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Se préparer à l’audit Qualiopi : entrainement, pré-audit, accompagnement
Bien se préparer avant un audit Qualiopi garantit la conformité de vos pratiques, évite des coûts et retards liés aux non-conformités, et renforce la confiance des auditeurs et de vos clients. Une préparation rigoureuse optimise le déroulement de l’audit et maximise vos chances d’obtenir la certification.
Important : cette page s’adresse aux organismes déjà engagés dans la démarche d’audit Qualiopi avec Certifopac. Merci de réaliser une demande en ligne si ce n’est pas déjà fait.
Pourquoi faut-il bien se préparer avant un audit Qualiopi : les 6 raisons à connaitre
Une bonne préparation avant un audit Qualiopi est cruciale pour plusieurs raisons :
- Assurer la conformité : Le référentiel Qualiopi est précis et exigeant. En vous préparant au mieux, vous vous assurez donc que vos pratiques et documents répondent aux critères fixés. Cela réduit le risque de non-conformités pendant l’audit.
- Éviter les retards et les coûts supplémentaires : Une mauvaise préparation peut entraîner des non-conformités, qui nécessitent alors des corrections après l’audit initial. Ces retours en arrière peuvent alors engendrer des coûts supplémentaires et des retards dans l’obtention de la certification.
- Optimiser le déroulement de l’audit : Une préparation solide permet de rassembler tous les documents et preuves nécessaires en amont, facilitant ainsi le travail de l’auditeur et rendant le processus plus fluide et moins stressant.
- Valoriser votre organisme : Une préparation rigoureuse montre votre engagement envers la qualité de vos services. Cela renforce la confiance des auditeurs, mais aussi celle de vos clients et partenaires, en démontrant que vous respectez les standards de qualité exigés par Qualiopi.
- Anticiper et corriger les faiblesses : En préparant bien l’audit, vous identifiez alors en amont les éventuelles faiblesses de votre organisme et pouvez y remédier avant l’évaluation officielle. Cela vous permet de présenter un dossier solide et ainsi de maximiser vos chances de succès dès le premier audit.
L’importance cruciale d’une bonne préparation pour l’audit Qualiopi
En somme, bien se préparer permet de gagner en efficacité, d’assurer la réussite de l’audit, et d’obtenir la certification Qualiopi dans les meilleures conditions possibles. Chez Certifopac, nos processus et de nos outils informatiques sont tournés vers la productivité et l’optimisation, de manière à garantir un parcours utilisateur fluide et efficace.
Etape 1 : Comprendre les obligations du référentiel qualité
Comprendre les critères et les indicateurs Qualiopi est une étape fondamentale pour réussir l’obtention de la certification. Le référentiel Qualiopi se compose de 7 critères principaux, chacun décliné en plusieurs indicateurs, au nombre total de 32. Ces critères couvrent l’ensemble des aspects de la qualité des prestations de formation, de l’accueil des participants à l’évaluation des compétences.
Le dispositif vise à garantir une haute qualité des prestations de formation, en mettant l’accent sur la transparence, l’adaptation aux besoins, la qualité des moyens mis en œuvre, et l’amélioration continue. Une bonne compréhension et une application rigoureuse de ces critères sont indispensables pour aligner les pratiques de votre organisme sur les exigences de la certification, et ainsi réussir l’audit Qualiopi.
Etape 2 : Préparer votre organisme, seul ou accompagné
Préparer votre organisme à la certification Qualiopi demande une organisation précise de vos pratiques et documents. L’application Appolo de Certifopac vous aide à optimiser cette préparation en vous offrant un accès personnalisé aux exigences spécifiques de chaque indicateur du référentiel. Appolo adapte sa grille d’audit à votre situation particulière, vous permettant de consulter les obligations de chaque critère.
Pour une préparation plus sécurisée, vous pouvez vous faire accompagner par des cabinets spécialisés. Certifopac, via Appolo, offre des outils de préparation, mais n’assure ni accompagnement ni veille réglementaire, rendant essentiel le recours à des experts pour un soutien personnalisé.
Etape 3 : Réaliser un pré-audit avec Certifopac
Un pré-audit simule l’audit officiel pour identifier les non-conformités et ajuster vos pratiques avant l’audit Qualiopi. Il permet de repérer les faiblesses, tester votre réactivité ou celle de l’équipe, améliorer la documentation, et réduire le stress. En corrigeant les points identifiés, vous maximisez vos chances de réussir l’audit officiel et d’obtenir la certification dès la première tentative.
