Foire Aux Questions Qualiopi

Qualiopi, c’est le nom de la certification délivrée aux organismes de formation qui respectent les exigences du référentiel national qualité élaboré par le Ministère du Travail en 2019.

Pour en savoir plus

PS : Ne pas confondre avec Kaliopi

Un OPAC est un Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences.

Ces actions sont au nombre de quatre : les actions de formation continue, les bilans de compétence, les actions permettant la validation d’acquis de l’expérience et les actions de formation par apprentissage.

D’ailleurs, CERTIFOPAC est la contraction de certificateur des OPAC 😊

En effet, nous sommes spécialisés uniquement dans la délivrance de certification pour les organismes de formation !

Non. En revanche, si vous souhaitez faire financer vos formations par les différents financeurs OPCO, FAF (Fonds Assurance Formation), Pôle Emploi, etc. cela est différent. En effet, la loi du 05 septembre 2018 demande l’obligation d’être certifié pour opérer vos activités  depuis le 1er janvier 2022.

L’audit initial sera adapté par rapport à votre spécificité. Vous aurez le statut d’organisme dit « Nouvel entrant« , c’est à dire un organisme qui « vient de démarrer son activité ». Ainsi, une dizaine d’indicateurs sera évalué différemment des autres lors de l’audit. Nous vérifierons uniquement la formalisation des éléments. Leur mise en œuvre sera audité à l’audit de surveillance.

Du moment que vous avez fait votre demande du numéro de déclaration d’activité à la DREETS de votre région, vous avez normalement déjà effectué (ou planifié) une formation. En effet, le dossier à envoyer à la DREETS comprend une convention de formation ainsi qu’un programme. Ainsi, l’auditeur prendra cette formation en exemple, même si tout n’est pas achevé. Lors de l’audit initial, vous fournirez les outils que vous avez prévu d’utiliser pour les futures formations. Leur mise en application sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Le RNCP et le RS sont deux répertoires nationaux qui recensent l’ensemble des certifications reconnues par l’Etat (diplôme, titre, label, etc.).

Si vos formations sont inscrites au RNCP, vous devrez répondre aux indicateurs Qualiopi 3, 7 & 16.

Il faut comprendre que Qualiopi est la voie d’accès aux financements de la formation. Qualiopi seule ne suffira pas pour rendre votre offre de formation éligible puisque le CPF recense uniquement les certifications inscrites au RNCP ou au RS.

Nous vous expliquons ici comment accéder aux financements CPF.

Aucune condition. En effet, tout prestataire disposant d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) quel que soit sa structure juridique ou son statut (Indépendant, SA, auto entrepreneur…) peut se positionner sur cette certification.

Il n’y a pas d’obligation de volume de formation, de chiffre d’affaires, d’ancienneté ou autres.

Les textes de lois relatifs à la certification sont téléchargeables sur notre espace documentaire.

Le tarif de base, pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaires de moins de 150 000 €, est environ de 1 600 € H.T. (AFC-BC-VAE hors CFA). Le tarif dépend du nombre de catégories à certifier (Formations, Bilans de compétences, VAE ou Apprentissage) et du chiffre d’affaires de l’année N-1 affecté à la formation.

Par conséquent, nous vous invitons à établir une demande de devis en ligne, à l’issue de laquelle vous bénéficierez du montant appliqué à votre organisme.

Votre devis de certification Qualiopi

Chez Certifopac, nous faisons le choix de la transparence avec des pages de tarifs en ligne directement accessibles via notre espace ressources.

Non, car la prestation d’audit et de délivrance de la certification n’est pas une action concourant aux développements des compétences. En revanche, vous pouvez très bien utiliser ces fonds pour vous former à Qualiopi, auprès d’organismes de formation spécialisés sur le sujet.

Dès réception de votre proposition commerciale signée, nous vous transmettons la liste des éléments nécessaires à l’étude de votre dossier. Nous planifions ensuite ensemble une date d’audit initial qui vous convient.

La planification dépend du délai de réception de ces pièces : plus vous êtes réactif, plus nous le serons !

A minima, il faut compter environ 30 jours entre la signature du devis et la réalisation de l’audit initial.

Même si vous n’êtes pas forcément prêt pour l’audit, vous pouvez dors et déjà bloquer et planifier votre date d’audit. Comment ?

En envoyant à notre équipe l’ensemble du dossier nécessaire.

