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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Remplir son Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Chaque année, le remplissage du bilan pédagogique et financier (BPF) donne du fil à retordre aux gérants d’organisme de formation et leur expert-comptable. La campagne de télédéclaration démarre en principe en avril pour se terminer fin mai.
F.A.Q : les questions les plus posées
Qui est concerné par la déclaration du BPF ?
Elle concerne tous les organismes de formation, CFA, VAE, bilans de compétences, qui détiennent un numéro de déclaration d’activité.
A quoi sert la déclaration du BPF ?
L’Etat collecte et consolide les données du secteur de la formation professionnelle via les BPF de plus de 100 000 structures de formation (dont 43 000 certifiées Qualiopi) – chiffres avril 2023. Quelques exemples d’informations à déclarer : le nombre d’heures de formation dispensées, le nombre de stagiaires formés, ainsi que le montant des dépenses et des recettes générées par ces activités.
Il sert aussi dans le cadre des audits Qualiopi, puisqu’il permet de calculer la durée d’audit, en fonction de votre tranche de chiffre d’affaires.
Je suis fraichement « Nouvel entrant », suis-je concerné ?
Du moment que vous avez reçu un mail sur votre adresse mail ayant permis d’obtenir votre numéro de déclaration d’activité, c’est que vous devez effectuer la déclaration. Même si en tant que nouvel entrant, vous avez effectué peu d’activité, vous devrez le renseigner quand même (A minima l’action ayant permis d’obtenir le fameux NDA).
Quel est le risque de ne pas réaliser la déclaration ?
La suppression de votre numéro de déclaration d’activité. Ce qui est embêtant car votre certification Qualiopi est directement reliée à ce numéro. Si vous avez des dossiers en cours de financement, c’est donc dommageable…
Comment faire pour être sûr de bien déclarer ?
Les documents à votre disposition ci-dessous sont très utiles pour déclarer.
Vous pouvez aussi consulter notre vidéo explicative qui détaille point par point les différents blocs à renseigner.
Que se passe-t-il si je déclare un BPF nul ? (à zéro euros)
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative.
Source : Article L6351-6 du code du travail modifié par LOI n°2009-1437 du 24 novembre 2009 – art. 49
Je vais déclarer un BPF à 0 pour l’année dernière mais j’ai des contrats en cours de signatures cette année.
Le BPF nul, à zéro euros, rend le NDA caduc à l’automne qui suit la déclaration. Pour la campagne en cours, les BPF 2023 nuls déclencherons la caducité en octobre 2024. Il appartient à l’organisme de justifier une activité en 2024. Le numéro sera réactivé sous réserve que les éléments produits à la DREETS soient satisfaisants.
Mon Activité formation, l’application incontournable
Pour commencer, sachez que le site de déclaration du BPF a fait peau neuve en 2022 et s’appelle dorénavant « Mon Activité Formation« . Cette application permet de :
- Déposer votre déclaration activité en tant que nouvel organisme de formation
- Déclarer et transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier
- Pour les organismes de formation déjà enregistrés : mettre à jour votre SIRET et vos coordonnées de contact
Avant toute chose, nous vous invitons vivement à consulter les liens ci-dessous lorsque vous souhaitez déclarer votre bilan pédagogique et financier (BPF) ou mettre à jour vos informations :
- La page « Aide » de Mon Activité Formation : https://info.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/
- Le guide pour demander sur Numéro de Déclaration d’Activité : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide_teledeclaration_organisme_formation.pdf
- Le guide pour remplir son BPF : https://extranet-dgefp.kleegroup.com/upload/docs/application/pdf/2022-04/mode_operatoire_bpf_-_v1.0.pdf
- La liste des codes spécialités du BPF : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/bilan_pedagogique_et_financier_notice.pdf
Bilan Pédagogique et financier, comment le remplir ?
Il faut vous connecter à l’adresse https://mesdemarches.emploi.gouv.fr/identification/login. Vous pouvez vérifier et mettre à jour les informations de votre organisme de formation (Cadre A.). Il est aussi possible de modifier votre exercice comptable (Cadre B.). Le reste des cadres vous permet de déclarer votre bilan pédagogique et financier, à ne pas confondre avec le bilan comptable de votre entreprise.
