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Procédure de labélisation Adopac

P01-2 – V2 – Procédure de labélisation Adopac

Vous trouverez ci-dessous la procédure de labélisation Adopac dans sa version en vigueur du 4 janvier 2024.

procédure certif

1. Objet

Le présent document vise à définir les exigences à satisfaire et le processus de labélisation des Accompagnateurs d’Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences, ci-après nommés « Adopac ».

2. Références et abréviations 

Ce document s’applique en complément des documents suivants : 

  • Référentiel de labélisation en sa version en vigueur
  • Conditions particulières de labélisation 
  • Contrat de labélisation (à la version applicable)

3. Champ d’application 

Ce document s’applique à toutes les demandes de labélisation des Accompagnateurs d’Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences, ci-après nommés « Adopac ». Les accompagnateurs sont des entreprises physiques ou morales disposant d’un numéro SIREN actif.

4. Les étapes du processus de labélisation 

4.1 Généralités 

Le cycle de labélisation est d’une durée de 3 ans à partir de la date de délivrance du label. Le processus de labellisation se renouvelle automatiquement tous les 3 ans, sauf si vous ne nous avez pas préalablement notifié de la résiliation de votre contrat de labélisation dans les conditions prévues aux conditions générales applicables. Le cycle de labélisation comprend l’audit initial et l’audit de surveillance réalisé entre le 14ème et 22 ème mois à la suite de la décision de labélisation. 

Le processus de labélisation comprend les étapes suivantes : 

  • La demande de labélisation 
  • La formalisation du contrat et engagement 
  • La revue de la demande 
  • La confirmation du dossier 
  • L’évaluation initiale 
  • La revue de l’évaluation 
  • La décision de labélisation 
  • La surveillance 
  • Le renouvellement 

4.2 Demande de labélisation et analyse de la demande

Pour instruire la demande de l’Adopac, Certifopac recueille toutes les informations suivantes via le formulaire en ligne, disponible sur le site internet de Certifopac, à l’adresse www.certifopac.fr . Les informations renseignées sont les suivantes : 

  • L’identité du demandeur (Civilité, Prénom, Nom) 
  • L’adresse postale du demandeur 
  • La période souhaitée pour l’audit ; 
  • La capacité technique et l’accord tacite de l’Adopac pour effectuer des audits à distance. 

Prérequis pour effectuer une demande de labellisation Adopac 

 Pour prétendre à la démarche labélisation Adopac, l’Adopac doit : 

  • Avoir réalisé au moins un accompagnement d’OPAC ; 

4.3 Contractualisation, revue de la demande et planification de l’audit

Pour donner suite à la demande de l’Adopac, Certifopac propose un contrat de labélisation établi sur les bases des informations recueillies lors de la demande. 

Analyse de la demande 

Une fois l’ensemble des documents reçus, la revue de la demande peut être effectuée afin de garantir que : 

  • Les informations sur les besoins de l’Adopac sont suffisantes et cohérentes pour permettre la réalisation du processus de labélisation ; 
  • Toute divergence d’interprétation identifiée entre Certifopac et l’Adopac est résolue ; 
  • Les moyens permettant de réaliser toutes les activités d’évaluation sont disponibles ; 
  • Certifopac a la compétence et la capacité nécessaires pour réaliser l’activité de labélisation. 

Décision d’entreprendre la labélisation 

Sur la base des éléments reçus, le chargé de demande et de planification réalise un examen documentaire consistant à apprécier la cohérence de la demande. Une décision de recevabilité peut être prise si toutes les exigences documentaires du dossier de labélisation sont satisfaisantes. L’Adopac est informé de cette décision par mail. Certifopac prend la responsabilité d’entreprendre ou non la labélisation et justifie son choix. 

L’Adopac est notifié par e-mail de la décision d’entreprendre la labélisation et la décision est tracée dans le dossier client accessible via l‘application interne de Certifopac. 

Choix de la date d’audit 

Après accord de recevabilité et signature du contrat de labélisation, Certifopac propose, dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception du contrat conclu avec l’Adopac, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par l’Adopac. 

Auditeurs 

Certifopac sélectionne un auditeur parmi ses auditeurs qualifiés et en informe l’Adopac. 

L’Adopac doit informer Certifopac si l’un des membres de l’équipe d’évaluation a réalisé une activité de conseil pour l’Adopac lors des 2 dernières années. 

