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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Tout savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi
Maintenir la certification Qualiopi dans le temps est un travail de longue haleine. Après avoir réalisé l’audit initial, puis l’audit de surveillance, il faudra renouveler votre engagement pour une durée de trois ans supplémentaires pour continuer à bénéficier des avantages de Qualiopi. On parle alors d’audit de renouvellement. C’est aussi l’occasion de mettre en concurrence son certificateur actuel, et bénéficier de prestations plus avantageuses, en terme de services et de tarifs.
Les 4 choses à savoir sur l’audit de renouvellement
L’Arrêté du 31 mai 2023 définit l’audit de renouvellement. Renouveler sa certification Qualiopi suppose la réalisation d’un audit sur place avant la date d’échéance du certificat. Pourquoi et comment renouveler son Qualiopi ? Notre équipe vous présente tout cela.
Objectif : Le renouvellement du certificat
L’audit de renouvellement s’effectue selon les mêmes modalités et de la même façon que l’audit initial : sur site, d’une durée équivalente, avec le nombre d’indicateurs applicables.
Période de réalisation
Réaliser votre renouvellement maximum 4 mois avant la fin de validité du certificat actuel, pour avoir le temps de lever les éventuels écarts.
Modalité : sur site !
L’audit de renouvellement est obligatoirement réalisé sur site quelle que soit votre situation : absence de local ou réalisation de formation 100% distanciel par exemple.
Conditions tarifaires
Le montant de l’audit de renouvellement est proportionnel à sa durée. Ainsi, nous vous invitons à consulter son tarif sur notre page dédiée.
Constitution du dossier et planification de l’audit de renouvellement
Un an avant la fin de validité de votre certificat, nous vous envoyons un mail via Appolo vous invitant à remplir le formulaire de préparation avant audit de renouvellement. Grâce à ce formulaire, notre équipe collectera les éléments suivants :
- une preuve d’existence juridique
- un organigramme nominatif, fonctionnel et actualisé de votre organisme
- votre dernier bilan pédagogique et financier (BPF)
- une description actualisée de vos activités (formation à distance, en situation de travail, en alternance, certifiante)
- la ou les catégories que vous souhaitez certifier
Dès réception, nous calculons la durée de l’audit de renouvellement et nous vous transmettons une proposition de contrat. Dès que vous nous transmettez celui-ci signé, nous pourrons planifier l’audit. L’auditeur qui vous sera affecté vous contactera pour valider la date, parfois dans plusieurs mois.
🚨 Important : La planification effective de l’audit ne peut se faire tant que la revue de votre dossier n’a pas été réalisée. Il vous appartient de nous transmettre tous les éléments demandés avant de pouvoir réaliser l’audit. La décision de renouvellement doit impérativement intervenir avant l’expiration de l’actuel certificat. Cela veut dire que la date de réalisation de l’audit de renouvellement doit être compatible avec la levée des non-conformités majeures.
Une fois l’audit passé, votre nouveau certificat sera disponible et téléchargeable dès que l’ancien sera échu.
Ensuite, les cycles s’enchainent sur les formats suivants :
🚨 Important : L’audit de renouvellement doit s’effectuer impérativement avant l’expiration de l’actuel certificat. Certifopac préconise de réaliser son renouvellement maximum 4 mois avant la fin de validité de son certificat actuel, même s’il est possible de le faire quelques semaines avant.
Les 3 actions à effectuer pendant son audit de renouvellement
Lorsque l’on renouvelle son certificat Qualiopi, il est possible de déclarer tout changement ou nouveauté, réaliser une extension sur des nouvelles catégories, ou bien en profiter pour mettre en concurrence son organisme certificateur actuel.
Déclarer tout changement survenu
Les évolutions récentes (nouvelles formations, modalités inédites, recours à des sous-traitants, etc.), en particulier celles qui nécessitent l’évaluation d’indicateurs qui n’ont pas fait l’objet d’un audit précédent ou des modifications substantielles telles que des changements de personnel ou de lieu d’activité.
Demander une extension de catégorie
Pour étendre les catégories couvertes par votre certificat Qualiopi, vous pouvez réaliser un audit d’extension (option 1) ou attendre votre audit de renouvellement (option 2).
