© Certifopac 2023, tous droits réservés.
Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Audit Qualiopi monosite ou multisite ?
Un organisme de formation peut disposer de plusieurs sites dans le cadre de son activité professionnelle. Dans ce cas, il devra mettre en place une organisation lui permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail. Cet article détaille comment savoir si vous êtes monosite ou multisite.
Qu’est-ce qu’un organisme multi-sites ?
D’abord, un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité. Celui-ci comprend nécessairement une fonction centrale (pas forcément le siège social) qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées.
Ensuite, un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme. Ils font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées. De plus, elle doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.
Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.
Lors de la demande de devis, un organisme multisite devra fournir la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée : adresses précises et actions concernées de chaque site.
Quelles sont les conditions pour être qualifié de multisite ?
Pour être qualifié de multisite dans la démarche Qualiopi, l’organisme candidat doit :
- Disposer de personnel permanent sur chaque site (dont le lieu d’exécution du contrat de travail concerne chaque site inclus dans la liste des sites)
- Avoir un seul et unique système qualité;
- Identifier sa fonction centrale. Celle-ci doit faire partie de l’entité en question et ne doit pas être sous-traitée;
- Avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique;
- tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale. »
Il appartient à l’organisme candidat à la certification de faire la démonstration, auprès de Certifopac , qu’il remplit ces différents critères.
Un site uniquement utilisé comme lieu de réalisation des formations, sans aucune activité administrative, commerciale ou d’ingénierie de formation, est-il considéré comme un site ?
Le premier critère à prendre en compte est celui de la présence permanente du personnel de l’organisme sur le site. Le site ne doit pas être une simple salle de formation, mais bien le lieu d’exécution du contrat de travail du formateur présent sur le site.
S’agissant du type d’activité réalisée sur le site, l’article 6 de l’arrêté relatif aux modalités d’audit mentionne effectivement les « sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées ». Il faut donc établir de manière plus fine quelles activités sont réalisées sur le site. En effet, même sur un site dédié uniquement à la formation, des missions administratives sont réalisées, par exemple : suivi de l’assiduité des stagiaires, remise ou affichage du règlement intérieur, etc. Par ailleurs, l’audit d’un site dédié à la réalisation de la formation permet de vérifier que certains indicateurs sont conformes au référentiel national qualité, notamment la mise en œuvre de la prestation de formation (indicateur 10 du guide de lecture du référentiel national qualité) et l’adéquation des moyens humains et techniques (indicateur 17 du guide de lecture du référentiel national qualité). Dans ces conditions, le site doit être inclus dans l’échantillonnage.
La fonction centrale fait-elle partie de la base à échantillonner ?
Non, le calcul de l’échantillon des sites à auditer se fait hors fonction centrale qui est obligatoirement auditée lors de chaque audit (article 6 de l’arrêté précité).
Un site d’un organisme multi-sites peut-il être écarté de l’échantillonnage ?
Non, aucun site d’un organisme multi-sites ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de fonds privés.
Dans le cas d’un site à l’étranger, il ne sera pas écarté non plus de l’échantillonnage et pourra se faire auditer à distance.
Les certificateurs doivent-ils vérifier à nouveau les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites au moment de l’audit de surveillance ?
Oui, les certificateurs doivent s’assurer que les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 précité).
En quoi consistent les obligations de surveillance de la fonction centrale des organismes multi-sites ?
La fonction centrale des organismes multi-sites doit s’assurer a minima du respect des exigences du référentiel national qualité au sein de chacun de ses sites.
L’organisation de la qualité par la fonction centrale peut-elle être sous-traitée ?
Non, le système qualité unique doit être traité directement par la fonction centrale
Que signifie « personnel permanent » pour mon site annexe ?
Le point concernant le personnel permanent répond à la question suivante : « Est ce que du personnel est présent au quotidien sur ce site ? ». Pour répondre à cette question, il faut regarder si le site est mentionné comme lieu d’exécution dans le contrat d’un ou plusieurs membres du personnel.
Exemples d’organisation qui ne respectent pas la définition de multisite pour Qualiopi
Un réseau constitué de plusieurs personnes physiques ou morales déclarées comme organisme de formation :
La certification Qualiopi se rattache au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité. Le certificat Qualiopi délivré à un organisme multisite comporte le numéro d’enregistrement de l’organisme et les adresses des sites.
