Vous détenez la certification Qualiopi depuis maintenant quelques mois et vient déjà l’heure de planifier votre audit de surveillance ! Le temps passe, les projets défilent et les formations s’enchainent mais Certifopac ne vous oublie pas.
L’audit initial est déjà un lointain souvenir. Nous vous détaillons donc ici les points de vigilance sur l’audit de surveillance.
Au moment de la planification de l’audit de surveillance, Certifopac collecte :
L’auditeur devra obligatoirement auditer les points suivants :
Important : Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’auditeur balayera l’ensemble des indicateurs applicables. Pour cette raison, l’audit de surveillance d’un nouvel entrant sera majoré d’une demi-journée.
Enfin, le bon affichage du certificat valide dans les locaux et sur le site web de l’organisme sera également audité.
Comme pour l’audit initial
L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. Cet audit permet de vérifier , en cours de cycle, le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.
NB : Si vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. A ce titre, vous pouvez réaliser l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention de celui-ci.
L’échantillonnage porte sur des prestations réalisées depuis l’audit initial. Si aucune session de formation n’a eu lieu, l’auditeur ne peut pas constater la mise en œuvre de celle-ci. Cependant son regard pourra se porter sur la formalisation des process liés à cette nouvelle formation.
Oui, elles sont susceptibles d’être auditées. Ce point est traité dans la question 5.12 de la Foire Aux Questions du Ministère, disponible ici. Voici un extrait de la réponse :
L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions de formation en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité sur une catégorie d’action, l’audit porte sur l’ensemble des actions de formation de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.
Naturellement non. L’auditeur vérifiera que vous ne communiquez plus sur cette action.
Le guide de lecture en vigueur est celui de mars 2021, en sa version 7. Aucune date officielle n’a été communiquée pour une nouvelle version. La version 8 intègrera certainement des nouveautés, peut-être en matière de formation à distance, d’éthique dans la communication, ou bien de respect du RGPD ? A suivre.
Des changements peuvent survenir depuis la réalisation de votre première audit. La revue de votre dossier avant l’audit de surveillance, vous permet de nous déclarer tout élément utile, d’ordre juridique, organisationnelle, fonctionnelle, qui permettra d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. A ce titre, nous vous demanderons de renseigner un formulaire de mise à jour de vos informations.
L’audit de surveillance se réalise généralement à distance. Toutefois, il faut savoir que si vous avez réalisé votre audit initial à distance, la surveillance devra obligatoirement être effectuée sur site.
Si vous souhaitez réaliser l’audit de surveillance à distance, il faut savoir que nous pouvons vous le refuser dans les cas suivants :
💡 La durée d’un audit Qualiopi est règlementée.
Deux critères régissent la durée de votre audit. Le premier est la tranche de chiffre d’affaires. Afin de savoir dans quel tranche est situé votre organisme, Certifopac vous demandera de fournir votre dernier BPF. Le deuxième est la catégorie d’actions à certifier. Les catégorie présentent sur votre certificat seront auditées.
Avant de réaliser l’audit de surveillance, il sera nécessaire de :
Nous avons échangé avec des certifiés Qualiopi autour de la préparation de l’audit de surveillance.
Retrouvez cet échange ainsi que le support de communication.
« Un organisme qui n’a mis en oeuvre aucune nouvelle action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial pourra conserver sa certification sous réserve de maintenir les processus
présentés à l’audit initial. A l’audit de renouvellement cependant, l’organisme devra présenter au moins une nouvelle action pour que sa certification puisse être renouvelée. » Réponse du ministère dans FAQ V2
« Conformément à l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, l’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification.
La norme NF EN ISO/IEC 17065 prévoit à l’article 4.1.2.2 que le contrat de certification engage le client à prendre toutes les dispositions nécessaires pour la conduite de l’audit de surveillance. Dès lors, si l’organisme n’a pas pris les dispositions pour que l’audit puisse avoir lieu durant la période réglementaire, le certificat doit être suspendu. En l’absence de mise en conformité, le non-respect des engagements contractuels pourra aboutir à une rupture de contrat, entrainant le retrait du certificat. » Réponse du ministère dans FAQ V2
Pour les organismes dits « nouveaux entrants » à l’audit initial, l’audit de surveillance s’attachera, en plus des vérifications d’usages, à auditer les indicateurs applicables non audités lors de l’audit initial. En tant que « nouvel entrant », vous serez audité sur tous les indicateurs vous concernant lors de votre audit de surveillance.
L’auditeur va vérifier que votre système de collecte est mis en place ainsi que le dispositif de relance. D’ailleurs, les modalités de relance peuvent être différentes selon la partie-prenante. Nous vous invitons à consulter les exigences du guide de lecture sur ce point. Sur ce point de la collecte des appréciations, retenez simplement que vous avez une obligation de moyen mais pas une obligation de résultat. Si vous ne recevez pas les réponses à vos questionnaires, cela n’engendrera pas de non-conformités.
L’audit Qualiopi est un échange entre un audité et un auditeur durant lequel des éléments de preuves sont attendus pour appuyer les propos de l’audité.
De manière générale, toute preuve permettant de démontrer la réalisation de la formation à distance peut être acceptée par l’auditeur.
