Comment remplir le formulaire de demande de certification ?

Type de certification demandée

La première question permet de choisir le type de certification demandée. Choisissez « Initial (1er cycle) si c’est la première fois que vous demandez la certification. Vous êtes déjà certifié Qualiopi chez un autre certificateur, et vous souhaitez bénéficier de nos services ? En fonction de la période dans laquelle vous êtes pendant le cycle (avant ou après la surveillance, ou à la fin du cycle), vous pourrez choisir Transfert (plutôt avant ou après l’audit de surveillance) ou « renouvellement »  (si vous approchez de la fin du cycle de certification).

💡 Lors de votre demande, il est également possible d’étendre la portée de votre certification. Par exemple, vous êtes déjà certifié « Actions de formation » et vous souhaitez demander la catégorie « Bilans de compétence ». Dans ce cas il s’agit d’une extension de certification Qualiopi. Il faut alors choisir « Extension ».

Les actions à certifier

Elles sont au nombre de quatre. Si vous avez un doute sur les catégories à certifier, nous vous invitons à consulter notre page spéciale sur les quatre catégories d’actions à certifier.

PS: La première catégorie s’appelle « Actions de formation ». Au sens large, elle englobe de nombreuses actions de formation : formations à distance, en présentiel, e-learning, FOAD, en situation de travail, etc.

Souhait d’audit initial

Quand souhaitez-vous effectuer l’audit ? Nous nous adapterons en fonction de la disponibilité de notre équipe d’audit. Il sera possible ensuite de modifier cette date si vous le souhaitez.

Activités principales et motivation à l’obtention de Qualiopi

Nous souhaitons recueillir ici une présentation sur vos activités d’OPAC. Il s’agit de préciser vos domaines d’expertises et d’activité, ainsi que les types de formations animées : FOAD, e-learning, présentiel, INTRA, INTER, etc.

🚨 Important: Cette question n’a aucune incidence sur la suite de votre demande. Elle permet à notre équipe de mieux vous connaître et comprendre votre besoin.

Choix d’un pré-audit

Le pré-audit permet d’évaluer factuellement votre état de préparation au regard de critères du RNCQ, en décelant des écarts éventuels mais sans jamais préconiser les solutions pour les résoudre. Il se réalise à distance. NOTA : ce n’est en aucun cas une prestation de conseil. La réalisation des audits blanc ne fait pas partie intégrante du processus de certification, mais toutefois, CERTIFOPAC les réalise à la demande du client.

Numéro de déclaration d’activité et BPF

Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue doit déposer une déclaration initiale d’activité en préfecture et transmettre tous les ans un bilan pédagogique et financier. Le certificat Qualiopi que nous délivrons indiquera ce numéro. Si vous êtes nouvel entrant, merci de renseigner « Non c’est en cours ». Il faudra alors nous transmettre le récépissé de votre demande datant de moins de trois mois. A réception de votre numéro, il faudra aussi nous le transmettre, sans quoi nous ne pourrons éditer de certificat.

Tranche de chiffre d’affaires (réalisé ou prévisionnel)

La durée d’audit est réglementaire, et se calcule en fonction du chiffre d’affaires affecté à la ou les catégories à auditer. A ce titre, nous devons collecter cette information. Si vous démarrez l’activité, vous serez invité à nous transmettre tout document comptable justifiant de votre activité financière, directement via Appolo.

Statut juridique, raison sociale et SIRET

Merci de renseigner la raison sociale de votre entreprise. Il s’agit du nom inscrit sur votre attestation INSEE ou l’extrait K-BIS de votre société. Vous le retrouverez sur https://www.societe.com/. Cette indication est importante car elle figurera sur votre certificat. Même chose pour le numéro SIRET.

Si le nom d’usage de votre entreprise (ou nom commercial) est différent de votre raison sociale, vous devez également le renseigner.

Adresse du siège social

L’adresse du siège social est l’adresse administrative que vous avez déclaré auprès des autorités. Il n’est pas nécessaire d’accueillir des stagiaires, ou même du public, à cette adresse. D’ailleurs, un formateur indépendant peut très bien avoir déclaré son domicile comme siège sociale. Ainsi, le certificat Qualiopi mentionnera cette adresse.

Vous dispensez des formations dans un autre local ? Merci de préciser l’adresse de celui-ci.

Vous vous rendez exclusivement chez les clients pour animer vos formations ? Il s’agit donc de formation en « Intra entreprise ». Dans ce cas, répondre « Non » à la question « Disposez-vous de locaux en propre pour animer vos prestations ». Le lieu de l’audit à réaliser sur site sera à définir ensemble. Cela peut se faire à domicile, dans les locaux de Certifopac ou dans tout autre lieu respectant les conditions d’hygiène, de sécurité, et de professionnalisme: salle de réunion, coworking, locaux mis à disposition, etc.

Organisme monosite ou multisite ?

Vous avez un doute sur la notion de Multisite ? Posez-vous les questions suivantes:

• Est-ce que mon organisme dispose d’un seul et unique système qualité ?
• Est-ce que mon organisme a identifié sa fonction centrale ? Celle-ci fait bien partie de l’entité juridique et n’est pas sous-traitée ?
• Est-ce que la fonction centrale a l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ?
• Tous les sites sont-ils inclus dans le programme de surveillance? La fonction centrale gère-telle cela ?
• Du personnel permanent, affecté à l’activité « formation » est-il présent sur les sites ?

Si vous êtes multisite, merci de préciser à la question suivante le nom de sites et les adresses précises.

❗ Attention: ce n’est pas parce que vous avez plusieurs locaux que vous êtes forcément un multisite: Exemple: des bureaux sans la présence de personnels permanents ne sont pas considérés comme un site à part entière.

Pour toutes questions sur le sujet, n’hésitez pas à nous contacter. C’est important de déclarer le bon type de site. En effet, cela influence directement la durée d’audit, et donc le tarif. Votre devis mentionnera ces éléments.

Finalisation de votre demande de devis Qualiopi

En cas de refus de certification émise chez un autre certificateur dans les trois mois, Certifopac est dans l’incapacité de valider votre demande. Après ce délai, il sera à nouveau possible d’étudier celle-ci. Si vous avez essuyé un refus de certification, merci de nous préciser chez quel certificateur et à quelle date le refus a été émis.

Vous envisagez peut-être, ou vous avez déjà débuté un accompagnement à la certification auprès d’un organisme de formation ou de conseil. Dans ce cas, merci de préciser le nom de la structure et des intervenants. L’objectif est d’éviter les conflits d’intérêt. CERTIFOPAC attache une grande importance à l’indépendance et à l’impartialité de ses actions.

Par exemple, si vous avez des liens d’intérêts avec la direction de Certifopac, merci de les déclarer. Cela peut être un lien d’intérêt d’ordre économique, politique, familiale ou autre.

Ensuite, en signant ce formulaire, vous attestez que les informations saisies sont correctes. Les conditions générales de vente et la politique de protection des données sont disponibles en ligne. Vous acceptez de recevoir des informations propres à votre demande (Devis, questions supplémentaires). Vous disposez d’un droit d’accès, de correction, de modification ou de suppression de mes données en contactant l’adresse dpo@certifopac.fr.

Et enfin, à la fin de ce formulaire, vous découvrirez directement le tarif du cycle de certification. Il suffit simplement de renseigner votre adresse mail.

Pour conclure, merci de l’intérêt porté à notre structure dans le cadre de votre demande de devis Qualiopi !