Les 10 étapes obligatoires pour obtenir Qualiopi 🏆

Les bases : Qui peut obtenir Qualiopi ?

Pour être éligible, ton organisme doit :

1. – Être une personne physique ou morale avec une raison sociale valide et un numéro SIRET.
2. – Posséder un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA), délivré par la DREETS de ta région. Ce numéro apparaîtra sur ton certificat. Si tu es un nouvel entrant, une demande récente (moins de trois mois) est suffisante temporairement.
3. – Proposer au moins une des prestations suivantes :
   • Formation continue,
   • Bilan de compétences,
   • Validation des acquis de l’expérience (VAE),
   • Formation par apprentissage.

Tu devras également répondre aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), en mettant en place un processus qualité rigoureux, dès ta première prestation.

Astuce Certifopac 🛠️

Si tu débutes, contacte rapidement ta DREETS régionale pour obtenir ton NDA. Ce numéro est obligatoire pour avancer. Le récépissé de ta demande suffira à contractualiser avec nous.

Ce que nous vérifions à la demande de devis

Lorsque tu fais une demande de devis sur notre site, nous vérifions que tout est en règle :

• Le type de demande : initiale, transfert, ou extension.
• Les catégories d’actions concernées (formation, bilan, VAE, apprentissage).
• La période idéale pour ton audit.
• La présence d’un NDA ou une demande récente.
• Tes informations administratives (raison sociale, SIRET, locaux, etc.).

Une fois validé, tu peux avancer sereinement dans le processus.

Préparer ces éléments, c’est assurer un bon départ ✅

Les prérequis garantissent un processus fluide et efficace. Fais ta demande de devis ici et lançons nous ensemble dans ta démarche Qualiopi en suivant les étapes !

Découvre Appolo avec 21 jours d’essai gratuit 🚀

Dès ton accès activé, profite d’une période d’essai de 21 jours pour explorer toutes les fonctionnalités avancées d’Appolo. Voici ce que tu pourras tester :

• La grille d’audit personnalisable, avec ses questions préliminaires pour t’aider à vérifier l’applicabilité des indicateurs à ton organisme.
• Un accès complet à toutes les options, pour centraliser tes documents et préparer efficacement ta certification.

💡 Astuce : Utiliser Appolo dès le départ te permet de mieux comprendre les attentes de l’audit et d’optimiser tes démarches.

Passe à l’étape suivante : Signature et règlement

Une fois convaincu par l’efficacité d’Appolo, il est temps de valider ton engagement. Depuis ton espace :

• Examine chaque détail de ta proposition commerciale de manière claire et transparente.
• Signe ton contrat en ligne : pas besoin d’imprimer ou d’envoyer des documents, tout se fait rapidement, en quelques clics 🌿.

Enfin, finalise ton règlement via une interface fluide et sécurisée :

• Paiement en ligne 100% sécurisé avec cryptage de tes transactions.
• Options flexibles : choisis la méthode de paiement qui s’adapte le mieux à tes besoins. Les tarifs sont disponibles en ligne, en toute transparence.

Complète le formulaire de préparation avant audit

Depuis ton espace Appolo, accède à un formulaire conçu pour collecter les informations nécessaires à ton audit. Voici ce que tu devras fournir, conformément à la réglementation :

• Une preuve d’existence juridique récente (moins de 3 mois).
• Un organigramme nominatif et fonctionnel à jour.
• Ton dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ou tes premières données comptables (pour les nouveaux organismes).
• Une description détaillée de tes activités (formation à distance, alternance, en situation de travail, certifiante, etc.).
• Les catégories que tu souhaites certifier.

Et ensuite ? Tu avances sans attendre ✅

Dès que ton paiement est validé, tu débloques l’accès à la prochaine étape : la finalisation de ton dossier. En suivant les étapes Qualiopi, tout est pensé pour te permettre d’avancer sans délai vers ta certification.

👉 Accède à Appolo pour découvrir, signer et régler dès maintenant.

Nous vérifions la complétude et l’exactitude des informations renseignées dans ton formulaire de préparation avant audit

• Une preuve d’existence juridique récente (moins de 3 mois).

