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Les conditions générales de vente de CERTIFOPAC

⏱ Temps de lecture : 30mn

Form 703 – Version 8

Vous trouverez ci-dessous les conditions générales de ventes dans leur version en vigueur.

Pour les nouveaux clients qui contractualisent avec Certifopac à partir du 24/02/2021 à 00:00:00 (minuit) heure normale d’Europe centrale, nos conditions générales de vente et de certification s’appliquent dès la conclusion du contrat.

Pour tous les autres clients qui ont contractualisé avant le 24/02/2021 à 00 :00:00 (minuit) heure normale d’Europe centrale, nos conditions générales de vente et de certification entrent en vigueur le 7 mars 2022.

La version précédente des présentes Conditions Générales de Vente et de Certification peut être consultée sur demande.

Introduction

Le contrat de certification, les présentes CGV, et le programme de certification en vigueurs régissent les relations entre CERTIFOPAC et les entités demanderesses, dénommées ci-après « client ». Ils prévalent sur tout autre document et sont réputés acceptés sans réserve à la date de la signature du contrat par les deux parties.

Modifications des CGV

CERTIFOPAC se réserve la possibilité de modifier les présentes Conditions Générales de Ventes à tout moment en informant son client par écrit.

Le client sera informé dans un délai raisonnable avant la date d’effet prévue des dites modifications. Il bénéficiera d’un droit de résiliation avant application des nouvelles CGV s’il ne les accepte pas, voir partie « Résiliation et rupture de contrat ».

Les versions des conditions générales applicables le jour de la commande sont consultables sur le site https://certifopac.fr/conditions-generales-de-vente/  

Pour les clients ayant déjà contractualisé, la précédente version des CGV restera applicable jusqu’à la date d’effet de la nouvelle version et sera également consultable via le lien internet ci-haut.

Obligations de Certifopac

En sa qualité de certificateur accrédité, Certifopac s’engage à :

  • Réalisation de la prestation :
    • Se conformer aux délais fixés dans le contrat.
    • Mettre à disposition du personnel salarié ou sous-traitant ayant toutes les compétences et qualifications requises pour effectuer les services ;
    • Opérer selon des procédures non discriminatoires ;
    • Evaluer la demande du client pour récuser un auditeur et la traiter si elle s’avère justifiée ;
    • Dans le cas d’un recours éventuel à la suite d’une contestation d’une décision en appel, s’assurer que le client puisse jouir de son droit d’appel auprès de Certifopac ;
    • De manière générale, lorsque l’intervenant estime que les conditions de sécurité ne sont pas réunies sur le site du bénéficiaire, ce dernier se réserve le droit de prendre les mesures adaptées en vue de préserver sa propre sécurité et à en informer immédiatement CERTIFOPAC ;
  • Informer :
    • Fournir, sur simple demande du client, des explications concernant l’application des normes et autres documents normatifs relatifs au programme de certification.
    • Apporter toutes les modifications nécessaires aux documents officiels de certification, aux informations destinées au public, aux autorisations d’utilisation des marques, etc.,
    • Au cas où un observateur serait présent durant l’audit, s’assurer que son rôle est clairement communiqué au client et qu’il n’exercera aucune influence sur le processus et les résultats.
  • Gérer les données et les informations clients :
    • Vérifier la validité des informations transmises par le client dans le cadre du processus d’évaluation
    • Conserver les enregistrements prouvant que toutes les exigences du processus de certification ont été effectivement respectées, cela en préservant la confidentialité des enregistrements. Rendre disponible ces éléments sans entrave lors des évaluations du COFRAC afin de s’assurer que les intervenants ne se sont pas écartés de leur mission d’évaluation.
    • Garantir le maintien de la confidentialité des enregistrements en cas de transport, transmission ou transfert.
    • Tenir à jour dans un annuaire des clients les informations sur les certifications délivrées, à savoir :
      • L’identification du client : numéro SIREN
      • Le statut de certificat : certifié, suspendu, résilié ou retiré
      • L’identification des catégories d’actions concernées ;
      • Les dates de validation et d’expiration du certificat
    • Fournir sur demande les informations relatives à la validité d’une certification donnée.
    • Dans la mesure où le cycle de certification dure 3 ans (ou 4 pour les organismes certifiés avant 2021), les enregistrements sont conservés au moins pour le cycle en cours et le cycle précédent.
    • Tenir accessible au public les informations relatives à l’octroi, à la suspension, à la réduction ou au retrait de la certification.
    • Ne pas communiquer, même partiellement, à toute autre personne, des informations dont elle a pris connaissance au cours de l’exécution du contrat, sans l’accord écrit préalable du client. Si, juridiquement, des informations doivent être divulguées à des tiers, le client est avisé des informations fournies par CERTIFOPAC dans les limites prescrites par la loi. CERTIFOPAC peut citer le client dans leurs documentations commerciales. Les dispositions du présent article resteront en vigueur à la fin du présent contrat pendant une durée de cinq ans.
  • Gestion de la marque :
    • Exercer un contrôle approprié sur l’utilisation des logos et certificats tout au long du cycle de certification en vérifiant que la marque de certification soit reproduite dans son intégralité et dans le respect des exigences et qu’elle est utilisée de façon à ne pas tromper sur l’objet de la certification.  
    • Prendre toutes les mesures pour traiter de toute référence incorrecte aux certifications délivrées ou de tout usage abusif ou frauduleux des certificats, symboles, ou logo type propre à CERTIFOPAC.
  • Garantir que :
    • Dans les cas où la certification est résiliée (à la demande du client), suspendue ou retirée, aucune mention n’indique que le produit est toujours certifié,
    • Dans le cas d’une modification de la portée de la certification (réduction / extension) ; le client a reçu une information claire sur la modification de la portée de la certification et que celle-ci est spécifiée de façon claire dans les documents de certification et les informations destinées au public,
    • Dans les cas où la certification est rétablie après une suspension, l’existence de toutes les indications pertinentes confirmant que le produit continue d’être certifié,
  • Refuser :
    • D’entreprendre la certification Qualiopi s’il ne dispose pas des compétences ou des capacités nécessaires pour les activités de certification qu’il doit entreprendre.
    • Une demande de certification ou de ratifier un contrat de certification avec un client quand il existe des raisons fondamentales ou avérées (par exemple un client participant à des activités illégales ou ayant des antécédents de non-conformités réitérées à des exigences de certification ou autres problèmes similaires en rapport avec le client).

