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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Pré-audit Qualiopi, utile ou pas ?
Pour chaque organisme de formation, la certification Qualiopi est un enjeu majeur.
La préparation à l’audit initial est donc une étape importante. C’est alors que le pré audit rentre en jeu.
Pré-audit et certification Qualiopi
Les stratégies et les avis divergent sur les manières les plus efficaces de se préparer pour accueillir l’auditeur sur site : Pré-audit, kit documentaire, faire appel à un consultant, etc.
En effet, certains préfèrent se faire accompagner par un cabinet conseil, suivre une formation ou encore acheter un « kit » Qualiopi avec des exemples d’éléments de preuve à communiquer. Il est important de noter que chaque organisme est différent. Il en ira donc de même pour la préparation à l’audit initial.
Afin de choisir la stratégie la mieux adaptée pour votre organisme, il est nécessaire de vous demander quelles sont vos motivations intrinsèques en passant par cette certification Qualiopi ?
En effet, une fois la certification Qualiopi obtenue, le plus dur restera de la conserver. Vous devrez continuer de faire vivre votre processus qualité.
Le pré-audit
Certifopac propose à ses clients de réaliser un pré-audit en amont du processus de certification Qualiopi. Celui-ci permet à l’organisme de formation d’évaluer sa préparation et donc son système qualité à l’ instant « T ».
Ces pré-audits se déroulent le plus souvent, à distance afin de n’engager aucun frais de mission. L’auditeur vous interroge, de manière factuelle, sur différents indicateurs du référentiel national qualité comme il le fait lors d’un audit initial. Il vous indique si l’élément de preuve fournis est en adéquation et si vous répondez totalement, partiellement ou aucunement à l’indicateur. Cela génère ensuite des non-conformités. Si votre organisme rencontre plus de difficultés avec certains indicateurs, vous pouvez en informer l’auditeur afin qu’il oriente son questionnement en priorité sur ces derniers. Des écarts peuvent être décelés. L’auditeur ne vous indiquera pas les solutions à mettre en place en place mais vous aurez mis en avant les faiblesses et saurez donc comment poursuivre votre préparation à l’audit initial.
La durée d’un pré-audit peut être la même que l’audit initial. En moyenne le pré-audit dure une demi-journée, même si il peut se faire sur une journée ou plus sur demande du client. En corollaire, il doit être clair pour le client que le pré-audit ne saurait constituer une évaluation exhaustive de son système qualité.
Tout pré-audit donne lieu à un rapport d’audit, adressé au client et une copie conservée par l’organisme, consultable lors des évaluations du COFRAC et permettant de s’assurer que les intervenants ne se sont pas écartés de leur mission d’évaluation. Les résultats obtenus et les constats énoncés lors du pré-audit ne préjugent pas de ceux qui seront énoncés lors de l’audit initial. En effet, les résultats du pré-audit ne sont pas communiqués ni pris en compte dans le cadre de l’audit initial.
🚨 CERTIFOPAC ne saurait être tenu comme responsable d’un éventuel écart concernant les constatations énoncées entre le pré-audit et l’audit initial.
Impartialité de Certifopac lors du ré-audit
Les activités de pré-audits ou audits blancs réalisées par nos soins sont considérées comme ne compromettant pas l’impartialité du processus de certification dans la mesure où les conditions suivantes sont respectées :
- Le pré audit n’a d’autre but que d’effectuer une évaluation factuelle de l’état de préparation de votre organisme au regard des critères du Référentiel National Qualité, en décelant des écarts éventuels sans jamais préconiser les solutions pour les résoudre, ni suivre leur résolution ; A ce titre, Le pré-audit Qualiopi n’est en aucun cas une prestation de conseil.
- L’activité de pré-audit est réservée aux clients non encore certifiés ;
- Les pré-audits sont limités à une seule intervention par site et par domaine de certification avant un audit de certification ;
A la fin du pré-audit Qualiopi
Le pré-audit donne lieu à un rapport d’audit détaillé. L’auditeur vous transmets celui-ci à la fin de l’audit, avec les non-conformités éventuelles.
D’autre part, l’auditeur du pré-audit et de l’audit initial n’est pas le même. De plus, l’échantillonnage des dossiers peut varier considérablement. Ainsi, les résultats du pré-audit ne sont pas communiqués ni pris en compte dans le cadre de l’audit initial.
Pour finir, Certifopac ne saurait être tenu comme responsable d’un éventuel écart concernant les constatations énoncées entre le pré-audit et l’audit initial. Autrement dit, ce n’est pas parce qu’un indicateur est conforme au pré-audit qu’il le sera systématiquement à l’audit initial.
F.A.Q. Les questions les plus posées
Comment se préparer à son audit blanc ?
De la même manière que pour un audit initial !
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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