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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

Guide du certifié « Qualiopi » Form 727 Version 5 du 06/10/2023

Une fois certifié Qualiopi, de nouvelles démarches et obligations s’imposent à vous. Les modalités suivantes visent à vous donner plus d’informations sur les différents usages de marques, le référencement de votre organisme ou encore la gestion des modifications pouvant survenir lors de votre cycle de certification.

Logo Qualiopi processus certifié

1. Règles d’usage des marques

L’usage des marques ci-dessous est régit par des règles très strictes. Tout manquement et non-respect des exigences ci-dessous peut conduire à la suspension ou au retrait de votre certification.  Le respect des exigences ci-dessous est vérifié par l’auditeur lors des audits de surveillance et de renouvellement.

1.1. Marque « Qualiopi »

Il est strictement interdit d’utiliser le Logo Qualiopi tant que l’organisme demandeur ne reçoit pas officiellement son certificat Qualiopi.

La marque Qualiopi est régie par les documents réglementaires « Charte d’usage Qualiopi » et « Charte Graphique Qualiopi ».

Toute utilisation de la marque allant à l’encontre des chartes précitées peut mener à l’application de sanctions telles que la suspension ou le retrait du certificat.

Vous pouvez mentionner tout ou partie du paragraphe suivant lorsque vous souhaitez décrire la certification Qualiopi :

« Qualiopi est le nom de la marque de certification qualité des prestataires d’actions de formation. Elle a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Cette certification est une obligation légale pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit dans son article 6 une obligation de certification, par un organisme tiers (CERTIFOPAC), des organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences sur la base d’un référentiel national unique, s’ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés (financement par un opérateur de compétences, par la commission mentionnée à l’article L. 6323-17-6, par l’État, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par Pôle emploi ou par l’Agefiph). À noter : le référentiel national qualité est organisé autour de 7 critères reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes. »

Logo Qualiopi :

1.2. Marque « Certifopac »

1.2.1. Objet

La marque CERTIFOPAC a pour objectif de mettre en lumière, à la demande des intéressés, la démarche de certification, en cours ou effective.

1.2.2. Bénéficiaires de la marque :

Les bénéficiaires du droit d’utilisation de la marque CERTIFOPAC sont les personnes physiques et morales :

  • Liés contractuellement à CERTIFOPAC
  • Ayant reçu un certificat délivré par CERTIFOPAC en cours de validité,
  • Qui respectent les dispositions légales, contractuelles et le présent règlement d’utilisation ainsi que les règles graphiques applicables à la marque en question.

Le bénéficiaire s’engage à communiquer tout changement de situation ayant un impact sur l’autorisation d’utilisation comme définit ci-dessus.

Conformément à l’article 20 de la loi du 31 décembre 1964, l’utilisation de la marque CERTIFOPAC est strictement personnelle et ne peut être cédée à tiers même licencié ou successeur.

1.2.3. Règles d’utilisation de la marque

La communication sur CERTIFOPAC se fera dans le respect des dispositions légales et contractuelles et du présent règlement d’utilisation.

Sur quels supports utiliser la marque ?

La marque CERTIFOPAC pourra être utilisée dans le respect du présent règlement sur tout support commercial à savoir, papier à en-tête, carte de visite, publicité, support multimédia et audiovisuel notamment site internet, mais ne pourra en aucun cas être apposée sur un produit ou un service.

Communiquer clairement et sincèrement

D’une façon générale, toute communication sur la certification doit être réalisée dans le respect des principes de clarté et de sincérité.

Le certifié ne doit pas s’associer à une quelconque action impliquant une référence abusive ou inexacte à une certification délivrée par CERTIFOPAC.

Le certifié ne peut laisser croire que la certification délivrée par CERTIFOPAC porte sur d’autres domaines que celui ou ceux certifiés ou à agir de manière qui pourrait le laisser penser et doit faire usage de son certificat dans ce sens.

Dans le cas ou CERTIFOPAC donne son accord, toute communication devra faire l’objet d’une validation préalable (mails, courriers, messages internet, etc.)

Logo Certifopac

Ce logo est en ligne sur notre site internet. Il est communiqué aux certifiés et aux partenaires sur demande.

Il est interdit de modifier de quelque manière que ce soit le logo : police, couleur, forme, proportion, etc.

1.2.4. Utilisation de la marque pour une entité tierce

Il est possible pour un certifié CERTIFOPAC de donner sous sa responsabilité l’autorisation écrite et préalable expresse à une entité, qui utilise ses services à titre de salarié ou autre, de mentionner sa certification, sans ambigüité et sans utiliser le logo CERTIFOPAC. Cette entité ne peut en aucun cas se présenter comme certifiée par CERTIFOPAC ou le laisser penser.