Des observateurs peuvent accompagner l’auditeur : auditeur en formation, personnels Certifopac, etc. Pour plus d’informations, consultez la rubrique « Obligations clients » de nos CGV. 

Planification de l’audit 

L’auditeur missionné par Certifopac établit et communique un plan d’audit.  

Le plan d’audit permet d’organiser l’évaluation d’une manière logique, d’en préciser la chronologie, la durée, en prenant en compte les indicateurs à auditer. 

Durée et lieu de l’audit 

Certifopac réalise l’audit de l’Adopac à distance. Toutefois, dans le cas où l’Adopac souhaite une réalisation sur site, celui-ci assurera les coûts logistiques y afférents. 

La durée de l’audit est fixée à une demi-journée. 

Outils à disposition de l’Adopac

Afin de mener à bien les tâches d’évaluation, Certifopac met à la disposition de l’Adopac un accès personnel à l’application interne Appolo https://app.Certifopac.fr. Cette application permet de : 

  • Suivre l’avancement de son dossier, consulter le plan d’audit, déposer des documents, consulter les résultats de l’audit, télécharger son rapport et son label ; 
  • Consulter tous les documents liés à la démarche de labélisation. 

4.4 Evaluation

Déroulement 

L’analyse des éléments de preuves permettant d’attester la conformité au référentiel est basée sur l’échantillonnage des dites preuves par indicateur, et ce pour tous les indicateurs audités. 

L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité. Les conclusions de l’audit sont transmises au client selon la procédure et le délai prévus par Certifopac. 

La réalisation de l’audit s’effectue selon les étapes suivantes : 

Réunion d’ouverture Présentation de l’auditeur et de l’Adopac : responsabilités, tour de table, etc. Présentation des objectifs : contexte, enjeux de l’audit, rappel de la mission, rappel des décisions à venir liées à l’audit, etc. Confirmation du plan d’audit : disponibilité de l’Adopac, durée, organisation, etc. Donner le ton : définir l’audit et les valeurs d’objectivité, de transparence et confidentialité en créant un climat de confiance. Montrer la valeur ajoutée du principe d’audit 
Interview, prise de notes, recueil des preuves Questionner via des questions claires, courtes, pertinentes, ouvertes, investigatrices, inversées, permettant la constatation. Observer les activités et les situations afin d’enregistrer les preuves, formuler la constatation avec l’accord de l’Adopac. Recouper les informations en effectuant un échantillonnage (documents, dossiers d’accompagnement). Formuler et structurer les écarts potentiels et les faire valider par l’Adopac. 
Réunion de clôture Conclure avec l’Adopac en formalisant les éventuelles non-conformités. Donner si besoin les attentes de Certifopac pour la levée des non-conformités par la mise en place de plan d’action et d’actions correctives. Préciser les attentes de Certifopac par rapport à la communication post audit et au plan d’action. 

Transmission du rapport d’audit 

Dans le cas où aucune non-conformité n’a été détectée, Certifopac procède à la revue des éléments du dossier d’évaluation et envoie le rapport d’audit au client avant de procéder à la revue de labélisation. 

Dans le cas où des Non-Conformités sont identifiées lors de l’audit, puis sont levées par la suite, Certifopac transmet le rapport d’audit au client.  

L’audit est considéré comme réalisé lorsque le rapport d’audit est envoyé à l’Adopac par Certifopac. 

Le rapport fait état des éléments suivants : 

  • Le rappel de la mission : objectif, champ d’audit, critères d’audit, date et durée, 
  • L’identification des auditeurs et de l’Adopac. 
  • Les constatations présentées en réunion de clôture ainsi que les éventuelles non-conformités, 
  • Les dates d’envoi et de revue du plan d’action associé aux non-conformités, 
  • La date de finalisation du rapport, 
  • Les non-conformités identifiées 
  • L’avis de l’auditeur sur la délivrance de la labélisation 

4.5 Traitement des non-conformités 

Définition 

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Chaque non-conformité constatée lors de l’audit est reportée sur la grille d’audit de l’auditeur : elle est directement définie en fonction des réponses aux questions posées par l’auditeur, et de la pertinence des preuves présentées par l’Adopac, au regard des exigences du référentiel. 

La Non-conformité consiste en la non-prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. 

