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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?
Vous détenez la certification Qualiopi depuis maintenant quelques mois et vient déjà l’heure de planifier votre audit de surveillance ! Le temps passe, les projets défilent et les formations s’enchainent mais Certifopac ne vous oublie pas.
L’audit initial est déjà un lointain souvenir. Nous vous détaillons donc ici les points de vigilance sur l’audit de surveillance.
Au moment de la planification de l’audit de surveillance, Certifopac collecte :
- Les éléments nécessaires pour actualiser le dossier du certifié
- Une nouvelle description actualisée des activités de la structure (modalité des prestations, AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.)
- Le dernier bilan pédagogique et financier
L’auditeur devra obligatoirement auditer les points suivants :
- Indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial, efficacité des actions correctives et des mesures préventives
- Supers indicateurs (ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures)
- Indicateurs 1, 17, 19, et pour les organismes concernés l’indicateur 3
- Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs applicables n’ayant pas été audités
Important : Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’auditeur balayera l’ensemble des indicateurs applicables. Pour cette raison, l’audit de surveillance d’un nouvel entrant sera majoré d’une demi-journée.
Enfin, le bon affichage du certificat valide dans les locaux et sur le site web de l’organisme sera également audité.
Comme pour l’audit initial
Audit de surveillance Qualiopi, définition
L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. Cet audit permet de vérifier , en cours de cycle, le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.
NB : Si vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. A ce titre, vous pouvez réaliser l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention de celui-ci.
Depuis l’audit initial, j’ai une nouvelle offre de formation mais je n’ai pas réalisé de sessions de formation. Comment faire ?
L’échantillonnage porte sur des prestations réalisées depuis l’audit initial. Si aucune session de formation n’a eu lieu, l’auditeur ne peut pas constater la mise en œuvre de celle-ci. Cependant son regard pourra se porter sur la formalisation des process liés à cette nouvelle formation.
Les formations financées en direct par mon client sont elles auditables ?
Oui, elles sont susceptibles d’être auditées. Ce point est traité dans la question 5.12 de la Foire Aux Questions du Ministère, disponible ici. Voici un extrait de la réponse :
L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions de formation en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité sur une catégorie d’action, l’audit porte sur l’ensemble des actions de formation de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.
Je ne réalise plus une action de formation auditée à l’audit initial. Serais-je audité dessus ?
Naturellement non. L’auditeur vérifiera que vous ne communiquez plus sur cette action.
Quelles sont les dernières évolutions du référentiel Qualiopi ? Quand est-ce que la nouvelle version du RNQ va sortir ?
Le guide de lecture en vigueur est celui de mars 2021, en sa version 7. Aucune date officielle n’a été communiquée pour une nouvelle version. La version 8 intègrera certainement des nouveautés, peut-être en matière de formation à distance, d’éthique dans la communication, ou bien de respect du RGPD ? A suivre.
Comment déclarer les changements de mon organisme depuis l’audit initial ?
Des changements peuvent survenir depuis la réalisation de votre première audit. La revue de votre dossier avant l’audit de surveillance, vous permet de nous déclarer tout élément utile, d’ordre juridique, organisationnelle, fonctionnelle, qui permettra d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. A ce titre, nous vous demanderons de renseigner un formulaire de mise à jour de vos informations.
Modalité de l’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance se réalise généralement à distance. Toutefois, il faut savoir que si vous avez réalisé votre audit initial à distance, la surveillance devra obligatoirement être effectuée sur site.
Si vous souhaitez réaliser l’audit de surveillance à distance, il faut savoir que nous pouvons vous le refuser dans les cas suivants :
- Signalement(s) conforme(s) aux règles de réclamations définies par Certifopac.
- Analyse de risque effectuée par Certifopac lors de l’audit précédent jugeant opportun de réaliser la surveillance sur site (vérification de certaines actions correctives, etc.)