Le certifié reste en tout état de cause le co-responsable de toute référence faite à la certification Qualiopi et au logo CERTIFOPAC par l’entité qui l’utilise. Il répercute immédiatement toute modification de la situation de sa certification sur l’entité.

En cas de retrait et/ou suspension de certificat, la personne doit, le cas échéant, en informer par écrit l’entité qui utilise ses services afin que celle-ci fasse disparaître sans délai toute référence à la marque CERTIFOPAC de tous documents et supports commerciaux et/ou publicitaires.

1.2.5. Durée d’utilisation

L’autorisation d’utiliser la marque CERTIFOPAC, restera acquise tant que la personne concernée bénéficie d’un certificat valide délivré par Certifopac.

Dans le cas ou une suspension de certification est prononcée, le bénéficiaire doit cesser les usages relatifs à ladite certification, ainsi que les références aux marques associées.

1.2.6. Contrôle d’utilisation de la marque :

CERTIFOPAC peut procéder à des contrôles afin de s’assurer du bien-fondé de l’usage des marques. Ces contrôles peuvent avoir lieu durant l’ensemble du cycle de certification.

1.2.7. Retrait du droit d’utilisation de la marque, utilisation abusive et sanctions :

CERTIFOPAC se réserve expressément le droit de retirer à tout moment l’autorisation d’utilisation de la marque CERTIFOPAC aux personnes physiques ou morales s’étant vu attribuer un certificat dès lors que les conditions d’utilisation de ladite marque ne sont plus remplies. Un tel retrait du droit d’utilisation doit être suivi d’exécution immédiate et toutes dispositions doivent être prises sans délai pour faire disparaître la marque de tous documents et supports commerciaux et ou publicitaires.

Le non-respect des présentes consignes constituent une utilisation abusive de la marque CERTIFOPAC. Toute utilisation abusive de la marque CERTIFOPAC par une entité certifiée par CERTIFOPAC, non certifiée par CERTIFOPAC, ou par une entité dont le droit d’utilisation a été retiré et qui poursuit cette utilisation, entraîne une réaction de CERTIFOPAC qui se réserve le droit de demander réparation par toutes voies de procédure et procéder à des sanctions le cas échéant.

1.3. Marque « COFRAC »

Il est interdit à tout client de Certifopac de mentionner le Cofrac, et d’utiliser, apposer le logo Cofrac dans ses communications.

Les clients éventuellement accrédités par le Cofrac sont seuls responsables des usages de la marque COFRAC, dans le respect du GEN REF 11 dans sa version en vigueur.

Il est interdit a tout client de mentionner l’accréditation de Certifopac, ou d’en faire référence dans ses communications.

2. Règles de bonne conduite

2.1. Traitement des NC Mineurs émises en audit initial

Etre certifié Qualiopi c’est bien, le rester c’est mieux ! Si l’audit initial permet la délivrance du certificat, l’audit de surveillance permet de le maintenir.

Il est de votre responsabilité de mettre en œuvre les actions correctives des indicateurs en NC Mineure dans les 6 mois qui suivent la réalisation de l’audit initial.

L’audit de surveillance, qui intervient à mi-parcours pendant le cycle, est d’une durée inférieure à l’audit initial. L’accent sera mis sur :

  • La vérification de la mise en œuvre des actions correctives pour les NC MIN
  • La vérification du maintien de la conformité des indicateurs ayant fait l’objet d’une non-conformité majeure
  • La vérification du respect de l’usage de la marque Qualiopi.

Rappel : Si un indicateur en NC MIN fait l’objet d’un écart lors de l’audit de surveillance, il bascule automatiquement en NC MAJ.

2.2. Changements importants

Il est de votre responsabilité de déclarer au plus vite à CERTIFOPAC tout changement susceptible de modifier le champ de vos audits futurs.

  • Vous ne faisiez pas de sous-traitance, vous en faites désormais ? Merci de le déclarer
  • Tout type de nouvelles actions de formations : certifiantes, AFEST (Formations en situation de travail), Alternance, VAE, Bilan de compétences.
  • Changement de seuil de chiffre d’affaires ?

Pour connaitre les modalités de changements ayant des conséquences sur la certification se référer au chapitre 5 du document Pro 07 – Procédure de certification Qualiopi.

2.3. Modification de la certification

Pour connaitre les modalités de suspension, de retrait, de résiliation, d’extension ou de réduction de la certification, se référer au chapitre 6 du document Pro 07 – Procédure de certification Qualiopi.

