On entend tout et son contraire sur Qualiopi et la notion de « nouvel entrant ». On fait le point dans cette vidéo pour démêler le vrai du faux !
Vous devez être dans votre première année d’activité pour être considéré comme nouvel entrant. Il vous sera alors demandé le récépissé de déclaration d’activité de moins de 12 mois pour justifier de ce statut.
L’audit d’un certain nombre d’indicateurs portera uniquement sur la formalisation (l’existence du processus). La mise en œuvre sera évaluée à l’audit de surveillance qui sera majoré d’une demi-journée (pour tous les audits de surveillance réalisés à partir du 1er septembre 2023).
Enfin, l’audit initial ne pourra avoir lieu qu’une fois la mise en œuvre de la première prestation en lien avec la catégorie auditée.
Oui, vous serez considéré comme nouvel entrant si vous débutez une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Si vous étiez nouvel entrant à l’AI et que vous réalisé votre AS avant le 1er septembre 2023, alors aucune répercutions pour vous.
Si vous étiez nouvel entrant à l’AI et que votre AS est planifié avant le 1er septembre 2023, alors encore une fois aucune répercutions pour vous.
Si vous étiez nouvel entrant à l’AI et que votre AS est planifié après le 1er septembre 2023, alors votre audit sera majoré d’une demi-journée supplémentaire.
Oui, l’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit d’extension, la durée de son audit de surveillance sera majorée.
Tout d’abord, le guide de lecture définit un nouvel entrant comme un prestataire qui « vient de démarrer son activité ». L’Arrêté du 31 mai 2023 apporte une notion de durée « dans sa première année d’activité ». Le volume de formation n’est pas pris en compte. C’est à Certifopac de valider ou non le fait que vous soyez bien nouvel entrant.
Un organisme qui, par exemple, a fait sa demande de Numéro de déclaration d’activité à la DREETS, mais qui n’a pas encore réalisé de Bilan Pédagogique et Financier, peut être considéré comme un nouvel entrant.
En effet, à défaut du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, il est possible de présenter la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois. L’organisme candidat devra communiquer à Certifopac son numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité dès réception de celui-ci, sans quoi le certificat ne pourrait être délivré. En plus, il n’apparaitra pas sur la liste des certifiés Qualiopi.
A défaut du dernier bilan pédagogique et financier, il doit également fournir un livre des recettes. Le pôle commercial de Certifopac peut vous guider pour ce document.
L’audit initial Qualiopi ne pourra avoir lieu qu’une fois que l’organisme aura réalisé en totalité au moins une prestation par catégorie auditée.
Un nouvel entrant est défini, à partir du 1er septembre 2023, comme un OPAC dans sa première année d’activité pour la catégorie d’action concernée. Il est donc possible d’être nouvel entrant sur certaines catégories d’actions et pas sur d’autres.
Par exemple : Je suis un OF qui propose des prestations de formation continue depuis 20 ans. Depuis le mois dernier, je propose également des bilans de compétences. Je me lance dans la démarche de certification Qualiopi, je serai audité de manière « classique » pour la partie formation et en tant que « nouvel entrant » pour la partie bilan de compétences.
Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’auditeur n’examine que la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en œuvre est vérifiée à l’audit de surveillance.
Important : l’audit d’un « nouvel entrant » ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.
Un nouvel entrant Qualiopi est audité sur les mêmes indicateurs que les autres organismes de formation, en fonction des catégories d’action délivrées (sauf pour les indicateurs 22 et 32 qui ne seront audités qu’à l’audit de surveillance). La liste des indicateurs applicables est consultable ici.
De plus, une dizaine d’indicateurs font l’objet d’une « obligation spécifique » dans le référentiel. L’auditeur vérifiera l’existence et la formalisation des exigences de ces indicateurs. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance.
Afin de vous apporter des réponses complètes, vous trouverez ci-dessous les questions abordées avec nos certifiés et partenaires. N’hésitez pas à vous inscrire gratuitement à nos prochaines conférences pour avoir plus d’informations et poser vos questions.
Non, toutes les formations doivent respecter le process mis en place pour Qualiopi. En effet, l’auditeur peut observer des éléments de preuves de n’importe quelle formation qui est/sera inscrite sur le BPF, financée ou pas (FAQ du ministère du Travail). De plus, certains clients peuvent faire appel à des financements après réalisation de la formation.
Si ces actions ne sont pas des formations, donc pas assimilées comme telles sur le BPF, alors elles peuvent être réalisées hors du process Qualiopi.
Nous vous recommandons de consulter le guide de lecture du ministère et les annotations pour les nouveaux entrants.
Pour l’indicateur 23, la mise en œuvre est évaluée dès l’audit initial. Pour les deux autres dimensions de veille évaluées, seule la formalisation du process sera évaluée à l’audit initial. La mise en œuvre sera alors étudiée à l’audit de surveillance.
Le délai pour l’envoi du certificat Qualiopi, une fois l’organisme certifiable, est actuellement de moins d’une semaine. En période de forte affluence, notamment pendant les vagues d’audits, ce délai peut augmenter légèrement.
Vous devez définir quelles sont les compétences que vous demandez à vos formateurs pour réaliser la prestation. Vous devez ensuite respecter les critères que vous avez définis lorsque vous choisirez vos formateurs. Vous suivrez/évaluerez le respect des critères définis tout au long de votre collaboration.
Vous pouvez vous référer au guide de lecture, indicateur 21.
Pour les nouveaux entrants, l’échantillonnage porte sur la ou les actions de formations réalisées ou alors l’action de formation qui a conduit à l’obtention du NDA.
Pour les nouveaux organismes, le livre des recettes peut remplacer la liasse fiscale.
Oui.
L’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit initial, verra la durée de son audit de surveillance majorée quand même de 0.5 jour.
Source : réponse à question soulevée à la DGEFP par Certifopac le 11/08/2023.