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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

L’audit initial

Tout savoir sur l’audit initial Qualiopi

L’audit initial Qualiopi est souvent source d’inquiétude, de frustration ou de peur 😱. Sauf qu’un audit qualité est toujours un processus méthodique, documenté et indépendant que nous avons à cœur de vous présenter ici. Prenez bien le temps de lire ces informations avant votre audit initial.

L’audit initial

Les 4 choses à savoir sur l’audit initial

L’obtention du certificat Qualiopi suggère la réalisation d’un audit initial. C’est l’article 1er de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière d’audit.

 

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Objectif : L’obtention du certificat

L’audit de certification (ou audit initial) permet de vérifier que vous respectez les exigences du référentiel National Qualité et enfin obtenir le précieux sésame.

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Période de réalisation

L’audit initial est réalisé une fois la complétude de ces 3 étapes :

  • la réception du contrat de certification signé, directement depuis Appolo ;
  • le règlement de l’audit ;
  • le remplissage du formulaire avant l’audit initial sur Appolo avec la collecte de tous les documents exigés par la réglementation.
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Modalité : sur site

L’audit initial est obligatoirement réalisé sur site quelle que soit votre situation : absence de local ou réalisation de formation 100% distanciel par exemple.

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Conditions tarifaires

Le montant de l’audit initial est proportionnel à sa durée. A ce titre, vous pouvez consulter le tarif de celui-ci sur notre page dédiée.

Constitution du dossier et planification de l’audit initial

Une fois votre contrat signé et le règlement réceptionné, nous vous invitons à remplir un formulaire de préparation de votre audit. Sur ce formulaire, notre équipe collectera les éléments suivants :

  • une preuve d’existence juridique
  • un organigramme nominatif et fonctionnel de votre organisme
  • votre dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ou tout état détaillé de vos données comptables issues, selon votre statut juridique, du grand livre ou du livre des recettes encaissées afin de retracer l’ensemble des produits relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences.
  • une description de vos activités (formation à distance, en situation de travail, en alternance, certifiante)

🚨 Important : La planification effective de l’audit ne peut se faire tant que la revue de votre dossier n’a pas été réalisée. Il vous appartient de nous transmettre tous les éléments demandés avant de pouvoir réaliser l’audit.

L’audit initial

Une journée type d’audit de certification

Le planning d’audit proposé par l’auditeur indique toujours les trois grandes étapes suivantes. Il mentionne également les horaires et les dates d’audit, ainsi que les prénoms, noms et fonctions des personnes à rencontrer. Une journée conventionnelle d’audit se déroule de la manière suivante :

La réunion d’ouverture

personne en train de lire un papier assis devant son ordinateur
La réunion d’ouverture établit les bases de l’audit, avec les présentations des intervenants, les rappels du contexte, et des indicateurs à évaluer. L’auditeur crée un climat de confiance tout en soulignant l’objectivité, la transparence et l’indépendance de son activité. Elle s’achève avec l’échantillonnage du ou des dossiers qui seront évalués par l’auditeur.
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L’évaluation des indicateurs

Une main gauche en train d'écrire sur une feuille de papier.
L’auditeur évalue la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu. Sur Appolo, au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions ouvertes et vérifier que vous répondez aux points de conformité de chaque indicateur applicable à votre situation. L’évaluation est un échange, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses, il s’agit de démontrer de n’importe laquelle des manières le bon respect des exigences du guide de lecture.
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La réunion de clôture

Deux personnes en train de se serrer la main au dessus d'un bureau
A la fin de la journée d’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape de l’audit, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va retrouver les indicateurs conformes et ceux qui seront éventuellement non conformes. L’auditeur précise à l’audité les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités, le cas échéant.
Indicateurs

Les indicateurs Qualiopi applicables pour l’audit

L’auditeur portera son évaluation sur :

  • Les indicateurs applicables par rapport à la catégorie d’actions auditée.
  • Dans le cas d’un organisme nouvel entrant, il adaptera son évaluation (les indicateurs 22 et 32 ne seront pas évalués par exemple)
L’audit initial

Les étapes une fois l’audit réalisé

Même si l’auditeur émet un avis sur la décision de certification, il n’est pas le décisionnaire final. Certifopac réalise une revue systématique du dossier après l’audit et émet la décision de certification, puis transmet le certificat final à l’OPAC audité.

