Conditions générales de vente Adopac

Modifications des CGV 

CERTIFOPAC se réserve la possibilité de modifier les présentes Conditions Particulières à tout moment en informant son client par écrit. 

A ce titre, le client sera informé dans un délai raisonnable avant la date d’effet prévue des dites modifications. Il bénéficiera d’un droit de résiliation avant application des nouvelles CGV. S’il ne les accepte pas, voir partie « Résiliation et rupture de contrat ». 

Les versions des conditions générales applicables le jour de la commande sont consultables sur le site. 

Pour les clients ayant déjà contractualisé, la précédente version des CGV restera applicable jusqu’à la date d’effet de la nouvelle version et sera également consultable via le lien internet ci-haut. 

Obligations du Client 

Dans le cadre de la relation contractuelle qui découle du passage et de l’obtention de la labélisation, le client s’engage à : 

Dispositions générales : 

• Se comporter avec respect, déontologie et professionnalisme avec l’ensemble du personnel de Certifopac, salarié ou sous-traitant. Tout comportement inapproprié pendant le cycle et particulièrement lors des évaluations sur site ou à distance pourra conduire à la rupture immédiate du contrat sans préavis et sans remboursement des sommes déjà versées. Exemple : agressivité, mépris, manque de respect, insultes, tout comportement visant à mettre en difficulté l’auditeur dans la conduite de son évaluation (comportement pouvant déstabiliser ou mettre mal à l’aise, perte de temps, non-respect du planning) ; 
• Respecter les dispositions légales en vigueur, au regard de la labélisation, de la législation mais aussi du Code du Travail concernant les règles d’hygiène et de sécurité afin de garantir la santé et la sécurité des intervenants de Certifopac. 
• De s’assurer de la bonne exécution des évaluations de CERTIFOPAC dans les délais impartis conformément au programme de labélisation, 

• De fournir des informations exactes, sincères et complètes à CERTIFOPAC et à communiquer tout renseignement de quelque nature que ce soit, ayant un impact sur le processus de labélisation.  
• Autoriser tout suivi annuel prévu dans le processus de labélisation et, le cas échéant, toute vérification complémentaire que CERTIFOPAC estime nécessaire. 
• S’acquitter de toutes les sommes dues à Certifopac dans le respect des délais impartis. 
• S’assurer que le service labélisé répond en permanence aux exigences de labélisation, incluant la mise en œuvre et les changements appropriés qui sont communiqués par CERTIFOPAC

Avant le premier audit : 

• Faire une demande de labélisation avec des informations correctes et vérifiables 
• Fournir toutes les informations nécessaires à la décision de recevabilité dans les 3 mois maximum après la signature du contrat ; 
• S’assurer du respect de toutes les obligations du présent article afin de garantir la bonne réalisation de l’audit, qu’importe sa modalité. 

A distance (visioconférence) : 

• Disposer des compétences et d’éléments techniques suffisants. 

• Autoriser Certifopac à réaliser des captures d’écran et/ou des enregistrements vidéo et/ou des enregistrements de preuve dans le cadre de la réalisation d’audit à distance. Ces éléments sont uniquement destinés à alimenter le rapport d’audit et sont soumis à une stricte confidentialité. 
• Donner son accord quant à l’utilisation des technologies nécessaires. 
• Autoriser Certifopac à recueillir et traiter les données issues d’un audit à distance dans le respect des règles en matière de protection des données et secret professionnel. 
• Disposer de tous les éléments de preuve susceptibles d’être visionnés en format numérique. 

Sur site, en présentiel : 

• Engagement vis-à-vis des locaux mis à disposition 
• Une surface au sol d’au moins 4m2 par personne avec un minimum de 10m2 
• Une prise 220V 
• Un système de chauffage et de rafraîchissement ou ventilation permettant de maintenir une température comprise entre 19°C et 24°C en toute saison 
• Une connexion Wifi permettant l’accès à l’interface web 
• Une chaise par participant ainsi qu’une chaise pour l’évaluateur. 

Dès lors que l’audit se déroule sur site, le client doit prévoir des locaux adaptés aux conditions de l’audit : a minima, une salle de réunion doit être réservée afin d’assurer la tenue de l’audit dans des conditions favorables et permettre l’accueil de l’ensemble des participants ainsi que leur matériel. Les locaux doivent être à disposition pendant toute la durée de l’audit. 