Durée de l’audit de surveillance
💡 La durée d’un audit Qualiopi est règlementée.
Deux critères régissent la durée de votre audit. Le premier est la tranche de chiffre d’affaires. Afin de savoir dans quel tranche est situé votre organisme, Certifopac vous demandera de fournir votre dernier BPF. Le deuxième est la catégorie d’actions à certifier. Les catégorie présentent sur votre certificat seront auditées.
Rappels et points de vigilance pour la préparation de votre audit
Avant de réaliser l’audit de surveillance, il sera nécessaire de :
- Valider la modalité, à distance ou sur site ;
- Mettre à jour votre dossier en fournissant les éléments demandés dans le formulaire de mise à jour sur votre espace de l’application Appolo
- Planifier avec Certifopac une date d’audit dans le délai réglementaire ;
- Relire avec attention votre dernier rapport d’audit ainsi que les dernières fiches d’écarts.
Nous avons échangé avec des certifiés Qualiopi autour de la préparation de l’audit de surveillance.
Retrouvez cet échange ainsi que le support de communication.
Un organisme qui n’a pas eu d’activité entre l’audit initial et l’audit de surveillance peut- il conserver sa certification ?
« Un organisme qui n’a mis en oeuvre aucune nouvelle action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial pourra conserver sa certification sous réserve de maintenir les processus
présentés à l’audit initial. A l’audit de renouvellement cependant, l’organisme devra présenter au moins une nouvelle action pour que sa certification puisse être renouvelée. » Réponse du ministère dans FAQ V2
Que se passe-t-il si l’audit de surveillance ne peut être réalisé dans la période réglementaire ?
« Conformément à l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, l’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification.
La norme NF EN ISO/IEC 17065 prévoit à l’article 4.1.2.2 que le contrat de certification engage le client à prendre toutes les dispositions nécessaires pour la conduite de l’audit de surveillance. Dès lors, si l’organisme n’a pas pris les dispositions pour que l’audit puisse avoir lieu durant la période réglementaire, le certificat doit être suspendu. En l’absence de mise en conformité, le non-respect des engagements contractuels pourra aboutir à une rupture de contrat, entrainant le retrait du certificat. » Réponse du ministère dans FAQ V2
J’étais « nouvel entrant » à l’audit initial, comment se passe l’audit de surveillance Qualiopi ?
Pour les organismes dits « nouveaux entrants » à l’audit initial, l’audit de surveillance s’attachera, en plus des vérifications d’usages, à auditer les indicateurs applicables non audités lors de l’audit initial. En tant que « nouvel entrant », vous serez audité sur tous les indicateurs vous concernant lors de votre audit de surveillance.
J’ai un système de collecte mis en oeuvre (indicateur 30) depuis l’audit initial mais je peine à recevoir les retours des financeurs ou des entreprises. Comment faire ?
L’auditeur va vérifier que votre système de collecte est mis en place ainsi que le dispositif de relance. D’ailleurs, les modalités de relance peuvent être différentes selon la partie-prenante. Nous vous invitons à consulter les exigences du guide de lecture sur ce point. Sur ce point de la collecte des appréciations, retenez simplement que vous avez une obligation de moyen mais pas une obligation de résultat. Si vous ne recevez pas les réponses à vos questionnaires, cela n’engendrera pas de non-conformités.
Je réalise des prestations de formation à distance mais j’ai du mal à récupérer les preuves de réalisation. Comment faire pour mon audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit Qualiopi est un échange entre un audité et un auditeur durant lequel des éléments de preuves sont attendus pour appuyer les propos de l’audité.
De manière générale, toute preuve permettant de démontrer la réalisation de la formation à distance peut être acceptée par l’auditeur.
Je fais uniquement appel à des formateurs bénévoles expert dans leur corps de métiers, sur quels éléments de preuve va se baser l’auditeur pour percevoir l’adéquation entre les ressources humaines et les prestations proposées ?