Lever les éventuels écarts

Si des non-conformités sont émises par l’auditeur, vous devez proposer des actions correctives et transmettre les éléments de preuve à votre auditeur. Attention, vous devrez respecter les délais fixés par la réglementation, à savoir 3 mois pour les non-conformités majeures et 6 mois pour les mineures. Dans la pratique, le traitement des non-conformités dure en moyenne 15 jours.
Lever les écarts
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Consulter le rapport d’audit

L’audit est achevé lorsque les non-conformités sont traitées et que Certifopac a procédé à la vérification des éléments sur Appolo (grille d’audit et traitement post audit). Le rapport mentionne l’identité des personnes présentes pendant l’audit, le nombre des indicateurs conformes et non-conformes, ainsi que le détail de toutes les conclusions de l’audit
Consulter son rapport
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Décision et émission du certificat

Deux personnes en train de se serrer la main au dessus d'un bureau
La décision de certification est prise sur la base des éléments du dossier. Ensuite, nous vérifions la validité du NDA de l’OPAC sur la liste publique des organismes de formation. En cas de décision positive de certification, le client reçoit son certificat établi conformément à l’arrêté du 6 juin 2019 qui donne les informations à mettre sur le certificat.
Consulter son certificat

Sous quel délai l’auditeur prend-t-il contact avec moi avant mon audit ?

En moyenne quinze jours avant. Si vous le souhaitez, et pour des questions d’ordre organisationnelles, vous pouvez prendre contact avec lui. Ses coordonnées sont disponibles sur l’application.

Quelle est la durée de l’audit initial ?

Dois-je prévoir le jour de l’audit une session de formation dans mes locaux pour que l’auditeur puisse observer mes pratiques pédagogiques ?

Il faut comprendre que Qualiopi est une certification de « Processus ». Cela veut dire que nous évaluons la qualité de votre processus formation dans l’atteinte de la satisfaction des clients. En aucun cas nous n’avons à auditer directement votre façon de former.

Je réalise des formations en présentiel, dois-je faire visiter la salle lors de l’audit ?

Pas forcément, la visite peut se faire si la taille, l’organisation, les spécificités de l’organisme le justifie.

Comment Certifopac gère la confidentialité lors de l’audit ?

Afin de préserver la confidentialité de vos documents et de protéger votre propriété intellectuelle – notamment les supports de cours -, l’auditeur consultera seulement les éléments en direct, le Jour-J. Les différents éléments pour être papiers et numériques.  Seuls les éléments permettant de lever des non-conformités seront à transmettre à l’auditeur via notre application sécurisée.

Qui doit être présent lors de l’audit ?

Les textes n’imposent pas que la direction de l’organisme à auditer soit présente mais cela est fortement recommandée.

L’auditeur doit être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit.

Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J .

L’auditeur désigne-t-il les personnes devant être présentes lors de l’audit

Lors de la coconstruction du planning d’audit sur Appolo, l’auditeur renseigne les prénoms, noms et fonctions des personnes à rencontrer, suivant les informations transmises par l’organisme audité. C’est donc à l’organisme candidat de définir la liste des personnes qui seront présentes le jour J. Ces personnes doivent être liées contractuellement avec la structure.

Comment est réalisé l’échantillonnage des dossiers ? sur quelle antériorité ?

L’auditeur réalise un échantillonnage de dossiers parmi l’intégralité de l’offre de prestations de l’organisme candidat, en prenant en compte les actions représentatives de son activité. Il justifie le choix de son échantillonnage dans la grille d’audit.

En moyenne, l’antériorité démarre à partir de la contractualisation avec Certifopac et/ou la date de la demande de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Le bon sens reste la règle sur ce point car les différences entre les organismes audités sont nombreuses.

Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.

Les formations financées en direct par mon client sont elles auditables ?

Oui, elles sont susceptibles d’être auditées. Ce point est traité dans la question 5.12 de la Foire Aux Questions du Ministère, disponible ici. Voici un extrait de la réponse :

L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions de formation en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité sur une catégorie d’action, l’audit porte sur l’ensemble des actions de formation de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.