• Un organigramme nominatif et fonctionnel à jour.
• Ton dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ou tes premières données comptables (pour les nouveaux organismes).
• Une description détaillée de tes activités (formation à distance, alternance, en situation de travail, certifiante, etc.).
• Les catégories que tu souhaites certifier.
• La cohérence entre la demande initiale et la

Une vérification rigoureuse pour un dossier solide

Une fois ton formulaire complété et les documents soumis, notre service administratif prend le relais pour vérifier que tout est conforme :

• Ton dossier est complet et bien structuré.
• Toutes les pièces respectent les exigences réglementaires.
• La durée d’audit proposée correspond aux attentes légales.

Prochaine étape : l’organisation de ton audit

Dès validation de ton dossier, nous planifions ton audit. Tu seras contacté pour convenir des derniers détails et finaliser les préparatifs. Plus ton dossier est soigné, plus cette étape se déroule rapidement.

💡 Astuce Certifopac : En préparant minutieusement ton dossier, tu facilites le processus et réduis les délais avant la certification.

👉 Rends-toi sur Appolo pour compléter ton formulaire dès maintenant.

Organisation de l’audit : Simplicité et efficacité

Chez Certifopac, tout est mis en œuvre pour simplifier cette étape :

• Un auditeur ou une auditrice proche de chez toi est affecté, limitant ainsi les frais et l’impact environnemental.
• Nous te contactons pour définir une date commune qui correspond à tes disponibilités et ton planning.
• Tu reçois des notifications via Appolo pour suivre chaque étape de l’organisation.

Étape 1 : Questions préliminaires

Avant l’audit, l’auditeur prendra contact avec toi pour mieux connaître ton organisme et adapter l’évaluation à ta structure. Ces échanges permettent :

• De clarifier la nature de tes prestations (formations certifiantes, à distance, en présentiel, etc.).
• De valider les aspects logistiques : disponibilité des locaux, horaires d’arrivée et de départ, pauses déjeuner.
• D’identifier les interlocuteurs clés et leurs rôles.

Ces informations servent à construire un plan d’audit précis et adapté.

Étape 2 : Préparation logistique et vérification des accès

L’auditeur vérifiera également :

• Les informations disponibles sur Appolo, comme ton formulaire avant audit, pour éviter de te faire répéter.
• Que tu disposes bien des accès nécessaires sur l’application pour compléter ou consulter les documents requis.
• Les aspects pratiques : trajets, temps de parcours, éventuels hébergements et repas.

Ces préparatifs permettent d’éliminer les imprévus et d’assurer un audit fluide.

Étape 3 : Élaboration du plan d’audit

Sur la base des informations collectées, l’auditeur finalise le plan d’audit en ajustant si nécessaire :

• Les interlocuteurs à rencontrer et leurs fonctions.
• Les horaires et la répartition des séquences d’échanges.

💡 Astuce Certifopac : Une organisation bien pensée garantit un audit sans accroc. Prépare-toi à chaque étape pour éviter tout stress.

Planifie ton audit avec confiance ✅

Un audit bien préparé, c’est la clé pour obtenir Qualiopi. Grâce à Certifopac et Appolo, chaque étape est encadrée pour garantir un processus simple et efficace.

1. Familiarise-toi avec le Référentiel Qualiopi

Le Référentiel National Qualité (RNQ) est le cœur de la certification Qualiopi. Avant de te lancer, prends le temps de bien comprendre ses critères et indicateurs. Ils couvrent :

• L’information des bénéficiaires sur leurs droits et les prestations proposées.
• L’adaptation de tes prestations aux besoins des apprenants.
• L’évaluation des compétences acquises lors des formations.

💡 Astuce : Une bonne maîtrise des attentes du RNQ garantit une mise en conformité efficace et évite les mauvaises surprises.

2. Utilise Appolo à son plein potentiel 🚀

Appolo est ton allié pour préparer ton audit. Cette plateforme te permet de :

• Consulter les indicateurs spécifiques qui s’appliquent à ton organisme.
• Centraliser tous les documents requis, pour éviter les oublis et les erreurs.

Cette organisation facilite non seulement ta préparation, mais aussi le travail de l’auditeur.

💡 Note importante : Appolo n’est pas un outil d’accompagnement ou de conseil, mais il te donne accès à des informations claires et pertinentes pour respecter les exigences réglementaires.

