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Tout savoir sur l’audit Qualiopi

Une pochette qui contient des feuilles avec une loupe par dessus

⏱ Temps de lecture : 12mn

Tout d’abord, un audit qualité est un processus méthodique, documenté et indépendant. Il répond à des exigences strictes que les parties prenantes s’engagent à respecter. L’audit Qualiopi repose sur des exigences réglementaires à respecter.

Qu’est-ce qu’un audit ?

Un audit est une prestation d’évaluation qui permet de déterminer dans quelle mesure des critères d’audit sont satisfaits. Pour Qualiopi, l’auditeur s’assure que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. Comment ? Il consulte et évalue des preuves d’audit, souvent documentaires, de manière objective, bienveillante et transparente.

Comment se déroule un audit Qualiopi ?

Le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué. En effet, la certification est un enjeu majeur pour les prestataires de formation. Elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.

A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs.

Planifier son audit

Planifier son audit et recevoir son plan d’audit

Se préparer à l’audit

Avant l’audit, vous aurez des semaines (voir des mois) pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Vous pourrez vous aider de nos pages d’informations sur les indicateurs du référentiel national qualité. Tout savoir pour se préparer à l’audit ici.

Réaliser un audit blanc, utile ou pas ?

De nombreux organismes choisissent de réaliser un audit blanc avec Certifopac. Cette prestation est optionnelle mais elle peut être très utile dans le cadre de votre préparation.

Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :

  1. Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
  2. Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
  3. Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
  4. Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.

A l’issue de l’audit, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.

Combien de temps dure l’audit ?

Tout savoir sur la durée de l’audit ici.


Comment se déroule une journée type ?

Réunion d’ouverture

Dans un premier temps, la réunion d’ouverture permet de poser les bases d’une journée riche et chargée. L’auditeur se présente, et donne la parole aux audités à travers un tour de table. Chacun dispose du temps nécessaire pour présenter ces activités.

Ensuite, l’auditeur rappelle le contexte de l’évaluation, les enjeux, les différents délais à respecter, etc. Il confirme avec les audités les éléments renseignés dans le plan d’audit: la disponibilité des personnes à rencontrer et les modalités logistiques.

L’auditeur donne le ton : il va créer un climat de confiance tout en montrant la valeur ajoutée de l’audit, tout en respectant les valeurs d’objectivité, de transparence et d’indépendance.

Pour conclure cette réunion, les personnes présentes peuvent formuler des interrogations sur le fonctionnement de l’audit. Ensuite, l’évaluation peut commencer !

L’évaluation des indicateurs

L’auditeur évalue la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu.

Concrètement, comment cela se déroule ? Au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions généralistes et évaluer votre réponse.

Exemple:

  • L’auditeur : « Comment diffusez-vous vos prestations de formation ? Sous quel format ? « 
  • L’audité : « Et bien je dispose d’un catalogue de formation, mis à jour 1 fois par an et téléchargeable depuis mon site internet ou disponible sur demande par mail. »
  • L’auditeur : « Entendu, et quels sont les items que vous communiquez dans ces supports ? »
  • L’audité :  » Alors nous mentionnons les objectifs pédagogiques, l’accessibilité handicap, la durée et les modalités/délais d’accès, le prix, les méthodes mobilisées et les prérequis. Voyez par vous même »
  • L’auditeur : « Très bien, je constate que ces items sont présents. Où est-ce que vous diffusez les prérequis ? « 
  • L’audité : « Ils ne sont pas présents dans ce programme, par contre ils le sont sur tous les autres »
  • L’auditeur : « Au regard de l’échantillon audité et des éléments de preuve apportés (fiche programme, site internet), je constate que la mention des prérequis est partiellement présente dans vos supports de communication. Elle est présente sur tous les supports consultés sauf un. Le risque est que le stagiaire potentiel ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause, et qu’il ne respecte pas les prérequis à l’entrée de la formation. Au sens du référentiel, il s’agit d’une non-conformité mineure. Vous êtes d’accord ? »
  • L’audité :  » En effet, c’est noté »

Et ainsi de suite…

Ainsi, à l’issue de l’audit, vous recevez sous 5 jours votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non conformes.

La réunion de clôture

A la fin de la journée d’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape de l’audit, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va retrouver les indicateurs conformes et ceux qui seront éventuellement non conformes. L’auditeur précise à l’audité les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités.

Traitement des non-conformités éventuelles

Si des non-conformités sont émises par l’auditeur, vous devez proposer des actions correctives et transmettre les éléments de preuve à votre auditeur. Attention, vous devrez respecter les délais fixés par la réglementation, à savoir 3 mois pour les non-conformités majeures et 6 mois pour les mineures. Dans la pratique, le traitement des non-conformités dure en moyenne 15 jours.