2.4. Gestion des plaintes et appels

Les plaintes et appels sont gérés selon les modalités définies dans la procédure Pro 06 Procédure de traitements des plaintes et appels disponible sur demande à l’adresse gestion@certifopac.fr.

3. Etre référencé sur la liste publique des organismes de formation

Découvrez si un organisme de formation, un CFA, une structure d’accompagnement à la VAE ou un centre de bilan de compétences possède la certification Qualiopi grâce à la liste publique actualisée quotidiennement par le Ministère du Travail.

Accédez facilement à cette liste des certifiés Qualiopi en open data sur data.gouv.fr et vérifiez la validité d’une certification. Les organismes certificateurs, tels que Certifopac, jouent un rôle crucial dans la transmission des données fiables. Si votre établissement de formation ne figure pas sur la liste malgré une certification Qualiopi valide, n’hésitez pas à contacter votre certificateur et la DREETS de votre région pour résoudre cette situation.

4. Déclarations de changements après la certification de votre organisme

Votre organisme de formation est certifié Qualiopi et vous rencontrez un changement structurel. Il est essentiel de déclarer ces modifications pour maintenir votre certification Qualiopi. En savoir plus

Les changements incluent la modification de la structure juridique, le rachat d’un organisme de formation, ou un changement de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).

La certification Qualiopi est liée à un NDA et un SIREN, et elle n’est pas transférable entre deux entités juridiques. Informez Certifopac de tout changement et fournissez les documents nécessaires pour assurer la continuité de votre certification.

En cas de changement organisationnel, signalez-le lors de la planification de votre audit de surveillance. La transparence et la communication avec Certifopac sont essentielles pour préserver votre certification Qualiopi.

5. Prouver la validité de votre certificat Qualiopi

Si vous êtes déjà certifié Qualiopi par Certifopac, vous pouvez télécharger votre certificat gratuitement sur votre espace de l’application d’audit ou transmettre votre lien de vérification en ligne.

Si vous êtes certifié chez un autre organisme, il est possible de transférer votre certification Qualiopi chez Certifopac à tout moment. Contactez-nous pour discuter de cette possibilité.

Si vous n’êtes pas encore certifié Qualiopi, vous pouvez vérifier la validité d’un certificat en demandant un lien auprès de l’organisme certifié ou en contactant Certifopac à l’adresse contact@certifopac.fr.

Extension et transfert

Les différentes démarches

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L’audit d’extension

Une fois certifié Qualiopi, il est possible à tout moment d’étendre la portée de son certificat en ajoutant des catégories d’actions supplémentaires.
Découvrir la démarche
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Transfert du certificat

Le transfert d’une certification, c’est la reprise d’une certification existante et valide d’un certificateur X à un certificateur Y. Nous vous assurons la continuité de votre certificat.
Découvrir la démarche

6. Réaliser un audit d’extension Qualiopi

L’extension de votre certification Qualiopi est essentielle pour étendre la portée de vos formations. Votre demande d’extension de votre certification est simplifiée grâce à notre formulaire en ligne. En cochant l’option « extension » et en informant des changements survenus depuis l‘audit initial, vous bénéficiez d’une procédure fluide et rapide pour optimiser votre certification.

Il est important de savoir que vous pouvez demander une extension à tout moment durant le cycle de certification Qualiopi, sans impacter la date de l’audit de surveillance ni la fin de validité du certificat.

7. Après Qualiopi, être référencé auprès des financeurs

Vous souhaitez savoir comment référencer votre structure auprès des financeurs une fois votre certificat en poche. Nous avons condensé pour vous l’essentiel des informations à connaitre.

La certification Qualiopi permet aux organismes de formation d’être visibles par divers financeurs tels que les OPCO, le CPF, Pôle Emploi, etc. Cette reconnaissance facilite l’accès à des dispositifs de financement pour différents publics, comme les salariés, travailleurs non salariés, demandeurs d’emploi, élus locaux et entreprises. Cependant, l’intégration aux différents systèmes des financeurs n’est pas automatique.

8. Remplir mon BPF

L’application « Mon Activité Formation » est essentielle pour les organismes de formation. Elle permet de déposer une déclaration d’activité, soumettre le bilan pédagogique et financier (BPF) annuel. Nous vous expliquons les points clés pour compléter votre BPF.

Que se passe-t-il si mon BPF indique un chiffre d’affaires nul (=0€) ?

Si votre BPF est égal à 0€ pendant deux années consécutives, votre NDA peut être annulé. De ce fait, vous perdrez votre certification Qualiopi.

Comment communiquer avec le logo Qualiopi ?

Pour en savoir plus sur l’utilisation du logo Qualiopi, rendez-vous sur notre article dédié : https://certifopac.fr/qualiopi/ressources/usage-logo/