3. Envisage un pré-audit pour te tester 🔍

Un pré-audit (ou audit blanc) est une excellente idée pour te préparer au mieux. Cette simulation permet :

• D’identifier les failles potentielles dans tes pratiques.
• De corriger ces écarts avant le jour J.

Si ton budget le permet, lance-toi dans cet exercice : il te donnera une longueur d’avance et te mettra en confiance pour l’audit officiel.

Bien préparer, c’est assurer ton succès 🚀

Prendre le temps de te préparer, c’est t’offrir les meilleures chances d’obtenir la certification Qualiopi. Une organisation rigoureuse et une bonne compréhension des attentes feront toute la différence.

👉 Commence ta préparation dès aujourd’hui.

L’objectif de l’audit initial

Cet audit a pour but de confirmer que :

• Tes procédures internes respectent les critères de qualité.
• Tu es capable de proposer des prestations conformes aux standards du RNQ.
• Tes démarches valorisent les apprenants et répondent à leurs besoins.

Comment se déroule l’audit ?

1️⃣ Analyse documentaire
L’auditeur examine en détail les documents et preuves que tu lui fournis

2️⃣ Entretiens avec ton équipe
L’auditeur interroge les responsables et le personnel pour vérifier comment les processus sont mis en œuvre au quotidien. Ces échanges permettent de s’assurer que la théorie est bien appliquée.

3️⃣ Validation des critères RNQ
L’auditeur s’assure que tu respectes les aspects essentiels du référentiel, notamment :

• La conception et l’organisation des formations.
• L’adaptation de tes prestations aux besoins des apprenants.
• L’accompagnement pédagogique et l’évaluation des acquis.
• La gestion des formateurs et la veille réglementaire.
• La satisfaction des clients et l’amélioration continue de la qualité.

💡 Astuce Certifopac : Une posture soignée, avec des documents bien organisés, accessibles rapidement, une équipe formée et des processus solides, facilite l’audit et réduit les risques de non-conformité.

Deux types de non-conformités à connaître

• Non-conformité mineure :
  • Un écart partiel qui n’impacte pas directement la qualité globale de la prestation.
  • Tu disposes de 6 mois pour corriger ces écarts.
  • Attention : au-delà de 4 non-conformités mineures non corrigées, celles-ci deviennent une non-conformité majeure.
• Non-conformité majeure :
  • Un écart significatif qui remet en question la qualité de la prestation.
  • Tu as 3 mois pour proposer et mettre en œuvre des actions correctives.
  • La certification ne pourra être délivrée tant que toutes les non-conformités majeures n’ont pas été levées.

Le rôle d’Appolo dans le traitement des non-conformités

Appolo est ton outil central pour gérer ces écarts. Grâce à la plateforme, tu peux :

• Consulter les écarts signalés par l’auditeur.
• Soumettre un plan d’actions correctives, détaillant les solutions mises en œuvre.
• Envoyer les preuves nécessaires pour démontrer que les corrections ont été apportées.

Tout est conçu pour simplifier le suivi et la résolution des non-conformités.

Pourquoi agir rapidement ?

Respecter les délais de traitement des non-conformités est une étape essentiel pour éviter tout blocage dans ton processus de certification Qualiopi. Plus tu réagis vite, plus tu mets de chances de ton côté pour maintenir ou obtenir ta certification Qualiopi.

👉 Découvre en détail comment traiter les non-conformités avec Certifopac.

Avec une gestion administrative efficace et un suivi rigoureux via Appolo, traiter les non-conformités devient (presque) un jeu d’enfant ! 😊

Les étapes avant l’émission du certificat

1️⃣ Vérifications administratives et traçabilité :

• Nous validons que le plan d’audit consolidé respecte la durée prévue et intègre tous les indicateurs requis.
• Les procès-verbaux de l’auditeur et des audités sont archivés dans l’onglet « Information » sur Appolo pour une traçabilité optimale.
• Ton rapport d’audit est mis à disposition pour consultation, téléchargement ou impression.

