💡 La durée de l’audit de surveillance est règlementée par l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière de surveillance. Deux critères régissent la durée de votre audit :

• La tranche de chiffre d’affaires : Afin de savoir dans quel tranche est situé votre organisme, Certifopac vous demandera de fournir votre dernier BPF.
• La catégorie d’actions à certifier : Les catégories présentent sur votre certificat seront auditées.

Une demi-journée supplémentaire peut s’appliquer aux organismes considérés comme nouveaux entrants pour la catégorie auditée.

🚨 Important : Les « nouveaux entrants » lors de l’audit initial seront examinés sur tous les indicateurs applicables. Par conséquent, l’audit de surveillance pour un nouvel entrant sera prolongé d’une demi-journée.

La norme NF EN ISO/IEC 17065 prévoit à l’article 4.1.2.2 que le contrat de certification engage le client à prendre toutes les dispositions nécessaires pour la conduite de son audit de surveillance. Dès lors, si l’organisme n’a pas pris les dispositions pour que l’audit puisse avoir lieu durant la période réglementaire, le certificat doit être suspendu. En l’absence de mise en conformité, le non-respect des engagements contractuels pourra aboutir à une rupture de contrat, entrainant le retrait du certificat. »

Réponse du ministère dans FAQ V2

Tout comme lors de l’audit initial, l’échantillon des dossiers examinés par l’auditeur doit refléter l’activité de l’OPAC et ne doit être réaliser que pendant la réunion d’ouverture, sur la base d’une liste que vous pouvez afficher sur place ou en partage d’écran.

La période de référence sur laquelle se base l’auditeur pour choisir les dossiers échantillonnés commence à partir de la date de décision de certification initiale.

L’échantillonnage porte sur des prestations réalisées depuis l’audit initial. Si aucune session de formation n’a eu lieu, l’auditeur ne peut pas constater la mise en œuvre de celle-ci. Cependant son regard pourra se porter sur la formalisation des process liés à cette nouvelle formation.

« Un organisme qui n’a mis en œuvre aucune nouvelle action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial pourra conserver sa certification sous réserve de maintenir les processus présentés à l’audit initial. A l’audit de renouvellement cependant, l’organisme devra présenter au moins une nouvelle action pour que sa certification puisse être renouvelée.  »

Réponse du ministère dans FAQ V2

Les écarts constatés varient en fonction de la catégorie d’actions audités. On peut dire que les indicateurs 1 et 30 arrivent en tête, suivis de prêt par le non respect de l’usage du logo Qualiopi.

Comme à l’audit initial.

Important : si un indicateur était « Non-conforme mineur » à l’audit initial, et que l’auditeur estime que c’est toujours le cas lors de la surveillance, alors la non-conformité devient une « majeure » et se traite comme telle.

Lors de l’audit de surveillance, l’organisme certificateur procède au moins à la revue des
indicateurs suivants :

– les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial ;

– Ceux ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures, applicables à l’organisme audité (indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32) ;

– les points 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 ;

– pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.

Source : FAQV2 du ministère

• Il appartient à l’organisme certificateur d’établir son analyse de risque en amont de l’audit de
  surveillance, à partir de différents critères, comme :
  Augmentation du volume d’activité ;
  Nombre important de non-conformités ;
• Non-conformités majeures méritant ou nécessitant une visite sur site ;
  Défaillance constatée dans la maîtrise de la sous-traitance ;
  Défaillance constatée dans le rôle de la fonction centrale.

Cette analyse de risque pourra justifier la réalisation de l’audit de surveillance sur site.

La période de référence mentionnée à l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit correspond à la période entre l’audit initial et l‘audit de surveillance.

Source : FAQV2 du ministère