Dans le cas où les conditions minimales ne sont pas respectées, ou ne le sont plus au cours de l’audit (sur site ou à distance) : 

• L’équipe d’audit en informera le client ainsi que CERTIFOPAC. S’il est avéré que les conditions ne sont pas respectées et qu’aucune solution n’est envisagée par le client, l’auditeur pourra quitter les locaux ou mettre fin à la visio, 
• Le client restera redevable de la totalité des sommes engagées, 
• Une nouvelle date d’audit devra être planifiée et sera facturée, 

Pendant un audit 

• Faciliter toute opération de vérification du respect des règles de labélisation librement acceptées ; 
• Disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit ; 
• Dans le cas d’un audit avec un Adopac salarié, s’engager à prendre toutes les mesures pour garantir la confidentialité et la protection des données transmises lors d’un audit (anonymisation, etc.)
• Accepter la présence d’observateurs et ainsi prendre ses dispositions pour permettre leurs présences. 

• Fournir à CERTIFOPAC tous les documents de travail nécessaires à la conduite de l’évaluation, permettant aux auditeurs d’intervenir, et ce, dans les meilleurs délais ; 
• Assurer la coordination générale des mesures de prévention en vue de prévenir les risques liés à l’interférence entre les activités, dans le cadre des audits réalisés dans les locaux du bénéficiaire. 
• Assurer l’accueil et la transmission à ou aux intervenants des indications et consignes adéquates permettant d’évoluer sur le site en toute sécurité. 
• Fournir à CERTIFOPAC, s’il y a lieu, les matériels nécessaires à l’accomplissement des évaluations. 

Tout au long du cycle de labélisation : 

• Reproduire dans leur intégralité les copies des documents de labélisation fournis à autrui, tel que spécifié dans le programme de labélisation 
• Ne faire référence à la marque de labélisation que conformément aux dispositions des règles de référence définies et transmises par CERTIFOPAC. Le client peut en outre relier la marque apposée sur son site Internet ou sa page professionnelle directement à son label électronique et/ou au site Internet https://www.certifopac.fr, sans l’autorisation expresse et préalable de CERTIFOPAC. Toutefois, le client s’engage à supprimer ledit lien, sans délai, à la première demande, si CERTIFOPAC estime que le contenu du site Internet ou la page professionnelle du client est non conforme à l’éthique de CERTIFOPAC ou aux lois et règlements en vigueur. 
• Afficher sur son site internet ou sa page professionnelle un lien faisant référence à son label ; 
• Ne pas utiliser la labélisation de ses services d’une façon qui puisse nuire à CERTIFOPAC ni faire de déclarations sur la labélisation de ses services que CERTIFOPAC puisse considérer comme trompeuse ou non autorisée. Toute déclaration doit être en cohérence avec la portée de la labélisation, 
• Se conformer aux exigences de CERTIFOPAC et/ou aux spécifications du programme de labélisation dans le cas où le client fait référence à la labélisation de ses services dans des supports de communication tels que des documents ou brochures.  
• Si le client fournit des copies de documents de labélisation à autrui, il doit les reproduire dans leur intégralité. 
• Adopter des attitudes ou comportements contribuant à valoriser son label et à développer la notoriété de Certifopac ; 
• Conserver un enregistrement de toutes les réclamations dont le client a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de labélisation et mettre ces enregistrements à la disposition de CERTIFOPAC sur demande et : 
• De prendre les dispositions nécessaires en rapport avec ces réclamations et les imperfections constatées dans les services fournis qui ont des conséquences sur leur conformité aux exigences de la labélisation, 
• De documenter les actions entreprises, 
• D’apporter toutes les réponses nécessaires, dans un délai de trente (30) jours, en cas de demande de CERTIFOPAC à la suite d’une plainte ou autre événement externe impactant la labélisation, 

Informer CERTIFOPAC sans délai des changements qui peuvent entraîner des conséquences sur sa capacité à se conformer aux exigences de la labélisation. Exemples de changements : statut juridique, commercial, organisationnel, changement de processus, changement d’activité, modification des coordonnées de la personne à contacter, le cas échéant. 

• Autoriser Certifopac à communiquer l’ensemble des informations figurant sur le label et à faire mention en permanence desdites informations sur le site Internet www.Certifopac.fr ou dans l’annuaire des clients labélisés, durant la durée de validité de son label. 
• En cas de résiliation, de suspension, de retrait ou à l’échéance de la labélisation : 
• Cesser d’utiliser l’ensemble des moyens de communication faisant référence à la labélisation et remplir toutes les exigences prévues par le programme de labélisation et s’acquitter de toute autre mesure exigée. Tenir à la disposition de Certifopac la liste exhaustive des documents techniques et supports commerciaux qu’il avait utilisé. 
• Ne plus élaborer de documents commerciaux et/ou techniques sur lesquels sa labélisation est mentionnée, ni à en faire état de quelque manière que ce soit, dès notification de la suspension de son label par CERTIFOPAC. 
• Informer ses clients que ses prestations ne sont plus labélisées. 

