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Qualiopi : le traitement des non conformités.

⏱ Temps de lecture : 5mn

Qu’est-ce qu’une non-conformité lors d’un audit Qualiopi ?

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.

Lors d’un audit sur site ou à distance, l’auditeur de Certifopac peut constater un écart par rapport aux exigences du référentiel. C’est pourquoi il va détailler de manière précise et factuelle, le constat d’audit et le risque associé. Exemple: « Constat: Dans le programme de formation « PROGRAMME V2 2021 », la formation « Excel Perfectionnement » ne mentionne pas les prérequis et les tarifs. Risque que le client potentiel ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause. Risque que le stagiaire potentiel ne respecte pas les prérequis à l’entrée de la prestation ».

Une non-conformité doit toujours être précise et formulée de manière factuelle, de façon à ce que l’organisme audité puisse comprendre l’écart et le résoudre grâce à une proposition d’action corrective.

Le processus de traitement des non-conformités

Les organismes audités se demandent souvent si en cas de non-conformités soulevés, il faut redémarrer à zéro, refaire un nouvel audit, et payer davantage. En fait, pas du tout : le processus de traitement des non-conformités fait partie intégrante de l’audit. Il est systématiquement réalisé par l’auditeur de Certifopac à la fin de celui-ci.

Envoi du rapport d’audit par l’auditeur

Les écarts constatés sont reportés sur un tableau des non-conformités transmis à l’organisme audité. L’auditeur rédige le libellé de l’écart, et le classe en fonction du risque lié au respect ou non au référentiel. On distingue 2 niveaux de cotations permettant d’évaluer le risque sur la qualité des prestations de développement des compétences : Mineure ou Majeure.

Transmission d’un plan d’actions

L’organisme audité consulte avec attention le libellé des écarts émis par l’auditeur. Il rédige rapidement un plan d’actions et détaille les actions correctives, le délai de mise en place et les personnes concernées ou pilotes.

Exemple: « Je vais mettre à jour mes fiches programmes avec la mention des prérequis et des tarifs. Je vais ensuite les publier sur mon site internet Délai: 1 semaine, Pilote: Moi-même + Webmaster »

Validation du plan d’actions

L’auditeur de Certifopac réceptionne la réponse aux écarts, analyse la pertinence des actions correctives proposées et valide, ou non, le plan d’action. A ce stade, il peut y avoir plusieurs échanges entre l’audité et l’auditeur.

Comment traiter une non-conformité mineure ?

Définition d’une NC Mineure

Une non-conformité mineure au sens de l’audit Qualiopi, c’est lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur. Ainsi, cette prise en compte partielle ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est mineure au sens du référentiel et que le certificat sera quand même délivré (jusqu’à 4 non-conformités mineurs constatées).

Mise en œuvre du plan d’actions sous 6 mois

L’auditeur valide vos propositions d’actions correctives à l’issue de l’audit. Ensuite, vous avez 6 mois pour mettre en œuvre celles-ci. Lors de l’audit suivant, en principe 1 an et demi après, vous devrez prouver la mise en œuvre à l’auditeur.

Attention, car si la non-conformité mineure émise lors de l’audit initial n’est pas levée à l’audit de surveillance, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

Conséquences mineures sur la certification

Jusqu’à 4 non conformités mineures, il est possible de vous délivrer la certification Qualiopi. Au delà, les non conformités suivantes seront à traiter comme NC Majeure.

L’organisme audité à le choix des écarts à traiter comme une majeure. Par exemple, si les indicateurs 1, 3, 22, 26 et 32 sont en écarts, il peut choisir de lever n’importe lequel. L’important est de redescendre au seuil de quatre maximum.

Comment traiter une non-conformité majeure ?

Définition d’une NC Majeure

Une non-conformité majeure au sens de l’audit Qualiopi, c’est lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette prise en compte partielle ou inexistante remet en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est majeure au sens du référentiel.

Mise en œuvre du plan d’actions sous 3 mois

Après validation de votre plan d’actions par l’auditeur, vous avez 3 mois pour lui transmettre les éléments de preuve. Cela peut se faire de manière dématérialisée, sur notre plateforme, ou bien par échange de mail.

Conséquences majeures sur la certification

Nous délivrons la certification Qualiopi lorsque toutes les non conformités majeures sont levées, c’est-à-dire après vérification de la mise en œuvre des actions correctives dans les trois mois sur preuves documentaires.

Cas particuliers: non traitement d’une non-conformité

A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification n’est pas délivrée ou est suspendue. La suspension de la certification est levée par CERTIFOPAC à la suite de la réception des preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures.

Dans certains cas heureusement très rares, il se peut que l’organisme audité ne soit pas capable de présenter à l’auditeur les éléments de preuve sous 3 mois. Dans d’autres cas, l’auditeur peut avoir des doutes quant à la véracité des éléments de preuve transmis par mails ou de façon dématérialisés. Alors, CERTIFOPAC se réserve le droit d’effectuer un audit complémentaire, sur site ou à distance selon les cas.

Une certification peut être non délivrée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

Pour finir, sachez que les indicateurs qui ont soulevé une non-conformité seront systématiquement audités à l’audit suivant. L’auditeur s’attachera à vérifier le bon respect des exigences de l’indicateur, et évaluera l’efficacité de vos propositions d’actions.

On termine sur une bonne nouvelle : L’auditeur n’a pas vocation à « chercher de la non-conformité ». Il évalue de manière transparente, objective et impartiale le respect de vos processus aux exigences du référentiel national qualité. Et quant bien même il en détecte, la pertinence de vos propositions d’actions est aussi un moyen de prouver votre capacité d’adaptation et de traitement des écarts potentiels. Et rassurez-vous, 95% des audits se passent très bien, du moment que l’organisme est préparé !

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