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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Dossier Qualiopi : les pièges à éviter pour votre audit
L’expression « dossier Qualiopi » est largement répandue sur le marché de la certification. Elle correspond rarement à la réalité de l’audit.
Ce que l’auditeur évalue, ce n’est pas un document remis en amont, mais la cohérence entre vos pratiques réelles, leur mise en oeuvre et ce que vous pouvez prouver.
D’où vient l’expression « dossier Qualiopi » ?
L’expression « dossier Qualiopi » est en grande partie portée par le marché qui s’est développé autour de la certification. De nombreux prestataires proposent des kits documentaires prêts à l’emploi, présentés comme ce qu’il faut constituer pour obtenir la certification Qualiopi. Procédures types, trames, preuves génériques : ces offres ont largement contribué à installer l’idée qu’un « dossier » bien rempli suffit à passer son audit.
Cette représentation ne correspond pas à la réalité de l’audit. L’auditeur ne reçoit aucun dossier en amont et ne vérifie pas un document remis à l’avance. Il évalue la mise en oeuvre réelle des pratiques de l’organisme à partir d’un échantillon d’actions constitué le jour même. Les documents constituent des preuves nécessaires, mais ils n’ont de valeur que s’ils reflètent ce qui est réellement appliqué au quotidien.
L’échantillonnage : comment ça se passe vraiment
L’échantillon des actions qui seront examinées est défini en séance, lors de la réunion d’ouverture, à partir d’une liste que l’organisme présente sur place ou en partage d’écran.
Moment de l’échantillonnage
L’échantillon est constitué uniquement pendant la réunion d’ouverture, en présence de l’organisme. L’auditeur communique sur place l’étendue des dossiers qui seront examinés au cours de l’audit.
Période de référence
La période sur laquelle l’auditeur s’appuie pour sélectionner les actions commence à partir de la date de décision de certification initiale. Les actions antérieures à cette date ne sont pas prises en compte.
Représentativité de l’échantillon
L’échantillon sélectionné doit refléter l’activité réelle de l’organisme sur la période de référence : types de formations, modalités, publics. Un organisme dont l’activité est diversifiée doit pouvoir présenter des preuves sur l’ensemble de ses actions.
Les erreurs les plus fréquentes avant et pendant l’audit
Certaines erreurs de préparation reviennent régulièrement, indépendamment du niveau de maturité de l’organisme ou de son mode de préparation.
Ne pas préparer les entretiens
L’auditeur échange directement avec les responsables et l’équipe.
Si des collaborateurs ne connaissent pas les processus qualité en place, cela peut révéler un écart entre ce qui est formalisé et ce qui est réellement appliqué au quotidien.
Des preuves non datées ou non traçables
Les preuves doivent être datées et rattachées à des actions précises.
Un document sans date ou sans lien avec une action réelle de la période de référence ne peut pas être retenu comme preuve lors de l’audit.
Sous-estimer la diversité de l’échantillon
L’auditeur peut sélectionner des actions variées : distanciel, présentiel, différents formateurs, différents sites.
Un organisme dont l’activité est diversifiée doit disposer de preuves adaptées à chacun de ces contextes.
Accompagnement
Faut-il se faire accompagner pour obtenir Qualiopi ?
L’accompagnement Qualiopi recouvre des formes très variées, du soutien ponctuel à la structuration complète du système qualité. Le choix dépend du niveau de maturité de l’organisme, de ses ressources internes et de ses objectifs.
Certains organismes choisissent de préparer leur audit de façon autonome, en s’appuyant sur leurs compétences internes. D’autres font le choix d’un accompagnement externe pour sécuriser leur démarche ou gagner en efficacité.
Dans les deux cas, le résultat de l’audit repose sur la réalité des pratiques de l’organisme. Être accompagné n’influence jamais l’évaluation de l’auditeur.
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