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Comment rendre éligible mes formations sur EDOF, la plateforme CPF des organismes de formation ?

Qualiopi et éligibilité CPF

Publié le 22 juin 2021

Mis à jour le 18 janvier 2023

⏱ Temps de lecture : 14mn

Nombreux sont les organismes de formation « nouveaux entrants » à vouloir rendre éligible tout ou partie de leurs actions de formation au Compte Personnel de Formation (CPF). Tout d’abord, plusieurs définitions :

Le Compte Personnel de Formation permet d’acquérir et d’utiliser des droits à la formation, pendant toute sa carrière professionnelle. L’accès se fait depuis un espace web appelé « Mon Compte Formation » (MCF). En octobre 2022, Il représente 7 milliards de dépense depuis sa création en 2020, de quoi alerter les autorités publics sur son utilité et les risques de fraude. La cour des comptes a d’ailleurs épinglé l’exécutif dans un rapport à ce sujet.

L’Espace des Organismes de Formation (EDOF) permet aux organismes de formation d’accéder au back-office du CPF. L’objectif est de créer et mettre à jour son catalogue d’actions éligibles au CPF. EDOF permet également de réaliser le suivi des dossiers (entrée et sortie de formation, service fait, facturation, etc.). module est accessible depuis le portail « Mon Activité Formation ».

En tant qu’organisme de formation, il est nécessaire de bien comprendre le fonctionnement et les règles du système et ainsi éviter les écueils.

Quels sont les critères à respecter pour être référencé sur EDOF, et donc au CPF ?

Depuis le 6 octobre 2022, la Caisse des Dépôts, le financeur en charge du CPF et d’EDOF, met en oeuvre une procédure d’enregistrement préalable afin d’accéder à la plateforme. On peut y voir derrière cela un moyen de réduire les entrées de nouveaux organismes de formation sur le dispositif, et donc de réduire les risques de fraude…

Icône PDF
202210 – Procédure d’enregistrement des organismes de formation préalablement à l’entrée sur la plateforme « Mon Compte Formation »

Ainsi, tout nouvel organisme de formation souhaitant accéder à la plateforme doit désormais justifier des prérequis suivants.

Détenir un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité actif

Lorsque vous démarrez l’activité d’organisme de formation, les pouvoirs publics vous attribuent un numéro de déclaration d’activité. Ce numéro vous suivra pendant toute la vie de votre organisme de formation. Il doit demeurer actif si vous souhaitez

Respecter vos obligations en matière de transmission du Bilan Pédagogique et Financier

Chaque année, vous devez déclarer le bilan pédagogique et financier. Notre équipe vous explique comme remplir son bilan.

Montrer patte blanche en matière de condamnation pénale

Déjà demandée lors de votre demande d’enregistrement de la déclaration d’activité à la DREETS, il s’agit de l’extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) . Ce document vous permettra de justifier que la direction de l’organisme de formation ne fait l’objet d’aucune condamnation pénale.

Être certifié Qualiopi

Attention à ne pas confondre la certification Qualiopi et les formations certifiantes éligibles au CPF. La certification Qualiopi atteste de la qualité de votre processus « formation ». Elle permet le référencement auprès de l’ensemble des financeurs, dans une base de données appelée « Liste des certifiés« . Vous devrez donc justifier de l’obtention de la certification Qualiopi. Cette étape est validée automatiquement car les données de la liste publique des organismes de formation remonte chaque jour sur EDOF. Vous verrez donc le statut « certifié » sur votre espace.

Avoir la capacité technique et pédagogique de délivrer la formation

Vous devez justifier par tous les moyens de votre capacité technique et pédagogique à délivrer les formations, sur la preuve de document tangible. Ces documents peuvent être complémentaires à d’autres exigences.

Respecter les règles d’éligibilité des actions de formation

Vos actions de formation doivent correspondre à la liste ci-dessous, sinon elles ne seront pas éligibles :

  • Une offre de formation préparant à des certifications inscrites au RNCP et au répertoire spécifique
  • Un accompagnement à la validation des acquis et de l’expérience (VAE)
  • Un bilan de compétences
  • Le certificat CléA (certificat de reconnaissance professionnelle. C’est un diplôme qui prouve vos connaissances et vos compétences dans votre domaine professionnel)
  • Le permis B
  • L’action de droit « Accompagnement à la création/reprise d’entreprise »
  • Les actions de formations dans le cadre du CEC qui permettent aux volontaires en services civique d’acquérir des compétences nécessaires à leurs métiers.

