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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Pourquoi et comment renouveler sa certification Qualiopi ?
Maintenir la certification Qualiopi dans le temps est un travail de longue haleine. Après avoir réalisé l’audit initial, puis l’audit de surveillance, il faudra renouveler votre engagement pour une durée de trois ans supplémentaires pour continuer à bénéficier des avantages de Qualiopi. On parle alors d’audit de renouvellement. C’est aussi l’occasion de changer d’organisme certificateur, et bénéficier de prestations plus avantageuses, en terme de services et de tarifs.
Son déroulement est similaire à celui d’un audit initial avec, en supplément une attention particulière sur les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit précédent, l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives.
La règlementation encadre l’audit de renouvellement Qualiopi
L’Arrêté du 31 mai 2023 précise que le délai de réalisation de l’audit de renouvellement doit être compatible avec la levée des non-conformités majeures.
Retrouvez l’ensemble des textes règlementaires
Renouveler sa certification Qualiopi
Renouveler votre certification pour un nouveau cycle de trois ans suppose la réalisation d’un audit de renouvellement. Cet audit est réalisé :
- Obligatoirement avant la date d’échéance de votre certificat.
- Sur place, c’est à dire en présentiel, même si vous ne disposez pas de locaux pour animer vos prestations.
Les étapes pour renouveler son certificat Qualiopi sont les suivantes :
- Réalisation de l’audit de renouvellement, sur place, et avant la date d’expiration du certificat actuel
- Traitement des non-conformités (si concerné)
- Certifopac se prononce sur la décision de renouvellement, impérativement avant l’expiration du certificat actuel
- Certifopac émet un nouveau certificat, qui prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat (J+1)
NB : Si vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. A ce titre, vous pouvez réaliser l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention de celui-ci.
Ensuite, les cycles s’enchainent sur le même modèle :
Le déroulement de l’audit de renouvellement
L’audit de renouvellement s’effectue selon les mêmes modalités que l’audit initial. Il est notamment obligatoirement réalisé en présentiel. Cet audit se conduit de la même façon que l’audit initial. Il permet de vérifier le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.
Pour renouveler votre certificat, il sera nécessaire de :
- Planifier avec Certifopac une date d’audit qui vous convienne, dans le délai réglementaire ;
- Relire avec attention votre dernier rapport d’audit ainsi que les dernières fiches d’écarts, sur votre application d’audit Certifopac.
Un audit de renouvellement dure le même temps que l’audit initial, selon les mêmes modalités de calcul.
L‘auditeur peut très bien, lors de cet audit, émettre des non-conformité(s) avec le référentiel.
Demander une extension de catégorie au moment de renouveler Qualiopi
Il est possible d’ajouter une ou plusieurs nouvelles catégories d’action à son certificat Qualiopi. Cette démarche peut avoir lieu à n’importe quel moment du cycle, notamment lors de l’audit pour renouveler votre certificat.
Pour étendre les catégories couvertes par votre certificat Qualiopi, vous pouvez réaliser un audit d’extension (option 1) ou attendre votre audit de renouvellement (option 2).
Lorsque vous optez pour l’ajout d’une ou plusieurs catégories d’action lors de votre audit de renouvellement Qualiopi, la durée de ce nouvel audit est calculé en fonction. Aucun autre audit n’est à prévoir pour ce changement, et donc aucune facturation annexe.
La planification de mon audit de renouvellement Qualiopi
Si vous êtes déjà client chez Certifopac, vous n’avez presque rien à faire !
L’équipe commerciale va vous recontacter 6 mois avant la fin de validité de votre certificat. Vous devrez indiquer les changements éventuels au sein de votre structure sur votre espace de l’application d’audit Certifopac.
L’auditeur qui vous sera affecté vous contactera pour la planification.
Une fois l’audit passé, votre nouveau certificat sera disponible et téléchargeable dès que l’ancien sera échu.
Profiter du renouvellement pour changer d’organisme certificateur Qualiopi
Si vous n’êtes pas certifié chez Certifopac mais que vous souhaitez réaliser votre prochain cycle à nos côtés, c’est possible !
Vous pouvez nous transmettre gratuitement une demande pour transférer et renouveler votre certificat Qualiopi via le formulaire de devis.
