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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

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Les 10 choses à faire une fois le certificat Qualiopi en poche

Obtenir la certification Qualiopi est une étape majeure pour les organismes de formation, mais cela marque le début d’un cycle de vie réglementé. Une fois la certification obtenue, plusieurs obligations et démarches doivent alors être respectées pour maintenir sa validité et maximiser les opportunités qu’elle offre.

Voici les principales étapes à suivre :

Mon certificat

1. Je publie mon certificat sur mon site et dans mes locaux

La publication du certificat Qualiopi est une obligation réglementaire. Je dois donc :

  • Afficher mon certificat dans mes locaux ou sur mon site internet.
  • Télécharger le certificat depuis mon espace dédié, tel qu’Apollo, et utiliser le lien de redirection unique fourni.

 

Utilisation des marques

2. Je veille à la bonne utilisation des marques (Qualiopi, Certifopac, Cofrac)

Télécharger le logo Qualiopi conformément à la charte d’usage est essentiel. Cela inclut :

  • Respecter les règles d’usage, notamment l’indication précise des catégories couvertes par la certification.
  • Ne pas associer le logo à une prestation spécifique, car il reflète alors un processus certifié et non une formation individuelle.
  • Utiliser les formats appropriés (JPEG, PNG, vectoriel) pour une communication adaptée.

Le logo est un vecteur de communication puissant qui doit être utilisé correctement. Votre organisme certificateur fournit toutes les informations et ressources pour vous assurer du bon usage.

Liste des certifiés

3. Je vérifie mon statut sur la liste publique des organismes de formation

Votre organisme doit figurer sur la liste publique des prestataires de formation certifiés. Cette liste, gérée par le ministère du Travail, permet aux financeurs et aux entreprises de vérifier votre statut. Assurez-vous que vos informations y soient alors correctement référencées quelques jours après l’obtention de votre certificat.

4. J’informe les financeurs ciblés

La certification Qualiopi est une condition nécessaire pour accéder à certains financements publics ou mutualisés. Identifiez les financeurs pertinents pour votre public cible (CPF, OPCO, etc.) et renseignez-vous sur leurs procédures d’enregistrement. Chaque financeur impose donc des exigences spécifiques qu’il est essentiel de respecter.

Vous souhaitez savoir comment référencer votre structure auprès des financeurs une fois votre certificat en poche. Nous avons condensé pour vous l’essentiel des informations à connaitre.

La certification Qualiopi permet ainsi aux organismes de formation d’être visibles par divers financeurs tels que les OPCOle CPFPôle Emploi, etc. Cette reconnaissance facilite l’accès à des dispositifs de financement pour différents publics, comme les salariés, travailleurs non salariés, demandeurs d’emploi, élus locaux et entreprises. Cependant, l’intégration aux différents systèmes des financeurs n’est pas automatique.

Mes changements

5. Je déclare tout changement important à Certifopac

En tant qu’organisme certifié Qualiopi, vous devez donc déclarer à votre certificateur tout changement affectant votre structure, vos activités ou votre organisation. Cela inclut les modifications d’adresse, de représentant légal, de structure juridique, de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), ou l’introduction de nouvelles catégories d’actions (ex. AFEST, VAE). Ces déclarations permettent de maintenir la conformité de votre certification et d’adapter les audits si nécessaire. Toute évolution non signalée peut entraîner des complications lors des audits de surveillance ou de renouvellement. La transparence est alors essentielle pour préserver votre certification Qualiopi.

personne qui écrit sur une feuille
Mon BPF

6. Je rempli mon bilan pédagogique et financier (BPF)

Chaque année, vous devez déclarer votre bilan pédagogique et financier sur la plateforme dédiée. Cette obligation permet alors aux autorités de suivre l’activité des organismes de formation. Une déclaration incorrecte ou un oubli peut donc entraîner la perte de votre numéro de déclaration d’activité, ce qui invaliderait automatiquement votre certificat Qualiopi.

L’application EFP Connect, anciennement « Mon Activité Formation » est essentielle pour les organismes de formation. Elle permet de déposer une déclaration d’activité, soumettre le bilan pédagogique et financier (BPF) annuel. Nous vous expliquons les points clés pour compléter votre BPF.

Préparation à la surveillance

7. Je prépare mon audit de surveillance

Votre certification Qualiopi est valide pour un cycle de trois ans, mais elle implique donc :

  • Un audit de surveillance à mi-parcours pour vérifier la continuité de la conformité.
  • Un audit de renouvellement à la fin du cycle pour prolonger la certification.

Anticipez ces audits en maintenant votre système qualité et en préparant les documents requis (organigrammes, bilans, etc.).

Etre certifié Qualiopi c’est bien, le rester c’est mieux ! Si l’audit initial permet la délivrance du certificat, l’audit de surveillance permet de le maintenir.

Il est de votre responsabilité de mettre en œuvre les actions correctives des indicateurs en NC Mineure dans les 6 mois qui suivent la réalisation de l’audit initial.

L’audit de surveillance, qui intervient à mi-parcours pendant le cycle, est d’une durée inférieure à l’audit initial. L’accent sera mis sur :

  • La vérification de la mise en œuvre des actions correctives pour les NC MIN
  • La vérification du maintien de la conformité des indicateurs ayant fait l’objet d’une non-conformité majeure
  • La vérification du respect de l’usage de la marque Qualiopi.

Rappel : Si un indicateur en NC MIN fait l’objet d’un écart lors de l’audit de surveillance, il bascule automatiquement en NC MAJ.

Etendre mon activité

8. J’explore les extensions de certification

Si vous souhaitez élargir votre activité (exemple : ajouter le bilan de compétences à vos actions de formation), vous pouvez demander une extension de certification. Cela implique un audit supplémentaire pour inclure la nouvelle catégorie sur votre certificat.

Changer d’organisme certificateur

9. Je procède au transfert de certification si besoin

Si vous souhaitez changer d’organisme certificateur, ou si votre certificateur actuel cesse son activité, une procédure de transfert est prévue. Vous conservez alors vos dates de certification tout en changeant d’interlocuteur.

10. Je m’informe

Certifopac, dans sa posture d’organisme certificateur, a un rôle d’informations de ses certifiés lors de tout changement perturbant les exigences réglementaires : nouvelle version du guide du lecture, etc. Vous pouvez suivre l’actualité de notre société via la page dédiée ainsi que notre newsletter.