Remplir le Cadre C : Produits (ventes) de l’organisme
Vous allez devoir renseigner ici les sources des produits (chiffre d’affaires) de votre organisme. Cela vous concerne que vous soyez ou non à but lucratif (les associations sont concernées). Ce cadre permet de remonter des statistiques macro économiques sur le marché de la formation professionnelle en France. Les produits peuvent provenir des sources suivantes :
- Entreprises pour la formation de leurs salariés : actions de formation réalisés en direct, hors budget des organismes gestionnaires de la formation professionnelle (OPCO, CPF) – B2B
- Organismes gestionnaires de la formation professionnelle : remplir les listes a à h en fonction de vos activités.
- Pouvoirs publics pour la formation de leurs agents (Etat, collectivités territoriales, établissements publics à caractère administratif)
- Les instances européennes (notamment le Fond Social Européen)
- Etat (notamment le Fond National pour l’Emploi)
- Les conseils régionaux
- Pôle Emploi, via sa plateforme Kairos
- Autres ressources publiques (municipalité, agglomération, communauté de communes, etc.)
- Contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leur frais
- Contrats conclus avec d’autres organismes de formation (y compris CFA) – sous-traitance
- Autres produits au titre de la formation professionnelle
Le total des produits réalisés se calcul automatiquement pour rapport aux champs renseignés de 1 à 11. Ensuite, vous devez calculer le pourcentage de votre activité formation par rapport à votre activité globale.
Important : Attention à bien croiser vos informations, par exemple entre le montant facturé sur EDOF (pour le CPF) et dans le cadre E (voir ci-dessous).
Remplir le Cadre D : Charges (dépenses) de l’organisme
Ce cadre recense des informations sur les charges de votre organisme. Vous devez déclarer :
- Le montant des salaires des formateurs. Il s’agit du compte 6411 en comptabilité.
- Le montant des achats de formation (compte 604) et des honoraires de formation (compte 6226).
Si vous n’avez pas de comptabilité (statut micro entreprise par exemple), il faudra quand même réaliser un calcul pour déclarer ces informations.
Pour les autres, vous pouvez vous référer au plan comptable adapté aux dispensateurs de formation professionnelle ayant un statut de droit privé. Pour les organismes de droit public, la correspondance pourra être établie avec la comptabilité au travers du libellé des comptes.
Cadre E : Formateurs internes et externes
Ce cadre vise à identifier les personnes qui interviennent pour vous. Il convient donc d’indiquer le nombre de formateurs et le nombre d’heures de formation qu’ils ont dispensées. Le cadre E distingue :
- Les personnes de votre organisme dispensant des heures de formation;
- Les personnes extérieures à votre organisme dispensant des heures de formation dans le cadre de contrats de sous-traitance.
Cadre F : Stagiaires bénéficiant d’une formation dispensée par l’organisme et apprentis en formation
le cadre F permet de déclarer les objectifs généraux des prestations (Cadre F-3), les spécialités de formation (Cadre F-4) ainsi que le type de stagiaires que vous formez :
- Au sein de votre organisme (Cadre F-1)
- En faisant appel à un autre organisme de formation (Cadre F-2)
Important : Les actions qui vous réalisez pour le compte d’un autre organisme de formation (dans le cadre d’une sous-traitance) ne se comptabilise pas dans le cadre F. Si vous réalisez uniquement des formations en sous-traitance, veuillez passer directement au cadre G, sans passer par le cadre F.
Cadre F – 1. Type de stagiaires de l’organisme
Ce cadre vise à connaitre le type de stagiaires public qui bénéficie des actions de formation. Ils sont au nombre de cinq, à savoir :
- Les salariés d’employeurs privés hors apprentis
- Les apprentis
- Les personnes en recherche d’emploi formées par votre organisme de formation
- Les particuliers leurs propres frais formés par votre organisme de formation
- Autres stagiaires
Pour chaque catégorie, il faut :
- Recenser le nombre de stagiaires ou d’apprentis formés
- Calculer le nombre total d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis
Ce calcul concerne toutes les actions de formation, y compris les formations à distance. Exemple :
- Una action 6 heures dispensée à 12 stagiaires
- Nombre de stagiaires est égal à 12
- Le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires est égale à 72 heures stagiaires (12 stagiaires ayant suivi 6 heures de formation chacun)
NB : Vous devez également calculer le nombre de stagiaires et d’apprentis qui ont suivi une action en tout ou partie à distance.