Informer sur : 

• Les informations relatives à l’accès et au transport concernant les sites d’interventions. 
• Tout antécédent concernant les précédentes démarches de labélisation et/ ou d’évaluation engagées et leurs résultats, ainsi que les organismes leur ayant fourni ou leur fournissant des prestations de conseil dans le champ de la labélisation. 
• Les activités à labéliser font l’objet de dispositions légales ou règlementaires, le respect de ces dispositions étant de la responsabilité exclusive du client. 

En cas de nouveautés ou changements pendant le cycle : 

• Il est de la responsabilité de l’organisme labélisé d’informer CERTIFOPAC sans délai de tout changement qui peut entraîner des conséquences sur la conformité aux exigences de labélisation. Par exemple : 
• De toute modification importante, notamment concernant l’identité du client, son organisation, son activité, son système de labélisation, ses services, les personnes ayant pouvoir de décision ou leur(s) représentant(s). 
• Des changements qui peuvent entraîner des conséquences sur sa capacité à se conformer aux exigences de la labélisation. 
• La survenance de tout évènement de nature à entrainer la cessation pure et simple de son activité, ou bien son transfert à une autre entité. 

Ces changements peuvent être par exemple : 

• Une évolution de structure (changement de propriété, de statut…) 
• Une modification dans l’organisation et de la gestion 
• Des changements apportés à la conception ou à l’animation des accompagnements 
• Un changement de coordonnées 
• Etc. 

Nota : CERTIFOPAC peut évaluer l’incidence de ces modifications sur le maintien du label. Le titulaire du label doit, dans ce cas, faire en sorte que pendant la période transitoire et jusqu’à sa mise en place définitive, le nouvel état du système de labélisation continue à répondre aux exigences du référentiel. En effet,ces différents états du système doivent pouvoir être identifiés et suivis. En cas de doute, il est de la responsabilité du client d’en avertir CERTIFOPAC en vue d’une gestion en commun du problème soulevé. Le label délivré par CERTIFOPAC devient automatiquement caduc dès la radiation de l’organisme au registre du commerce et des sociétés.

Enfin, le client reconnait expressément son engagement pour la durée totale spécifiée au contrat et entend honorer l’ensemble des sommes indiquées pour les prestations listées, qu’elles soient réalisées ou non du fait de l’annulation du client ou de sa volonté de stopper le processus de labélisation (abandon avant la surveillance par exemple). 

Facturation

La facture peut être émise : 

• Avant le règlement, sur demande du client, notamment en cas de virement bancaire 
• Immédiatement après le règlement par prélèvement bancaire : le client reçoit sa facture par mail 
• Lorsque le règlement est effectué en plusieurs fois, une facture sera émise après chaque règlement versé. Le client peut choisir de régler directement le montant des commandes sur la page de paiement en ligne. 

La ou les factures transmises par Certifopac au client sont indépendantes de la ou des prestations réalisées. Par exemple, il peut y avoir une facture pour deux prestations. Les factures sont dues indépendamment de la décision de labélisation. 

Modalités financières 

En cas de retard de paiement, une pénalité égale à trois fois le taux d’intérêt légal est dû de plein droit. Tout retard de paiement donnera lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (art D441-5 du code de commerce). Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire. 

En cas d’impayé pendant le cycle de labélisation, (suspension d’un prélèvement en ligne, non-paiement d’une vérification complémentaire ou tout autre frais annexe), Certifopac se réserve le droit : 

• De rappeler le règlement des sommes dues, 
• Suspendre une labélisation active 
• Résilier le contrat de labélisation et retirer le label 

• D’effectuer une relance sur le règlement des sommes dues, incluant les pénalités de retard, 
• De mettre en demeure le créancier dans le cas où celui-ci ne répond pas à la relance, 
• Saisir la justice si le recouvrement n’est pas effectif sous 8 jours après la mise en demeure 

En cas d’impayé hors cycle de labellisation (suspension d’un prélèvement en ligne, ou tout autre frais annexe), Certifopac, après tentative de conciliation et rappel de paiement, se réserve le droit : 

• D’effectuer une relance sur le règlement des sommes dues, incluant les pénalités de retard, 

• De mettre en demeure le créancier dans le cas où celui-ci ne répond pas à la relance, 
• Saisir la justice si le recouvrement n’est pas effectif sous 8 jours après la mise en demeure ; 

Grille Tarifaire

• Tarif du cycle de certification Adopac (audit initial et audit de surveillance compris) : 370.00 € HT 

• Frais technique d’élaboration de votre dossier : 0,00 € 
• Frais de règlement en CB ou prélèvement bancaire : 0,00 € 
• Modification de label (offert à vie) : 0,00 € 

Certifopac se réserve le droit de modifier ses tarifs dans le cas où les informations transmises par le client s’avéreraient erronées. Toute modification d’organisation intervenant entre les périodes d’évaluation peut faire l’objet d’une facturation complémentaire proportionnelle à la nature de la modification et aux investigations nécessaires pour sa prise en compte. 

