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Audit Qualiopi quand on est nouvel entrant

un bébé représentant un organisme de formation est assis sur le logo qualiopi

⏱ Temps de lecture : 7mn

On entend tout et son contraire sur Qualiopi et la notion de « nouvel entrant ». On fait le point dans cette vidéo, avec Tanguy et Jimmy Martin, pour démêler le vrai du faux !

Définition d’un nouvel entrant au sens de Qualiopi

Tout d’abord, le guide de lecture définit un nouvel entrant comme un prestataire qui « vient de démarrer son activité ». Aucune notion de durée ou de volume de formation. C’est à Certifopac de valider ou non le fait que vous soyez bien nouvel entrant.

Un organisme qui, par exemple, a fait sa demande de Numéro de déclaration d’activité à la DREETS, mais qui n’a pas encore réalisé de Bilan Pédagogique et Financier, peut être considéré comme un nouvel entrant.

En effet, à défaut du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, il est possible de présenter la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois. L’organisme candidat devra communiquer à Certifopac son numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité dès réception de celui-ci, sans quoi le certificat ne pourrait être délivré. En plus, il n’apparaitra pas sur la liste des certifiés Qualiopi.

A défaut du dernier bilan pédagogique et financier, il doit également fournir un livre des recettes. Le pôle commercial de Certifopac peut vous guider pour ce document.

Dès lors que l’organisme commence à avoir un volume de formation permettant de générer des statistiques (notamment pour les indicateurs 2 et 3), on considère qu’il n’est plus nouvel entrant.

Nouveaux entrants, quels indicateurs seront audités ?

Un nouvel entrant Qualiopi est audité sur les mêmes indicateurs que les autres organismes de formation, en fonction des catégories d’action délivrées (sauf pour les indicateurs 22 et 32 qui ne seront audités qu’à l’audit de surveillance). La liste des indicateurs applicables est consultable ici.

De plus, une dizaine d’indicateurs font l’objet d’une « obligation spécifique » dans le référentiel. L’auditeur vérifiera l’existence et la formalisation des exigences de ces indicateurs. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance.

  • Indicateur 2 : Vous devrez pré-identifier des indicateurs au moment de l’audit initial. L’auditeur vérifie lors de l’audit initial que vous avez bien réfléchi aux indicateurs chiffrées le jour où vous aurez suffisamment de matière pour communiquer dessus. Il vérifiera le tout à l’audit de surveillance.
  • Indicateur 3 : L’auditeur vérifie la communication sur les taux d’obtention des certifications lors de l’audit de surveillance.
  • Indicateur 11 : L’auditeur vérifie l’existence et la formalisation d’un processus d’évaluation. C’est lors de la surveillance qu’il évaluera la mise en œuvre.
  • Indicateur 13 : Vous devrez formaliser l’accompagnement et prouver de sa mise en œuvre pendant l’audit de surveillance. Cet indicateur concerne uniquement les actions de formation par apprentissage.
  • Indicateur 19 : L’auditeur vérifie que les ressources pédagogiques existent. Vous devrez mettre en place des dispositions pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier. L’auditeur vérifiera cela à la surveillance.
  • Indicateur 22 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.
  • Indicateur 24 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille économique. Ensuite, l’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.
  • Indicateur 25 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille pédagogique et technologique. A ce titre, l’indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.
  • Indicateur 26 : Vous devez démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.
  • Indicateur 32 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.

Questions fréquentes au sujet du statut de nouvel entrant Qualiopi

Une fois certifié, peut-on proposer des formations correspondant aux critères Qualiopi et d’autres qui ne le sont pas indépendamment ?

Non, toutes les formations doivent respecter le process mis en place pour Qualiopi. En effet, l’auditeur peut observer des éléments de preuves de n’importe quelle formation qui est/sera inscrite sur le BPF, financée ou pas (FAQ du ministère du Travail). De plus, certains clients peuvent faire appel à des financements après réalisation de la formation.

Peut-on en revanche proposer des ateliers ponctuels (découverte, dans le cadre d’événements, etc.) ou des échanges linguistiques hors process Qualiopi ?

Si ces actions ne sont pas des formations, donc pas assimilées comme telles sur le BPF, alors elles peuvent être réalisées hors du process Qualiopi.

Quelles sont les attentes, pour le critère 6 et les indicateurs de veilles, pour un nouvel entrant lors l’audit initial ?

Nous vous recommandons de consulter le guide de lecture du ministère et les annotations pour les nouveaux entrants.

Pour l’indicateur 23, la mise en œuvre est évaluée dès l’audit initial. Pour les deux autres dimensions de veille évaluées, seule la formalisation du process sera évaluée à l’audit initial. La mise en œuvre sera alors étudiée à l’audit de surveillance.

Une fois l’audit réalisé et le traitement des non-conformités validé, quel est le délai de réception du certificat Qualiopi ?

Le délai pour l’envoi du certificat Qualiopi, une fois l’organisme certifiable, est actuellement de moins d’une semaine. En période de forte affluence, notamment pendant les vagues d’audits, ce délai peut augmenter légèrement.

Avons-nous des exigences dans le choix des formateurs ?

Vous devez définir quelles sont les compétences que vous demandez à vos formateurs pour réaliser la prestation. Vous devez ensuite respecter les critères que vous avez définis lorsque vous choisirez vos formateurs. Vous suivrez/évaluerez le respect des critères définis tout au long de votre collaboration.

Vous pouvez vous référer au guide de lecture, indicateur 21.

Sur quel échantillon se base l’audit initial en tant que nouvel entrant Qualiopi ?

Pour les nouveaux entrants, l’échantillonnage porte a minima sur la formation ayant conduit à l’obtention du NDA.

En tant que nouvel entrant, peut-on accéder à EDOF sans BPF ni liasse fiscale ?

Pour les nouveaux organismes, le livre des recettes peut remplacer la liasse fiscale.

Contenu écrit par :
Jimmy Martin

Co-fondateur de Certifopac, responsable commercial.