Cadre F – 2. Dont activité sous-traitée de l’organisme
Si votre organisme confie tout ou partie des prestations qu’il s’engage à réaliser à un autre organisme de formation il faudra renseigner dans ce cadre :
- Le nombre de stagiaires et d’apprentis dont l’action a été confiée par votre organisme à un autre organisme
- Le nombre total d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis chez un autre organisme
Cadre F – 3. Objectif général des prestations dispensées
Ce cadre vise à connaitre l’objectif général des prestations dispensées par votre organisme. Les objectifs sont les suivants :
- Formations visant :
- Un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou un certificat de qualification professionnelle enregistré au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) (classé par niveau)
- Une certification (dont CQP) ou une habilitation enregistrée au répertoire spécifique (RS)
- Un CQP non enregistré au RNCP ou au RS
- Autres formations professionnelles
- Bilans de compétences
- Actions d’accompagnement à la validation des acquis de l’expérience
Pour chaque catégorie, il faut :
- Recenser le nombre de stagiaires ou d’apprentis formés
- Calculer le nombre total d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis
Cadre F – 4. Spécialités de formation dispensées
Ce cadre permet de décomposer votre activité selon les spécialités de formation dispensées. Il convient de regrouper sur une même ligne les actions relevant d’une même spécialité de formation, c’est-à-dire d’un même code NSF (cf. la nomenclature des spécialités de formation).
Si l’enseignement concerne plusieurs matières, les spécialités de formation seront appréciées selon la matière dominante des enseignements en utilisant la nomenclature. Il conviendra de choisir le code le plus précis, à défaut un code plus général sera utilisé.
Pour les bilans de compétences, sélectionnez le code 415.
Important ! Pensez à vérifier la cohérence du nombre total de stagiaires formés, ainsi que du nombre total d’heures de formation suivies dans chacune des cases « Total » des cadres F – 1, F – 3 et F – 4.
Cadre G : Stagiaires bénéficiant d’une formation dispensée par l’organisme et apprentis en formation
Ensuite, le cadre G permet d’identifier les données relatives au nombre de stagiaires et au nombre d’heures suivies par l’ensemble des stagiaires lorsque vous intervenez en sous-traitance. Il peut s’agir d’une intervention en application d’un contrat de prestation de service, d’un contrat de sous-traitance ou sur honoraires pour le compte d’un autre organisme de formation.
Ces données correspondent aux actions pour lesquelles vous avez indiqué des produits ligne 10 du cadre C. Pour chaque action, il convient de recenser le nombre d’heures de formation suivies par chaque stagiaire et chaque apprenti et d’en faire le total pour obtenir le nombre total des heures suivies par l’ensemble des stagiaires au cours de cette action.
Cadre H : Personne ayant la qualité de dirigeant
Ce cadre vous permet de sélectionner le dirigeant déclarant ou de l’ajouter si il n’est pas présent dans la liste. Vous pouvez également mettre à jour les personnes précédemment déclarées. Cochez la case pour sélectionner le dirigeant.
Finaliser le remplissage de son Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Vous n’avez plus à envoyer une copie signée de votre bilan pédagogique et financier (BPF) par courrier à la D(R)EETS, ni à joindre de bilan, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. La télétransmission du BPF par l’application fait foi. 💻💻
Pour toute question relative à la mise à jour de votre déclaration d’activité ou à la saisie du bilan pédagogique et financier, vous trouverez les coordonnées du service régional de contrôle de votre région dans l’onglet « Mon service régional de contrôle ».
Pourquoi est-ce important ? Parce qu’en cas de non déclaration dans les délais, vous courrez le risque de voir votre structure purement et simplement supprimée de la liste publique des organismes de formation.
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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