Respecter les obligations légales fiscales et sociales

Vous devrez transmettre à la Caisse des dépôts tout document permettant de justifier le respect de vos obligations légales, fiscales et sociales.

Détenir l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle;

La plus facile et rapide consiste à s’adosser à une certification existante en prenant contact avec le propriétaire et en devenant partenaire (ou centre de passage). Vous obtiendrez alors une habilitation à former.

Plus compliqué mais plus intéressant : Vous pouvez créer votre propre certification en déposant un dossier sur la plateforme de France Compétences. Vous serez le seul et unique propriétaire de votre certification. Vous pourrez même décider d’avoir l’exclusivité ou bien d’habiliter qui bon vous semble sur la base de vos critères. Certains y voient un business juteux d’affiliations, d’achats de « crédits » de tests, etc.

Option 1 : Habilitation à former

C’est souvent la stratégie la plus facile et rapide. Il s’agit de rechercher, en fonction de son secteur d’activité, s’il existe déjà une certification enregistrée ici. Ensuite, il est possible de contacter directement le certificateur, afin de mettre en place un partenariat, s’il le souhaite.

Exemple : Je suis formateur sur les outils de Microsoft, Excel, Word, Powerpoint. je recherche le mot-clé « Excel » dans la liste des certifications enregistrées. Je constate qu’il existe une certification « Certification bureautique« . Je contacte ENI afin de connaitre les modalités de partenariat et devenir ensuite « Organisme préparant à la certification », ce qui veut dire centre de passage de la certification dans la plupart des cas.

Une « habilitation à former » est l’autorisation que délivrent les organismes porteurs des certifications inscrites au Répertoire National des Compétences Professionnelles (RNCP) et au Répertoire Spécifique (RS). Par ce biais, les organismes certificateurs autorisent (habilitent) des organismes de formation à préparer à leur certification.

En tant qu’organisme de formation, vous vous engagez à être habilité à former par l’organisme certificateur si vous proposez une formation visant une certification inscrite au RNCP ou au RS, sur la plateforme Mon Compte Formation (Conditions Générales – article 3.1 : critères à respecter par les organismes de formation pour être référencés).

L’organisme certificateur déclare auprès de France compétences la liste des organismes de formation partenaires, qu’il a habilités à former et/ou à certifier (SIRET et raison sociale).

Vous pouvez vérifier si votre organisme est bien habilité à former à une certification en consultant la rubrique « Organisme(s) préparant à la certification » sur la fiche descriptive accessible sur le site de France compétences.

Option 2 : Créer sa propre certification enregistrée au RNCP ou RS

C’est une démarche beaucoup plus ambitieuse, car elle nécessite de ne plus raisonner en tant que formateur, mais en tant que certificateur (pas le même métier…). En effet, il va falloir :

  • Réaliser une forte ingénierie de formation : définir des objectifs opérationnels et évaluables
  • Coconstruire un référentiel de certification avec des parties prenantes (acteurs locaux, entreprises partenaires, institutionnels)
  • Justifier de l’intérêt de cette certification dans le monde socio-économique (enquêtes, études)

Une notice complète est disponible sur https://certifpro.francecompetences.fr/ et permet d’étudier minutieusement les attendus.

Important : Tout organisme présent sur la plateforme avant la date du 06 octobre 2022 et n’ayant pas fait l’objet d’un enregistrement préalable s’assure qu’il remplit l’ensemble des conditions de référencement mentionnées ci-dessus.

Quelles sont les étapes de la nouvelle procédure d’enregistrement sur EDOF ?

Trois étapes distinctes vont vous permettre d’entrée sur la plateforme.