Etape 4 : Réaliser les derniers préparatifs avec l’auditeur
Une fois votre contrat signé via Appolo et finaliser les derniers éléments administratifs , nous vous affectons une date d’audt ainsi qu’un auditeur. Prévoir en générale une à deux semaines entre la signature du contrat et la date d’audit. La réactivité est essentielle. Sans dossier complet, aucune date d’audit ne peut être fixée. Soyez donc attentif à nos relances !
On choisit l’auditeur en fonction de la localisation et de la disponibilité. Notez qu’il n’est pas possible de choisir votre auditeur. Vous avez cinq jours pour accepter ou récuser l’auditeur proposé. Passé ce délai, l’auditeur est alors considéré comme accepté. En cas de récusation, vous devez motiver votre refus par e-mail, et Certifopac évaluera la pertinence des motifs. Si vous acceptez, nous proposerons alors une nouvelle équipe. L’auditeur vous contactera ensuite pour fixer une date d’intervention.
Important : Des observateurs, tels que des évaluateurs en formation ou du COFRAC, peuvent accompagner l’équipe d’évaluation. Vous devez accepter leur présence lors de vos évaluations si nécessaire.
Planification de l’audit
Environ 15 jours avant l’audit, l’auditeur prend contact par mail et téléphone. Ce premier échange permet alors de faire connaissance. Il permet aussi de discuter des changements depuis la signature du contrat. Ces changements pourraient impacter le périmètre de l’audit. Par exemple, l’embauche récente d’un formateur sous-traitant doit être déclarée, car cela peut affecter les indicateurs à évaluer.
L’auditeur formalise cet échange dans un plan d’audit qui comprend alors :
- Le périmètre de l’audit (les catégories auditées),
- Les personnes à rencontrer,
- Les indicateurs du référentiel concernés.
- Les horaires, le lieu, les modalités logistiques (accueil, visite, etc.)
Le plan d’audit est ainsi disponible directement sur votre application d’audit (App.certifopac.fr) dans l’onglet « Plan d’audit » de votre audit. Vous pouvez l’imprimer ou le télécharger directement en PDF.
Conclusion, un audit Qualiopi, cela se prépare !
La prochaine étape est alors la réalisation de l’audit initial, où l’auditeur évaluera la conformité de votre organisme avec les exigences du référentiel Qualiopi. Cette phase cruciale déterminera si vous obtenez la certification, en vérifiant que toutes vos pratiques sont alignées sur les critères attendus.
Le jour de l’audit, l’absence de preuves pour un indicateur entraînera une non-conformité majeure. Cependant, il n’est pas dramatique d’avoir des écarts, car Certifopac inclut le traitement des non-conformités dans son offre. Soyez donc bien préparé, et vous maximiserez vos chances de succès lors de l’audit.
La chance est là où l’opportunité rencontre la préparation.
F.A.Q. Les questions à se poser dans le cadre de sa préparation
Combien de temps dois-je consacrer à la préparation de l’audit Qualiopi ?
A vous de voir. Aucune durée n’est imposée.
Tout dépend de l’état de votre système qualité, de l’historique, de vos compétences et connaissances sur le sujet.
Tout dépend également de votre stratégie : l’appropriation complète de votre système est plus longue que le fait de faire appel à un consultant ou un « kit qualiopi »…
Où trouver la liste des indicateurs applicables à ma situation ?
Nous avons synthétisé dans un tableau simple et précis, les indicateurs à respecter en fonction de votre organisme.
Si mon audit se déroule à distance (surveillance notamment), comment cela se déroule ?
Si l’audit se déroule à distance en visioconférence, l’auditeur planifie et réalise un test technique pour s’assurer que tout fonctionnera correctement le jour-J. L’auditeur devra pouvoir terminer la réunion, éviter les interruptions et bloquer les enregistrements pour garantir la confidentialité des échanges.
Un audit à distance n’est pas moins rigoureux qu’un audit sur site. Assurez-vous que tous vos documents sont scannés et disponibles numériquement, car des documents non lisibles à la webcam peuvent entraîner des non-conformités.
Les audits en visioconférence peuvent réduire le stress lié aux aspects logistiques, mais il est crucial de garantir que toutes les preuves soient accessibles et lisibles.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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