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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr

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Qualiopi

Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification #Qualiopi

La certification Qualiopi des prestataires de formation joue un rôle essentiel dans le dispositif qualité de l’environnement de la formation professionnelle. Un nouvel arrêté voté le 31 mai 2023, portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation, vient enrichir le cadre réglementaire existant. Certifopac décrypte pour vous l’ensemble de ces nouveautés.

Les nouveautés

Découvrir les nouveautés de l’arrêté du 31 mai 2023

L’arrêté du 31 mai 2023 vise à renforcer les modalités d’audit pour la certification Qualiopi et apporte des modifications concernant l’accréditation des organismes certificateurs. Il clarifie les exigences pour les organismes de formation cherchant à obtenir la certification Qualiopi, nécessaire pour l’accès aux fonds publics ou mutualisés. Les audits initiaux, de surveillance et de renouvellement sont détaillés, incluant les éléments nécessaires à collecter et vérifier par l’organisme certificateur. L’arrêté souligne également l’obligation pour l’organisme certifié d’afficher son certificat dans ses locaux et en ligne. Des modifications ont également été apportées concernant les organismes certificateurs, limitant le nombre de certificats qu’ils peuvent délivrer hors accréditation et définissant les conséquences d’un refus ou retrait d’accréditation.

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Nouveautés administratives

Dès le 1er septembre 2023, un nouveau candidat à la certification Qualiopi devra fournir plusieurs éléments : une description détaillée de ses activités, un organigramme (obligatoire) et une attestation sur l’honneur datée et signée indiquant qu’il n’est pas engagé dans une démarche similaire (même catégorie d’action) avec un autre certificateur et qu’il n’a pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois.

Gestion administrative
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Nouvel entrant, la condition

Préparation Qualiopi fichier Excel

Un nouvel entrant est défini, à partir du 1er septembre 2023, comme un OPAC dans sa première année d’activité pour la catégorie d’action concernée.

L’audit initial d’un « nouvel entrant » ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.

Définition Nouvel Entrant
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Echantillonnage pendant l’audit

L’échantillonnage des dossiers observés par l’auditeur doit être représentatif de l’activité de l’OPAC et être communiqué à l’audité uniquement au cours de la réunion d’ouverture. L’étendu de cet échantillonnage et la liste des éléments de preuve consultés seront consignés par Certifopac dans le dossier du client.
Les conclusions de l’audit transmises à l’organisme audité seront datées et signées.

Comprendre l’audit Qualiopi
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Afficher son certificat

certificat pour actions de formation, bilan de compétences, vae, cfa

Il est obligatoire d’afficher désormais son certificat Qualiopi, dans ses locaux et sur son site internet. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, vous devrez transmettre une copie de votre certificat à tout demandeur.

Comment afficher son certificat
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Calcul de la durée d’audit

Homme qui regarde un livre lumineux

Dès le 1er septembre 2023, le calcul des audits de surveillance se fera sur la base du dernier Bilan Pédagogique Disponible, et non pas sur celui à date de contractualisation. De ce fait, il sera possible de voir sa durée d’audit de surveillance allongée, à cause (ou grâce) à une hausse de chiffre d’affaires (et donc le passage à une nouvelle tranche).
Pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée sera de facto augmentée de 0.5 jour.

La durée des audits Qualiopi
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Audit de surveillance

Avant de planifier la surveillance, la mise à jour du dossier du certifié est obligatoire et comprend une description mise à jour des activités et le dernier bilan pédagogique et financier. L’audit couvrira les indicateurs précédemment non conformes, certains indicateurs clés et le bon affichage du certificat sur les lieux et le site web de l’organisme. Pour les nouveaux entrants, l’audit de surveillance couvrira la totalité du référentiel.

Découvrir les indicateurs applicables
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Renouvellement Qualiopi

équipe commercial de certifopac

Le délai de réalisation de l’audit de renouvellement doit être compatible avec la levée des non-conformités majeures. Il est possible de profiter du renouvellement pour changer d’organisme certificateur en complétant une déclaration sur l’honneur en mentionnant la date de fin de validité de votre certificat.

Renouveler son certificat
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Transfert de certification

une femme regardant son ordinateur. Elle travail dans un espace de coworking

Si l’organisme demandant un transfert de certification chez Certifopac, alors, l’ancien certificateur devra nous transmettre le dossier du certifié. S’il ne transmet pas le dossier ou lorsque le candidat a subi un retrait ou un refus de certification, Certifopac devra obligatoirement réaliser un audit complémentaire.

