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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

Comment se préparer à l’audit Qualiopi ?

Dans un premier temps, l’élément indispensable à votre préparation est le fameux référentiel et guide de lecture, téléchargeable sur notre espace documentaire.

En quoi ce guide aide à préparer l’audit Qualiopi ?

Tout d’abord, il faut savoir que ce guide précise quelque chose d’essentiel, à savoir le niveau attendu. Autrement dit, l’objectif à atteindre pour démontrer le respect de l’exigence. Vous pouvez vous appuyer sur des exemples d’éléments de preuve qui ne sont pas exhaustifs.

Ensuite, sachez que la liste des éléments de preuve énoncés ne constitue pas du tout une liste obligatoire. Ils sont là pour vous guider et vous donner une idée de ce qui est attendu en terme de preuve documentaire par l’auditeur.

Que dois-je faire avant l’audit ? Dois-je transmettre un dossier avant l’audit à l’auditeur ?

Vous n’avez pas à envoyer des éléments de preuve avant l’audit. L’auditeur n’est pas censé stocker, conserver, consulter ou diffuser vos éléments avant l’audit. Tout simplement parce que l’audit Qualiopi ne se fonde pas sur une revue documentaire, mais sur un échange constructif entre les parties. En effet, l’audit est la photo à l’instant « T ». Les preuves documentaires sont un moyen de justifier et démontrer le respect de vos pratiques aux exigences.

En revanche, une habitude assez récurrente est observable dans beaucoup d’audit. Il s’agit de préparer en amont de l’audit un classement par dossiers dans lesquels on va retrouver les éléments de preuve.

Cela permettra que l’audit soit plus fluide et vous évitera de perdre du temps à chercher des documents. Par contre, cela ne veut pas dire que l’auditeur s’appuie seulement sur ces éléments. Il peut très bien demander d’autres preuves dans le cadre de son échantillonnage.

Préparer Qualiopi en réalisant un audit blanc : Utile ?

Dans le cadre de leur préparation, les audités choisissent souvent de réaliser un audit blanc. En premier lieu, sachez que l’audit blanc se déroulera comme l’audit initial: le plus judicieux est donc de le préparer de la même manière afin que cela reflète votre activité à l’instant « T ».

Ce n’est pas une prestation de conseil ou d’accompagnement, mais à la fin de l’audit blanc, vous saurez, au regard des indicateurs évalués, ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité.

Par exemple, si l’auditeur constate une non-conformité dans l’indicateur 1 et qu’il manque des items, alors le constat rédigé va être très précis :

Sur le document « Programme de formation V2 », les mentions des prérequis et des modalités d’évaluation ne sont pas présentes. Risque que le stagiaire ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause.

Souvent c’est de la sémantique, l’organisme sait très souvent ce qu’il doit mettre en place pour lever les écarts.

Enfin, il faut comprendre que l’audit blanc diffère quand même de l’audit initial sur certains points : sa durée est plus courte, les indicateurs évalués ne seront donc pas tous évalués et l’échantillonnage de l’auditeur sera différent. De plus, pour des raisons de préservation de l’impartialité de nos actions, l’auditeur ne sera pas forcément le même.

S’auto-évaluer pour mieux se préparer à l’audit Qualiopi

Bien se préparer à audit Qualiopi permet d’aborder sereinement l’arrivée de l’auditeur. Afin de vous permettre de faire un point sur votre préparation, Certifopac a créé un fichier d’auto-évaluation. Il vous suffit de renseigner votre adresse pour le recevoir par mail.

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Attention, les conclusions de cette auto-évaluation ne présagent pas des résultats de votre audit.

Planifier son audit Qualiopi

Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi. Pour cela, il va falloir planifier une date d’audit. Nous vous expliquons ici les différentes étapes afin d’envisager sereinement l’audit et anticiper la planification.

Félicitations ! Notre équipe a émis un avis favorable à votre dossier après une revue de votre demande.

Il faut compter en moyenne trois semaines à un mois entre la date de signature du contrat et la date d’audit planifiée. La réactivité est essentielle afin de proposer des dates d’audit : sans complétude de votre dossier, pas de date. Il convient donc d’être attentif à nos demandes. Nous prenons compte de votre période d’audit souhaitée émise lors de la demande.