Une fois votre transfert effectué, notre équipe commerciale attribuera votre dossier à un de nos auditeurs. Ce dernier vous contactera pour définir avec vous une date d’audit avant la fin de validité de votre certificat.
En renouvelant avec Certifopac, vous bénéficierez de tous nos outils (application d’audit, ressources documentaires et vidéos, etc.).
Nous vous demanderons de nous fournir les éléments obligatoire pour ce nouveau cycle :
- Votre certificat Qualiopi encore valide
- La liste des non-conformités relevées à l’audit précédent
- Le plan d’actions correctives associé
- Une déclaration sur l’honneur indiquant que vous n’avez pas entamé la même démarche avec un autre certificateur
Enfin, si vous hésitez encore à transférer et renouveler Qualiopi avec Certifopac, nous pouvons échanger ensemble sur votre démarche. C’est peut-être aussi l’occasion de tester notre application d’audit Qualiopi ?
Quelle est la procédure en cas de changement d’organisme certificateur lors du renouvellement de la certification ?
« Dans le cas où un organisme souhaite changer de certificateur lors du renouvellement de sa certification, il adresse au nouvel organisme certificateur les pièces nécessaires à sa candidature, prévues à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, comprenant une déclaration attestant qu’il n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées et mentionnant la date de fin de la certification détenue par l’organisme.
Le nouvel organisme certificateur collecte auprès de l‘ancien organisme certificateur une copie du certificat antérieur, un dossier détaillant les non-conformités détectées à l’audit précédent, le plan d’actions correctives associé et l’état de résolution des non-conformités, ainsi que, le cas échéant, les réclamations reçues. » Réponse du ministère dans sa FAQ V2
Je suis nouvel entrant pour une catégorie lors de mon audit de renouvellement, est-ce que cela va impacter mon audit de surveillance ?
En effet, si vous êtes nouvel entrant dans une catégorie lors de votre audit de renouvellement, une majoration de 0.5 jour sera apportée à la durée de l’audit de surveillance.
L’audit de renouvellement Qualiopi après le 1er septembre 2023
Le délai pour réaliser l’audit de renouvellement doit être en accord avec la résolution des non-conformités majeures. Chez Certifopac, nous vous proposons déjà cette approche afin de maintenir votre démarche qualité en toute sérénité.
Si vous souhaitez changer de certificateur lors du renouvellement de votre certification Qualiopi, vous devrez remplir une déclaration sur l’honneur en indiquant la date d’expiration de votre certificat. Le nouveau certificateur sera responsable de recueillir les documents nécessaires pour transférer votre dossier depuis votre précédent certificateur.
Les questions les plus posées pour renouveler son certificat Qualiopi
Comment s’effectue la continuité de validité du certificat entre le cycle 1 et 2 chez Certifopac ?
Sur l’application d’audit Certifopac, votre certificat Qualiopi n°2 sera disponible immédiatement à l’échéance du certificat n°1 (sous réserve de réalisation de l’audit de renouvellement avec succès).
Nous avons aussi mis en place une transmission automatique et hebdomadaire de notre liste des certifiés aux financeurs.
Est-il possible d’avoir des non-conformités à l’audit de renouvellement ?
Oui, c’est possible.
Le procédé de traitement est alors identique aux audits précédents : traitement des non-conformités.
Attention, si un indicateur était « non-conforme mineur » à l’audit précédent, et qu’il l’est de nouveau, alors il devient « non-conforme majeur ».
Quels sont les points de vigilance pour renouveler son certificat ?
Il y a différents éléments à prendre en compte dans la préparation de l’audit de renouvellement Qualiopi :
- Les indicateurs avec des non-conformités identifiées lors du précédent audit*
- Les actions correctives et des mesures préventives liées à ces non-conformités*
- Les nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.)*
- Les plaintes reçues*
- Les indicateurs non-audités lors du précèdent audit*
- L’usage de la marque Qualiopi
- L’affichage du certificat Qualiopi
*(si concerné)
Je veux profiter du renouvellement pour être certifié par Certifopac, comment procéder ?
Dans un premier temps, il faudra renseigner une demande de devis pour le cycle dit de renouvellement.
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
Site internet par : NcWebStudio
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des organismes certificateurs
du Ministère du Travail
