Comment remplir ma demande de certification initiale ?
Publié le 5 avril 2023
Mis à jour le 25 août 2023
⏱ Temps de lecture : 5mn
Suite à la demande du client, Certifopac propose un contrat de certification établi sur les bases des informations recueillies lors de la demande. Le contrat qui lie CERTIFOPAC avec le client est constitué des versions en vigueur des éléments suivants :
- La procédure de certification Qualiopi ;
- Les Conditions Générales de Ventes et de Certification ;
- Référentiel National Qualité (à la version applicable) ;
- Charte d’usage de la marque de garantie qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. (Charte Qualiopi) ;
A la signature du contrat, le client s’engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit.
Revue de la demande
Analyse de la demande
Lorsque le client renvoie son contrat de certification signé à CERTIFOPAC, celui-ci fait parvenir les documents suivants :
- Une preuve de l’existence juridique de la personne morale ou physique concernée,
- Le dernier bilan pédagogique et financier, ou pour les nouvel entrants tout élément comptable qui justifie de votre chiffre d’affaires.
- Un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
- Les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
CERTIFOPAC vérifie la cohérence du Numéro d’Enregistrement de la Déclaration d’activité renseigné par l’organisme (lorsque le client dispose d’un numéro de déclaration d’activité) en recherchant celui-ci dans la liste publique des organismes de formations.
Une fois l’ensemble des documents reçus, la revue de la demande peut être effectuée afin de garantir que :
- Les informations sur les besoins clients sont suffisantes et cohérentes pour permettre la réalisation du processus de certification ;
- Toute divergence d’interprétation identifiée entre CERTIFOPAC et le client est résolue, y compris l’accord concernant les textes de référence à la certification ;
- La portée de la certification souhaitée est définie ;
- Les moyens permettant de réaliser toutes les activités d’évaluation sont disponibles ;
- CERTIFOPAC a la compétence et la capacité nécessaires pour réaliser l’activité de certification.
Décision d’entreprendre la certification
Sur la base des éléments reçus, Certifopac réalise un examen documentaire consistant à apprécier la cohérence de la demande client. Une décision de recevabilité peut être prise si toutes les exigences documentaires du dossier de certification sont satisfaisantes. Le client est informé de cette décision par mail et sur l’application d’audit. Le client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires à la décision de recevabilité dans les 3 mois maximum de la signature du contrat. Certifopac prend la responsabilité d’entreprendre ou non la certification et justifie son choix.
Le processus de certification ne peut pas être mis en œuvre dans les cas suivants :
- Une non-conformité avérée à la réglementation générale en vigueur relative à la formation professionnelle
- Un conflit d’intérêt pouvant nuire à l’impartialité de nos décisions
- Une situation géographique présentant une impossibilité technique, ou un risque pour les intervenants
- L’absence de personnel qualifié pour répondre à vos spécificités
- Un refus de certification d’un autre organisme certificateur datant de moins de 3 mois.
- Une rupture de contrat à la suite d’une décision de la part de Certifopac de moins de 3 ans
Le client est notifié par e-mail de la décision d’entreprendre la certification et la décision est conservée par nos équipes.
Après accord de recevabilité et signature du contrat de certification, CERTIFOPAC propose, dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception du contrat conclu avec le client, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par le client.
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