Obligations du Client

Dans le cadre de la relation contractuelle qui découle du passage et de l’obtention de la certification, le client s’engage à :

  • Dispositions générales :
    • Se comporter avec respect, déontologie et professionnalisme avec l’ensemble du personnel de Certifopac, salarié ou sous-traitant. Tout comportement inapproprié pendant le cycle et particulièrement lors des évaluations sur site ou à distance pourra conduire à la rupture immédiate du contrat sans préavis et sans remboursement des sommes déjà versées. Exemple : agressivité, mépris, manque de respect, insultes, tout comportement visant à mettre en difficulté l’auditeur dans la conduite de son évaluation (comportement pouvant déstabiliser ou mettre mal à l’aise, perte de temps, non-respect du planning) ;
    • Respecter les dispositions légales en vigueur, au regard de la certification, de la législation mais aussi du Code du Travail concernant les règles d’hygiène et de sécurité afin de garantir la santé et la sécurité des intervenants de Certifopac.
    • De s’assurer de la bonne exécution des évaluations de CERTIFOPAC dans les délais impartis conformément au programme de certification,
    • De fournir des informations exactes, sincères et complètes à CERTIFOPAC et à communiquer tout renseignement de quelque nature que ce soit, ayant un impact sur le processus de certification. 
    • Autoriser tout suivi annuel prévu dans le processus de certification et, le cas échéant, toute vérification complémentaire que CERTIFOPAC estime nécessaire.
    • S’acquitter de toutes les sommes dues à Certifopac dans le respect des délais impartis.
    • S’assurer que le service certifié répond en permanence aux exigences de certification, incluant la mise en œuvre et les changements appropriés qui sont communiqués par CERTIFOPAC,
  • Avant le premier audit :
    • Faire une demande de certification avec des informations correctes et vérifiables;
    • Fournir toutes les informations nécessaires à la décision de recevabilité dans les 3 mois maximum après la signature du contrat;
    • S’assurer du respect de toutes les obligations du présent article afin de garantir la bonne réalisation de l’audit, qu’importe sa modalité.
  • A distance (visioconférence) :
    • Disposer des compétences et d’éléments techniques suffisants.
    • Autoriser CERTIFOPAC à réaliser des captures d’écran et/ou des enregistrements vidéo et/ou des enregistrements de preuve dans le cadre de la réalisation d’audit à distance. Ces éléments sont uniquement destinés à alimenter le rapport d’audit et sont soumis à une stricte confidentialité.
    • Donner son accord quant à l’utilisation des technologies nécessaires.
    • Autoriser CERTIFOPAC à recueillir et traiter les données issues d’un audit à distance dans le respect des règles en matière de protection des données et secret professionnel.
    • Disposer de tous les éléments de preuve susceptibles d’être visionnés en format numérique.
  • Sur site, en présentiel :
    • Engagement vis-à-vis des locaux mis à disposition
    • Une surface au sol d’au moins 4m2 par personnes avec un minimum de 10m2
    • Une prise 220V
    • Un système de chauffage et de rafraîchissement ou ventilation permettant de maintenir une température comprise entre 19°C et 24°C en toute saison
    • Une connexion Wifi permettant l’accès à l’interface web
    • Une chaise par participant ainsi qu’une chaise pour l’évaluateur.