Vous pouvez néanmoins nous fournir 2 ou 3 dates pour que l’on puisse se caler dessus pour mieux planifier votre audit, que ce soit l’audit blanc et/ou l’audit initial.

La durée d’audit est calculée en respectant les exigences réglementaires, en fonction de :

• La ou les catégories d’action à certifier : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, formation par apprentissage.
• Le chiffre d’affaires N-1 de l’organisme affectés aux actions à certifier : trois tranches – Moins de 150 000 €, Entre 150 000 € et 750 000 € et au-delà de 750 000 €.

En cas d’émission de non-conformités mineures ou majeures par l’auditeur à l’issue de l’audit initial, il faut prévoir un temps de traitement, inclus dans la prestation.

Non, la durée est la même pour tous les audités. Par exemple, si vous êtes formateur indépendant « nouvel entrant », la durée est de 1 jour sera la même que l’organisme déjà existant avec 120 000 euros de chiffre d’affaires…

Ces règles ont été éditées par le Ministère du Travail (Cf: Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées
au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)

Le référencement DATADOCK suffisait jusqu’au 31 décembre 2021, Qualiopi a depuis pris le relais. Détenir un label CNEFOP n’est donc pas obligatoire. Toutefois, les organismes CNEFOP bénéficient de conditions d’audit Qualiopi aménagées.

L’audit portera uniquement sur les indicateurs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 et les indicateurs spécifiques.

Voir notre article spécial sur les CNEFOP.

Impossible. En effet, CERTIFOPAC n’est pas un organisme de conseil, en tant que certificateur nous nous devons de rester impartials.

Néanmoins, nous mettons de nombreux outils à votre disposition dans le cadre de votre préparation :

• Un audit blanc de positionnement afin de faire l’état des lieux de vos pratiques avant l’audit initial.
• Une application d’audit intuitive et regroupant beaucoup d’informations.

Vous pouvez choisir la modalité de prélèvement souhaitée : en 1 fois ou 3 fois sans frais ! L’occasion de lisser le coût de la certification sur plusieurs mois.

Afin d’assurer l’impartialité du processus de certification comme défini par la réglementation, le Ministère du Travail a fait le choix de la mise en place d’un dispositif sous accréditation. Cela garantit le fait que les modalités d’audit et de certification sont conformes à la réglementation.

Concrètement, cela veut dire que Certifopac est accrédité par le COFRAC pour délivrer la certification Qualiopi.

La norme d’accréditation est la NF EN ISO/IEC 17065 – relative à la certification des produits, services et processus. Dans le cadre de Qualiopi il s’agit bien sûr d’un processus.

En effet, c’est possible ! Mais il y a de nombreux éléments à vérifier et à respecter avant de se lancer dans la démarche.

Pour en savoir plus sur comment certifier Qualiopi un organisme de formation à  l’étranger, c’est ici.

Vous êtes formateur sous-traitant pour des organismes certifiés Qualiopi. Vous n’avez pas l’obligation d’obtenir la certification Qualiopi, puisque vous n’êtes pas le donneur d’ordre direct.

Par-contre, l‘indicateur 27 est très clair. Le donneur d’ordre a l’obligation de s’assurer du respect de votre conformité au référentiel.

Attention toutefois, si la prestation sous-traitée est inscrite au CPF, les règles sont différentes. Vous pouvez les consulter sur notre article dédié. 

Depuis le 1er juillet 2022, l’audit initial doit obligatoirement se dérouler en présentiel.

La modalité de réalisation de l’audit de surveillance peut varier.

Les textes prévoient de rencontrer l’organisme à auditer au moins une fois pendant le cycle en présentiel, quel que soit les modalités de formation de votre organisme (présentiel, distanciel, AFEST, etc.).

Ainsi, ce n’est parce que vous délivrez uniquement des formations à distance ou en intra, chez vos clients, que l’audit se réalisera à distance.

Lorsque celui-ci se déroule sur site, c’est toujours dans un lien convenu à l’avance avec vous. Cela peut être : votre domicile, une salle de réunion prêté par un de vos clients, un local loué pour l’occasion, etc.

En aucun cas. Ce n’est pas parce que vous avez satisfait aux exigences de l’audit « Qualiopi » que vous ne pouvez pas être audité par d’autres structures : par exemple, la DREETS de votre région, ou Pôle Emploi, ou un financeur lambda peuvent très bien vous solliciter afin d’effectuer une visite de contrôle.