Les éléments pouvant conduire à une non-conformité sont indiqués dans le Référentiel de labélisation dans sa version en vigueur. 

Traitement d’une non-conformité 

L’organisme doit transmettre à Certifopac un plan d’action (propositions d’actions correctives) sous un délai de 15 jours ouvrés maximum après la date de fin d’audit. Si les propositions sont conformes, Certifopac valide le plan d’action. 

L’organisme dispose de 3 mois, à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac pour mettre en œuvre ses actions correctives. Celles-ci doivent être vérifiées par Certifopac. 

A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la labélisation n’est pas délivrée ou est suspendue. La suspension de la labélisation est levée par Certifopac à la suite de la réception des preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités. 

A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la labélisation est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de labélisation. 

A la suite de l’audit, et dans une volonté d’harmonisation du processus, le vérificateur, désigné par Certifopac, centralise toutes les informations relatives à l’audit et s’assure de la concordance et de la pertinence des informations données au client entre la tenue de celui-ci et la revue de labélisation. 

Précision sur l’étape de proposition et vérification du plan d’action 

Certifopac met à disposition après la date de réalisation de l’audit, le descriptif des Non-Conformités sur son application, onglet « Traitement Post-audit ». L’Adopac recevra également un mail à cet effet pour accéder à ses écarts. 

Par la suite, l’auditeur reste le seul responsable du traitement des non-conformités identifiées. 

L’Adopac dispose de 15 jours ouvrés à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac pour adresser son plan d’action qui permettra par la suite de les corriger. Il remplit ses propositions d’actions directement dans l’onglet dédié sur l’application d’audit 

Chaque Non-Conformité listée sur l’onglet « Traitement Post Audit » reprend les éléments suivants : indicateur concerné, libellé de l’écart, risque. 

Lorsque l’Adopac a complété toutes ses propositions d’actions pour l’ensemble de ses Non-Conformités, l’auditeur les vérifie dans les plus brefs délais afin de les valider. Ce délai ne dépasse généralement pas 5 jours ouvrés mais peut s’avérer plus long en fonction du nombre de non-conformités à vérifier. Si le plan d’action ne répond pas aux écarts, l’auditeur pourra demander une nouvelle proposition à l’Adopac. 

Lorsque l’Adopac transmet ses propositions d’actions, celui-ci dispose de 3 mois pour lever les Non-Conformités. 

Tout refus de traitement d’un plan d’action transmis hors délai sera justifié par un délai de vérification et de traitement trop court pour Certifopac. (Exemple, plan d’action transmis deux mois et demi après audit).

NB : Les actions correctives proposées doivent être pertinentes et exhaustives afin de permettre la poursuite du processus de labélisation. Dans le cas contraire, l’auditeur se réserve le droit de demander de nouvelles propositions d’actions correctives.  

Précision sur l’étape de mise à disposition et vérification des preuves 

L’organisme peut joindre ses éléments de preuves directement dans l’application de Certifopac. L’auditeur les aura à disposition afin de les étudier. 

Lorsque l’ensemble des preuves sont jointes, l’auditeur analyse la pertinence de celles-ci afin de se prononcer sur la levée des écarts. Si les preuves ne sont pas suffisantes, l’auditeur préviendra l’Adopac, et précisera les motifs ne permettant pas d’accepter les preuves. Un nouvel envoi sera demandé au client. 

Lorsque l’ensemble des preuves sont validées, l’auditeur lève les Non-Conformités directement sur l’application. 

Généralités 

Une labélisation peut ne pas être délivrée, suspendue ou retirée, au regard de la présence de non-conformités non levées sous trois mois. 

Si l’Adopac ne souhaite pas continuer la démarche, Certifopac procédera à la rupture du contrat de labélisation conformément aux conditions contractuelles. 

4.6 Revue de l’évaluation 

Le rapport d’audit ainsi que les éventuelles propositions d’actions correctives et preuves sont mis à disposition pour étude au chargé de revue de Certifopac, qui s’assurera de la pertinence des éléments validés. Celui-ci, sur la base du plan de d’action établi par l’auditeur, et au vu des éléments constitutifs du rapport d’audit et de tout autre document en lien avec le dossier client, transmet son avis sur la décision de labélisation. 