Dès lors que l’audit se déroule sur site, le client doit prévoir des locaux adaptés aux conditions de l’audit : a minima, une salle de réunion doit être réservée afin d’assurer la tenue de l’audit dans des conditions favorables et permettre l’accueil de l’ensemble des participants ainsi que leur matériel. Les locaux doivent être à disposition pendant toute la durée de l’audit.

  • Dans le cas où les conditions minimales ne sont pas respectées, ou ne le sont plus au cours de l’audit (sur site ou à distance) :
    • L’équipe d’audit en informera le client ainsi que CERTIFOPAC. S’il est avéré que les conditions ne sont pas respectées et qu’aucune solution n’est envisagées par le client, l’auditeur pourra quitter les locaux ou mettre fin à la visio,
    • Le client restera redevable de la totalité des sommes engagées,
    • Une nouvelle date d’audit devra être planifiée et sera facturée,
  • Pendant un audit
    • Faciliter toute opération de vérification du respect des règles de certification librement acceptées ;
    • Disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit ;
    • Accepter la présence d’observateurs, d’experts techniques ou d’évaluateurs internes et externes et ainsi prendre ses dispositions pour permettre leurs présences : dans le cadre de l’évaluation de l’accréditation de Certifopac par le COFRAC, tout organisme certifié ou candidat à la certification doit, sur demande de Certifopac, prendre ses dispositions pour accepter la présence d’évaluateurs COFRAC lors de ses évaluations. ;
    • Fournir à CERTIFOPAC tous les documents de travail nécessaires à la conduite de l’évaluation, permettant aux auditeurs d’intervenir, et ce, dans les meilleurs délais ;
    • Assurer la coordination générale des mesures de prévention en vue de prévenir les risques liés à l’interférence entre les activités, dans le cadre des audits réalisés dans les locaux du bénéficiaire.
    • Assurer l’accueil et la transmission à ou aux intervenants des indications et consignes adéquates permettant d’évoluer sur le site en toute sécurité.
    • Fournir à CERTIFOPAC, s’il y a lieu, les matériels nécessaires à l’accomplissement des évaluations.
  • Tout au long du cycle de certification :
    • Reproduire dans leur intégralité les copies des documents de certifications fournis à autrui, tel que spécifié dans le programme de certification,
    • Ne faire référence à la marque de certification que conformément aux dispositions des règles de référence définies et transmises par CERTIFOPAC. Le client peut en outre relier la marque apposée sur son site Internet directement à son certificat électronique et/ou au site Internet http://www.certifopac.fr, sans l’autorisation expresse et préalable de CERTIFOPAC. Toutefois, le client s’engage à supprimer ledit lien, sans délai, à la première demande, si CERTIFOPAC estime que le contenu du site Internet du client est non conforme à l’éthique de CERTIFOPAC ou aux lois et règlements en vigueur.
    • Se conformer aux exigences légales et réglementaires lorsqu’il fait référence au statut de la certification dans ses moyens de communication,
    • Ne pas utiliser la certification de ses services d’une façon qui puisse nuire à CERTIFOPAC ni faire de déclarations sur la certification de ses services que CERTIFOPAC puisse considérer comme trompeuse ou non autorisée. Toute déclaration doit être en cohérence avec la portée de la certification,
    • Se conformer à toutes les exigences qui peuvent être prescrites dans le programme de certification relatives à l’utilisation des marques de conformités et aux informations du/des services fournis.
    • Se conformer aux exigences de CERTIFOPAC et/ou aux spécifications du programme de certification dans le cas où le client fait référence à la certification de ses services dans des supports de communication tels que des documents ou brochures. Modifier dans les plus brefs délais tout objet relatif à sa certification en cas de modification de la portée de certification,
    • Ne pas sous-entendre que la certification s’applique à des activités non couvertes par le périmètre de la certification,
    • Si le client fournit des copies de documents de certification à autrui, il doit les reproduire dans leur intégralité.
    • Adopter des attitudes ou comportements contribuant à valoriser son certificat et à développer la notoriété de Certifopac ;
    • Conserver un enregistrement de toutes les réclamations dont le client a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification et mettre ces enregistrements à la disposition de CERTIFOPAC sur demande et :
      • De prendre les dispositions nécessaires en rapport avec ces réclamations et les imperfections constatées dans les services fournis qui ont des conséquences sur leur conformité aux exigences de la certification,
      • De documenter les actions entreprises,
      • D’apporter toutes les réponses nécessaires, dans un délai de trente (30) jours, en cas de demande de CERTIFOPAC à la suite d’une plainte ou autre événement externe impactant la certification,
    • Informer CERTIFOPAC sans délai des changements qui peuvent entraîner des conséquences sur sa capacité à se conformer aux exigences de la certification. Exemples de changements : statut juridique, commercial, organisationnel, personnels décisionnaires, changement de processus, changement d’activité, modification des coordonnées de la personne à contacter, changements apportés au système de management de la qualité, le cas échéant.
    • Autoriser CERTIFOPAC à communiquer à France Compétences les informations liées à sa certification. En particulier, le client autorise CERTIFOPAC à communiquer l’ensemble des informations figurant sur le certificat et à faire mention en permanence desdites informations sur le site Internet www.certifopac.fr ou dans l’annuaire des clients certifiés, durant la durée de validité de son certificat.
  • En cas de non-renouvellement, de suspension, de retrait ou à l’échéance de la certification :
    • Cesser d’utiliser l’ensemble des moyens de communication faisant référence à la certification et remplir toutes les exigences prévues par le programme de certification et s’acquitter de toute autre mesure exigée. Le client tient à la disposition de CERTIFOPAC la liste exhaustive des documents techniques et supports commerciaux qu’il avait utilisé.
    • Ne plus élaborer de documents commerciaux et/ou techniques sur lesquels sa certification est mentionnée, ni à en faire état de quelque manière que ce soit, dès notification de la suspension de son certificat par CERTIFOPAC.
    • Supprimer toute mention à la certification Qualiopi présente sur l’ensemble de ses supports pendant la durée de la suspension.
  • Informer sur :
    • Les informations relatives à l’accès et au transport concernant les sites d’interventions
    • Tout antécédent concernant les précédentes démarches de certification et/ ou d’évaluation engagées et leurs résultats, ainsi que les organismes leur ayant fourni ou leur fournissant des prestations de conseil dans le champ de la certification,
    • Les activités à certifier font l’objet de dispositions légales ou réglementaires, le respect de ces dispositions étant de la responsabilité exclusive du client.
    • Si l’auditeur proposé dans le cadre d’un audit a réalisé une activité de conseil pour lui lors des 2 dernières années.
  • En cas de nouveautés ou changements pendant le cycle :
    • Il est de la responsabilité de l’organisme certifié d’informer CERTIFOPAC sans délai de tout changement qui peut entraîner des conséquences sur la conformité aux exigences de certification. Par exemple :
      • De toute modification importante, notamment concernant l’identité du client, ses effectifs, son organisation, son activité, son système de certification, ses services, les personnes ayant pouvoir de décision ou leur(s) représentant(s).
      • Des changements qui peuvent avoir des conséquences sur sa capacité à se conformer aux exigences de la certification.
      • La survenance de tout évènement de nature à entrainer la cessation pure et simple de son activité, ou bien son transfert à une autre entité.