Par conséquent, un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement ne correspond pas à ce cas de figure et ne peut être qualifié d’organisme multisite dans le cadre de la certification Qualiopi.
Un organisme comprenant plusieurs services de formation distincts, fonctionnant de manière autonome avec une démarche qualité propre, mais rattachés au même numéro d’activité et ayant la même adresse :
Un organisme de ce type ne répond pas aux critères du multi-sites. S’il souhaite bénéficier d’une certification unique, il devra donc mettre en œuvre les changements organisationnels nécessaires pour parvenir à une démarche qualité commune.
Un organisme constitué d’un groupe d’établissements, réunis sous un même SIREN (avec un numéro de déclaration d’activité) mais gérés de manière autonome :
Ce type d’organisme ne pourra bénéficier d’une certification multi-sites que s’il met en place un système qualité unique piloté par une fonction centrale définie.
Un organisme ayant un site unique mais dont un salarié travaille à son domicile :
Non, il s’agit d’un salarié de l’organisme en télétravail, et non d’un site de réalisation de l’activité en tant que tel. Le domicile du salarié n’est pas un site de l’organisme, cet organisme ne sera donc pas considéré comme un multi-sites mais comme un site unique.
Un réseau de plusieurs OF peut-il être considéré comme multisite ?
Non. Un réseau de plusieurs OF ne correspond pas aux critères d’un multisite cités plus haut.
J’ai plusieurs sites rattachés à mon NDA mais chacun de mes sites est autonome pour sa démarche qualité. Comment faire ?
Si votre structure n’a pas un seul et unique système qualité avec une fonction centrale chargée du fonctionnement de ce système, alors votre dossier de demande de certification ne pourra pas être étudié. Vous devrez mettre en place des changements afin de respecter les critères d’un multisite cités plus haut.
Calcul de durée d’audit Qualiopi d’un organisme multisite
Source : Foire Aux Questions du Ministère du Travail disponible dans notre espace documentaire.
L’audit de surveillance d’un organisme multi-sites peut-il être réalisé à distance ?
Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. Cependant une durée de 0,5 jour d’audit doit être ajoutée par site échantillonné.
NB : L’audit de surveillance devra être réalisé sur site si l’audit initial a été réalisé à distance, conformément à l’arrêté du 24 juillet 2020.
Le certificat délivré doit-il mentionner tous les sites et toutes les catégories d’actions par site ?
Le certificat est délivré à l’organisme candidat qui a fait la demande, après audit d’un échantillon de sites. Il est établi au nom de l’organisme, avec la mention des catégories d’actions auditées et pour l’ensemble de ses sites.
Le certificat mentionnera, d’une part les catégories d’actions certifiées, et d’autre part, la liste des sites, en précisant les catégories d’actions par site.
Organisme multisite et Qualiopi : ce qui change au 1er septembre 2023
Audit de surveillance
Le calcul du nombre de sites audités est réalisé à l’aide de la formule suivante :
Racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche
Exemple :
Nombre total de sites : 4
√4×0.6=1.2
1 site annexe sera audité en plus de la fonction centrale.
Ajout d’un ou plusieurs sites
Dans le cas d’un organisme déjà implanté sur plusieurs sites, s’il souhaite ajouter de nouveaux sites à son certificat, Certifopac procédera à un échantillonnage des sites à auditer. Le nombre d’échantillons sera calculé en utilisant la formule suivante : la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En plus de l’audit des nouveaux sites, Certifopac effectuera également un audit de la fonction centrale.
Dans le cas d’un organisme certifié en tant que monosite qui étend son activité sur un ou plusieurs sites, une nouvelle demande de certification devra être réalisée. Un nouveau cycle de certification commencera avec un audit initial prenant en compte ces nouveaux paramètres. Un nouveau contrat sera donc nécessaire.
Enfin, si au moins l’un des nouveaux sites propose une catégorie d’action qui n’était pas couverte par le certificat initial, l’organisme multisite devra effectuer une demande supplémentaire dites demande d’extension. Le calcul du nombre de sites audités tiendra compte de ce double schéma.
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
Site internet par : NcWebStudio
© Certifopac 2023, tous droits réservés.
des organismes certificateurs
du Ministère du Travail
