse :
L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions de formation en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité sur une catégorie d’action, l’audit porte sur l’ensemble des actions de formation de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.