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Labellisation Certif’Région

Forte de son expérience partenariale de plus de 10 ans dans la co-construction d’une démarche qualité régionale, la Région Occitanie a été désignée en 2019 par France Compétences en tant qu’Instance de Labellisation pour délivrer le label Certif’Région.

Il convient de noter qu’actuellement, huit Instances de Labellisation sont habilitées à délivrer leur propre label ainsi que Qualiopi. La Région Occitanie a vu son mandat en tant qu’Instance de Labellisation Certif’Région renouvelé pour 3 ans par la délibération n°2022-12-406 du 15 décembre 2022 de France Compétences.

Il est important de noter que l’obtention du label Certif’Région entraîne également la certification Qualiopi pour l’organisme.

un homme et une femme en train de discuter

Le processus général de délivrance du label Certif’Région implique la participation d’organismes auditeurs à chaque étape.

Les opérateurs de formation intéressés par la démarche qualité doivent s’inscrire sur la plateforme dématérialisée du label et peuvent bénéficier d’un accompagnement. Le Comité Instructeur examine les dossiers de candidature et vérifie si l’opérateur de formation candidat remplit les critères administratifs, tels que l’exercice d’une activité de formation en Occitanie et le respect des prérequis d’accès au label. Le comité instruit la candidature en se basant sur trois indicateurs du devis : le chiffre d’affaires de l’OF, le nombre de sites et les catégories d’actions.

Une fois entré dans le cycle de labellisation Certif’Région, l’OPAC peut choisir entre deux types d’audits : soit un audit complémentaire à Qualiopi s’il a déjà obtenu cette certification, soit un audit initial pour l’obtention du double label Certif’Région/Qualiopi.

Les audits sont réalisés par des organismes auditeurs habilités, qui se basent sur le référentiel Certif’Région, une norme reconnue par France Compétences et intégrant Qualiopi. Le comité instructeur valide le dossier de candidature sur la plateforme, et l’auditeur dispose de 30 jours pour organiser l’audit avec l’OF.

Enfin, la délivrance du label Certif’Région se fait lors d’une présentation des audits devant le comité de labellisation.

Les modalités de financement

La Région Occitanie maintient son engagement en faveur du développement des compétences des opérateurs de formation ayant un établissement en Occitanie. Cet engagement se traduit par une participation financière de la région prenant en charge 50% du coût de l’audit.

Ainsi, la région prendra en charge 50% des frais des audits initiaux, d’extension et de renouvellement. Pour les audits complémentaires à la certification Qualiopi, la prise en charge sera de 100%. Dans ce dernier cas, seuls les indicateurs spécifiques à Certif’Région seront audités.

Le Référentiel Certif’Région

Tous les prestataires bénéficient de la même reconnaissance, avec certains indicateurs spécifiques selon le type d’activités, tels que la formation, le bilan de compétences, l’accompagnement VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et l’apprentissage. Les organismes de formation détenteurs de ce certificat sont considérés comme remplissant les critères nécessaires pour être reconnus « de qualité » par les financeurs publics.

Ce label comprend 8 critères qui reprennent les critères de qualité de Qualiopi, auxquels s’ajoutent des indicateurs spécifiques de Certif’Région. Il est délivré après un audit de conformité au référentiel Certif’Région, réalisé par un organisme auditeur indépendant, qui est référencé par la Région et ses partenaires.

        CritèreNombre de d’indicateurs Qualiopi Nombre d’indicateurs Certif’Région   Total indicateurs par critère    OF    BC    VAE    CFA
1Information du public3033233
2Objectifs et adaptation des prestations aux publics5277557
3Adaptation de l’accueil aux publics821084510
4Adaptation des moyens pédagogiques4376557
5Qualification des intervenants2022222
6Environnement professionnel7187668
7Recueil et prise en compte des appréciations3033333
  8Pilotage et suivi de la démarche qualité pour entrer dans une logique de management en cohérence avec la stratégie  0  4  4  4  4  4  4
Nombre total d’indicateurs32124440313344

Prérequis pour le label Certif’Région

La région Occitanie propose une liste de prérequis pour la démarche de labélisation Certif’Région.

« Le postulant au label Certif’Région doit :

    • Avoir pris connaissance du référentiel Certif’Région

    • Avoir nommé un « référent handicap », formé par l’organisme sélectionné par l’AGEFIPH Occitanie pour délivrer la formation « Devenir référent handicap en CFA ou Organisme de formation » 

    • Avoir formé un membre permanent à l’égalité Femmes/Hommes

    • Un référent « suivi en entreprise » est désigné lorsque le prestataire met en œuvre des formations en alternance et/ou périodes de formation en situation de travail

    • Fournir un organigramme permettant la bonne compréhension de son organisation en cas de multi sites

    • Fournir un extrait Kbis pour justifier d’une activité de formation en Occitanie »

une fille venant d'être diplômé

Audit initial Certif’Région

La durée de l’audit est déterminée par le Comité instructeur en se basant sur le barème établi dans l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit liées au référentiel national mentionné à l’article D.6316-1-1 du code du travail. Cette durée est calculée en fonction du chiffre d’affaires de l’organisme de formation, des catégories d’actions pour lesquelles il souhaite obtenir le label, ainsi que du nombre de sites.