Un bénévole qui intervient dans le cadre de l’animation ou la co-animation d’une prestation avec le formateur, n’en demeure pas moins impliqué dans votre processus de formation. Il est donc important de définir le rôle des bénévoles dans la structure. Si les bénévoles interviennent dans le process, une coordination les incluant au sein de l’organisme est nécessaire (indicateur 18). Vous devrez également justifier de leurs compétences pour intervenir (Indicateur 21)
Un audit de surveillance dure souvent moins longtemps que l’audit initial. Cet audit est donc dense.
L’auditeur vérifiera les éléments suivants :
Important : Pour les organismes examinés comme de nouveaux entrants lors de l’audit initial, l’auditeur passera en revue tous les indicateurs applicables. Par conséquent, l’audit de surveillance d’un nouvel entrant sera allongée d’une demi-journée.
Tout comme lors de l’audit initial, l’échantillon des dossiers examinés par l’auditeur doit refléter l’activité de l’OPAC et ne doit être révélé à l’audité que pendant la réunion d’ouverture.
L‘auditeur peut très bien, lors de cet audit, émettre des non-conformité(s) avec le référentiel.
Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial . Ainsi, vous aurez 6 mois pour mettre en œuvre vos actions correctives dans le cadre d’une non-conformité mineure, et 3 mois pour une majeure.
Important : si un indicateur était « Non-conforme mineur » à l’audit initial, et que l’auditeur estime que c’est toujours le cas lors de la surveillance, alors la non-conformité devient une « majeure » et se traite comme telle.
Dans un premier temps, nos chargés de certification prononcent une suspension de certification pendant 3 mois maximum à partir de la fin du délai initial de 3 mois. A l’issue des 3 mois de suspension, si les non-conformités ne sont pas traitées, la certification est retirée.
Avant de procéder à un retrait définitif, nous pouvons vous proposer des réaliser un audit complémentaire. Ce cas de figure reste très rare puisque les non-conformités sont le plus souvent toutes traitées dans les délais impartis.
L’auditeur vérifiera la mise en place de vos process, la mise en œuvre sera évaluée à l’audit suivant, si l’échantillonnage et la vie de votre organisme le permet.
Cet indicateur est obligatoire. Les prestataires indépendants doivent démontrer leur démarche de formation continue.
Non l’utilisation du logo n’est pas obligatoire. Vous pouvez vous référer aux règles d’usage si besoin.
En revanche, l’affichage du certificat est obligatoire dans vos locaux et sur votre site internet.
Il n’y a pas de règle établie quant à la distance entre le logo et la mention de la catégorie certifiée. Toutefois, l’utilisation du logo ne doit pas porter à confusion sur la mention certifiée, il est donc important que le lecteur puisse rapprocher le logo et la mention de manière simple et rapide.
Lors de l’audit de surveillance, les non-conformités les plus courantes concernent généralement les indicateurs suivants, classés par catégorie :
En rouge le 3 top des indicateurs non-conformes par catégorie.
En jaune, les autres indicateurs régulièrement non-conformes lors des audits de surveillance.
À venir beaucoup de non-conformités concernant l’absence d’affichage du certificat Qualiopi dans les locaux et sur le site web de l’organisme.
Il est essentiel pour les organismes de formation de prendre en compte ces points afin de préparer efficacement l’audit de surveillance et de s’assurer que toutes les exigences du référentiel Qualiopi sont correctement mises en œuvre et respectées. Les non-conformités identifiées lors de cet audit doivent être traitées par l’organisme afin de maintenir sa certification et de garantir la qualité de ses prestations de formation.
Nous recommandons aux audités Certifopac de déposer les éléments de preuve avant l’audit de surveillance pour des raisons techniques. Cela permet d’éviter de perdre du temps le Jour-J en cas de difficulté de connexion, recherches de preuve, etc. Il est important de rappeler les points suivants :
Vous n’êtes pas certifiés par Certifopac mais notre application vous intéresse. Aucun problème !
Vous pouvez demander une session d’essai et transférer votre certification afin de bénéficier de cet outil.
Lors de la planification de l’audit de surveillance, Certifopac rassemble les informations suivantes :
Il est également important de noter que la durée de l’audit de surveillance sera ajustée en fonction de certains critères, tels que les changements de tranche de chiffre d’affaires.
L’audit de surveillance d’un nouvel entrant est prolongé d’une demi-journée.
Pour les organismes ayant bénéficié de conditions de durée aménagées lors de l’audit initial, les indicateurs applicables qui n’ont pas été audités le seront à la surveillance. De plus, la conformité de l’affichage du certificat Qualiopi valide dans les locaux et sur le site web de l’organisme est également vérifiée.
Non. Même si vous étiez nouvel entrant à l’audit initial, si votre audit de surveillance a lieu avant le 1er septembre 2023, vous n’êtes pas concerné.
Les textes règlementaires ne précisent pas un lieu exact. L’auditeur vérifiera simplement que votre certificat Qualiopi valide est affiché dans vos locaux, dans un espace accessible.
Si vous n’avez pas de locaux, vous n’affichez pas le certificat. Vous démontrerez à l’auditeur que vous pouvez fournir une copie de votre certificat valide sur demande.