Les tarifs sont révisés annuellement dans la limite de 5% du tarif indiqué. Le retard ou la non-manifestation de Certifopac pour l’application de la présente clause d’indexation n’entraîne pas renonciation de sa part à l’application de cette clause. 

Certifopac se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, et de réactualiser les offres en cours de signature par simple information écrite.

Résiliation et rupture de contrat

Cas pouvant entrainer la résiliation ou rupture du contrat 

Les cas suivants peuvent entrainer la rupture du contrat de labélisation et des obligations contractuelles qui en découlent : 

• Si l’une des parties manque à ses obligations. 

• A l’initiative du client, par mail, en justifiant les motifs de cette résiliation. 
• A l’initiative de Certifopac, dans les cas suivants : 

• Si, le client n’arrive pas a transmettre une copie exhaustive de son contrat signé à Certifopac, 
• Si, trois mois après avoir réceptionné le contrat signé, des informations sont toujours incomplètes, ou des documents toujours manquants, 
• En cas d’impayé dans les 30 jours suivant la signature du contrat, 

• En cas de recevabilité défavorable lors de la revue de la demande client, après contractualisation, 
• Si le client n’obtient pas son label au bout de 12 mois maximum de procédure, le contrat est résilié de plein droit, sans qu’aucune indemnité ne puisse être revendiquée par le client. 
• Le non-respect d’une exigence client citée dans la partie « Obligations du client » 
• Si le client ne donne pas son accord pour la réalisation des tâches d’évaluation supplémentaires, 

Nota 1 : en cas d’impayés durant le cycle de labélisation, Certifopac se réserve le droit de suspendre immédiatement le label du client et de rompre le contrat si la situation n’est pas régularisée dans les 15 jours calendaires après suspension. 

Nota 2 : la résiliation du contrat entraine automatiquement et immédiatement le retrait du label. En cas de résiliation du présent contrat, CERTIFOPAC s’engage à détruire tous les documents qui ne lui sont plus nécessaires et/ou à restituer au client, sur simple demande, tous les documents lui ayant été remis. 

Nota 3 : la résiliation par le client non motivée par une inexécution des obligations de CERTIFOPAC entraîne l’abandon par le client des sommes déjà versées ainsi qu’une indemnité correspondant à 40 % des sommes restant dues. 
Nota 4 : si l’une des parties manque à toute autre obligation, elle peut être mise en demeure par l’autre partie d’exécuter ses obligations dans un délai d’un mois à partir d’une lettre recommandée avec avis de réception. Dans le cas où la mise en demeure reste sans effet, son auteur a la faculté de résilier le présent contrat et ce, à tout moment par notification mail, dès le délai écoulé. Certifopac se réserve également le droit de faire appel à une procédure de recouvrement en cas d’impayé. 

Rétractation entre professionnels 

Selon la loi, le droit de rétraction entre professionnels s’applique quand : 

• Le contrat est conclu hors établissement ; 
• L’objet du contrat n’entre pas dans le champ principal d’activité de l’entreprise ; 
• L’entreprise acheteuse n’emploie pas plus de cinq salariés ; 

Si ces trois conditions sont réunies, l’entreprise bénéficie d’un droit de rétractation de 14 jours à la date de signature du contrat. 

Nota : le délai de rétractation de 14 jours ne s’applique pas en cas d’achat en ligne de professionnel à professionnel (le contrat n’est pas considéré comme conclu « hors établissement ») 

Résiliation en cas de modification des Conditions Particulières

Si le client refuse les modifications proposées, il a la possibilité de résilier son contrat de labélisation sans frais à tout moment avant la date d’effet des modifications. Pour que la résiliation soit valable, les modifications doivent impacter la relation contractuelle initialement définie entre Certifopac et son client. Ainsi, les demandes de résiliation pour cause de modification des CP ne seront pas acceptées dans le cas où l’objet de ces modifications ne rentrent pas dans le cadre de la prestation vendue au client. (Exemple : mise à jour des conditions contractuelles d’une labélisation vendue par Certifopac pour lequel le client n’est pas concerné). 