L’audit initial a pour objectif de vérifier la conformité de l’organisme aux exigences du référentiel Certif’Région. Les non-conformités, qu’elles soient mineures ou majeures, seront relevées et donneront lieu à la rédaction de fiches écarts qui seront transmises à l’organisme afin qu’il mette en place les corrections et les actions correctives nécessaires (voir paragraphe sur le traitement des non-conformités ci-dessous).

L’auditeur rédige un rapport d’audit qui sera examiné par les partenaires du label Certif’Région. Ces partenaires délibèrent et prennent une décision concernant l’attribution ou le rejet de la demande de certification qualité lors du Comité de Labellisation.

À l’issue du Comité de Labellisation, l’organisme candidat sera informé de l’obtention ou du refus du label Certif’Région.

Audit d’extension Certif’Région

L’audit d’extension est réalisé pour prendre en compte l’extension du périmètre d’intervention de l’organisme de formation et, par conséquent, l’extension du périmètre de labellisation pendant la période de validité du label Certif’Région.

L’objectif est de s’assurer du maintien de la conformité de l’organisme aux exigences du référentiel Certif’Région, ce qui nécessite la réalisation d’un nouvel audit initial. Les demandes d’extension peuvent être soumises à tout moment pendant le cycle de labellisation, soit dans les 6 mois suivant l’audit initial, soit lors de l’audit de surveillance, soit lors de l’audit de renouvellement.

L’extension du périmètre de labellisation peut se faire dans deux cas :

  1. Intégration de nouveaux sites dans le périmètre de labellisation.
  2. Inclusion de nouvelles catégories d’actions réalisées par l’organisme.

Pour cela, un nouveau dossier de candidature doit être constitué et soumis à l’instruction et à la validation par le comité instructeur. Le prestataire de formation doit mettre à jour les informations de son dossier de candidature déposé sur la plateforme Certif’Région. L’Instance de Labellisation valide la demande d’extension via la plateforme et redonne la main au prestataire. Ce dernier peut alors finaliser sa demande d’audit d’extension, qui sera transmise au comité instructeur pour vérification.

Audit de surveillance Certif’Région

L’audit de surveillance permet de s’assurer du maintien de la qualité des process de l’audité. Il permet également à l’organisme de rendre compte des mesures prises pour corriger les écarts identifiés lors de l’audit initial.

Les modalités de réalisation de l’audit de surveillance sont les suivantes :

L’audit de surveillance peut être réalisé à distance lorsque l’audit initial a été réalisé sur site.

Il sera réalisé sur site dans les cas suivants :

  • À la demande du Comité de Labellisation Certif’Région, pour les audits de surveillance à effectuer à 14 mois.
  • Lorsque l’audit initial a été réalisé à distance avant le 1er janvier 2021 (règle établie pendant la période de COVID-19).

La période de réalisation de l’audit de surveillance est déterminée comme suit :

La règlementation pour Qualiopi prévoit une période de 14 à 22 mois pour les certifications d’une durée de 3 ans.

L’Instance de Labellisation Certif’Région recommande :

  • Un audit à 14 mois lorsque cela est notifié par le Comité de Labellisation lors de l’attribution du label.
  • Un audit dans les 18 mois si le label est délivré pour une durée de 3 ans.

L’auditeur prend contact avec l’OPAC 3 à 4 mois avant le 14ème mois de labellisation pour planifier l’audit de surveillance. Le 18ème mois de labellisation est privilégié.

Une fois que le rapport d’audit de surveillance est rédigé par l’auditeur, il est enregistré sur la plateforme en ligne Certif’Région afin d’être examiné par le Comité de Labellisation, qui décidera du maintien ou du rejet du label.

Pour valider l’audit de surveillance, l’audité doit obligatoirement transmettre un rapport d’audit interne qu’il a réalisé, ainsi que la notification de maintien Qualiopi. L’Instance de Labellisation prendra alors une décision quant au maintien ou au rejet du label Certif’Région.

Audit de renouvellement Certif’Région

Pour les demandes de renouvellement, deux situations peuvent se présenter :

  1. Vous êtes déjà titulaire du label Certif’Région, un nouveau dossier de candidature doit être établi pour être examiné et validé par le comité instructeur. Vous devrez mettre à jour les informations dz votre dossier de candidature et le déposé sur la plateforme Certif’Région. Une fois que l’Instance de Labellisation aura validé la demande de renouvellement, l’auditeur reprendra le processus pour finaliser la demande d’audit et procéder à sa réalisation.

Il est important de noter que lors de l’audit de renouvellement, une mise à jour de la référence handicap sera exigée.

  1. Vous n’êtes pas encore titulaire du label Certif’Région mais vous êtes déjà certifié Qualiopi. Vous devrez suivre la procédure de première candidature. Cela implique d’obtenir un numéro de dossier pour accéder à la plateforme Certif’Région et se faire connaître. Les étapes de l’audit de renouvellement seront alors identiques à celles de la candidature initiale. Toutefois, en plus des documents requis lors de la constitution d’un dossier de candidature, vous devrez télécharger votre rapport d’audit de surveillance ainsi que votre certificat Qualiopi.

Certif’Région : Traitement des non-conformités

Pas d’écart identifié : avis favorable

Non-conformité mineure : plan d’action et vérification dans les 3 mais

Non-conformité majeure : plan d’action puis audit complémentaire dans les 3 mois après l’audit initial

Plus de 10 non-conformités majeures : avis défavorable