© Certifopac 2024, tous droits réservés.
Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Déjà certifié.e ? Rejoignez la famille Certifopac en transférant votre certificat.
S’inscrire à notre prochain webinaire de démo d’Appolo, notre application d’audit qui révolutionne l’audit Qualiopi !
Les grandes étapes pour obtenir la certification Qualiopi
Obtenir la certification Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder à des financements publics. Dans cette page, vous découvrirez les étapes essentielles pour réussir votre démarche de certification Qualiopi, depuis la préparation administrative jusqu’à l’audit final.
Etape 1 : Faire un devis
Pour débuter votre certification Qualiopi, remplissez notre formulaire en ligne en quelques minutes. Munissez-vous des informations de base concernant votre structure (SIREN, adresse du siège social, etc.). Une fois le formulaire soumis, vous serez redirigé vers nos pages tarifaires et recevrez une proposition détaillée par email.
- Informations requises : Indiquez le type de certification souhaitée (Initiale, Transfert, Renouvellement) et la date d’audit idéale. Décrivez brièvement vos activités principales.
- Confidentialité assurée : Nous garantissons la protection de vos données personnelles conformément au RGPD. Celles-ci sont stockées temporairement et supprimées automatiquement après 6 mois.
- Vérification manuelle : Chaque demande est vérifiée par notre équipe pour garantir une réponse sous 24 heures.👉 Accédez au formulaire en ligne
Etape 2 : Remplir son dossier administratif et planifier son audit sur Appolo
Une fois votre devis accepté, accédez à Appolo, l’application d’audit de Certifopac, pour gérer facilement votre dossier administratif et planifier votre audit Qualiopi. Conçue pour simplifier chaque étape du processus, Appolo vous offre une interface intuitive et sécurisée.
- Planification simplifiée : Accédez à vos audits passés, en cours et à venir. Planifiez la date de votre audit directement via l’application.
- Préparation efficace : Consultez le planning d’audit et répondez à des questions préliminaires pour vous assurer que vous êtes bien préparé.
- Gestion administrative : Mettez à jour vos informations et accédez à un espace documentaire regroupant toutes les ressources nécessaires.
- Suivi de la certification : Suivez en temps réel l’avancement de votre audit, consultez votre certificat et téléchargez-le une fois émis.
Appolo est disponible sur tous les supports (PC, tablette, smartphone) pour vous offrir la meilleure expérience utilisateur.
Qu’est ce que collecte Certifopac pour mettre en place l’audit initlal ?
Afin de planifier votre audit initial, Certifopac collecte les éléments suivants :
- Votre numéro SIREN;
- Votre statut juridique;
- Une description détaillée de vos activités (AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.);
- Un livre des recettes (ou document semblable) pour les nouveaux entrants n’ayant pas encore complété un BPF;
- Un organigramme fonctionnel (obligatoire pour tous, même si vous êtes tout seul à gérer votre organisme).
Important :
- le candidat devra fournir, obligatoirement à partir du 1er septembre 2023, une attestation sur l’honneur datée et signée indiquant qu’il n’est pas engagé dans une démarche similaire (même catégorie d’action) avec un autre certificateur et qu’il n’a pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois. Pas de panique, nous vous transmettrons un modèle !
- Toutes fausses déclarations pourra entraîner la caducité du contrat de certification et le refus de certification.
- L’ensemble de ces éléments sont portés à la connaissance de l’auditeur préalablement à l’audit. C’est déjà le cas chez Certifopac, notre auditeur peut visualiser sur Appolo l’ensemble des éléments.
Etape 3 : Préparer son audit
Une bonne préparation avant l’audit Qualiopi est essentielle pour garantir la conformité de vos pratiques et maximiser vos chances d’obtenir la certification. En vous préparant, vous évitez les non-conformités, optimisez le déroulement de l’audit et valorisez votre organisme auprès des auditeurs et clients.
- Comprendre le référentiel Qualiopi : Familiarisez-vous avec les critères et indicateurs du référentiel. Ils couvrent tous les aspects de la qualité des prestations, de l’accueil des participants à l’évaluation des compétences.
- Utiliser Appolo : Accédez à Appolo pour consulter les indicateurs spécifiques à votre organisme et préparer les documents requis pour l’audit.
- Pré-audit : Simulez l’audit officiel avec un pré-audit. Cela vous permet d’identifier les faiblesses et de les corriger avant l’audit final.
- Derniers préparatifs avec l’auditeur : Une fois votre contrat signé, un auditeur vous sera assigné pour fixer la date de l’audit et finaliser les derniers détails.
Soyez bien préparé, et vous maximiserez vos chances de succès lors de l’audit.
Etape 4 : Réaliser l’audit
Le certificat Qualiopi est délivré à une structure après la réalisation d’un audit initial approfondi. Ce premier audit revêt une grande importance, car il vise à évaluer minutieusement l’adéquation des processus de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Pendant cet audit, un auditeur qualifié et impartial examine en détail chaque aspect de l’activité de l’organisme afin de déterminer s’il répond aux critères de qualité requis.
L’audit initial se déroule selon un processus rigoureux. L’auditeur analyse les documents et les preuves fournies par l’organisme, tels que les procédures, les politiques, les registres, les évaluations de la satisfaction des clients, les plans de formation, etc. Il réalise également des entretiens avec les responsables et le personnel de l’organisme pour comprendre comment les processus sont mis en œuvre dans la pratique.
L’objectif de cet audit est de vérifier si l’organisme respecte les critères énoncés dans le RNQ, qui couvrent des aspects tels que la conception et l’organisation des formations, l’adaptation aux besoins des apprenants, l’accompagnement pédagogique, l’évaluation des acquis, la gestion des formateurs, la veille réglementaire, la satisfaction des clients, etc.
Etape 5 : Traitement les éventuelles non-conformités
Lors d’un audit Qualiopi, une non-conformité est un écart par rapport aux exigences du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure et doit être traitée dans les délais impartis pour obtenir ou conserver la certification.
- Non-conformité mineure : Un écart partiel qui ne remet pas en cause la qualité de la prestation. Vous avez 6 mois pour corriger ces écarts. Jusqu’à 4 non-conformités mineures peuvent être acceptées avant que cela devienne une non-conformité majeure.
- Non-conformité majeure : Un écart significatif qui affecte la qualité de la prestation. Vous avez 3 mois pour mettre en œuvre des actions correctives. La certification ne sera délivrée que lorsque toutes les non-conformités majeures auront été levées.
Le traitement des non-conformités se fait via Appolo, où vous pouvez consulter les écarts, soumettre un plan d’actions correctives, et envoyer les preuves nécessaires pour leur résolution.
👉 Nous vous présentons en détail le traitement de non-conformités
Quels sont les prérequis indispensables pour obtenir Qualiopi ?
Comment remplir ma demande de certification initiale ?
Se préparer à l’audit Qualiopi : entrainement, pré-audit, accompagnement
Tout savoir sur l’audit initial Qualiopi
Tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi ?
Tout savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi
Non-conformité lors d’un audit Qualiopi
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
© Certifopac 2024, tous droits réservés.
