Les grandes étapes du processus de certification Qualiopi
Publié le 11 janvier 2022
Mis à jour le 11 mai 2023
⏱ Temps de lecture : 7mn
Le cycle de certification est d’une durée de 3 ans. Le processus de certification se renouvelle automatiquement tous les 3 ans, sauf si vous ne nous avez pas préalablement notifié de la résiliation de votre contrat de certification dans les conditions prévues dans nos CGV. Le cycle de certification comprend l’audit initial et l’audit de surveillance réalisé entre le 14ème et 22 ème suite à la décision de certification.
Les modalités de certification respectent l’ensemble des exigences de la norme NF EN ISO/IEC 17065 et de la règlementation en vigueur dans le respect du référentiel national qualité des prestataires d’actions de formation professionnelle.
Notre équipe vous explique dans le détail quelles sont toutes ses étapes.
Vérifier si je respecte les prérequis
Tout d’abord, avant de vous lancer dans la démarche de certification, nous vous invitons à vérifier si vous respectez bien les prérequis. En effet, Qualiopi s’adresse uniquement aux organismes prestataires d’action concourant au développement des compétences (OPAC) qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle selon l’article L. 6316-1 du code du travail, à savoir :
- Les prestataires dispensant des Actions de Formation (AFC)
- Les Prestataires de Bilans de Compétences (CBC) ;
- Les Prestataires d’accompagnement à la VAE (VAE) ;
- Les Centres de Formation par Apprentissage (CFA).
Effectuer sa demande de certification
Chez Certifopac, deux types de demande de certification sont possibles. La demande initiale, qui consiste à réaliser un devis de certification Qualiopi. Enfin, le deuxième type de demande est le transfert de certification, possible à tout moment du cycle si vous êtes déjà certifié.
Une fois engagé dans la démarche de certification avec Certifopac, notre équipe réalise la revue administrative de votre dossier. Il s’agit de vérifier que toutes les conditions sont réunis pour vous proposer une date d’audit. Cette étape est très courte, sauf si il manque des éléments administratifs et que les informations initialement transmises sont incorrectes. A l’issue de celle-ci, vous recevez une notification favorable ou défavorable de votre dossier.
Se faire accompagner par la certification
En tant que certificateur, Certifopac ne propose pas d’actions de conseil, d’accompagnement ou de conseil. L’objectif est de préserver notre impartialité et limiter les risques en matière de conflits d’intérêt.
C’est pourquoi nous proposons une liste indépendante d’accompagnateurs qualiopi triés sur le volet. Les actions proposées peuvent être :
- Diagnostic de votre fonctionnement actuel
- Aide à la mise en conformité sur les indicateurs du référentiel
- Présence lors de l’audit
- Assistance au traitement des non-conformités après les audits
Découvrir la liste des consultants pour se faire accompagner ici.
Se préparer à l’audit Qualiopi
Un audit est une prestation d’évaluation qui permet de déterminer dans quelle mesure des critères d’audit sont satisfaits. Pour Qualiopi, l’auditeur s’assure que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. Comment ? Il consulte et évalue des preuves d’audit, souvent documentaires, de manière objective, bienveillante et transparente.
Le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué. En effet, la certification est un enjeu majeur pour les prestataires de formation. Elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.
A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs.
Avant l’audit, vous aurez des semaines (voir des mois) pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Vous pourrez vous aider de nos pages d’informations sur les indicateurs du référentiel national qualité. Tout savoir pour se préparer à l’audit ici.
Réaliser un audit blanc, utile ou pas ?
De nombreux organismes choisissent de réaliser un audit blanc avec Certifopac. Cette prestation est optionnelle mais elle peut être très utile dans le cadre de votre préparation.
Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :
- Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
- Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
- Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
- Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.
A l’issue de l’audit, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.
Audit initial Qualiopi
Le certificat Qualiopi est délivré à une structure après la réalisation d’un audit initial. Ce premier audit a pour but de vérifier l’adéquation des process de l’organisme avec le RNQ.
Nous vous présentons en détail l’audit initial Qualiopi.
Audit de surveillance
Dans la durée de cycle de 3 ans, nous devons vérifier à mi-parcours si l’organisme respecte toujours les exigences du référentiel. A ce titre, nous organisons un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Cet audit permet ainsi de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur s’applique toujours. Il peut s’effectuer à distance ou en visioconférence.
Audit de renouvellement
A la fin du cycle de certification, le certificat arrive à échéance. Si vous souhaitez le renouveler, nous vous transmettons un nouveau contrat de certification. Notre équipe planifie un nouvel audit, appelé cette fois audit de renouvellement. Afin de préserver la continuité de votre certificat et éviter les mauvaises surprises, nous vous proposons une date d’audit 1 mois et demi avant la date d’échéance du certificat initial.
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