Protection des données pendant le processus de certification Qualiopi chez Certifopac

Focus sur la confidentialité pendant le processus de certification chez Certifopac

Dans le cadre du processus de certification, nous collectons un certain nombre d’informations relatives à la vie économique et professionnelle de l’organisme à auditer. Cette collecte a pour finalité de :

• Gérer les demandes de certification
• Planifier les sessions d’audit
• Élaborer et consolider le plan d’audit
• Préparer et réaliser l’audit
• Conclure la mission d’audit
• Répondre à vos questions
• Assurer le suivi de notre relation contractuelle

Concrètement, comment Certifopac s’assure-t-il de la préservation de la confidentialité lors d’un audit ?

Certifopac met en œuvre plusieurs mesures présentées ci-dessous de manière non exhaustive, afin de garantir la confidentialité des informations échangées tout au long du processus d’audit.

1. Tout d’abord, à l’issue de leur parcours de qualification, et avant même de débuter toute mission d’audit pour Certifopac, nos auditeurs signent une charte de déontologie. Celle-ci formalise leurs engagements en matière d’impartialité, de confidentialité et d’indépendance.

Nos auditeurs s’engagent notamment à :

• Respecter strictement les règles de confidentialité définies par Certifopac;
• Considérer comme confidentielle toute information ou document obtenu dans le cadre de la mission ;
• Ne pas divulguer ni utiliser ces informations à d’autres fins ;
• Garder un secret professionnel absolu.

2. Dans le cadre de la mission d’audit et dès la phase d’échantillonnage, des dispositions spécifiques sont mises en place pour garantir la confidentialité.

En effet, seules les initiales des stagiaires et des intervenants sont utilisées : aucune donnée nominative complète n’est demandée ni conservée. Par ailleurs, pendant l’audit, l’auditeur consulte uniquement les éléments strictement nécessaires, sur place ou en direct, le jour de l’intervention.

Le jour J, les documents sont examinés en temps réel, sans qu’aucun ne soit récupéré, copié ou conservé, quel que soit le support (clé USB, e-mail, téléchargement ou autre).

Seuls les éléments ayant fait l’objet d’une non-conformité peuvent, le cas échéant, être transmis à l’auditeur, exclusivement dans le cadre du traitement post-audit.

Pour conclure, soyez rassurés : nous sommes pleinement conscients que vos supports de formation et vos documents annexes constituent des facteurs différenciants essentiels. Ils font la richesse de votre organisme de formation et sont traités avec le plus haut niveau de confidentialité.