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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Les grandes étapes du processus de certification Qualiopi
Le cycle de certification est d’une durée de 3 ans. Le processus de certification se renouvelle automatiquement à la fin du cycle, si vous ne nous avez pas préalablement notifié de la résiliation de votre contrat de certification dans les conditions prévues dans nos CGV. Le cycle de certification comprend l’audit initial et l’audit de surveillance réalisé entre le 14ème et 22 ème suite à la décision de certification.
Les modalités de certification respectent l’ensemble des exigences de la norme NF EN ISO/IEC 17065 et de la règlementation en vigueur dans le respect du référentiel national qualité des prestataires d’actions de formation professionnelle.
Notre équipe vous explique dans le détail quelles sont toutes ses étapes.
Vérifier si je respecte les prérequis
Tout d’abord, avant de vous lancer dans la démarche de certification, nous vous invitons à vérifier si vous respectez bien les prérequis. En effet, Qualiopi s’adresse uniquement aux organismes prestataires d’action concourant au développement des compétences (OPAC) qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle selon l’article L. 6316-1 du code du travail, à savoir :
- Les prestataires dispensant des Actions de Formation (AFC)
- Les Prestataires de Bilans de Compétences (CBC) ;
- Les Prestataires d’accompagnement à la VAE (VAE) ;
- Les Centres de Formation par Apprentissage (CFA).
Effectuer sa demande de certification
Chez Certifopac, deux types de demande de certification sont possibles. La demande initiale, qui consiste à réaliser un devis de certification Qualiopi. Enfin, le deuxième type de demande est le transfert de certification, possible à tout moment du cycle si vous êtes déjà certifié.
Une fois engagé dans la démarche de certification avec Certifopac, notre équipe réalise la revue administrative de votre dossier. Il s’agit de vérifier que toutes les conditions sont réunis pour vous proposer une date d’audit. Attention, si vous êtes un organisme nouvel entrant, votre audit ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.
Cette étape de revue administrative est très courte, sauf si il manque des éléments administratifs et que les informations initialement transmises sont incorrectes. A l’issue de celle-ci, vous recevez une notification favorable ou défavorable de votre dossier.
Qu’est ce que collecte Certifopac pour mettre en place l’audit initlal ?
Afin de mettre en place l’audit initial de l’organisme demandeur, Certifopac collecte les éléments suivants :
-
Le numéro SIREN de la structure candidate (déjà fait depuis 2020)
Le statut juridique de la structure candidate (déjà fait depuis 2020)
Une description des activités de la structure (modalité des prestations, AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.) : déjà fait depuis 2020
Un livre des recettes (ou document semblable) pour les nouveaux entrants n’ayant pas encore complété un BPF : déjà fait depuis 2020 !
Organigramme (obligatoire pour tous, plus de mention de barème de salarié en CDI)
Ces éléments sont déjà demandés chez Certifopac afin de fournir une prestation de qualité à nos audités et certifiés.
Important :
- le candidat devra fournir, obligatoirement à partir du 1er septembre 2023, une attestation sur l’honneur datée et signée indiquant qu’il n’est pas engagé dans une démarche similaire (même catégorie d’action) avec un autre certificateur et qu’il n’a pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois. Pas de panique, nous vous transmettrons un modèle !
- Toutes fausses déclarations pourra entraîner la caducité du contrat de certification et le refus de certification.
- L’ensemble de ces éléments sont portés à la connaissance de l’auditeur préalablement à l’audit. C’est déjà le cas chez Certifopac, notre auditeur peut visualiser sur Appolo l’ensemble des éléments.
Se faire accompagner par la certification
En tant que certificateur, Certifopac ne propose pas d’actions d’accompagnement ou de conseil. L’objectif est de préserver notre impartialité et limiter les risques en matière de conflits d’intérêts.
C’est pourquoi nous proposons une liste indépendante d’accompagnateurs Qualiopi triés sur le volet. Les actions proposées peuvent être :
- Diagnostic de votre fonctionnement actuel
- Aide à la mise en conformité sur les indicateurs du référentiel
- Présence lors de l’audit
- Assistance au traitement des non-conformités après les audits
Découvrir la liste des consultants pour se faire accompagner ici.
Se préparer à l’audit Qualiopi
Un audit est une prestation d’évaluation qui permet de déterminer dans quelle mesure des critères d’audit sont satisfaits. Pour Qualiopi, l’auditeur s’assure que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. Comment ? Il consulte et évalue des preuves d’audit, souvent documentaires, de manière objective, bienveillante et transparente.
