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Comment transférer sa certification Qualiopi ?

Une femme fait des recherches sur internet. Elle est assise à un bureau

⏱ Temps de lecture : 8mn

Le saviez vous ? 1 organisme sur 4 envisage sérieusement de transférer sa certification Qualiopi ! Il est possible de le faire à tout moment du cycle, avant ou après l’audit de surveillance !

Pas une semaine ne se passe sans qu’un organisme certifié chez un confrère nous demande des informations sur le transfert de certification Qualiopi. En quoi consiste un transfert de certification ? Quel intérêt ai-je à transférer mon certificat ? Comment changer d’organisme certificateur Qualiopi ? Toutes les réponses à vos questions se trouvent dans cet article !

Qu’est-ce que le transfert de certification Qualiopi ?

Tout d’abord, il faut savoir que le transfert de certification Qualiopi est strictement réglementé. C’est l’article 7 de l’arrêté du 6 juin 2019 qui précise les règles en matière de transfert.

Le transfert d’une certification, c’est la reprise d’une certification existante et valide d’un certificateur X à un certificateur Y. C’est un peu comme quand vous changez d’opérateur mobile : aucune incidence sur votre ligne, vous gardez le bénéfice de votre certificat et nous vous assurons la continuité de votre certificat au travers d’une mise à jour immédiate sur la liste publique des organismes certifiés Qualiopi.

Quand peut-on transférer son certificat ?

A tout moment du cycle de certification. Cela peut se faire avant ou après l’audit de surveillance, cela dépend de votre agenda. Si vous êtes en fin de cycle de certification, nous vous recommandons simplement de réaliser une demande de renouvellement chez nos services. Nous réaliserons l’audit de renouvellement et rééditerons un certificat à la date d’échéance + 1 jour par rapport au premier certificat.

Il est possible de transférer votre certification Qualiopi à tout moment pendant le cycle de certification, sans attendre l’audit de surveillance ou de renouvellement. Le transfert est réglementé, Certifopac vous explique le déroulement.

Pourquoi transférer sa certification Qualiopi ?

Les motivations sont nombreuses, elles peuvent être :

  • Si le certificateur X se voit retirer son accréditation (son droit de certifier) alors vous devrez vous tourner vers un autre certificateur, accrédité cette fois
  • Si le certificateur X ne vous convient plus (relations commerciales difficiles, tarifs excessifs, etc.), vous pouvez vous tourner vers un autre certificateur qui réalisera toute la démarche à votre place.

En effet, il se peut que la relation commerciale entretenue avec votre certificateur actuelle ne vous convienne pas (tarifs, disponibilités, etc.). Dans ce cas, vous pouvez faire une nouvelle demande de certification à Certifopac tout en conservant la validité de votre certification. Selon une enquête en ligne réalisée par nos services auprès de 2 500 organismes de formation début 2022, plus d’un organisme sur quatre souhaite changer de certificateur, au moins pour l’une des raisons suivantes :

  • Frais de rééditions du certificat, parfois à hauteur de 150 euros ou plus;
  • Frais de déplacement de l’audit jugés excessifs, et non compris dans le devis initial;
  • Conditions générales de vente pas toujours clairs, avec par exemple des redevances annuelles, des frais « cachés », etc;
  • Une mauvaise expérience lors de l’audit ou pendant le processus de certification;
  • Une absence totale de communication et de disponibilité dès l’obtention de la certification;
  • Une absence de plateforme web dédié sur laquelle vous pouvez retrouver votre certificat et l’historique de vos audits…

Pourquoi choisir Certifopac pour son transfert qualiopi ?