Ces changements peuvent être par exemple :

  • Une évolution de structure (changement de propriété, de statut…)
  • Une modification dans l’organisation et de la gestion
  • Des changements apportés à la conception ou à l’animation des formations : présentiel, FOAD, AFEST
  • Un changement de coordonnées, de gérance
  • Etc.

Ces modifications pourront, le cas échéant, entraîner une remise en question de la certification (modification de la portée du certificat, suspension, retrait …) et conduire éventuellement à la réalisation d’un audit supplémentaire (cas de nouvelles actions de formation par exemple).

Nota 1 : CERTIFOPAC peut évaluer l’incidence de ces modifications sur le maintien du certificat. Le titulaire du certificat doit, dans ce cas, faire en sorte que pendant la période transitoire et jusqu’à sa mise en place définitive, le nouvel état du système de certification continue à répondre aux exigences du référentiel. Ces différents états du système doivent pouvoir être identifiés et suivis. En cas de doute, il est de la responsabilité du client d’en avertir CERTIFOPAC en vue d’une gestion en commun du problème soulevé. Le certificat délivré par CERTIFOPAC devient automatiquement caduc dès la radiation de l’organisme au registre du commerce et des sociétés ou en cas de perte du numéro de déclaration d’activité.

Nota 2 : En cas de transfert d’activité, il est possible que l’entité au profit de laquelle l’activité soit transférée, puisse faire appel à CERTIFOPAC afin d’effectuer une demande de certification. Un nouveau cycle d’audit pourra alors être réalisé par CERTIFOPAC, dans le but de s’assurer que l’entité satisfait l’ensemble des exigences lui permettant de continuer à bénéficier de la certification.

Enfin, le client reconnait expressément son engagement pour la durée totale spécifiée au contrat et entend honorer l’ensemble des sommes indiquées pour les prestations listées, qu’elles soient réalisées ou non du fait de l’annulation du client ou de sa volonté de stopper le processus de certification (abandon avant la surveillance par exemple).

Conditions financières et règlement

  • Les prix indiqués s’entendent toujours en euros €, Hors Taxes.
  • Les prix indiqués doivent être majorés du taux de TVA applicable. 
  • Tout changement de taux sera répercuté immédiatement sur la commande en cours.
  • Les prestations sont payables préalablement à leur exécution.