Lorsque vous optez pour l’ajout d’une ou plusieurs catégories d’action lors de votre audit de renouvellement Qualiopi, la durée de ce nouvel audit est calculée en fonction. Aucun autre audit n’est à prévoir pour ce changement, et donc aucune facturation annexe.
Transférer son certificat
Le renouvellement de certification Qualiopi chez Certifopac entraîne nécessairement le transfert de certification. C’est une démarche gratuite, entièrement réalisée par nos services, afin de garantir la continuité de validité de votre certificat.
Les questions les plus posées pour renouveler son certificat Qualiopi
Comment s’effectue la continuité de validité du certificat entre le cycle 1 et 2 chez Certifopac ?
Sur l’application d’audit Certifopac, votre certificat Qualiopi n°2 sera disponible immédiatement à l’échéance du certificat n°1 (sous réserve de réalisation de l’audit de renouvellement avec succès).
Nous avons aussi mis en place une transmission automatique et hebdomadaire de notre liste des certifiés aux financeurs.
Peut-on réaliser un pré-audit avant son audit de renouvellement Qualiopi ?
Non, c’est impossible
(Source COFRAC).
Il est interdit de réaliser un pré-audit Qualiopi dans le cadre du renouvellement de certification.
Est-il possible d’avoir des non-conformités à l’audit de renouvellement ?
Oui, c’est possible.
Le procédé de traitement est alors identique aux audits précédents : traitement des non-conformités.
Attention, si un indicateur était « non-conforme mineur » à l’audit précédent, et qu’il l’est de nouveau, alors il devient « non-conforme majeur ».
Je veux profiter du renouvellement pour être certifié par Certifopac, comment procéder ?
Dans un premier temps, il faudra renseigner une demande de devis pour le cycle dit de renouvellement.
Quelle est la procédure en cas de changement d’organisme certificateur lors du renouvellement de la certification ?
« Dans le cas où un organisme souhaite changer de certificateur lors du renouvellement de sa certification, il adresse au nouvel organisme certificateur les pièces nécessaires à sa candidature, prévues à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, comprenant une déclaration attestant qu’il n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées et mentionnant la date de fin de la certification détenue par l’organisme.
Le nouvel organisme certificateur collecte auprès de l‘ancien organisme certificateur une copie du certificat antérieur, un dossier détaillant les non-conformités détectées à l’audit précédent, le plan d’actions correctives associé et l’état de résolution des non-conformités, ainsi que, le cas échéant, les réclamations reçues. » <a href= »https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/questions-reponses_version_2.pdf » target= »_blank » rel= »noopener »>Réponse du ministère dans sa FAQ V2</a>
Je suis nouvel entrant pour une catégorie lors de mon audit de renouvellement, est-ce que cela va impacter mon audit de surveillance ?
En effet, si vous êtes nouvel entrant dans une catégorie lors de votre audit de renouvellement, une majoration de 0.5 jour sera apportée à la durée de l’audit de surveillance.
Sur quoi l’auditeur peut porter son attention ?
L’auditeur porte son attention sur les éléments suivants :
- Les indicateurs avec des non-conformités identifiées lors du précédent audit*
- Les actions correctives et des mesures préventives liées à ces non-conformités*
- Les nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.)*
- Les plaintes reçues*
- Les indicateurs non-audités lors du précèdent audit*
- L’usage de la marque Qualiopi
- L’affichage du certificat Qualiopi
Que se passe-t-il si l’audit de renouvellement n’a pas été réalisé dans les trois mois précédant l’échéance du certificat ?
Dans le cas où l’audit de renouvellement n’a pas été réalisé suffisamment en amont pour permettre la levée des non-conformités avant l’échéance du certificat, le certificat arrive en fin de validité. Dans l’attente de la décision relative au renouvellement, l’organisme ne dispose donc plus de certificat valide. Conformément à l’article 2 de l’arrêté du 1er février 2021 relatif aux listes des prestataires certifiés, l’organisme certificateur retire l’organisme de la liste transmise au ministère chargé de la formation professionnelle.
En revanche, la procédure de l’audit de renouvellement prévue à l’article 3 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit reste applicable, avec la prise en compte du traitement des non-conformités détectées lors du dernier audit. Par ailleurs, l’organisme disposera des délais prévus à l’article 5 du même arrêté pour le traitement des non conformités, et ce même si la décision définitive de l’organisme certificateur relative au renouvellement intervient après la fin de validité du certificat antérieur.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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