Affectation de l’auditeur

Nous allons donc sélectionner un auditeur pour réaliser votre audit ! Voici les étapes :

  1. Nous affectons un auditeur selon des critères de localisation et de disponibilité. Sachez qu’il n’est pas possible de choisir son auditeur.
  2. Vous disposez de 5 jours maximum pour accepter ou récuser l’auditeur. Passé ce délai sans réponse de votre part, l’auditeur proposé est réputée comme étant acceptée définitivement. En cas de récusation, le client motive son refus par e-mail. CERTIFOPAC évalue la pertinence des motifs évoqués. S’ils sont acceptés, il informe l’ensemble des intéressés et propose une nouvelle équipe.
  3. Celui-ci prend contact avec vous afin de s’accorder sur une date d’intervention

Important : Des observateurs peuvent accompagner l’équipe d’évaluation (évaluateur en formation, personnels CERTIFOPAC, évaluateurs COFRAC). Dans le cadre de l’évaluation de l’accréditation de CERTIFOPAC par le COFRAC, tout organisme certifié ou candidat à la certification doit prendre ses dispositions pour accepter la présence d’évaluateurs COFRAC lors de ses évaluations.

Planning d’audit

L’auditeur missionné par CERTIFOPAC établit et communique un plan d’audit. Ce plan détermine

  • Le périmètre de l’audit (les catégories qui seront auditées) ;
  • Les noms des personnes à rencontrer ;
  • Les indicateurs du référentiel concernés par l’audit ;

Le plan d’audit permet d’organiser l’évaluation d’une manière logique, d’en préciser la chronologie, la durée, les interlocuteurs principaux, en prenant en compte les indicateurs à évaluer. Pour cela, l’auditeur peut s’aider de la liste des indicateurs applicables.

Le plan d’audit est disponible directement sur votre application d’audit.

Comment se déroule la rencontre entre l’audité et l’auditeur ?

L’auditeur prend contact avec l’audité par mail et téléphone en moyenne 15 jours avant l’audit. Cela peut se faire plus tôt si vous le souhaitez, dans ce cas, il faudra nous le dire. Ce premier contact pose les bases , permet de faire connaissance, et statuer aussi sur les potentiels changements depuis la signature du contrat de certification. En effet, ce point est important car l’audité à l’obligation de déclarer tout changement pouvant impacter le périmètre et le champ de l’audit.

Par exemple, un organisme contractualise et nous dit qu’il travaille seul. Quelques mois après, l’auditeur pose la question avant l’audit et l’organisme déclare qu’il travaille depuis peu avec un formateur sous-traitant. Dans ce cas, c’est important car l’indicateur 27 le concerne.

Ensuite, en parallèle de cet échange, la rencontre est formalisée via un plan d’audit.

Ce document formalise les horaires, le lieu, les modalités, les indicateurs qui vont être audités et précise aussi les personnes qui vont être rencontrées.

Si l’audit se déroule sur site, vous allez valider avec l’auditeur les modalités logistiques : stationnement, transports en commun, restauration, horaires, etc.

Préparer Qualiopi si l’audit se déroule à distance ?

Si l’audit se réalise à distance, en visioconférence, l’auditeur effectue systématiquement un test technique. Nous pourrons nous adapter par rapport au logiciel utilisé mais il faudra que l’auditeur puisse verrouiller la réunion, éviter les sollicitations intempestives, bloquer les enregistrements.

Tout cela dans le but de favoriser la confidentialité et la confiance dans les échanges.

L’audit à distance n’est pas un audit au rabais. Il doit se dérouler de la même façon que l’audit sur site ! Il ne doit pas y avoir d’entrave à la consultation de preuves, notamment papiers. C’est pourquoi il est très important d’avoir scanné ses documents et d’avoir un processus digitalisé.

Si les documents montrés à la webcam ne sont pas lisibles, cela peut engendrer des non-conformités et c’est dommage !

Nous avons constatés que c’est confortable de réaliser des audits en visioconférence. Cela évite du stress lié au transport, l’accueil, les horaires, les locaux, ce genre de choses.

Pour rappel, si l’audit initial se déroule à distance, la surveillance devra se faire sur site.

Pour conclure, le jour »J », sachez que si vous n’avez pas de preuves lors de l’évaluation d’un indicateur, cela engendrera une non-conformité majeure.

Ce n’est pas catastrophique d’avoir des écarts pendant l’audit, car Certifopac inclus le processus de traitement des non-conformités dans son offre.

Combien de temps dois-je consacrer à la préparation de l’audit Qualiopi ?

A vous de voir. Aucune durée n’est imposée.

Tout dépend de l’état de votre système qualité, de l’historique, de vos compétences et connaissances sur le sujet.

Tout dépend également de votre stratégie : l’appropriation complète de votre système est plus longue que le fait de faire appel à un consultant ou un « kit qualiopi »…

Où trouver la liste des indicateurs applicables à ma situation ?

Nous avons synthétisé dans un tableau simple et précis, les indicateurs à respecter en fonction de votre organisme.

La liste des indicateurs Qualiopi est disponible.