Le cycle de certification comprend un audit initial et, un audit de surveillance. Les frais de certification comprennent la prise en charge de ces deux audits. Les audits d’extension, de transfert ou les prestations de vérifications complémentaires sont à la charge du client.

Les éventuelles prestations d’évaluations complémentaires post audit (validation des propositions d’actions et vérification des éléments de preuve) devront être réglées au préalable.

Le bénéficiaire dispose de 30 jours à partir de la date de signature du contrat de certification pour régler en une fois l’ensemble des prestations, ou peut choisir le paiement en deux fois ou trois fois sans frais en passant obligatoirement par la solution de prélèvement automatique disponible en ligne.

Les factures annexes sont payables sous 30 jours à partir de la date de la date de réception de celle-ci.

Important : Si pour quelque cause que ce soit, la procédure de délivrance du certificat est arrêtée, les sommes correspondantes à des travaux réalisés ou engagés par Certifopac sont dues ou restent acquises à Certifopac.

Facturation

La facture peut être émise :

  • Avant le règlement, sur demande du client, notamment en cas de virement bancaire
  • Immédiatement après le règlement par prélèvement bancaire : le client reçoit sa facture par mail
  • Lorsque le règlement est effectué en plusieurs fois, une facture sera émise après chaque règlement versé. Le client peut choisir de régler directement le montant des commandes sur la page de paiement en ligne.

La ou les factures transmises par Certifopac au client sont indépendantes du ou des prestations réalisées. Par exemple, il peut y avoir une facture pour deux prestations. Les factures sont dues indépendamment de la décision de certification.

Modalités de règlement

Les factures établies par CERTIFOPAC sont payables en euros toutes taxes comprises, par virement bancaire ou prélèvement bancaire en ligne :

  • Règlement par virement bancaire :
    • QONTO – OLINDA PARIS, 8 Rue du Sentier, 75002 Paris, FRANCE
    • IBAN FR76 1695 8000 0123 4991 0162 939
    • BIC QNTOFRP1XXX
    • Titulaire CERTIFOPAC – 12 Rue Grand Val, 01460 Montréal-La-cluse, FRANCE
    • Référence à préciser Règlement / n° de votre proposition.
  • Règlement par prélèvement bancaire :
    • Certifopac utilise la solution Gocardless pour mettre en place les prélèvements en ligne
    • Pour utiliser cette solution vous devez obligatoirement passer par nos pages de vente en ligne.
  • Règlement par chèque :
    • Le règlement par chèque n’est pas autorisé

Modalités financières

En cas de retard de paiement, une pénalité égale à trois fois le taux d’intérêt légal est dû de plein droit. Tout retard de paiement donnera lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ (art D441-5 du code de commerce). Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire.

En cas d’impayé pendant le cycle de certification, (suspension d’un prélèvement en ligne, non paiement d’une vérification complémentaire ou tout autre frais annexe), Certifopac se réserve le droit :

  • De demander le règlement des sommes dues, en faisant appel à des services de recouvrement
  • Saisir la justice si le recouvrement n’est pas effectif sous 8 jours après la première relance;
  • Suspendre une certification active
  • Résilier le contrat de certification et retirer le certificat

Frais annexes du processus de certification

Frais appliqué avant l’audit

  • Frais appliqués dans le cas d’une modification du contrat initial, lorsque l’étape de revue de la demande a été réalisée pour l’audit initial : 70 € H.T.
  • Frais appliqués en cas de test technique non concluant avant un audit à distance : 90 € H.T.

Demande de modification à l’initiative du client

Des frais s’appliquent pour toute demande de report ou modification de la date d’audit initialement validée par le client. Ces frais sont calculés en fonction de nombre de jours calendaires entre la date de la demande de modification et la date prévue d’intervention :

  • Modification de la date d’audit
    • Plus de trente jours calendaires avant l’audit : 0 € H.T. (Offert)
    • Plus de dix jours calendaires avant l’audit : 80 € H.T.
    • Moins de dix jours calendaires avant l’audit : 100% de la totalité de la prestation concernée par le report hors frais de déplacement
    • Le jour même de l’audit : 100% de la totalité de la prestation concernée avec frais de déplacement si l’auditeur s’est déplacé.
  • Modification de la modalité (sur site ou à distance)
    • Plus de trente jours calendaires avant l’audit : 0 € H.T. (Offert)
    • Plus de dix jours calendaires avant l’audit : 80 € H.T.
    • Moins de dix jours calendaires avant l’audit : Il n’est pas possible de modifier la modalité d’un audit une semaine avant celui-ci, sauf cas de force majeure.

Toute demande de modification de date doit être adressée par mail à commercial@certifopac.fr. Dès réception de votre demande, nous vous inviterons à nous confirmer cette modification sous 48h (hors week-end et jours fériés) afin que celle-ci soit enregistrée. En cas de non-respect de cette procédure, la demande de modification ne saura être prise en compte.

