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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Prérequis Qualiopi : les 4 conditions indispensables avant votre audit
Vous êtes organisme de formation, CFA, ou formateur indépendant et vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi ?
Voici les 4 prérequis essentiels à respecter avant l’audit pour que votre démarche soit validée dans les règles.
Les 4 prérequis indispensables
Disposer d’une existence juridique (SIRET/SIREN)
Vous devez exister légalement (micro-entreprise, SASU, association…) pour être éligible à la certification. En effet, Qualiopi est une certification rattachée à une personne physique ou morale déclarée. Autrement dit, il faut détenir un numéro SIREN.
Avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) ou avoir déposé la demande
Ce numéro délivré par la DREETS vous identifie comme prestataire de formation professionnelle reconnu. Il faut a minima avoir réalisé sa demande d’enregistrement auprès de la DREETS compétente pour lancer les démarches d’audit.
Avoir réalisé au moins une prestation complète
Cela démontre votre capacité à réaliser une prestation dans le respect des exigences. Important : il existe des tolérances pour les formations longues (apprentissage notamment). Malgré tout, au moins une prestation devra avoir démarré pour lancer l’audit.
Être en mesure de répondre aux 32 indicateurs du Référentiel Qualiopi
Vous devez pouvoir prouver la qualité du processus de vos actions par des documents, procédures et preuves concrètes.
1. Disposer d’une existence juridique (SIRET/SIREN)
Pour être certifié Qualiopi, il faut d’abord exister légalement. La certification s’adresse uniquement aux structures officiellement déclarées, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale.
Sans existence juridique, vous ne pouvez pas :
- obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA),
- signer un contrat de certification,
- planifier votre audit Qualiopi.
Les statuts acceptés sont : micro-entreprise, SAS/SASU, EURL/SARL, association déclarée, coopérative (SCOP, SCIC), ou entreprise individuelle.
Certifopac vous demandera un avis INSEE ou un extrait Kbis à jour pour valider votre demande. Ces pièces confirment l’immatriculation et l’activité liée à la formation professionnelle.
Si votre structure est en cours de création, vous pouvez anticiper certaines étapes, mais l’audit ne sera planifié qu’une fois votre immatriculation effective.
2. Avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) ou une demande en cours
Avant toute démarche Qualiopi, vous devez être déclaré comme organisme de formation auprès de la DREETS, ou avoir déposé votre demande.
Vous êtes éligible à l’audit si :
- Vous disposez déjà d’un NDA actif ;
- Vous avez envoyé votre dossier à la DREETS et obtenu un accusé de réception ;
- Vous pouvez fournir une preuve de dépôt (capture d’écran via Mon Activité Formation).
Dans ce cas, vous pouvez signer un contrat et planifier l’audit avec Certifopac.
Vous n’êtes pas encore prêt si :
- Vous n’avez jamais réalisé de prestation de formation ou de bilan ;
- Vous exercez uniquement en sous-traitance, sans structure déclarée à votre nom ;
- Vous n’avez aucune preuve de demande en cours auprès de la DREETS.
Dans ce cas, déposez rapidement votre dossier NDA avant toute demande de certification.
3. Avoir réalisé au moins une prestation finalisée
Pour la réalisation de l’audit, vous devez avoir mené à terme au moins une action dans la catégorie d’activité pour laquelle vous sollicitez la certification : action de formation, VAE, apprentissage ou bilan de compétences.
Ce prérequis est indispensable, car il permet à l’auditeur de vérifier votre capacité à mettre en œuvre une action réelle, à travers des preuves concrètes telles que :
- conventions ou contrats signés,
- feuilles de présence,
- évaluations des participants,
- supports utilisés.
💡Pour les prestations longues, il existe une tolérance. Dans ce cas, l’auditeur vérifie que la prestation a au moins démarré. C’est notamment le cas pour les formations par apprentissage, qui peuvent durer parfois plusieurs mois voire année.
4. Être prêt à démontrer sa conformité aux indicateurs Qualiopi
La certification Qualiopi repose sur 32 indicateurs de qualité, définis dans le Référentiel National Qualité (RNQ), que vous devez être en mesure de respecter au moment de l’audit initial.
Cela signifie que vous devez non seulement comprendre les exigences du référentiel, mais aussi être capable de prouver que vous les appliquez réellement dans vos pratiques quotidiennes.
Cela implique :
- de disposer d’une documentation claire et conforme (programme, règlement intérieur, fiches d’évaluation, etc.) ;
- de montrer que vous appliquez vos processus qualité : suivi des stagiaires, adaptation des contenus, recueil et analyse de la satisfaction… ;
- et de présenter des preuves concrètes : fichiers, questionnaires, échanges mails, supports pédagogiques, synthèses d’analyse…
⚠️L’audit ne vérifie pas vos intentions, mais votre mise en œuvre effective des engagements qualité.
Questions fréquentes
Je suis en cours d’immatriculation, puis-je quand même planifier l’audit ?
Non. Tant que votre structure n’est pas officiellement enregistrée (SIRET/SIREN), le contrat de certification ne peut pas être signé.
Notre équipe peut néanmoins établir un devis provisoire, mais la planification effective de l’audit nécessitera une entité juridique déclarée.
Je ne dispose pas encore du récépissé de ma demande auprès de la DREETS. Que faire ?
Dans ce cas, vous pouvez nous transmettre une capture d’écran de votre dépôt de dossier via l’espace MAF (Mon Activité Formation). Cela permet de justifier la demande de NDA et sa date de dépôt.
Puis-je demander un devis et signer un contrat même si je ne suis pas encore prêt ?
Oui. L’exigence de préparation ne s’applique qu’au moment de l’audit, pas à la contractualisation.
Dès la signature, vous disposez de 12 mois pour réaliser l’audit initial et obtenir votre certificat.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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