CERTIFOPAC propose à ses clients de réaliser un pré-audit (ou audit blanc) en amont du processus de certification Qualiopi. Celui-ci permet avant tout à l’organisme de formation d’évaluer sa préparation et donc son système qualité à un instant T. Vous pouvez consulter notre article spécial sur l’audit blanc Qualiopi ici.

De nombreux facteurs rentrent en jeu :

• La réactivité dans la transmission des pièces utiles à votre dossier
• La durée du traitement des non-conformités

Au plus rapide, comptez environ 1 mois.

Le préambule du guide de lecture précise simplement qu’un organisme « Nouvel entrant » est un organisme qui « vient de démarrer » son activité.

Plusieurs étapes sont utiles à la préparation de votre premier audit :

1. Dès réception de vos identifiants, vous pourrez vous connecter à l’application d’audit Certifopac
2. Consulter avec attention le guide de lecture du référentiel qui contient toutes les réponses à vos questions au sujet des éléments de preuve, des écarts potentiels, etc.
3. Les documents utiles à la préparation sont disponibles en téléchargement sur notre espace documentaire.
4. Consulter la vidéo sur le sujet

Comme un audit initial ! C’est la meilleure façon de se mettre dans de bonne condition.

Il est nécessaire d’avoir en amont de l’audit blanc déjà mis à jour ou construit son système qualité, car l’absence de preuves le jour-J fera l’objet d’une non-conformité majeure. Il n’y aura donc aucune valeur ajoutée…

A vous de voir. Aucune durée n’est imposée.

Tout dépend de l’état de votre système qualité, de l’historique, de vos compétences et connaissances sur le sujet.

Tout dépend également de votre stratégie : l’appropriation complète de votre système est plus longue que le fait de faire appel à un consultant ou un « kit qualiopi »…

L’auditeur est choisi en fonction de :

• Ses compétences
• Sa localisation
• Ses disponibilités
• L’absence de lien d’intérêt avec vous.

Vous avez la possibilité de récuser l’auditeur en précisant les motifs précis de votre demande. Un autre auditeur sera ensuite sélectionné selon les mêmes critères.

Non, il n’y a aucune obligation. Le référentiel précise qu’il faut communiquer sur l’accessibilité ou non de vos prestations à ce public.

Vous pouvez consulter notre article au sujet des personnes en situation de handicap (PSH) et Qualiopi directement ici.

Non, qui dit un NDA dit un certificat. Et donc un contrat de certification. S’il y a plusieurs organismes, il y aura donc plusieurs audits.

Pas forcément, la visite peut se faire si la taille, l’organisation, les spécificités de l’organisme le justifie.

Il faut comprendre que Qualiopi est une certification de « Processus ». Cela veut dire que nous évaluons la qualité de votre processus formation dans l’atteinte de la satisfaction des clients. En aucun cas nous n’avons à auditer directement votre façon de former.

En moyenne quinze jours avant. Si vous le souhaitez, et pour des questions d’ordre organisationnelles, vous pouvez prendre contact avec lui. Ses coordonnées sont disponibles sur l’application.

Nous avons synthétisé dans un tableau simple et précis, les indicateurs à respecter en fonction de votre organisme.

La liste des indicateurs Qualiopi est disponible.

Afin de préserver la confidentialité de vos documents et de protéger votre propriété intellectuelle – notamment les supports de cours -, l’auditeur consultera seulement les éléments en direct, le Jour-J. Les différents éléments pour être papiers et numériques.  Seuls les éléments permettant de lever des non-conformités seront à transmettre à l’auditeur via notre application sécurisée.

La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur doit être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit.

Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J .

Non, c’est à l’organisme candidat de définir la liste des personnes qui seront présentes le jour J. Ces personnes doivent être liées contractuellement avec la structure.

L’auditeur réalise un échantillonnage de dossiers parmi l’intégralité de l’offre de prestations de l’organisme candidat. En effet, les règles d’une démarche qualité doivent s’appliquer systématiquement à tous types de prestations proposées par un OPAC.

Lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur, l’auditeur note une non-conformité mineure . Une non-conformité majeure est soulevée lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette prise en compte partielle ou inexistante remet en cause la qualité de la prestation délivrée.

Pour en savoir plus sur les non-conformités mineures ou majeures.

En moyenne, l’antériorité peut porter jusqu’à 6 mois avant l’audit. Le bon sens reste la règle sur ce point car les différences entre les organismes sont nombreuses.

Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.

Tout dépendra du délai de traitement des non-conformités. Esuite notre délai de traitement sera d’environ 15 jours, selon notre charge de travail.

6 mois pour les mineures et 3 mois pour les majeures.

Dans la grande majorité des cas, non !

Après l’audit, vous allez faire des propositions d’actions correctives à l’auditeur et lui transmettre les éléments de preuve.

Certifopac se réserve le droit de planifier un audit complémentaire si :

• Le traitement des non-conformités prend trop de temps (il y a trop d’écart à traiter)
• Il  y a des doutes sur la véracité des éléments transmis
• Sur volonté du client

L’auditeur n’est pas responsable de la décision d’accorder – ou non – la certification à l’OPAC candidat.

Cette décision est prise par le comité de certification de Certifopac. Pour décider ou non de la délivrance de la certification, nous nous appuyons sur :

• Le rapport d’audit rédigé par l’auditeur
• Le tableau synthèse du traitement des non-conformités.

Une liste des certifiés est tenue quotidiennement à jour par le Ministère du Travail et est transmise systématiquement aux financeurs.

Vous rendre sur les sites internet des financeurs :

• Les OPCO
• Si vous travaillez avec Pôle Emploi, faire un compte sur KAIROS
• Si votre offre est éligible au CPF, créer un compte sur EDOF

Vous pouvez être suspendu le temps du retour en conformité.

Oui, vous êtes obligés de réaliser un audit de renouvellement si vous souhaitez continuer à bénéficier des fonds formations de vos clients.

Non. Si vous n’avez pas réalisé de formations concourant au développement des compétences et que vous avez levé les écarts (s’il y en avait), votre certification reste valable.

Si l’entreprise change de SIREN : l’attribution d’un nouveau SIREN correspond à la création d’une nouvelle personne juridique, la certification Qualiopi sera caduque, dans la mesure où la certification est rattachée à un NDA.

Si l’entreprise ne change pas de SIREN : le nouveau dirigeant devra informer par courrier le Département du contrôle de la formation professionnelle, dans un délai de 30 jours, ainsi que Certifopac pour le maintien de sa certification Qualiopi.

Non. Certifopac vous demandera votre dernier BPF uniquement lors du renouvellement et du nouveau cycle.

En fonction de la situation, un avenant un contrat peut être nécessaire, ainsi qu’un audit complémentaire si il y a des nouveaux locaux. Nous contacter pour en savoir plus.

Certifopac contrôle votre usage de la marque de certification Qualiopi.

Certifopac peut réaliser un audit complémentaire à tout moment, notamment en cas de réclamations ou plaintes d’un client.

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est
toujours appliqué.

Oui. L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le
référentiel.

Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial .

Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à
l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

De la même manière que l’audit initial.

L’auditeur conduit l’analyse :

• des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
• de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
• des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.

Oui. L’audit de surveillance est réalisé à distance.

Il est réalisé sur site dans les cas suivants :

• Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
• Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
• Si l’audit initial a été réalisé à distance.

Il ne faut pas attendre l‘audit de surveillance pour se mettre en conformité.

Dès lors qu’un OPAC est certifié, il peut mettre en place n’importe quelle type d’actions, du moment que celles-ci respectent les exigences.

Il peut y avoir un audit d’extension en plus du cycle « normal » de certification pour cette situation.

L’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau certificat Qualiopi et doit se réaliser avant la date d’échéance du certificat.

Certifopac réédite un nouveau contrat de certification : nous réaliserons un nouveau cycle avec un audit de renouvellement, puis un audit de surveillance.

Le renouvellement doit être réalisé avant la fin de validité de votre certificat pour éviter d’avoir un temps de suspension entre deux cycles. Sinon, l’audit de renouvellement se déroule de la même façon qu’un audit initial (même durée, même modalité, etc.).

C’est possible, et facile ! Vous pouvez changer d’organisme certificateur en suivant le processus mis en place par Certifopac. Vous pouvez découvrir le fonctionnement du transfert de certification Qualiopi ici.

Dans un premier temps, vous devez réaliser une demande de devis.

Certifopac vérifiera ensuite votre dossier et vous demandera des documents complémentaires.

Il y a deux raisons récurrentes lors d’un transfert :

• Votre certificateur se voit retirer son accréditation (son droit de certifier)
• Votre certificateur ne vous convient plus, vous n’êtes pas satisfait de ses services.