Frais de déplacement de l’auditeur

Les frais de transports et de séjours (alimentation et hébergement) liés à la réalisation des audits sur site, le cas échéant, sont à la charge du client qui s’oblige à leur remboursement à CERTIFOPAC : ces frais sont généralement inclus dans le contrat de certification. Certifopac se réserve le droit d’effectuer un ajustement des frais de mission, en fonction de votre localisation géographique, à travers une facturation complémentaire (absence d’un auditeur sur la zone, difficulté de planification, etc.). Les frais supplémentaires feront l’objet d’une nouvelle facture.

Les frais de mission sont calculés, par défaut, en fonction de la durée d’audit, comprise entre :

  • 0,5 et 1 jours : 100 € H.T.
  • 1,5 et 2 jours : 200 € H.T.
  • 2,5 et 3 jours : 300 € H.T.
  • 3,5 et 4 jours : 400 € H.T.

Important : si le client souhaite réaliser l’audit initial à distance, un supplément de 100 € H.T. par journée d’audit est facturé afin de garantir la présence d’un auditeur sur site pour la surveillance.

Frais à prévoir après l’audit

  • Frais de vérification et de validation des propositions d’actions correctives du client par l’auditeur :
    • Moins de dix non-conformités : 0€ H.T., Offert
    • Entre dix et vingt non-conformités : 150 € H.T.
    • Plus de vingt non-conformités : 300 € H.T.
  • Vérification complémentaire réalisée par l’auditeur dans le cadre de la levée des NC post audit :
    • Forfait 2 heures : 280 € H.T.
    • Forfait demi-journée : 540 € H.T.
    • Forfait journée : 990 € H.T.

Frais de rupture de contrat

Si des sommes ont déjà été versées, les sommes relatives aux travaux non effectués seront remboursées avec une pénalité de 190 € H.T. correspondant aux frais de mise en place de votre dossier de certification. 

Pour rappel, toute journée d’audit commencée est due.

Demande de modification ou annulation par suite du COVID 19

La situation sanitaire affecte profondément la planification des missions d’audit. Les demandes de replanifications ou de modification de modalité (sur site ou à distance) rendent compliquées la gestion des dossiers et nous opérons le processus suivant pour plus de clarté :

En cas de demande de replanification ou de modification de modalité AVANT la prestation et pour cause de COVID-19, voici les modalités à respecter :

  • Si vous êtes positif :
    • Votre certificat COVID remis lorsque vous êtes positif à la suite de PCR devra nous être transmis dans les plus brefs délais et sera scanné. (Avant la fin de l’audit) Il permettra de prouver votre contamination effective.
    • Attention : Un autotest ne suffit pas. En effet, celui-ci ne permet pas de s’assurer de la contamination effective au COVID. De plus, tous les professionnels de santé et le gouvernement insistent pour réaliser directement un PCR en cas d’autotest positif.
  • Cas contact :
    • Un document officiel délivré par l’état pourra vous être demandé. Cela nous permet de vérifier
      • La date de validité de votre pass,
      • Sa cohérence avec la date d’audit,
      • Que vous n’êtes pas soumis à une période d’isolement.
    • Certifopac se réserve le droit de décider au cas par cas le maintien ou non de l’audit et/ou les conditions de sa replanification.

Important : Tout justificatif transmis après audit ne sera pas recevable et la prestation sera refacturée.

Annulation du fait du client

Si un audit planifié est annulé unilatéralement par le client qui a accepté les dates de réalisation dudit audit et ce avant la date prévue pour l’ouverture d’audit ou le Jour-J, alors les frais d’audit restent acquis. Si le client n’a pas réglé en totalité le montant de la prestation annulée, il devra s’acquitter de la totalité de celle-ci avant que Certifopac procède à une nouvelle planification.

Toute nouvelle demande fera l’objet d’une nouvelle facturation, sauf si le client peut justifier d’un cas de force majeure qui sera considéré au cas par cas.

Annulation du fait de Certifopac

Si un audit est reporté ou annulé unilatéralement par CERTIFOPAC, CERTIFOPAC proposera une autre date d’audit en fonction des disponibilités du client.

Cas de force majeure

L’ensemble de ces frais ne s’appliquent pas en cas de force majeure (Article 1218 du Code Civil).

Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur. Il doit être :

  • « Extérieur » au débiteur (soit échapper à son emprise),
  • « Imprévisible » au moment de la conclusion du contrat ;
  • « Irrésistible » (insurmontable).

Toute demande au motif d’un cas de force majeure devra être dûment justifiée.

