Foire Aux Questions Qualiopi

La certification Qualiopi atteste de la conformité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences au regard du référentiel national qualité.
Elle est requise pour l’accès aux financements publics ou mutualisés, conformément à la réglementation en vigueur.

La démarche de certification s’articule autour de plusieurs phases :

• la préparation à la certification,
• la constitution de votre dossier administratif
• la réalisation de l’audit (initial, surveillance ou renouvellement),
• le traitement des éventuelles NC
• le maintien de la conformité après l’obtention du certificat.

Chaque étape répond à des exigences définies par le cadre réglementaire.

La certification concerne les prestataires proposant des actions de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience ou d’apprentissage, souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés.

La préparation consiste à analyser les exigences du référentiel national qualité, à identifier les indicateurs applicables et à formaliser les éléments de preuve attendus.
Les modalités de préparation relèvent de la responsabilité de l’organisme audité.
À titre facultatif, un pré-audit peut être réalisé afin d’obtenir une évaluation de l’état d’avancement de la conformité à un instant donné, sans valeur certificative.

La certification Qualiopi repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), structuré autour de 7 critères qualité et des 32 indicateurs déterminés par le ministère du Travail.
Ces indicateurs couvrent des domaines tels que :

• l’information accessible au public,
• l’adaptation des prestations aux besoins des publics,
• l’adéquation des moyens pédagogiques et humains,
• la qualification des personnels,
• l’amélioration continue, etc.

Les exigences applicables à la certification Qualiopi sont définies par des textes réglementaires, le référentiel national qualité et des documents officiels publiés par les autorités compétentes.

Un nouvel entrant est un organisme qui sollicite pour la première fois la certification Qualiopi sur une catégorie d’action et qui n’a pas encore réalisé de prestations finalisées dans cette catégorie au moment de l’audit. Chez les nouveaux entrants, certains indicateurs font l’objet d’une modalité d’audit adaptée : l’auditeur vérifie avant tout la formalisation de leurs processus, puis la mise en œuvre effective à l’audit de surveillance.

Le pré-audit n’entre pas dans le cadre réglementaire de la certification Qualiopi.
Il s’agit d’une démarche volontaire permettant à un organisme d’évaluer son niveau de conformité avant un audit officiel.

L’audit initial vise à évaluer la conformité de l’organisme au référentiel national qualité.
Il est obligatoirement réalisé sur site, quelle que soit la situation de l’organisme, conformément au cadre réglementaire en vigueur.

L’audit de surveillance est réalisé pendant le cycle de certification afin de vérifier le maintien de la conformité aux exigences du référentiel.

L’audit de renouvellement intervient à l’issue du cycle de certification afin d’évaluer la conformité de l’organisme pour un nouveau cycle.

L’extension de certification Qualiopi permet à un organisme déjà certifié d’élargir le champ de son certificat à une ou plusieurs catégories d’actions supplémentaires, sous réserve du respect des conditions définies par la réglementation en vigueur et de la réalisation d’un audit d’extension.

Le transfert de certification Qualiopi consiste en la reprise, par un organisme certificateur accrédité, d’un certificat Qualiopi en cours de validité, précédemment délivré par un autre certificateur, conformément aux dispositions réglementaires applicables.

La certification Qualiopi est délivrée pour une durée de trois ans à compter de la date de décision favorable après l’audit initial. Elle comprend :

• l’audit initial,
• un audit de surveillance à mi-parcours (entre 14 et 22 mois après l’audit initial),
• un audit de renouvellement en fin de cycle pour envisager un nouveau cycle de trois ans.
  Pendant ces trois ans, l’organisme doit maintenir la conformité au Référentiel National Qualité et respecter les obligations réglementaires.

Avant tout audit initial Qualiopi, l’organisme doit fournir un dossier comprenant les éléments juridiques et organisationnels nécessaires à la planification de l’évaluation. Cela inclut :

• les documents légaux (preuve d’existence juridique),
• l’organigramme nominatif et fonctionnel,
• le dernier bilan pédagogique et financier ou équivalent,
• une description des activités exercées, etc. (liste non-exhaustive)

Ces éléments permettent à l’organisme certificateur de préparer l’audit conformément aux exigences réglementaires.

Une non-conformité est un écart constaté par l’auditeur par rapport au référentiel national qualité.
L’organisme doit mettre en œuvre des actions correctives et transmettre les éléments de preuve dans les délais réglementaires :

• 3 mois pour une non-conformité majeure,
• 6 mois pour une non-conformité mineure.

La levée des non-conformités est ensuite vérifiée par l’auditeur.

Une fois certifié, l’organisme est tenu de maintenir la conformité de ses pratiques, de respecter les obligations déclaratives et de se soumettre aux audits de surveillance et de renouvellement prévus par le dispositif Qualiopi.

Certains changements affectant l’organisme certifié doivent être déclarés à l’organisme certificateur.
Cette déclaration permet d’évaluer leur impact sur la certification et de s’assurer du maintien de la conformité au référentiel national qualité.

La certification Qualiopi est une condition nécessaire pour accéder à certains financements publics ou mutualisés.
Toutefois, chaque financeur applique ses propres critères et procédures, et il appartient à l’organisme certifié d’effectuer les démarches requises pour être référencé ou reconnu.
L’obtention de financements n’est pas automatique.