Se faire certifier Qualiopi avec Certifopac

En route vers Qualiopi avec Certifopac !

Qualiopi, Quésako ?

Le terme « Qualiopi » rappelle la Muse grecque Calliope qui symbolise l’éloquence. Autrement dit, l’aptitude à persuader et à s’exprimer avec aisance. Un parallèle tout fait avec le métier de formateur ? En tout cas c’est une qualité qui vous sera très utile pour démontrer que vous respectez les exigences des indicateurs du référentiel national qualité lors de votre premier audit de certification Qualiopi.

Qui est concerné par Qualiopi ?

Si vous animez des prestations de formation pour vos clients, ceux-ci peuvent bénéficier d’un remboursement total ou partiel en sollicitant leur fonds formations. Il peut s’agir par exemple des OPCO, des FAF (Fonds d’Assurance Formation) ou bien encore du CPF (Compte Personnel de Formation). Si vous souhaitez être référencé auprès des financeurs, comme c’est le cas aujourd’hui avec DATADOCK, dans ce cas il faudra détenir Qualiopi au 1er janvier 2022 (et après).

Bien sûr, si vous êtes sous-traitant d’un organisme déjà certifié, vous n’avez pas besoin de demander Qualiopi. C’est l’organisme qui fait appel à vos services qui « porte » la certification Qualiopi.

Si vous travaillez « en direct », avec vos clients, dans ce cas, pas besoin de Qualiopi !

Plus clair non ?

Concrètement, comment devenir certifié Qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée lorsqu’un organisme de formation satisfait aux exigences d’un audit qualité. Cet audit se base sur l’évaluation des indicateurs du référentiel national qualité.

Pour se faire certifier Qualiopi, il est nécessaire de comprendre les grandes étapes relatives à l’obtention de la certification. Ces étapes sont effectuées dans le respect de la réglementation en vigueur.

Il va falloir démontrer pendant 3 ans le respect des exigences du référentiel national qualité. Cela veut dire que nous effectuons une évaluation de la conformité lors d’un audit initial. Ce n’est pas tout, puisque nous nous retrouverons ensuite lors d’un deuxième audit de surveillance, à mi-parcours pour veiller au maintien de votre certification.

Pour se faire certifier, il va falloir respecter scrupuleusement de nombreuses étapes. On peut distinguer trois grandes étapes : avant, pendant et après l’audit.

Comment se préparer à l’audit Qualiopi

1. Effectuer une demande de devis en ligne en renseignant notre formulaire de devis Qualiopi. Si vous avez des doutes dans les éléments à renseigner, rassurez-vous, nous avons pensé à tout ! Une vidéo explicative vous détaille chaque possibilité. N’hésitez pas à la consulter avec attention !
2. Consulter avec attention les documents que nous allons vous transmettre. Ils sont importants car ils constituent le socle réglementaire de la démarche. Ces éléments sont disponibles en partie sur notre espace documentaire.
3. Nous remettre les éléments utiles à l’élaboration de votre dossier : votre dernier bilan pédagogique et financier, une attestation sur l’honneur de chiffre d’affaires si vous êtes « nouvel entrant », un organigramme si vous avez plus de trois salariés en CDI.
4. Choisir la modalité de règlement qui vous semble le plus intéressante : en une fois, deux fois ou trois fois sans frais, directement depuis nos pages de vente en ligne.
5. Se préparer à l’audit Qualiopi en consultant les indicateurs du référentiel : les éléments de preuve à fournir, le niveau attendu, les questions à se poser, les écarts potentiels.
6. Regardez les vidéos et documentations exclusives qui vous donnent toutes les informations sur le fonctionnement du processus, depuis votre espace membres.

Comment se déroule l’audit Qualiopi ?

Premièrement, un audit est un processus indépendant et documenté, fondé sur des preuves qui permettent d’évaluer de manière objective la conformité à des critères d’audit. L’audit se réalise sur site ou à distance, selon des modalités définis en amont.

Ensuite, le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant de l’organisme évalué. En effet, la certification est un enjeux majeur car elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients.

Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :

1. Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
2. Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
3. Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
4. Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.

Traitement post-audit et délivrance de certification

A la fin de l’audit, voici les différentes étapes :

1. Le traitement des non-conformités : Vous trouverez sur cette page des explications et une vidéo vous précisant le fonctionnement souvent redouté, à tort, de cette étape.
2. La décision de certification : Après validation de votre plan d’actions et la levée des potentiels écarts, Certifopac réalise une revue de votre dossier. Si tout est bon, nous décidons de la délivrance de votre certificat.

Choisir Certifopac pour sa certification Qualiopi

Certifopac est le fruit d’une collaboration familiale. En effet, à l’origine, Tanguy Martin, Ingénieur Qualité, s’associe à son frère Jimmy Martin, formateur indépendant. L’objectif ? Proposer aux organismes prestataires concourant au développement des compétences, les fameux OPAC, d’obtenir la certification Qualiopi. La société obtient l’accréditation COFRAC, gage de sérieux et d’indépendance (Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr) . Certifopac fait partie aujourd’hui du paysage de la certification qualité des organismes de formation !

Aujourd’hui, CERTIFOPAC rassemble une équipe interne de 5 personnes et une cinquantaine d’auditeurs et d’auditrices externes triés sur le volet, dans le but de vous proposer un service à haute valeur ajoutée.

En effet, Chez Certifopac, la notion de proximité et de taille humaine prend tout son sens. Vous serez en relation avec :

• Elodie Livet Teruel : Elodie est auditrice Qualiopi. Elle est la spécialiste des actions de Validation des Acquis d’Expérience et des Bilans de compétences.
• Jimmy Martin : Jimmy est le responsable commercial de la structure. Il est également responsable d’audit. Ses spécialités sont l’action de formation et l’apprentissage.
• Raphaëlle Ramey Saunier : Raphaëlle est en charge de la gestion des dossiers clients. L’interlocutrice privilégiée de nos clients pour toutes les questions administratives et de planification.
• Tanguy Martin : Le directeur de CERTIFOPAC. Il intervient à la fin de processus d’audit, lors de la revue de décision de certification et la délivrance du certificat Qualiopi.
• Nehla Jaadi : Nehla forme avec Raphaëlle LE binôme de choc en matière de planification et de traitement de vos dossiers.

En route vers Qualiopi avec CERTIFOPAC

Certifopac met tout en œuvre pour vous faire vivre la meilleure expérience client.

Nous mettons à votre disposition de nombreux outils, un espace membre, le tout associé à une réactivité à tout épreuve et une expertise reconnue !

Et pour finir, si vous avez des questions sur le fonctionnement de Qualiopi, n’hésitez pas à consulter dans le détail notre Foire Aux Questions, riche en éléments de réponses !