Le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué. En effet, la certification est un enjeu majeur pour les prestataires de formation. Elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.
A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs.
Avant l’audit, vous aurez des semaines (voir des mois) pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Vous pourrez vous aider de nos pages d’informations sur les indicateurs du référentiel national qualité. Tout savoir pour se préparer à l’audit ici.
Réaliser un audit blanc, utile ou pas ?
De nombreux organismes choisissent de réaliser un audit blanc avec Certifopac. Cette prestation est optionnelle mais elle peut être très utile dans le cadre de votre préparation.
Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :
- Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
- Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
- Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
- Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.
A l’issue de l’audit, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.
Les audits Qualiopi
Audit initial
Audit de surveillance
Audit de renouvellement
Audit initial Qualiopi
Le certificat Qualiopi est délivré à une structure après la réalisation d’un audit initial approfondi. Ce premier audit revêt une grande importance, car il vise à évaluer minutieusement l’adéquation des processus de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Pendant cet audit, un auditeur qualifié et impartial examine en détail chaque aspect de l’activité de l’organisme afin de déterminer s’il répond aux critères de qualité requis.
L’audit initial se déroule selon un processus rigoureux. L’auditeur analyse les documents et les preuves fournies par l’organisme, tels que les procédures, les politiques, les registres, les évaluations de la satisfaction des clients, les plans de formation, etc. Il réalise également des entretiens avec les responsables et le personnel de l’organisme pour comprendre comment les processus sont mis en œuvre dans la pratique.
L’objectif de cet audit est de vérifier si l’organisme respecte les critères énoncés dans le RNQ, qui couvrent des aspects tels que la conception et l’organisation des formations, l’adaptation aux besoins des apprenants, l’accompagnement pédagogique, l’évaluation des acquis, la gestion des formateurs, la veille réglementaire, la satisfaction des clients, etc.
Audit de surveillance
Pendant la durée du cycle de certification de 3 ans, il est essentiel de s’assurer que l’organisme certifié continue de respecter les exigences du référentiel Qualiopi. C’est pourquoi, à mi-parcours, nous planifions et organisons un audit de surveillance, qui se déroule entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification initiale.
L’audit de surveillance constitue une étape cruciale pour maintenir la conformité de l’organisme aux normes de qualité en vigueur. Son objectif principal est de vérifier que l’organisme continue de mettre en œuvre les processus et les pratiques conformes aux exigences du référentiel Qualiopi, même après l’obtention de la certification. Lors de cet audit, l’auditeur vérifiera également que l’organisme affiche sur son site internet et dans ses locaux le certificat Qualiopi valide. Une absence d’affichage conduira à une non-conformité majeure.
Cet audit de surveillance peut être réalisé de différentes manières, selon les circonstances et les contraintes spécifiques de chaque organisme. Il peut être effectué à distance, en utilisant des outils de communication en ligne tels que la visioconférence, ou il peut se dérouler sur place, avec la présence physique d’un auditeur qualifié. Dans tous les cas, l’auditeur examine attentivement les informations et les preuves fournies par l’organisme pour évaluer sa conformité aux exigences du référentiel.
Audit de renouvellement
Dans le cadre du renouvellement, notre équipe planifie avec vous un nouvel audit, connu sous le nom d‘audit de renouvellement.
L’audit de renouvellement revêt une importance particulière, car il permet de vérifier que votre organisme maintient sa conformité aux exigences du référentiel Qualiopi. Pour assurer la continuité de votre certificat et éviter toute surprise désagréable, nous vous proposons une date d’audit fixée suffisamment en amont de la date d’échéance du certificat initial. Ce délai avant l’échéance du certificat initial vous offre le temps nécessaire pour préparer votre organisme à l’audit de renouvellement. Il vous permet de rassembler les éléments de preuve nécessaires, de mettre à jour vos processus et pratiques si nécessaire, et de vous assurer que tout est en ordre pour démontrer votre conformité continue aux normes de qualité. En cas de non-conformité, vous avez également le temps de les lever avant l’échéance de votre certificat initial.
Quels sont les prérequis indispensables pour obtenir Qualiopi ?
Comment remplir ma demande de certification initiale ?
Se préparer à l’audit Qualiopi ?
Tout savoir sur l’audit initial Qualiopi
Tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi ?
Tout savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi
Non-conformité lors d’un audit Qualiopi
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
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des organismes certificateurs
du Ministère du Travail