4.7 Décision de labélisation 

Une décision de labélisation ne peut être prise que si les exigences de labélisation sont satisfaites et les conditions suivantes respectées : 

  • Validation du plan d’action pour toutes les Non-Conformités par Certifopac : 
  • Nombre de Non-Conformités égal à 0, 
  • Respect des délais pour lever ses Non-Conformités par le biais de preuves pertinentes (levée sous 3 mois après la date d’audit) 

Décision favorable : 

Si la décision de labélisation est favorable, Certifopac fait parvenir au client ses documents de labélisation. 

Le label, bien qu’envoyé par mail, sera directement accessible depuis l’espace personnel de l’Adopac sur l’application d’audit de Certifopac. 

Refus de labélisation : 

Si la décision de labélisation est défavorable, Certifopac en informe l’Adopac en en précisant les raisons. Le contrat de labélisation est rompu de plein droit. Si l’Adopac souhaite réitérer le processus de labélisation, un nouveau dossier devra être mis en place en recommençant la démarche à zéro. 

Selon la décision de labélisation, les mesures appropriées peuvent être : 

  • La poursuite de la labélisation sous condition 
  • La suspension de la labélisation 
  • Le retrait de la labélisation 
  • La rupture du contrat 

Par exemple, un refus de labélisation peut être prononcé dans les cas suivants : 

  • Des non-conformités qui subsistent
  • Une absence de proposition de plan d’action et de corrections
  • Refus de l’Adopac de continuer les démarches de traitement des non-conformités après l’audit initial

4.8 Documents de labélisation 

En cas de décision positive de labélisation, Certifopac délivre le label à l’Adopac. Celui-ci comporte les mentions suivantes : 

  • Le nom et le prénom de l’Adopac 
  • L’adresse de l’Adopac 
  • La date de début de validité de la labélisation et sa date d’échéance 
  • La marque de labélisation  
  • La référence au programme de labélisation 

Surveillance et renouvellement :

Surveillance 

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la labélisation. 

Il permet de vérifier, une fois la labélisation délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. 

L’auditeur conduit l’analyse : 

  • Des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’Adopac 
  • De la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit 
  • Des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’Adopac. 

L’audit de surveillance est réalisé à distance. Il est réalisé sur site à la demande du client qui s’acquitte des frais de déplacement. 

La surveillance se base également sur la vérification de toute modification des exigences de labélisation. 

Pour consulter nos modalités de réalisation des audits à distance, se référer à l’annexe 1. 

Renouvellement de la labélisation 

Le renouvellement de la labélisation suppose la réalisation d’un audit de renouvellement trois mois avant la date d’échéance du label. Cet audit donne lieu à l’obtention d’un nouveau label. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la labélisation. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de labélisation prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent label. 

NB : le souhait de l’Adopac du renouvellement de sa labélisation génère un nouveau contrat de labélisation pour le nouveau cycle à venir. 

NB : La décision de renouvellement de la labélisation génère un nouveau document de labélisation avec les dates de validité et d’expiration mises à jour. 

5. Modifications et changements ayant des conséquences sur la labélisation 

5.1 Changements dans le programme de labélisation (nouvelles exigences ou révisions d’exigences) 

Certifopac informe l’Adopac des modifications apportées aux documents composant le processus de labélisation, les exigences du référentiel de labélisation, les modalités de mise en œuvre et met à votre disposition la version actualisée de ces documents sur le site internet de Certifopac. 

Selon les cas, les dispositions modifiées seront d’application immédiate ou des mesures de transition pourront être mises en place par Certifopac. 

Il est de la responsabilité de l’Adopac labélisé de planifier dans les délais fixés par Certifopac et mettre en œuvre les changements et de celle de Certifopac d’en vérifier la mise en application. 

Si les changements ne sont pas mis en œuvre, Certifopac peut notifier l’Adopac des non-conformités qui, si elles ne sont pas résolues, peuvent entraîner une réduction, suspension ou même un retrait de la labélisation. 

5.2 Résiliation de la labélisation (à la demande de l’Adopac) 

L’Adopac a la possibilité de demander à tout moment l’arrêt de la labélisation. 

Dans le cas où l’Adopac souhaite arrêter la labélisation et résilier dans le même temps son contrat, il doit le faire dans le respect des conditions définies dans les Conditions Générales de Vente. L’arrêt de la labélisation et la résiliation du contrat le cas échéant, entraîne la fin de validité automatique des documents de labélisation. 