Propriété intellectuelle 

L’ensemble de la documentation, contrat, supports de communication, etc. présenté aux parties prenantes de Certifopac (clients, auditeurs, évaluateurs, etc.) est soumis aux droits d’auteur et également protégé par le Code de la Propriété intellectuelle. En conséquence, toute reproduction, diffusion ou communication par quelque moyen que ce soit sans l’autorisation écrite préalable de Certifopac ou de ses ayants droits est constitutive de contrefaçon et passible des sanctions qui s’y rattachent.  

Les parties prenantes s’engagent à exiger de leurs salariés, sous-traitants et stagiaires, qu’ils ne procèdent à aucune exploitation commerciale, reproduction et communication à des tiers, sous quelque forme que ce soit, des documents qui leur seront remis lors de l’exécution par Certifopac du cycle de labéllisation objet du présent contrat. Les parties prenantes s’engagent également à ne faire elles-mêmes aucune exploitation commerciale, reproduction et communication à des tiers, sous quelque forme que ce soit, des documents et supports qui leur seront remis lors de l’exécution par Certifopac du cycle de labélisation objet du présent contrat. Il est rappelé que l’ensemble des documents remis sont des œuvres originales dont Certifopac est l’auteur. Ces œuvres sont protégées par les dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle. Certifopac se réserve le droit d’engager toute action utile aux fins de faire cesser tout trouble illicite et engager la responsabilité de l’Entité bénéficiaire en cas de violation des obligations visées aux alinéas précédents. 

Il est rappelé que l’ensemble des éléments composant le site internet www.Certifopac.fr , est la propriété exclusive de Certifopac ; hormis les textes publiés par d’autres sources que Certifopac (réglementation, normes, référentiel), ainsi que les images utilisées (logos des clients, marque de labélisation, images libres de droits). Toute représentation, reproduction, modification, traduction et/ou adaptation, totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit du site internet www.certifopac.fr et des éléments qui le composent, par quelque procédé que ce soit, sans l’accord préalable écrit de Certifopac est interdite et constituerait une contrefaçon au sens des articles L335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. 

Il est indiqué au client que le(s) document(s) téléchargé(s) dont Certifopac est le rédacteur, le cas échéant, est/sont soumis aux droits d’auteur de Certifopac. 

Garantie et responsabilité

CERTIFOPAC s’oblige à consacrer les moyens nécessaires à l’accomplissement de ses prestations. Toutefois, Certifopac : 

• Ne garantit ni expressément, ni implicitement, la pertinence d’emploi des informations contenues pour un usage particulier, leur adaptation à une fonction spécifique, leur exactitude ou leur actualité, malgré le soin qu’elle y apporte. 

• Ne pourra être tenu responsable vis-à-vis du client de toute perte découlant de l’acceptation du contrat et de l’exécution des prestations de labélisation associées. 
• Ne pourra être tenu pour responsable vis-à-vis du client de toute incompréhension ou erreur d’interprétation en cas d’information orale. 
• décline toute responsabilité pour tout dommage résultant d’une intrusion d’un tiers ayant entrainé une modification des informations mises à disposition sur le site internet www.certifopac.fr et l’application d’audit, et plus généralement, pour tout dommage, direct ou indirect, quelles qu’en soient la cause, l’origine, la nature et les conséquences, provoqué à raison de l’accès de quiconque au site ou de l’impossibilité d’y accéder, de même que l’utilisation du site internet www.certifopac.fr et l’application d’audit associée. 
• Ne saurait être tenu responsable des problèmes techniques indépendants de son service. A ce titre, Le client reconnaît avoir connaissance des caractéristiques et limites du réseau internet, notamment en matière de transmissions de données d’informations via les réseaux et d’atteinte aux données. 

Nota 1 : En toute hypothèse, la responsabilité de Certifopac ne peut être engagée qu’en cas d’erreur ou de négligence, dont il appartient au client de faire la preuve. Dans cette éventualité, l’obligation de Certifopac envers le client à raison des dommages, pertes, frais, débours et autres préjudices subis au titre desquels sa responsabilité professionnelle est engagée, ne peut quelles que soient les circonstances, la nature et l’importance du préjudice subi, excéder en tout état de cause une somme égale à deux fois le montant de la journée d’audit. 

Nota 2 : La délivrance du label et/ou de tout document quel qu’en soit le support, ou encore toute intervention de Certifopac ne signifie(nt) pas que le client a respecté, respecte ou respectera la législation ou la réglementation en vigueur.