Un bénévole qui intervient dans le cadre de l’animation ou la co-animation d’une prestation avec le formateur, n’en demeure pas moins impliqué dans votre processus de formation. Il est donc important de définir le rôle des bénévoles dans la structure. Si les bénévoles interviennent dans le process, une coordination les incluant au sein de l’organisme est nécessaire (indicateur 18). Vous devrez également justifier de leurs compétences pour intervenir (Indicateur 21)
L’audit de surveillance : le Jour-J
Un audit de surveillance dure souvent moins longtemps que l’audit initial. Cet audit est donc dense.
L’auditeur vérifiera les éléments suivants :
- Les indicateurs ayant présenté des non-conformités lors de l’audit initial, l’efficacité des mesures correctives et préventives
- Les super indicateurs (qui ne peuvent aboutir qu’à des non-conformités majeures)
- Les indicateurs 1, 17, 19 + pour les entités concernées, l’indicateur 3
- Pour les organismes ayant eu des conditions de durée modifiées lors de l’audit initial, les indicateurs concernés qui n’ont pas été vérifiés
- La bonne présentation du certificat Qualiopi valide à la fois dans les bureaux et sur le site web de l’organisme
Important : Pour les organismes examinés comme de nouveaux entrants lors de l’audit initial, l’auditeur passera en revue tous les indicateurs applicables. Par conséquent, l’audit de surveillance d’un nouvel entrant sera allongée d’une demi-journée.
Tout comme lors de l’audit initial, l’échantillon des dossiers examinés par l’auditeur doit refléter l’activité de l’OPAC et ne doit être révélé à l’audité que pendant la réunion d’ouverture.
L‘auditeur peut très bien, lors de cet audit, émettre des non-conformité(s) avec le référentiel.
Comment traiter les non-conformités de l’audit de surveillance Qualiopi ?
Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial . Ainsi, vous aurez 6 mois pour mettre en œuvre vos actions correctives dans le cadre d’une non-conformité mineure, et 3 mois pour une majeure.
Important : si un indicateur était « Non-conforme mineur » à l’audit initial, et que l’auditeur estime que c’est toujours le cas lors de la surveillance, alors la non-conformité devient une « majeure » et se traite comme telle.
Que se passe-t-il si je ne traite pas les non-conformités dans les délais ?
Dans un premier temps, nos chargés de certification prononcent une suspension de certification pendant 3 mois maximum à partir de la fin du délai initial de 3 mois. A l’issue des 3 mois de suspension, si les non-conformités ne sont pas traitées, la certification est retirée.
Avant de procéder à un retrait définitif, nous pouvons vous proposer des réaliser un audit complémentaire. Ce cas de figure reste très rare puisque les non-conformités sont le plus souvent toutes traitées dans les délais impartis.
Indicateur 26 : Comment prouver son action en tant que réfèrent handicap qui n’a eu aucun participant handicapé ?
L’auditeur vérifiera la mise en place de vos process, la mise en œuvre sera évaluée à l’audit suivant, si l’échantillonnage et la vie de votre organisme le permet.
Pour l’indicateur 22, si l’OF ne dispose pas de salariés, cet indicateur est-il obligatoire ?
Cet indicateur est obligatoire. Les prestataires indépendants doivent démontrer leur démarche de formation continue.
Est-ce obligatoire d’utiliser le logo Qualiopi une fois certifié ?
Non l’utilisation du logo n’est pas obligatoire. Vous pouvez vous référer aux règles d’usage si besoin.
En revanche, l’affichage du certificat est obligatoire dans vos locaux et sur votre site internet.
J’utilise le logo. La mention « certifié au titre de… » doit être mis directement sous le logo ? Ou à proximité ?
Il n’y a pas de règle établie quant à la distance entre le logo et la mention de la catégorie certifiée. Toutefois, l’utilisation du logo ne doit pas porter à confusion sur la mention certifiée, il est donc important que le lecteur puisse rapprocher le logo et la mention de manière simple et rapide.