En conséquence, à compter de la date d’arrêt de la labélisation (et de la résiliation du contrat le cas échéant), l’Adopac ne peut plus faire référence à la labélisation. Certifopac notifie la résiliation en mettant à jour la liste de ses clients labélisés. 

5.3 Retrait de la labélisation (à l’initiative de Certifopac) 

Un retrait de labélisation implique l’annulation immédiate de la labélisation pour l’ensemble des catégories d’actions de formation. L’Adopac ne peut plus faire référence à la labélisation. Cette décision s’accompagne de la résiliation du contrat. 

Nb : Si l’Adopac refuse de planifier son audit de surveillance, cela vaut comme un non-respect des obligations contractuelles (De s’assurer de la bonne exécution des évaluations de Certifopac dans les délais impartis conformément au programme de labélisation), alors cela sera un motif de rupture de contrat et de retrait de labélisation. 

Dans le cas où une non-conformité n’est pas levée dans les délais (3 mois à compter de la mise à disposition des écarts), Certifopac procédera au retrait du label. L’Adopac devra procéder à une nouvelle demande. 

5.4 Suspension de la labellisation 

Certifopac informe l’Adopac par mail et via l’application d’audit et lui communique les actions nécessaires pour lever la suspension et rétablir la labélisation conformément au programme de labélisation. 

Dans tous les cas, l’Adopac ne peut plus faire mention de la labélisation jusqu’à la résolution de la non-conformité. 

Dans tous les cas énoncés ci-après, l’Adopac reste le seul responsable du traitement de sa suspension, et la responsabilité de Certifopac ne saurait être engagée en cas de non-traitement dans les délais. 

Cas n°1 : Impayé pendant le cycle 

Délai maximal : 30 jours 

Dans le cas où un règlement n’est pas honoré pendant le cycle de labélisation, Certifopac procède, 30 jours après l’envoi de la demande initiale de règlement, à la suspension du label, en sachant qu’une relance à 15 jours est effectuée par nos services. 

Cas n°2 : Non-respect avéré des exigences du référentiel 

Délai maximal : 30 jours 

Certifopac peut décider de la suspension de la labélisation dans les cas suivants : 

  • Lorsqu’il existe des soupçons sur le fait que l’Adopac mette sur le marché ou a l’intention de mettre sur le marché une prestation non conforme au référentiel et faisant référence à la labélisation ; 
  • En cas de non-respect avéré de l’usage de la marque de labélisation. 

Levée de la suspension 

Une fois que Certifopac prononce la suspension, l’Adopac met tout en œuvre pour traiter celle-ci dans les délais impartis (transmission de documents, pièces justificatives, etc.). 

Lorsque la labélisation est rétablie après une suspension, Certifopac 

  • Apporte toutes les modifications nécessaires aux documents officiels de labélisation, aux informations destinées au public, aux autorisations d’utilisation des marques, etc., pour garantir l’existence de toutes les indications pertinentes confirmant que l’Adopac est labélisé. 
  • Informe l’Adopac par mail et délivre sur l’application d’audit une nouvelle version de son label ; 
  • Autorise à nouveau l’Adopac à exercer ses droits dans le respect du programme de labélisation. 

Non levée de la suspension 

Si l’Adopac ne traite pas dans les délais les motifs qui ont conduit à la suspension, le contrat de labélisation est résilié de fait, et Certifopac procède au retrait définitif du label émis. L’Adopac qui souhaite obtenir un nouveau label redémarre à l’étape initiale de demande et devra effectuer un nouvel audit initial. 

Important : la rupture de contrat motivée par un non-traitement des motifs de suspension entraîne également l’abandon par l’Adopac des sommes déjà versées.

Nouvelle demande après refus 

L’Adopac peut effectuer une nouvelle demande auprès de Certifopac sans délai de carence. 

6. Enregistrements 

Certifopac conserve les enregistrements prouvant que toutes les exigences du processus de labélisation ont été effectivement respectées, cela en préservant la confidentialité des enregistrements. 

Le transport, la transmission ou le transfert des enregistrements doivent être effectués de façon à assurer le maintien de la confidentialité. 

Dans la mesure où le cycle de labélisation dure 3 ans, les enregistrements sont conservés au moins pour le cycle en cours et le cycle précédent. 

7. Utilisation et références à la marque Adopac 

L’usage de la marque Adopac est encadré et précisé dans les conditions particulières. 