Résiliation et rupture de contrat

Cas pouvant entrainer la résiliation ou rupture du contrat

Les cas suivants peuvent entrainer la rupture du contrat de certification et des obligations contractuelles qui en découlent :

  • Si l’une des parties manque à ses obligations.
  • A l’initiative du client, par mail, en justifiant les motifs de cette résiliation.
  • A l’initiative de Certifopac, dans les cas suivants :
    • Si, le client n’arrive pas a transmettre une copie exhaustive de son contrat signé à Certifopac,
    • Si, trois mois après avoir réceptionné le contrat signé, des informations sont toujours, incomplètes, ou des documents toujours manquants,
    • En cas d’impayé dans les 30 jours suivant la signature du contrat,
    • En cas de recevabilité défavorable lors de la revue de la demande client, après contractualisation,
    • Si le client n’obtient pas son certificat au bout de 12 mois maximum de procédure, le contrat est résilié de plein droit, sans qu’aucune indemnité ne puisse être revendiquée par le client.
    • Le non-respect d’une exigence client citée dans la partie « Obligations du client »
    • Si le client ne donne pas son accord pour la réalisation des tâches d’évaluation supplémentaires,

Nota 1 : en cas d’impayés durant le cycle de certification, Certifopac se réserve le droit de suspendre immédiatement le certificat du client et de rompre le contrat si la situation n’est pas régularisée dans les 15 jours calendaires après suspension.

Nota 2 : la résiliation du contrat entraine automatiquement et immédiatement le retrait du certificat. En cas de résiliation du présent contrat, CERTIFOPAC s’engage à détruire tous les documents qui ne lui sont plus nécessaires et/ou à restituer au client, sur simple demande, tous les documents lui ayant été remis.

Nota 3 : La résiliation par le client non motivée par une inexécution des obligations de CERTIFOPAC entraîne l’abandon par le client des sommes déjà versées ainsi qu’une indemnité correspondant à 40% des sommes restant dues.
Nota 4 : Si l’une des parties manque à toute autre obligation, elle peut être mise en demeure par l’autre partie d’exécuter ses obligations dans un délai d’un mois à partir d’une lettre recommandée avec avis de réception. Dans le cas où la mise en demeure reste sans effet, son auteur a la faculté de résilier le présent contrat et ce, à tout moment par notification mail, dès le délai écoulé. Certifopac se réserve également le droit de faire appel a une procédure de recouvrement en cas d’impayé.

Rétractation entre professionnels

Selon la loi, le droit de rétraction entre professionnels s’applique quand :

  • Le contrat est conclu hors établissement ;
  • L’objet du contrat n’entre pas dans le champ principal d’activité de l’entreprise ;
  • L’entreprise acheteuse n’emploie pas plus de cinq salariés ;

Si ces trois conditions sont réunies, l’entreprise bénéficie d’un droit de rétractation de 14 jours à la date de signature du contrat.

Nota : le délai de rétractation de 14 jours ne s’applique pas en cas d’achat en ligne de professionnel à professionnel (le contrat n’est pas considéré comme conclu « hors établissement »)

Résiliation en cas de modification des CGV

Si le client refuse les modifications proposées, il a la possibilité de résilier son contrat de certification sans frais à tout moment avant la date d’effet des modifications.

Propriété intellectuelle

L’ensemble de la documentation, contrat, supports de communication, etc. présenté aux parties prenantes de CERTIFOPAC (clients, auditeurs, évaluateurs, etc.) est soumis aux droits d’auteur et également protégé par le Code de la Propriété intellectuelle. En conséquence, toute reproduction, diffusion ou communication par quelque moyen que ce soit sans l’autorisation écrite préalable de CERTIFOPAC ou de ses ayants droit est constitutive de contrefaçon et passible des sanctions qui s’y rattachent. 

Les parties prenantes s’engagent à exiger de ses salariés, sous-traitants et stagiaires, qu’ils ne procèdent à aucune exploitation commerciale, reproduction et communication à des tiers, sous quelque forme que ce soit, des documents qui leur seront remis lors de l’exécution par CERTIFOPAC du cycle de certification objet du présent contrat. Les parties prenantes s’engagent également à ne faire elles-mêmes aucune exploitation commerciale, reproduction et communication à des tiers, sous quelque forme que ce soit, des documents et supports qui lui seront remis lors de l’exécution par CERTIFOPAC du cycle de certification objet du présent contrat. Il est rappelé que l’ensemble des documents remis sont des œuvres originales dont CERTIFOPAC est l’auteur. Ces œuvres sont protégées par les dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle. CERTIFOPAC se réserve le droit d’engager toute action utile aux fins de faire cesser tout trouble illicite et engager la responsabilité de l’Entité bénéficiaire en cas de violation des obligations visées aux alinéas précédents.