Les non-conformités les plus courantes
Lors de l’audit de surveillance, les non-conformités les plus courantes concernent généralement les indicateurs suivants, classés par catégorie :
En rouge le 3 top des indicateurs non-conformes par catégorie.
En jaune, les autres indicateurs régulièrement non-conformes lors des audits de surveillance.
À venir beaucoup de non-conformités concernant l’absence d’affichage du certificat Qualiopi dans les locaux et sur le site web de l’organisme.
Il est essentiel pour les organismes de formation de prendre en compte ces points afin de préparer efficacement l’audit de surveillance et de s’assurer que toutes les exigences du référentiel Qualiopi sont correctement mises en œuvre et respectées. Les non-conformités identifiées lors de cet audit doivent être traitées par l’organisme afin de maintenir sa certification et de garantir la qualité de ses prestations de formation.
Utiliser l’application d’audit Certifopac pour mon audit
Nous recommandons aux audités Certifopac de déposer les éléments de preuve avant l’audit de surveillance pour des raisons techniques. Cela permet d’éviter de perdre du temps le Jour-J en cas de difficulté de connexion, recherches de preuve, etc. Il est important de rappeler les points suivants :
- Le dépôt de preuve n’est pas obligatoire
- Les éléments de preuve ne seront pas nécessairement ceux audités par l’auditeur. Il conduira son audit indépendamment des preuves déposés
- L’auditeur n’a accès au preuve que le jour de l’audit. Cela permet de ne pas faire « l’audit avant l’audit » et de respecter les durées fixées par la réglementation.
- Le jour de l’audit, vous pourrez partager votre écran et afficher les preuves à l’écran
- L’échantillonnage est réalisé par l’auditeur au début de l’audit
Vous n’êtes pas certifiés par Certifopac mais notre application vous intéresse. Aucun problème !
Vous pouvez demander une session d’essai et transférer votre certification afin de bénéficier de cet outil.
Audit de surveillance Qualiopi après le 1er septembre 2023
Lors de la planification de l’audit de surveillance, Certifopac rassemble les informations suivantes :
- Les éléments nécessaires pour mettre à jour votre dossier (déjà le cas sur notre application Appolo)
- Une description actualisée des activités de votre structure, incluant les modalités des prestations, l’AFEST, l’alternance, les formations certifiantes, la sous-traitance, etc.
- Le dernier bilan pédagogique et financier
Il est également important de noter que la durée de l’audit de surveillance sera ajustée en fonction de certains critères, tels que les changements de tranche de chiffre d’affaires.
L’audit de surveillance d’un nouvel entrant est prolongé d’une demi-journée.
Pour les organismes ayant bénéficié de conditions de durée aménagées lors de l’audit initial, les indicateurs applicables qui n’ont pas été audités le seront à la surveillance. De plus, la conformité de l’affichage du certificat Qualiopi valide dans les locaux et sur le site web de l’organisme est également vérifiée.
Est-ce que je suis concerné par la majoration de 0.5 jour si mon audit de surveillance a lieu avant le 1er septembre 2023 ?
Non. Même si vous étiez nouvel entrant à l’audit initial, si votre audit de surveillance a lieu avant le 1er septembre 2023, vous n’êtes pas concerné.
Où dois-je afficher mon certificat dans mes locaux ?
Les textes règlementaires ne précisent pas un lieu exact. L’auditeur vérifiera simplement que votre certificat Qualiopi valide est affiché dans vos locaux, dans un espace accessible.
Je n’ai pas de locaux. Comment faire pour afficher mon certificat ?
Si vous n’avez pas de locaux, vous n’affichez pas le certificat. Vous démontrerez à l’auditeur que vous pouvez fournir une copie de votre certificat valide sur demande.
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
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des organismes certificateurs
du Ministère du Travail