Formulaire d’enregistrement initial

La première consiste à remplir un formulaire d’enregistrement présentant, par exemple :

  • L’identité du ou des personnes intervenant dans la formation
  • Les catégories d’actions qui vous souhaitez publier sur Mon Compte Formation.
  • Les modalités d’évaluation du besoin de formation d’un futur stagiaire
Copie d’écran du formulaire d’enregistrement à EDOF

Recevabilité de la demande

Après étude de votre demande, votre demande est jugée recevable. A ce titre, vous devrez adresser à la Caisse des dépôts de nouveaux documents, spécifiques à votre cas :

  • Pour tous : dernière liasse fiscale, bilan et compte de résultat, dernier bilan pédagogique et financier, attestation de vigilance Urssaf en cas desous-traitance
  • Association : vos derniers statuts et PV de la dernière assemblée générale
  • Vous employez des formateurs salariés : fichiers avec les noms et coordonnées des formateurs, leur titre et qualité, les formations dispensées par chacun. Quelques CV et copies de diplômes des formateurs (regroupés dans un fichier)
  • Vous sous-traitez la formation : documents avec les noms, les coordonnées et les NDA des formateurs, leur titre et qualité, les formations dispensées par chacun
  • Vous sous-traitez des services autre que de la formation : fichier avec les noms et les coordonnées des sous-traitants, activités assurées par chaque sous-traitant, quelques copies des contrats de sous-traitance (regroupées dans un fichier)
  • Vous proposez des formations préparant à des certifications inscrites au RNCP ou au RS : fichier contenant les codes et intitulés des certifications pour lesquelles l’OF est habilité à former
  • Vous proposez des actions « Bilan de compétences » : Fichier avec les noms et coordonnées des formateurs, leur titre et qualité, fichier avec les accréditations test.
  • Vous proposez des actions création ou reprise d’entreprise : fichier avec les noms et coordonnées des formateurs, leur titre et qualité

Enfin, pour l’ensemble des formations destinées à être commercialisées sur la plateforme Mon Compte Formation, vous devrez transmettre le contenu détaillé des formations envisagées. Par exemple, les programmes de chaque formation, les déroulés pédagogiques, les grilles tarifaires, etc.

Pour conclure, et en plus de transmettre l’ensemble de ces documents, vous devrez :

  • Participer à un des webinaires proposés par la caisse des dépôts. Cela est obligatoire et constitue une condition pour intégrer la plateforme
  • Prendre connaissance impérativement des différentes sources d’information de la plateforme, à savoir :
Icône PDF
Les conditions générales d’utilisation
Icône PDF
Le guide d’utilisation et de saisie EDOF

Quels risques si je diffuse une offre non éligible ?

Pour les offres déjà en place, la Caisse des Dépôts effectue régulièrement des contrôles. Par exemple, vous ne pourrez pas renseigner ou mettre à jour vos offres dans votre catalogue EDOF. Aussi, votre offre déjà présente dans le catalogue ne sera plus visible sur Mon Compte Formation. Vous ne recevrez donc plus de demandes d’inscription en provenance de la plateforme. Enfin, vous ne pourrez pas valider de demandes d’inscriptions non traitées et les titulaires de comptes ne pourront pas accepter vos propositions de commande.

Si votre organisme de formation n’est pas dans la liste des organismes préparant à la certification, la Caisse des dépôts se réserve le droit d’appliquer différentes mesures, allant de la non-publication ou du retrait des offres de formations concernées du catalogue Mon Compte Formation, jusqu’au déréférencement temporaire de votre organisme de formation en cas de manquements répétés.

Dès la mi-octobre, un message vous alertera directement dans EDOF lors de la création et/ou de la modification d’une offre de formation, si celle-ci prépare à une certification pour laquelle la CDC n’a pas trouvé votre habilitation à former. Il faudra alors prendre contact avec le certificateur pour régulariser votre situation. 

Mon offre est au CPF : qu’est-ce que ça change pour l’audit Qualiopi ?

Tout dépend dans quel répertoire se trouve votre certification. S’il s’agit du Répertoire Spécifique, aucun changement. Par contre, si vous animez des formations préparant à une certification enregistrée au RNCP, vous serez concerné par les indicateurs 3, 7 et 16. Ceux-ci viendront s’ajouter à la grille d’audit de l’évaluateur, mais le temps légal d’audit demeure inchangé.

Contenu écrit par :
Jimmy Martin

Co-fondateur de Certifopac, responsable commercial.