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La procédure de certification Qualiopi Pro 07

Historique des versions en vigueur de la Pro 07 Procédure de certification Qualiopi :

• V12 du 05/09/2023 :
  • Intégration des exigences relatives aux parties 4, 5, 5bis et 5 ter vu l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 du code du travail ;
  • Ajout d’une partie 13 « gestion de l’accréditation » apportant des précisions sur les impacts d’une évolution de l’accréditation de Certifopac pour des clients en cours de certification et déjà certifiés.(cas de suspension, retrait, cessation d’activité).
• V11 du 21/06/2023 : Modifications liées à Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation :
  • Partie 2. Références et abréviations : ajout de l’arrêté du 31 mai 2023 dans les références législatives complémentaires.
  • Partie 4.2 Demande de certification et analyse de la demande :
    • Modification de l’énumération SIRET pour SIREN ;
    • Modifications mineures sur les coordonnées et labellisations / certifications à fournir ;
    • Rajout de la définition du nouvel entrant et des adaptations associées ;
  • Partie 4.3 Contractualisation, revue de la demande et planification de l’audit :
    • Analyse de la demande : ajout d’un sous-titre « Cas du nouvel entrant » : éléments à transmettre a défaut d’obtention d’un BPF + Obligation au 1er septembre 2023 de mettre en oeuvre une prestation avant la demande de certification.
    • Décision d’entreprendre la certification : rajout de « l’ensemble des pièces ».
    • Evaluateurs : rajout de « Lorsqu’il est missionné, l’auditeur prend connaissance de l’ensemble des données préalablement à l’audit. ».
    • Planification de l’audit : ajout de la terminologie « organisme candidat »
    • Dans la partie « Durée et lieu de réalisation » (après le tableau), création d’une sous-partie « Applications au 1^er septembre 2023 sur les durées d’audit »
  • Partie 4.4 Evaluation :
    • Déroulement : ajout de précisions sur l’échantillonnage. Celui-ci ne doit pas avoir lieu avant l’audit.
    • Transmission du rapport d’audit : ajout du délai concernant la transmission des conclusions d’audits et ajout d’une note sur le fait que ces conclusions seront datées et signées par l’auditeur à partir du 1er septembre 2023
  • Partie 4.5 Traitement des NC :
    • Dans Définition : ajout de précisions sur les non-conformités menant directement a une NC Majeure.
    • Dans Traitement d’une NC Majeure : ajout de précisions sur le fait que CERTIFOPAC dispose d’un mois après le délais réglementaire de 3 mois pour vérifier la mise en oeuvre du plan d’action de l’organisme.
  • Partie 4.7 Décision de la certification
    • Dans la partie « Refus de certification » : structuration des cas pouvant mener à un refus de certification et ajout des cas  » Client non certifié au bout de 12 mois » et « fausses déclarations ».
  • Partie 4.8 Document de certification
    • Mise à jour syntaxe sur les catégories d’action dans le certificat.
    • Ajout des mentions obligatoires sur le certificat : numéro SIREN
    • Obligation d’affichage du certificat au 1er septembre 2023.
  • Partie 4.10 Surveillance et renouvellement
    • Dans la partie « Surveillance » : ajout de précisions sur la revue des indicateurs lors de l’audit de surveillances, en fonction des non-conformités lors de l’audit initial, et du type d’organisme (nouvel entrant, cnefop).
    • Dans la partie « Surveillance » : description des éléments devant être fournis avant la tenue de l’audit de surveillance. Précisions pour les applications au 1er septembre 2023.
    • Dans la partie « l’audit de surveillance est réalisé à distance » : ajout de « à la demande de l’organisme audité ».
    • Dans la partie « Renouvellement de la certification » : précisions sur le déroulement de l’audit de renouvellement et explications sur les cas de renouvellements effectués chez CERTIFOPAC à partir d’un autre certificateur.
  • Partie 5.2 Modification de la portée de la certification
    • Extension de la certification : le BPF est collecté lors de la demande, pouvant impacter la durée d’audit et modifier l’échantillonnage des nouveaux sites.
  • 5.3 Résiliation de la certification
    • Ajout et précision de la liste des cas pouvant mener à une résiliation de la certification.
  • 5.4 Retrait de la certification
    • Ajout et précision de la liste des cas pouvant mener à un retrait de certification.
  • 5.7 Nouvelle demande après refus
    • Ajout de précisions sur les nouvelles demandes à la suite d’un refus ou d’un retrait, en fonction d’une catégorie d’actions donnée.
  • 6. Transfert de certification
    • Précisions sur les possibilités de transfert, incluant la survenue possible d’un nouvel audit initial ou le transfert de sa demande à un certificateur accrédité.
    • Ajout d’informations concernant l’autorisation de l’ancien certificateur à transmettre les informations requises à CERTIFOPAC.
  • 9.4 Cas des organismes « multisites »
    • Ajout de précisions vis-à-vis des sites de l’organisme qui présenteraient des non-conformités, et des possibilités associées de refus ou de suspension de certification.
  • 12. Traitements de signalements : création de la partie et explications des modalités de signalements.

• V10 du 31/08/2022 : Modifications :
  • Partie « Traitement d’une Non-Conformité Majeure :  » L’organisme dispose de 3 mois à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac »
  • Partie « Précision sur l’étape de proposition et vérification du plan d’action » : « l’organisme audité dispose de 15 jours ouvrés à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac ».
  • Partie « Traitement d’une non-conformité Mineure » : l’organisme dispose de 6 mois à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac »
• V9 du 24/02/2022 :
  • Le programme de certification a été actualisé et les références documentaires harmonisées
  • L’ensemble des obligations clients ont été déplacées dans les CGV
  • Mise à jour du process de certification dans son ensemble du fait des nouvelles solutions utilisées par Certifopac (actualisation des outils utilisés)
• V8 du 19/07/2021 : Intégration d’une partie dédiée à la replanification d’un audit en 4.6
• V7 du 21/01/2021 : Ajout du Sommaire et du paragraphe historique des versions
• V6 du 11/01/2021 : Modification des parties suivantes : Références, 4.6 Evaluation, Traitement des non-conformités, 4.7 Fin de l’évaluation, 4.12 Surveillance, 8. Utilisation et références à la marque Qualiopi, Annexe 2 – COVID19.
• V5 du 27/11/2020 : Suppression de la partie 4. Proposition commerciale, Suppression du Form 714 Notification de recevabilité,
• V4 du 05/08/2020 : Ajout des mentions relatives aux nouveaux textes réglementaires du 22 et 24 juillet
• V3 du 12/07/2020 : Ajout des mentions relatives à la faisabilité des audits à distance – analyse des risques
• V2 du 19/03/2020 : Mise à jour suite au COVID et modifications du référentiel
• V1 du 09/09/2019 : Création du document