Changements au sein d’un organisme Qualiopi
Publié le 1 mai 2022
Mis à jour le 10 mai 2023
⏱ Temps de lecture : 6mn
De manière générale, il est important de déclarer tout changement survenant au cours de votre cycle de certification. En effet, le maintien dans le temps de la certification Qualiopi suppose une transparence totale vis-à-vis de Certifopac. Nous vous présentons ici les différents de figures qui peuvent se présenter.
Changement de structure juridique et certification Qualiopi
La règle est la suivante : la certification Qualiopi n’est pas transférable entre deux entités juridiques. En effet, la certification Qualiopi est liée à un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et un SIREN. Ces informations se trouvent d’ailleurs sur la liste publique des organismes de formation. Ainsi, il n’est pas possible d’avoir deux certificats Qualiopi sur le même SIREN, et donc sur le même NDA.
Cas d’une entreprise individuelle
Si vous êtes travailleur indépendant (personne physique ou morale, peu importe), une tolérance s’applique. Ainsi, il sera tout à fait possible d’établir une continuité de certification, dans les deux cas suivants :
- Une entreprise individuelle (Auto entreprise, EURL, EI) qui « bascule » ses activités en société
- Une société qui « bascule » ses activités en entreprise individuelle
Comment ça marche, en pratique ?
- Informer Certifopac de votre changement de statut juridique. Nous attendrons de votre part un document qui atteste de la nouvelle structure (Extrait Kbis, Avis INSEE) afin d’établir un nouveau contrat de certification
- Transmettre tout élément utile permettant de démontrer la continuité d’activité entre l’ancienne structure et la nouvelle. Par exemple :
- la reprise des contrats existants
- Le maintien de l’organisation (organigramme, ressources humaines)
- La similitude des process qualité
- En parallèle, vous devrez réaliser une nouvel enregistrement de la déclaration d’activité, sur Mon Activité Formation, pour la nouvelle structure.
- Une fois votre nouveau NDA obtenu par le Service Régional de Contrôle de votre Région, transmettez le à Certifopac. Nous pourrons alors éditer un nouveau certificat avec le nouveau SIREN ainsi que le nouveau NDA
Cas d’un rachat d’organisme de formation Qualiopi
Dans le cas où l’acheteur est certifié Qualiopi en tant que Multisite
Il s’agit d’un regroupement d’activité sur un numéro de déclaration d’activité existant, auquel est rattachée à la certification. Dans le cadre de sa réorganisation, si la société A reprend l’activité de la société B sur son numéro de déclaration d’activité, elle pourra conserver sa certification mais les sites issus de la fusion devront être audités conformément à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit :
Si un nouveau site demande à rejoindre un organisme multi-sites certifié, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d’audit. Après intégration du nouveau site sur le certificat, il doit être ajouté aux sites du périmètre pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.
Chaque nouveau site intégrant le périmètre de l’organisme devra être audité, à raison d’une demi-journée par site.
Le certificat sera mis à jour par le certificateur avec le nouveau nom de la structure et la mention des sites.
Dans le cas où l’acheteur est certifié Qualiopi en tant que Monosite
La société acquéreuse devra repasser un audit initial comme multi-sites si elle souhaite intégrer la nouvelle structure en son sein.
Dans le cas où l’entreprise acquéreuse n’est pas certifié Qualiopi
Il est impossible de transférer la certification Qualiopi vers la structure acquéreuse. Il faudra réaliser un audit initial de certification.
Changement temporaire de Numéro de Déclaration d’Activité et certification Qualiopi
Non transmission du Bilan Pédagogique et Financier
Lorsqu’un organisme est rendu caduc car il n’a pas transmis son bilan pédagogique et financier, il doit régulariser sa situation auprès du SRC. Le SRC peut décider de réactiver son numéro ou lui demander de déposer une nouvelle déclaration d’activité. Il s’agit d’une conséquence administrative mais la structure n’a pas changé (SIREN identique, pas de changement de périmètre), la certification peut donc être conservée. Le certificat sera mis à jour avec le nouveau numéro de déclaration d’activité.
Déménagement dans une autre région
L’attribution d’un nouveau numéro de déclaration d’activité suite à un déménagement dans une autre région est une simple conséquence administrative, du fait de la compétence régionale du SRC. Nous mettons ensuite à jour votre certificat avec le nouveau numéro.
Conduite à tenir en cas de changement de NDA
Il est important de nous transmettre votre nouveau numéro dès réception si vous voulez apparaitre au plus plus sur la liste des certifiés.
Important: Chez Certifopac, l’études des différents cas ci-dessous et la réédition potentielle de votre certificat sont inclus dans le tarif de base (pas de facturation supplémentaire). Si vous pensez que votre certificateur vous facture la réédition de votre certificat de manière abusive, n’hésitez pas à demander un transfert de certification gratuitement chez Certifopac.
Changements au sein de la structure pendant le cycle
Pour tout changement organisationnel (nouveau salarié, nouveau président, nouveaux sous-traitants etc.), nous vous donnerons l’occasion de le signaler lors de la planification de votre audit de surveillance. Il en va de même pour les nouvelles formations et nouvelles modalités de formation. De manière générale, ces changements ne nécessitent pas de réaliser un nouvel audit.
Si vous voulez ajouter une nouvelle catégorie (AFC, CBC, VAE, CFA), il faudra nous contacter pour effectuer une demande d’extension.
Enfin, les changements suivants engendrent la réalisation d’un avenant au contrat de certification. Il faudra nous le retourner signé afin de mettre à jour votre dossier administratif :
- Modification de la catégorie d’actions à auditer et à certifier (Ajout ou suppression)
- Ajout un suppression d’un site du périmètre de certification.
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