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Tout savoir sur l’audit Qualiopi

Une pochette qui contient des feuilles avec une loupe par dessus

⏱ Temps de lecture : 9mn

Tout d’abord, un audit qualité est un processus méthodique, documenté et indépendant. Il répond à des exigences strictes que les parties prenantes s’engagent à respecter. L’audit Qualiopi repose sur des exigences réglementaires à respecter.

Qu’est-ce qu’un audit ?

Un audit est une prestation d’évaluation qui permet de déterminer dans quelle mesure des critères d’audit sont satisfaits. Pour Qualiopi, l’auditeur s’assure que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. Comment ? Il consulte et évalue des preuves d’audit, souvent documentaires, de manière objective, bienveillante et transparente.

Comment se déroule un audit Qualiopi ?

Le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué. En effet, la certification est un enjeu majeur pour les prestataires de formation. Elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.

A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs.

Avant l’audit: la préparation

Avant l’audit, vous aurez des semaines (voir des mois) pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Vous pourrez vous aider de nos pages d’informations sur les indicateurs du référentiel national qualité.

En parallèle de votre préparation, nous définissons ensemble, via un plan d’audit, les modalités suivantes : la date de l’audit souhaitée par le candidat, le périmètre de l’audit (Types d’actions), le(s) nom(s) des personnes à rencontrer et les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.

De nombreux organismes choisissent de réaliser un audit blanc avec Certifopac. Cette prestation est optionnelle mais elle peut être très utile dans le cadre de votre préparation.

Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :

  1. Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
  2. Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
  3. Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
  4. Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.

A l’issue de l’audit, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.


Audit Qualiopi, le Jour-J

L’audité accueille l’auditeur dans des locaux adaptés à la conduite de l’audit.

Réunion d’ouverture

Dans un premier temps, la réunion d’ouverture permet de poser les bases d’une journée riche et chargée. L’auditeur se présente, et donne la parole aux audités à travers un tour de table. Chacun dispose du temps nécessaire pour présenter ces activités.

Ensuite, l’auditeur rappelle le contexte de l’évaluation, les enjeux, les différents délais à respecter, etc. Il confirme avec les audités les éléments renseignés dans le plan d’audit: la disponibilité des personnes à rencontrer et les modalités logistiques.

L’auditeur donne le ton : il va créer un climat de confiance tout en montrant la valeur ajoutée de l’audit, tout en respectant les valeurs d’objectivité, de transparence et d’indépendance.

Pour conclure cette réunion, les personnes présentes peuvent formuler des interrogations sur le fonctionnement de l’audit. Ensuite, l’évaluation peut commencer !

L’évaluation des indicateurs

L’auditeur évalue la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu.

Concrètement, comment cela se déroule ? Au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions généralistes et évaluer votre réponse.

Exemple:

L’auditeur : « Comment diffusez-vous vos prestations de formation ? Sous quel format ? « 

L’audité : « Et bien je dispose d’un catalogue de formation, mis à jour 1 fois par an et téléchargeable depuis mon site internet ou disponible sur demande par mail. »

L’auditeur : « Entendu, et quels sont les items que vous communiquez dans ces supports ? »

L’audité :  » Alors nous mentionnons les objectifs pédagogiques, l’accessibilité handicap, la durée et les modalités/délais d’accès, le prix, les méthodes mobilisées et les prérequis. Voyez par vous même »

L’auditeur : « Très bien, je constate que ces items sont présents. Où est-ce que diffusez les prérequis ? « 

L’audité : « Ils ne sont pas présents dans ce programme, par contre ils le sont sur tous les autres »

L’auditeur : « Au regard de l’échantillon audité et des éléments de preuve apportés (fiche programme, site internet), je constate que la mention de prérequis est partiellement présente dans vos supports de communication. Elle est présente sur tous les supports consultés sauf un. Le risque est que le stagiaire potentiel ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause, et qu’il ne respecte pas les prérequis à l’entrée de la formation. Au sens du référentiel, il s’agit d’une non-conformité mineure. Vous êtes d’accord ? »

L’audité :  » En effet, c’est noté »

Et ainsi de suite…

Ainsi, à l’issue de l’audit, vous recevez sous 5 jours votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.

La réunion de clôture

A la fin de la journée d’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape de l’audit, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va retrouver les indicateurs conformes et ceux qui seront non-conformes. L’auditeur précise à l’audité les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités.

Après l’audit

Traitement des non-conformités éventuelles

Si des non-conformités sont émises par l’auditeur, vous devez proposer des actions correctives et transmettre les éléments de preuve à votre auditeur. Attention, vous devrez respecter les délais fixés par la réglementation, à savoir 3 mois pour les non-conformités majeures et 6 mois pour les mineures. Dans la pratique, le traitement des non-conformités dure en moyenne 15 jours.

En savoir plus sur le traitement des non-conformités.

Rapport d’audit finalisé

A l’issue du traitement des non-conformités, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.

Décision de certification

En conclusion, Certifopac se prononce sur la décision finale de certification, indépendamment de l’avis de l’auditeur. Si tout est bon, l’organisme reçoit son certificat dans le respect des exigences réglementaires.

Audit de surveillance

Dans la durée de cycle de 3 ans, nous devons vérifier à mi-parcours si l’organisme respecte toujours les exigences du référentiel. A ce titre, nous organisons un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Cet audit permet ainsi de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur s’applique toujours. Il peut s’effectuer à distance ou en visioconférence.

Audit de renouvellement

A la fin du cycle de certification, le certificat arrive à échéance. Si vous souhaitez le renouveler, nous vous transmettons un nouveau contrat de certification. Notre équipe planifie un nouvel audit, appelé cette fois audit de renouvellement. Afin de préserver la continuité de votre certificat et éviter les mauvaises surprises, nous vous proposons une date d’audit 1 mois et demi avant la date d’échéance du certificat initial.

Et quand l’audit Qualiopi se passe à distance ?

Enfin de compte, l’audit à distance est une pratique admise mais pas anodine dans le cadre d’une évaluation de la conformité.

A ce titre, l’audité s’engage à disposer des éléments suivants:

  • Ligne téléphonique permettant une conversation de bonne qualité
  • Ligne internet permettant un échange fluide par visio-conférence (Connexion ADSL au minimum)
  • Logiciel de visioconférence (Un logiciel vous sera proposé par CERTIFOPAC)
  • Une webcam fonctionnelle
  • Un micro fonctionnel

De plus, il doit attester avoir les compétences nécessaires à la réalisation d’un audit à distance (visioconférence, connexion, partage d’écran, etc.)