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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Comment planifier son audit Qualiopi ?
La planification de l’audit Qualiopi avec Certifopac repose sur un processus structuré, fluide et sécurisé via la plateforme Appolo.
🛠️ En fonction de l’offre choisie (Essentielle, Confort ou Sérénité), certains services peuvent différer.
La revue complète de vos informations
La planification de votre audit Qualiopi commence par une revue administrative détaillée des informations que vous nous transmettez : organigramme, données comptables, informations administratives, etc. Cette étape permet ainsi de valider votre dossier et de préparer la suite du processus.
Une fois votre dossier validé, l’organisation de l’audit varie selon l’offre choisie :
- Offre Essentielle :
L’auditeur est affecté directement par Certifopac, selon les critères de localisation et de disponibilité. Il n’est pas possible de proposer vos propres créneaux de disponibilité. - Offres Confort & Sérénité :
Vous avez la possibilité de proposer vos disponibilités via Appolo. L’auditeur est ensuite désigné.
Dans tous les cas, l’auditeur est sélectionné selon trois principes clés :
- La localisation : un auditeur proche de votre région est privilégié pour limiter les déplacements.
- Les compétences : l’auditeur est choisi en fonction de votre activité (exemple : VAE, apprentissage).
- L’impartialité : aucun lien d’intérêt ne doit exister entre l’auditeur ainsi que votre organisme.
Planification de son audit : les étapes clés
📂Affectation d’un auditeur.
Une fois votre dossier administratif soumis et validé sur la plateforme Appolo, la méthode d’affectation de l’auditeur varie selon l’offre choisie :
-
Offre Essentielle : l’auditeur est désigné directement par Certifopac, sans possibilité de choix de dates.
-
Offres Confort et Sérénité : vous pouvez proposer vos disponibilités via Appolo. Votre chargé d’affaires attribue ensuite un auditeur compatible avec vos créneaux, votre activité, et votre région.
📝Transmission du plan d’audit.
Vous recevez un planning détaillé au moins 15 jours avant le démarrage de l’audit. Ce document vous permet de connaître les indicateurs évalués, les horaires, et les participants concernés, afin de vous organiser sereinement.
Pour les offres Confort et Sérénité, une grille d’audit personnalisée est intégrée.
Réalisation du test technique
Un test technique est organisé en amont de l’audit uniquement pour les audits à distance (pré-audit et surveillance) : une courte visioconférence avec l’auditeur permet de vérifier la connexion, le lieu, les accès aux documents et les conditions matérielles. Cela garantit un déroulement fluide le jour J.
Appolo, votre allié dans la planification
Appolo, la plateforme exclusive de Certifopac, simplifie votre planification grâce à ses nombreuses fonctionnalités, modulées selon l’offre choisie :
📂 Gestion centralisée
Téléchargez et accédez à vos documents en un clic. (inclus dans toutes les offres)
🔔 Rappels automatiques
Recevez des notifications par e-mail ou SMS. (inclus dans toutes les offres)
📅 Suivi en temps réel
Consultez le statut de votre audit à tout moment. (inclus dans toutes les offres)
📄 Grille d’audit personnalisée
Disponible avec les offres Confort et Sérénité uniquement.
👤 Chargé d’affaires dédié
Inclus à partir de l’offre Confort pour vous guider tout au long du processus.
Les questions fréquentes sur la planification d’un audit Qualiopi
Quels sont les délais pour organiser un audit ?
Les délais d’organisation d’un audit Qualiopi varient en fonction de plusieurs éléments, notamment la disponibilité de l’auditeur et l’état de préparation de votre dossier. Une fois ce dernier complet et validé, l’audit peut être programmé sous quelques jours à quelques semaines.
Pour un audit initial, il est conseillé d’anticiper le processus afin d’assurer l’accomplissement des étapes administratives dans les délais requis.
L’ensemble du suivi administratif est centralisé sur Appolo pour une gestion simplifiée.
La planification de l’audit dépend de la transmission des documents requis : plus vous êtes réactif, plus nous le serons ! En moyenne, un délai de 15 à 20 jours est nécessaire entre la signature de la proposition commerciale et la réalisation de l’audit initial.
Puis-je changer la date d’un audit prévu ?
Oui, il est généralement possible de changer la date d’un audit prévu. Chez Certifopac, toute modification de date doit être discutée et approuvée à l’avance, et peut être soumise à des frais ou des conditions spécifiques selon les termes de votre contrat.
Pour plus de détails sur les CGV et pour discuter d’un changement de date, je vous recommande de contacter directement notre équipe. Vous pouvez également consulter nos CGV sur notre site web pour plus d’informations.
Quels documents dois-je préparer pour l’audit ?
Nous ne sommes pas en mesure de vous fournir de conseils sur les documents à fournir le jour de l’audit.
Merci de vous référer au guide de lecture en vigueur.
Comment se déroule l’audit (sur site ou à distance) si je n’ai pas de local, si je ne propose que des formations à distance ou que je ne fais que de l’intra-entreprise ?
Même en l’absence de locaux administratifs et de lieu de réalisation des formations, l’audit initial doit toujours être réalisé sur site. En effet, les textes prévoient de rencontrer l’organisme à auditer au moins une fois pendant le cycle en présentiel, quelles que soient les modalités de formation de votre organisme (présentiel, distanciel, AFEST, etc.).
Le lieu de l’audit est choisi conjointement avec l’auditeur, selon vos souhaits. Cela peut être : votre domicile, une salle de réunion prêtée par un de vos clients, un local loué pour l’occasion, etc.
Pourquoi choisir Certifopac ?
⏱️ Respect des délais réglementaires
Vous recevez alors une date d’audit rapide et un plan détaillé, transmis au moins 15 jours avant la visite, pour une préparation sans stress.
🛠️ Simplifiez votre suivi
Nos solutions, comme Appolo, centralisent vos documents, assurent un suivi clair et vous notifient à chaque étape clé de votre audit.
📧 Rappels automatiques
Recevez des notifications pour chaque étape importante :
- 48 heures avant l’audit.
- En cas de mise à jour ou modification.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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