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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

Modalité d’audit Qualiopi, à distance ou sur site

La crise sanitaire a eu des impacts sur les modalités d’audit Qualiopi. L’audit initial, qui doit se faire impérativement sur site dans le texte initial, pouvait avoir lieu à distance jusqu’au 30 juin 2022. Ces conditions spécifiques temporaires ne sont plus d’actualité.

procédure certif

Audit initial sur site, en présentiel

La réglementation impose de réaliser l’audit initial sur site, en présentiel, c’est-à-dire dans les locaux du client.

A savoir : dans le cas où celui- ci ne dispose pas de locaux dédiés à l’accomplissement des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit.

Dès lors que l’audit se déroule sur site, le client doit prévoir des locaux adaptés aux conditions de l’audit : a minima, une salle de réunion doit être réservée afin d’assurer la tenue de l’audit dans des conditions favorables et permettre l’accueil de l’ensemble des participants ainsi que leur matériel. Les locaux doivent être à disposition pendant toute la durée de l’audit.

Dans le cas où les conditions minimales ne sont pas respectées, ou ne le sont plus au cours de l’audit :

  • L’équipe d’audit en informera le client ainsi que CERTIFOPAC et quittera les locaux,
  • Le client restera redevable de la totalité des sommes engagées,
  • Une nouvelle date d’audit devra être planifiée et sera facturée,

Si l’organisme ne dispose pas de locaux propres dédiés à la réalisation des actions, CERTIFOPAC et l’organisme déterminent conjointement un lieu d’audit approprié au préalable de la mission d’audit.

L’audit à distance Qualiopi

L’audit de surveillance Qualiopi peut se réaliser à distance (en visioconférence). Attention, si pendant la crise sanitaire, vous avez réalisé votre audit initial à distance, alors l’audit de surveillance devra avoir lieu obligatoirement sur site. Des frais de déplacement de l’auditeur seront donc à prévoir.

Un audit à distance se déroule, en pratique, dans les mêmes conditions qu’un audit en présentiel. La durée est la même, la pratique d’audit également. Nous réalisons l’audit à distance via des outils de visioconférence sécurisés et cryptés comme TEAMS, ZOOM, ou autres.

Certifopac se réserve le droit de refuser la réalisation d’audit à distance dans les cas suivants :

  • En fonction des résultats de l’analyse de risque de Certifopac pour la réalisation de l’audit à distance,
  • Non-accord de l’organisme pour la réalisation de l’audit à distance,
  • Le client à auditer ne dispose pas des moyens ou compétences techniques compatibles avec la réalisation de l’audit à distance,
  • Demande spécifique du client.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Cas des organismes dits « indépendants »

Dans le cas où le client est une personne physique, il est considéré comme organisme indépendant. Sont considérés « indépendants » les formateurs dispensant l’ensemble des activités du centre de formation : gestion commerciale, administrative, facturation, animation des formations, etc.

A ce titre, des dispositions spécifiques s’appliquent quant au processus de certification :

Si l’organisme « indépendant » ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit : il peut s’agir d’un espace de coworking, d’une salle de location ou de tout autre local, dans le respect des exigences en matière d’hygiène et sécurité.

Attention : le fait de ne pas avoir de local ou bien de dispenser l’intégralité de ses formations en e-learning ou à distance, ne vous dispense pas de l’obligation de réaliser l’audit initial en présentiel.

Sources :