Une utilisation abusive de la marque Adopac ou la référence erronée à la labélisation Adopac par un client entraîne la mise en place de mesures appropriées telles que la suspension ou le retrait de la labélisation. 

8. Gestion des plaintes et appels 

Les plaintes et appels sont gérés selon les modalités définies dans la procédure Pro 06 Procédure de traitements des plaintes et appels disponible sur demande à l’adresse contact@certifopac.fr 

Annexe 1 – Modalités de réalisation des audits à distance 

Définition 

Un audit à distance remplace un audit sur site. Il peut être réalisé avec différentes TIC (Technologies de l’information et de la communication) dans le but de : 

  • Examiner des documents ; 
  • Interviewer les audités ; 
  • Restituer des constats ; 

Durée 

Le temps de l’audit à distance est le même que celui de l’audit sur site. L’audit à distance n’est pas destiné à réduire la durée de l’audit, seuls les temps de déplacement sont impactés : pour un audit donné comprenant de l’audit à distance, la durée totale ne doit pas être inférieure à celle du même audit qui aurait été réalisé en présentiel. 

Il faut compter un laps de temps supplémentaire pour la préparation de l’audit à distance. Un rendez-vous est fixé par l’auditeur avec l’Adopac afin de vérifier la faisabilité technique de celui-ci. 

Modalités 

L’auditeur et l’Adopac peuvent effectuer l’audit à distance à partir d’un bureau ou d’un autre endroit approprié, dans le respect des règles de confidentialité, de sécurité, de tranquillité et de protection des données. 

Revue de la demande 

Analyse de faisabilité 

Lors de la demande de devis, l’Adopac est informé de la possibilité de réaliser les audits à distance. 

L’Adopac notifie sa volonté de réaliser l’audit à distance lors du remplissage du formulaire de devis en ligne, permettant de s’assurer qu’il : 

  • Dispose des éléments techniques suivants : 
  • Ligne téléphonique permettant une conversation de bonne qualité 
  • Ligne internet permettant un échange fluide par visio-conférence (Connexion ADSL au minimum) 
  • Logiciel de visioconférence (Un logiciel vous sera proposé par Certifopac) 
  • Une webcam fonctionnelle 
  • Un micro fonctionnel 
  • Autorise Certifopac à réaliser des captures d’écran et/ou enregistrements vidéo/audio et/ou des enregistrements de preuves de la réalisation d’audits à distance. Ces éléments sont uniquement destinés à alimenter le rapport d’audit et sous soumis à une stricte confidentialité (Cf. CGV, confidentialité) 
  • Autorise Certifopac à recueillir et traiter les données issues d’un audit à distance dans le respect des règles en matière de protection des données et secret professionnel. 

NB1 : Le remplissage de ce formulaire vaut accord mutuel préalable entre Certifopac et le demandeur quant à la réalisation de l’audit à distance. 

NB 2 : En cas de non-respect des mesures relatives à la réalisation de l’audit à distance et définies par Certifopac, l’audit sera réalisé sur site. 

NB 3 : En l’absence d’accord sur l’utilisation des TIC pour la réalisation de l’audit à distance, l’audit sera réalisé sur site. 

Identification de la technologie utilisée et exigences techniques 

Le choix de la technologie de visioconférence reste à la libre appréciation conjointe de l’auditeur et de l’Adopac. Dans le cas où la technologie utilisée est celle de l’Adopac, ce dernier est responsable des paramètres de sécurité et de confidentialité liés à l’outil utilisé. 

L’information de l’usage de la technologie utilisée est indiquée dans le rapport d’audit. 

Certifopac défini les caractéristiques techniques nécessaires à la réalisation d’audit à distance 

  • La capacité à visualiser le visage de l’auditeur et des audités 
  • La capacité à effectuer des enregistrements (capture d’écran) 
  • Le partage de fichiers 
  • Le partage d’écran 

Ces caractéristiques permettent de conduire l’évaluation de manière à effectuer des observations, des interviews et des revues documentaires. 