Certifopac est le seul organisme certificateur créé par des formateurs passionnés qui connaissent les exigences du milieu de la formation. Nous sommes reconnus pour notre professionnalisme, notre indépendance et notre capacité d’innovation. En témoigne notre application d’audit unique sur le marché, qui permet aujourd’hui à nos plus de 1 500 certifiés de préparer sereinement leur audit de surveillance et de renouvellement. Rejoindre Certifopac, c’est bénéficier de :

  • Tarifs compétitifs et transparents. Les frais de déplacement de l’auditeur sont forfaitaires, cela évite les mauvaises surprises…
  • L’expertise et le professionnalisme d’un certificateur familial et à taille humaine, présent partout en France
  • Une application d’audit simple et intuitive, très appréciée de nos certifiés
  • Une veille légale et réglementaire (Indicateur 23 du référentiel) complète et régulière
  • Une excellente satisfaction client : plus de 100 avis Google 5 étoiles !

Comment faire pour transférer sa certification ?

L’organisme candidat transmet sa demande de certification à Certifopac en remplissant notre formulaire de demande de devis.

Tout d’abord, nous vérifions que les activités certifiées entrent bien dans le cadre du Référentiel National Qualité et que vous possédez une certification valide à la date de la demande et conforme au dispositif en vigueur.

Ensuite, nous prenons contact avec votre certificateur actuel et nous lui demandons de transmettre les éléments suivants :

  • La copie de votre certificat
  • Un dossier détaillant les non-conformités éventuellement détectées lors du dernier audit ainsi que le plan d’action associé pour y remédier.
  • Les réclamations (plaintes) en cours et les actions correctives mises en oeuvre.

L’ex certificateur doit nous transmettre ses éléments sous un délai de quinze jours. S’il refuse de transmettre les pièces demandées, nous pouvons le signaler aux autorités compétentes (La DGEFP ou le COFRAC).

Après réception des pièces, nous examinons l’état des non-conformités en suspens et le cas échéant les dernières conclusions de l’audit. Ensuite, nous décidons selon les cas:

  • De reprendre le dossier en confirmant la certification, et d’émettre un nouveau certificat;
  • D’organiser, après analyse du dossier, une évaluation adaptée (autrement dit, un audit complémentaire);
  • De refuser la reprise de la certification, en motivant par écrit les motifs du refus.

A titre d’exemple, l’organisme JFK Efficience a souhaité témoigné :

j’ai souhaité transférer ma certification chez Certifopac car la relation que j’entretenais avec mon ancien certificateur ne me convenait plus. En effet, je déplorais un manque de communication, et un processus administratif lourd. J’ai trouvé chez Certifopac une équipe disponible et très professionnelle. Le transfert s’est déroulé rapidement et j’ai réalisé mon audit de surveillance dans la foulée. L’application d’audit de certifopac est un vrai plus pour piloter sa démarche Qualité.

Katarzyna Fossati – Formatrice Indépendante chez JFK Efficience

Les choses à savoir avant d’engager un transfert de certification Qualiopi

Pour les organismes n’étant pas encore certifiés

Tout organisme pas encore certifié souhaitant changer d’organisme certificateur devra déposer une nouvelle demande de certification. Ensuite, il devra satisfaire à un audit initial.

Pour les organismes ayant essuyé une suspension ou un retrait de la certification

CERTIFOPAC s’assure par tout moyen que le certifié demandant le transfert n’ait pas sa certification suspendue ou retirée. En effet, il n’est pas possible de transférer une certification lorsque celle-ci a été suspendue ou retirée. Si vous souhaitez vraiment changer de certificateur, il faudra déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial.

Pour les organismes ayant essuyé un refus de certification.

L’organisme candidat ayant reçu un refus de certification auprès d’un organisme certificateur peut déposer une nouvelle de certification chez CERTIFOPAC. Il devra respecter un délai de trois mois à compter de la date de refus. Il faudra déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial.

Pour les organismes « Datadockés »

Si vous êtes référencés DATADOCK, il ne s’agit pas d’un transfert mais bien d’une demande initiale de certification. En effet, le DATADOCK n’est pas un certificat qualité.

Au final, la démarche de changer d’organisme certificateur Qualiopi n’est pas si compliqué qu’il n’y parait. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence et surtout les prestations proposées au regard des prix pratiqués.