En savoir plus sur le traitement des non-conformités.

Rapport d’audit Qualiopi

A l’issue du traitement des non-conformités, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non conformes.

L’audit est achevé lorsque les non-conformités sont traités et que Certifopac a procédé à procédé à la vérification des éléments sur l’application (grille d’audit et traitement post audit)

Le rapport fait état des éventuelles non-conformités identifiées lors de l’évaluation par l’auditeur. Il contient les informations suivantes :

  • Le rappel de la mission : objectif, champ audité, critères d’audit, date et durée,
  • L’identification des auditeurs et des représentants de l’organisme,
  • Les constations présentées en réunion de clôture ainsi que les éventuelles non-conformités,
  • La date de finalisation du rapport,
  • L’avis de l’auditeur sur la délivrance de la certification
  • L’avis de l’auditeur sur la réalisation de l’audit suivant à distance
  • L’efficacité des outils si l’audit a eu lieu à distance

Important : Même si l’auditeur émet un avis sur la décision de certification, il n’est pas le décisionnaire final. Certifopac réalise une revue systématique du dossier après l’audit et émet la décision de certification.

Décision de certification

Le rapport d’audit ainsi que les éventuelles propositions d’actions correctives sont transmis pour étude à CERTIFOPAC, qui s’assurera de la pertinence des éléments envoyés. Celui-ci, sur la base du plan d’action établi par l’auditeur, et au vu des éléments constitutifs du rapport d’audit et de tout autre document en lien avec le dossier client, transmet la décision de certification.

Une décision de certification ne peut être prise que si les exigences de certification sont satisfaites.

Si la décision de certification est positive, CERTIFOPAC fait parvenir au client ses documents de certification.

Si la décision de certification est négative, CERTIFOPAC en informe le client en en précisant les raisons. Si le client souhaite poursuivre le processus de certification, Certifopac devra procéder à un nouvel audit tout en respectant un délai légal de 3 mois de carence après un refus.

Selon la décision de certification, les mesures appropriées peuvent-être :

  • La poursuite de la certification sous condition
  • La réduction de la portée de la certification
  • La suspension de la certification
  • Le retrait de la certification

Emission du certificat Qualiopi

En cas de décision positive de certification, le client reçoit son certificat établi conformément à l’arrêté du 6 juin 2019 qui donne les informations à mettre sur le certificat. Le certificat délivré par CERTIFOPAC comporte les informations suivantes :

  • La raison sociale de l’organisme
  • La portée de la certification (la ou les catégories d’actions concernées)
  • La ou les adresses des sites de l’organisme
  • La date de début de validité de la certification et sa date d’échéance
  • Le nom de l’organisme certificateur
  • Le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme
  • La marque de certification ou la référence à l’article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l’obligation de certification.
  • La référence au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences du décret no 2019-565 du 6 juin 2019 en vigueur le jour de l’audit
  • La référence à la procédure de certification Pro 07 de CERTIFOPAC en vigueur le jour de l’audit

Le certificat mentionne uniquement le(s) type(s) d’action défini(s) à l’article L. 6313-1 du Code du Travail. La portée de certification s’applique sans distinction à l’ensemble des actions réalisées par l’organisme.

Audit de surveillance

Dans la durée de cycle de 3 ans, nous devons vérifier à mi-parcours si l’organisme respecte toujours les exigences du référentiel. A ce titre, nous organisons un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Cet audit permet ainsi de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur s’applique toujours. Il peut s’effectuer à distance ou en visioconférence.

Audit de renouvellement

A la fin du cycle de certification, le certificat arrive à échéance. Si vous souhaitez le renouveler, nous vous transmettons un nouveau contrat de certification. Notre équipe planifie un nouvel audit, appelé cette fois audit de renouvellement. Afin de préserver la continuité de votre certificat et éviter les mauvaises surprises, nous vous proposons une date d’audit 1 mois et demi avant la date d’échéance du certificat initial.

Et quand l’audit Qualiopi se passe à distance ?

Enfin de compte, l’audit à distance est une pratique admise mais pas anodine dans le cadre d’une évaluation de la conformité.

A ce titre, l’audité s’engage à disposer des éléments suivants:

  • Ligne téléphonique permettant une conversation de bonne qualité
  • Ligne internet permettant un échange fluide par visio-conférence (Connexion ADSL au minimum)
  • Logiciel de visioconférence (Un logiciel vous sera proposé par CERTIFOPAC)
  • Une webcam fonctionnelle
  • Un micro fonctionnel

De plus, il doit attester avoir les compétences nécessaires à la réalisation d’un audit à distance (visioconférence, connexion, partage d’écran, etc.)