La technologie utilisée doit, dans tous les cas, faire l’objet d’un test technique en amont de l’audit pour s’assurer que : 

  • Les échanges sont fluides (image, vidéo, son) et non coupés par moment ; 
  • L’image des interlocuteurs est nette ; 
  • Le son est clair et la voix de l’Adopac audible ; 
  • Le visage de l’Adopac est visible ; 
  • L’Adopac peut partager son écran ; 
  • L’Adopac dispose de documents numérisés directement accessibles sur l’ordinateur (et non pas uniquement des documents papiers) ; 

L’Adopac indique qu’il dispose d’un connexion internet lorsqu’il émet une demande de labellisation. La liaison internet doit être vérifiée par l’auditeur avec l’Adopac avant de réaliser l’audit. 

L’auditeur de Certifopac s’engage à avoir une connexion internet suffisamment puissante pour conduire l’audit via un logiciel de partage d’écran. Dans le cas où l’Adopac ne serait pas en mesure d’établir une connexion internet suffisamment bonne, Certifopac proposera de conduire l’audit par téléphone avec envoi des pièces demandées pour l’audit via l’application. 

Lors de la préparation de l’audit, le responsable d’audit vérifie la compatibilité de la technologie utilisée avec son matériel. 

NB 1 : l’outil choisi lors du test technique ne peut être différent lors de l’audit. Si c’est le cas, il faudra refaire un nouveau test technique. 

NB 2 : l’avis de l’auditeur sur la faisabilité technique des points listés ci-haut doit être favorable pour que l’audit ait lieu à distance. 

NB 3 : si l’Adopac a donné son accord pour l’audit à distance mais que l’avis de l’auditeur est défavorable, l’audit aura lieu sur site. 

Planification et réalisation des audits 

Après signature de son contrat et réalisation de la revue de dossier, Certifopac choisi un auditeur qualifié pour réaliser un audit à distance. Toutes les informations relatives à la mission et aux particularités de l’audit à distance sont mises à disposition à l’auditeur. 

En recueillant des informations plus détaillées sur l’Adopac, l’auditeur peut réévaluer les risques et opportunités liées à l’utilisation prévue des Technologies d’information et communication (TIC) dans l’audit. 

Il adapte le plan d’audit en conséquence, en collaboration avec l’Adopac, et en respectant la durée d’audit initialement prévue. 

Dans le cas où l’audit ne peut pas être réalisé à distance, contrairement à ce qui était initialement prévu dans le contrat ou la revue de la demande, l’auditeur doit motiver ce changement auprès de Certifopac qui en conservera la trace. 

L’auditeur planifie des tests préalables avec l’Adopac, sur la base des modes opératoires des technologies utilisées pour vérifier la faisabilité de l’audit. Il s’assure que les équipements et les logiciels sont compatibles et fonctionnent en réseau avec ses propres équipements. Il est nécessaire de les tester suffisamment tôt en amont de l’audit pour identifier et résoudre les problèmes techniques éventuels ou pour prévoir une solution de remplacement : 

  • L’utilisation de la technologie de l’Adopac : l’Adopac doit transmettre à l’auditeur le mode opératoire de cette technologie et l’auditeur doit s’assurer en amont de l’utilisation des technologies, qu’il a reçu les autorisations nécessaires de la part de l’Adopac. 
  • Un audit en présentiel de substitution si aucune solution technologique de remplacement n’est possible. 

L’auditeur informe par mail Certifopac en cas de dysfonctionnement des outils et de l’option retenue en conséquence. 

L’auditeur respecte le déroulé du plan d’audit. Si des modifications ont lieu, en accord avec le responsable d’audit et l’Adopac, le plan d’audit doit être modifié en conséquence. 

Le responsable de l’audit précise dans le rapport d’audit : 

  • Les parties d’audit ayant donné lieu à l’audit à distance 
  • L’efficacité de l’utilisation des outils 
  • Les préconisations pour les prochains audits quant à la réalisation d’audit à distance : les risques, les écarts, les points sensibles, la complexité de l’Adopac, etc. 

Défaillances lors d’un audit à distance et mode dégradé 

Si l’audit à distance en visioconférence ne fonctionne pas, ou coupe lors de la réalisation de l’audit, plusieurs solutions sont proposées : 

  • Arrêt de l’audit et replanification ; 
  • Proposition de réalisation d’une évaluation complémentaire si les indicateurs ne sont pas audités dans le temps imparti ou si la partie réalisée en mode dégradé ne suffit pas à justifier la conformité ; 
  • Des modalités spécifiques peuvent être mises en place uniquement avec accord de Certifopac ; 

Tout document envoyé à l’auditeur sera supprimé après l’audit.