Il est rappelé que l’ensemble des éléments composant le site internet www.certifopac.fr , est la propriété exclusive de CERTIFOPAC ; hors-mis les textes publiés par d’autres sources que CERTIFOPAC (réglementation, normes, référentiel), ainsi que les images utilisées (logos des clients, marque de certification, images libres de droits). Toute représentation, reproduction, modification, traduction et/ou adaptation, totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit du site internet www.certifopac.fr et des éléments qui le compose, par quelque procédé que ce soit, sans l’accord préalable écrit de CERTIFOPAC est interdite et constituerait une contrefaçon au sens des articles L335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Il est indiqué au client que le(s) document(s) téléchargé(s) dont CERTIFOPAC est le rédacteur, le cas échéant, est/sont soumis aux droits d’auteur de CERTIFOPAC.

Garantie et responsabilité

CERTIFOPAC s’oblige à consacrer les moyens nécessaires à l’accomplissement de ses prestations. Toutefois, Certifopac :

  • Ne garantit ni expressément, ni implicitement, la pertinence d’emploi des informations contenues pour un usage particulier, leur adaptation à une fonction spécifique, leur exactitude ou leur actualité, malgré le soin qu’elle y apporte.
  • Ne pourra être tenue responsable vis-à-vis du client de toute perte découlant de l’acceptation du contrat et de l’exécution des prestations de certification associées.
  • Ne pourra être tenue pour responsable vis-à-vis du client de toute incompréhension ou erreur d’interprétation en cas d’information orale.
  • décline toute responsabilité pour tout dommage résultant d’une intrusion d’un tiers ayant entrainé une modification des informations mises à disposition sur le site internet www.certifopac.fr et l’application d’audit, et plus généralement, pour tout dommage, direct ou indirect, qu’elle qu’en soit la cause, l’origine, la nature et les conséquences, provoqué à raison de l’accès de quiconque au site ou de l’impossibilité d’y accéder, de même que l’utilisation du site internet www.certifopac.fr et l’application d’audit associée.
  • Ne saurait être tenu responsable des problèmes techniques indépendants de son service. A ce titre, Le client reconnaît avoir connaissance des caractéristiques et limites du réseau internet, notamment en matière de transmissions de données d’informations via les réseaux et d’atteinte aux données.

Nota 1 : En toute hypothèse, la responsabilité de Certifopac ne peut être engagée qu’en cas d’erreur ou de négligence, dont il appartient au client de faire la preuve. Dans cette éventualité, l’obligation de CERTIFOPAC envers le client à raison des dommages, pertes, frais, débours et autres préjudices subis au titre desquels sa responsabilité professionnelle est engagée, ne peut quelles que soient les circonstances, la nature et l’importance du préjudice subi, excéder en tout état de cause une somme égale à deux fois le montant de la journée d’audit.

Nota 2 : La délivrance du certificat et/ou de tout document quel qu’en soit le support, ou encore toute intervention de Certifopac ne signifie(nt) pas que le client a respecté, respecte ou respectera la législation ou la réglementation en vigueur. 

Protection des données personnelles et confidentialité

La politique de protection des données personnelles de CERTIFOPAC est disponible à l’adresse suivante https://www.certifopac.fr/politique-de-protection-des-donnees/.

CERTIFOPAC s’engage à ne pas communiquer, même partiellement, à toute autre personne, des informations dont elle a pris connaissance au cours de l’exécution du contrat, sans l’accord écrit préalable du client.

Si, juridiquement, des informations doivent être divulguées à des tiers, le client est avisé des informations fournies par CERTIFOPAC dans les limites prescrites par la loi. CERTIFOPAC peut citer le client dans ses documentations commerciales. Les dispositions du présent article resteront en vigueur à la fin du présent contrat pendant une durée de cinq ans.

Nota 1 : Sur demande, CERTIFOPAC pourra fournir les informations relatives à la validité d’une certification donnée. La demande devra être formulée par courrier postal avec accusé de réception.   

Nota 2 : le client autorise CERTIFOPAC à communiquer l’ensemble des informations figurant sur le certificat et à faire mention en permanence desdites informations sur le site Internet www.certifopac.fr ou dans l’annuaire des clients certifiés, durant la durée de validité de son certificat.

Droit applicable et compétence juridictionnelle

Le contrat, la commande et tous les actes qui en découlent sont régis par la loi française. Toutes contestations auxquelles peut donner lieu la commande sont de la compétence exclusive des tribunaux de Bourg-en-Bresse, même en cas de pluralité de défendeurs, d’appel en garantie ou de référé.

Les parties s’efforceront de régler à l’amiable, selon les procédures préalablement portées à la connaissance du Client qui le reconnaît, tous les différends qui pourraient survenir quant à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention.

Au cas où elles n’y parviendraient pas, les parties porteront leur différend devant le Tribunal de Grande Instance de Bourg-en-Bresse qui sera seul compétent nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, sauf cas particuliers relevant du Tribunal Administratif, notamment pour les certifications requises par voie législative ou réglementaire.