2️⃣ Revue approfondie par un reviewer habilité :
Un expert certifié analyse les éléments collectés en s’appuyant sur les normes ISO 17065, notamment :

• La validation et complétude des documents clés : ordre de mission, plan d’audit, grille d’audit, et libellés des non-conformités (NC).
• La pertinence des plans d’action et la résolution des NC mineures et majeures, avec validation des preuves fournies.
• La vérification des données administratives, y compris la validité de ton NDA (numéro de déclaration d’activité).
• L’examen final du rapport d’audit pour garantir sa conformité, exactitude et signature.

Décision et émission du certificat

Une fois cette revue terminée, une décision formelle est prise pour valider ta certification. Si tout est conforme, ton certificat est finalisé et émis. Avant sa délivrance, un dernier contrôle garantit que toutes les données clés (SIRET, NDA, catégories certifiées, dates) sont correctes.

Un symbole de ton engagement qualité 🌟

Ton certificat Qualiopi représente bien plus qu’un simple document. Il incarne ton engagement envers la qualité et renforce la confiance de tes clients et partenaires. Grâce à Certifopac et Appolo, tu bénéficies d’un accompagnement rigoureux pour atteindre cette étape Qualiopi sereinement.

👉 Prêt à afficher ton certificat ? Découvre la suite sur Appolo dès maintenant.

👉 Contactez-nous pour toute question ou suivi post-certification

L’objectif de l’audit de surveillance : maintenir ton certificat

Cet audit vise à confirmer que tu appliques correctement les principes du RNQ, même après la certification initiale. C’est l’occasion de prouver que ta démarche qualité n’est pas figée, mais bien vivante et continue.

Quand a-t-il lieu ? Entre 14 et 22 mois après la certification initiale

L’audit de surveillance est réalisé environ un an et demi après l’obtention ou le renouvellement de ta certification. Certifopac te contacte automatiquement à la date anniversaire pour planifier cet audit et respecter les délais réglementaires. Il est important de ne pas laisser passer cette échéance pour garantir la validité de ton certificat.

Comment se déroule-t-il ? Souvent à distance

Dans la majorité des cas, l’audit de surveillance s’effectue à distance, ce qui simplifie les démarches et réduit les contraintes logistiques. Cependant, certaines situations particulières peuvent nécessiter une intervention sur site.

Reste toujours prêt ✅

Qualiopi ne s’arrête pas à la certification initiale, c’est un engagement continu envers la qualité. En faisant vivre ta démarche, tu assures la conformité de tes pratiques et le maintien de ton certificat sans accroc.

👉 Découvre tous les détails sur l’audit de surveillance ici.

Anticipe : Un an avant la fin de validité

Certifopac te contacte via Appolo un an avant l’expiration de ton certificat pour lancer les préparatifs. Tu devras compléter un formulaire de préparation qui collectera les informations nécessaires, notamment :

• Une preuve d’existence juridique récente,
• Un organigramme à jour,
• Ton dernier bilan pédagogique et financier,
• Une description actualisée de tes activités et des catégories à certifier.

Prépare ton audit de renouvellement

Une fois ce formulaire complété et transmis :
1️⃣ Nous calculons la durée de ton audit conformément aux exigences réglementaires.
2️⃣ Une proposition de contrat te sera envoyée pour validation.
3️⃣ Dès signature, un auditeur te sera attribué et te contactera pour fixer une date.

Attention : cette étape peut prendre plusieurs mois. Ne tarde pas à fournir tous les éléments demandés pour éviter les retards.

Respecte les délais et sois prêt !

L’audit de renouvellement ne peut être planifié tant que ton dossier n’a pas été entièrement validé. Il est impératif que la décision de renouvellement intervienne avant l’expiration de ton certificat actuel, ce qui signifie :

• Toutes les non-conformités majeures doivent être corrigées avant la date de l’audit.

Une fois l’audit réalisé, ton nouveau certificat sera disponible dès que l’ancien arrivera à expiration, te permettant de continuer tes activités sans interruption.

Renouvelle, et repars pour un nouveau cycle de trois ans 🚀

Renouveler ton certificat Qualiopi, c’est assurer la continuité de ton engagement qualité. Avec Certifopac et Appolo, chaque étape est planifiée et maîtrisée pour te garantir une transition fluide et sans stress jusqu’à l’obtention de ton certificat Qualiopi.