Transférer son certificat
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Organisme multisites

Quatre mains qui sont poing contre poing

Pour l’audit de surveillance, le nombre de sites audités est déterminé par une formule spécifique basée sur le nombre total de sites (racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche).
Pour les organismes multi-sites ajoutant de nouveaux sites, un échantillonnage est réalisé par Certifopac, incluant l’audit de la fonction centrale. Pour les organismes mono-sites souhaitant ajouter un site, l’organisme devra contractualiser à nouveau et procéder à une nouvel audit initial.

Comprendre le multisite
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Non-conformité

Une main gauche en train d'écrire sur une feuille de papier.

Le délai de correction des non-conformités débute dès leur notification à l’organisme audité. Après ce délai, Certifopac a un mois pour prendre une décision sur la résolution de ces non-conformités. Les délais spécifiques varient en fonction du type d’audit : initial, surveillance ou renouvellement.

Traiter les non-conformités
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Traitement des signalements

femme devant un ordinateur

En cas de signalement de non-conformité au référentiel par un certifié, Certifopac doit enregistrer et traiter le signalement conformément à la norme ISO 17065. Un audit supplémentaire peut être exigé pour clarifier la situation. Si nécessaire, la certification de l’entité signalée peut être suspendue pendant cet audit. L’anonymat du plaignant est garanti.

Faire un signalement
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Extension de certification

Personne en train de programmer un logiciel

Le dernier bilan pédagogique et financier disponible du certifié devra être collecté par Certifopac afin de calculer la durée de l’audit d’extension à réaliser.
Si l’organisme demandant l’extension est multisites alors, l’échantillonnage des sites à auditer est réalisé sur les sites concernés par la nouvelle catégorie auditée.

Etendre son certificat

Mon audit de surveillance est prévu le 30 août, suis-je concerné par les nouveautés de l’arrêté au sujet de la surveillance ?

Non, par contre, si votre audit de surveillance a lieu à partir du 1er septembre, vous serez concerné par les nouveautés.

S’il n’y a pas d’actions réalisées depuis l’audit initial, que se passe-t-il ?

L’arrêté ne précise pas cette situation. Dans le bénéfice du doute, nous réaliserons quand même la surveillance, en vérifiant la formalisation des exigences des indicateurs, et vérifions leur mise en œuvre au renouvellement. Par contre, pour le renouvellement, il faudra nécessairement pour démontrer des actions depuis la surveillance, étant donné que le renouvellement s’effectue selon les mêmes modalités qu’en initial (prérequis d’avoir réalisé des actions). 

Le certificat doit être affiché dans tous les lieux où sont dispensés les formations ? Peut-on l’insérer dans le livret d’accueil des alternants ?

Vous devrez démontrer à l’auditeur que vous communiquez une copie de celui-ci à toute personne qui en fait la demande : candidat, apprenti, stagiaire ou financeur. Bien sûr, si vous n’avez pas d’exemples de parties prenantes qui vous en ont fait la demande, vous ne pourrez pas le démontrer. 

Si mon organisme n’a pas de locaux et pas de site, comment dois-je faire pour l’affichage de mon certificat ?

Vous devrez démontrer à l’auditeur que vous communiquez une copie de celui-ci à toute personne qui en fait la demande : candidat, apprenti, stagiaire ou financeur. Bien sûr, si vous n’avez pas d’exemples de parties prenantes qui vous en ont fait la demande, vous ne pourrez pas le démontrer. 

Quelles sont les règles d’échantillonnage au final ?

C’est l’auditeur qui réalise l’échantillonnage, le jour de l’audit, pendant la réunion d’ouverture. Il pioche des éléments représentatifs de l’activité de l’organisme. 

Audit initial : Pour un nouvel entrant, la ou les actions de formations réalisées ou alors l’action de formation qui a conduit à l’obtention du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité (NDA). 

Audit de surveillance : la ou les actions réalisées depuis l’audit initial, en échantillonnant plutôt les éléments représentatifs de l’activité de l’organisme (à distance, en présentiel, etc.) 

Audit de renouvellement : idem sur les actions réalisées depuis la surveillance

A quoi sert la déclaration sur l’honneur ?

Elle sert à démontrer que vous n’êtes pas engagé auprès de plusieurs certificateurs en même temps. Nous vous délivrons un modèle gratuitement, directement intégré à notre proposition de contrat de certification. 

Pour un nouvel entrant, une formation proposée gratuitement est-elle admise comme 1ere action pour déclencher l’audit ?

L’arrêté ne précise pas que les formations proposées doivent être financées, c’est donc admis. Vous n’aurez de toute façon pas de BPF, seulement un livre des recettes. 

Je souhaite étendre ma certification sur une autre catégorie, dois-je avoir mis en œuvre une action sur la catégorie en question pour pouvoir passer l’audit ?

Oui, la mise en œuvre d’une action relevant de la catégorie concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.