Les grandes étapes du processus de certification Qualiopi

Effectuer sa demande de certification

Chez Certifopac, deux types de demande de certification sont possibles. La demande initiale, qui consiste à réaliser un devis de certification Qualiopi. Enfin, le deuxième type de demande est le transfert de certification, possible à tout moment du cycle si vous êtes déjà certifié.

Une fois engagé dans la démarche de certification avec Certifopac, notre équipe réalise la revue administrative de votre dossier. Il s’agit de vérifier que toutes les conditions sont réunis pour vous proposer une date d’audit. Attention, si vous êtes un organisme nouvel entrant, votre audit ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.

Cette étape de revue administrative est très courte, sauf si il manque des éléments administratifs et que les informations initialement transmises sont incorrectes. A l’issue de celle-ci, vous recevez une notification favorable ou défavorable de votre dossier.

Important :

• le candidat devra fournir, obligatoirement à partir du 1^er septembre 2023, une attestation sur l’honneur datée et signée indiquant qu’il n’est pas engagé dans une démarche similaire (même catégorie d’action) avec un autre certificateur et qu’il n’a pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois. Pas de panique, nous vous transmettrons un modèle !
• Toutes fausses déclarations pourra entraîner la caducité du contrat de certification et le refus de certification.
• L’ensemble de ces éléments sont portés à la connaissance de l’auditeur préalablement à l’audit. C’est déjà le cas chez Certifopac, notre auditeur peut visualiser sur Appolo l’ensemble des éléments.

Réaliser un audit blanc, utile ou pas ?

De nombreux organismes choisissent de réaliser un audit blanc avec Certifopac. Cette prestation est optionnelle mais elle peut être très utile dans le cadre de votre préparation.

Ainsi, arrive l’heure de l’audit ! C’est parti, il va falloir démontrer à l’auditeur que votre processus en place respecte les attentes du référentiel. L’audit se déroule de la façon suivante :

1. Accueil et réunion d’ouverture : l’auditeur présente le déroulement de la journée d’audit, le fonctionnement, les attendus, la posture à avoir. Tout cela dans un esprit bienveillant, transparent et objectif.
2. Evaluation : l’auditeur pose des questions ouvertes pour chaque indicateur. Vous avez le temps de répondre en lui montrant les éléments de preuve. Ce sont souvent des documents que l’on peut montrer soit depuis un écran, un vidéoprojecteur, ou bien papier si vous l’avez imprimé en amont de l’audit.
3. Constat : Au fil de l’eau, l’auditeur émet son constat d’audit : indicateur conforme ou non-conforme. Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il n’est pas là pour vous piéger. L’écart est expliqué de façon claire, précise toujours en relation avec ce qui est énoncé dans le guide de lecture.
4. Synthèse et clôture : A la fin de la journée, l’auditeur vous présente la liste des indicateurs conformes et non-conformes. Il vous rappelle les différentes échéances.

A l’issue de l’audit, vous recevez votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.

Audit initial Qualiopi

Le certificat Qualiopi est délivré à une structure après la réalisation d’un audit initial approfondi. Ce premier audit revêt une grande importance, car il vise à évaluer minutieusement l’adéquation des processus de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Pendant cet audit, un auditeur qualifié et impartial examine en détail chaque aspect de l’activité de l’organisme afin de déterminer s’il répond aux critères de qualité requis.

L’audit initial se déroule selon un processus rigoureux. L’auditeur analyse les documents et les preuves fournies par l’organisme, tels que les procédures, les politiques, les registres, les évaluations de la satisfaction des clients, les plans de formation, etc. Il réalise également des entretiens avec les responsables et le personnel de l’organisme pour comprendre comment les processus sont mis en œuvre dans la pratique.

L’objectif de cet audit est de vérifier si l’organisme respecte les critères énoncés dans le RNQ, qui couvrent des aspects tels que la conception et l’organisation des formations, l’adaptation aux besoins des apprenants, l’accompagnement pédagogique, l’évaluation des acquis, la gestion des formateurs, la veille réglementaire, la satisfaction des clients, etc.

Nous vous présentons en détail l’audit initial Qualiopi.