Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification #Qualiopi

Dès le 1er septembre 2023, un nouveau candidat à la certification Qualiopi devra fournir plusieurs éléments : une description détaillée de ses activités, un organigramme (obligatoire) et une attestation sur l’honneur datée et signée indiquant qu’il n’est pas engagé dans une démarche similaire (même catégorie d’action) avec un autre certificateur et qu’il n’a pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois.

Un nouvel entrant est défini, à partir du 1er septembre 2023, comme un OPAC dans sa première année d’activité pour la catégorie d’action concernée.

L’audit initial d’un « nouvel entrant » ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.

L’échantillonnage des dossiers observés par l’auditeur doit être représentatif de l’activité de l’OPAC et être communiqué à l’audité uniquement au cours de la réunion d’ouverture. L’étendu de cet échantillonnage et la liste des éléments de preuve consultés seront consignés par Certifopac dans le dossier du client.
Les conclusions de l’audit transmises à l’organisme audité seront datées et signées.

Il est obligatoire d’afficher désormais son certificat Qualiopi, dans ses locaux et sur son site internet. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, vous devrez transmettre une copie de votre certificat à tout demandeur.

Dès le 1er septembre 2023, le calcul des audits de surveillance se fera sur la base du dernier Bilan Pédagogique Disponible, et non pas sur celui à date de contractualisation. De ce fait, il sera possible de voir sa durée d’audit de surveillance allongée, à cause (ou grâce) à une hausse de chiffre d’affaires (et donc le passage à une nouvelle tranche).
Pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée sera de facto augmentée de 0.5 jour.

Avant de planifier la surveillance, la mise à jour du dossier du certifié est obligatoire et comprend une description mise à jour des activités et le dernier bilan pédagogique et financier. L’audit couvrira les indicateurs précédemment non conformes, certains indicateurs clés et le bon affichage du certificat sur les lieux et le site web de l’organisme. Pour les nouveaux entrants, l’audit de surveillance couvrira la totalité du référentiel.

Le délai de réalisation de l’audit de renouvellement doit être compatible avec la levée des non-conformités majeures. Il est possible de profiter du renouvellement pour changer d’organisme certificateur en complétant une déclaration sur l’honneur en mentionnant la date de fin de validité de votre certificat.

Si l’organisme demandant un transfert de certification chez Certifopac, alors, l’ancien certificateur devra nous transmettre le dossier du certifié. S’il ne transmet pas le dossier ou lorsque le candidat a subi un retrait ou un refus de certification, Certifopac devra obligatoirement réaliser un audit complémentaire.

Pour l’audit de surveillance, le nombre de sites audités est déterminé par une formule spécifique basée sur le nombre total de sites (racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche).
Pour les organismes multi-sites ajoutant de nouveaux sites, un échantillonnage est réalisé par Certifopac, incluant l’audit de la fonction centrale. Pour les organismes mono-sites souhaitant ajouter un site, l’organisme devra contractualiser à nouveau et procéder à une nouvel audit initial.

Le délai de correction des non-conformités débute dès leur notification à l’organisme audité. Après ce délai, Certifopac a un mois pour prendre une décision sur la résolution de ces non-conformités. Les délais spécifiques varient en fonction du type d’audit : initial, surveillance ou renouvellement.

En cas de signalement de non-conformité au référentiel par un certifié, Certifopac doit enregistrer et traiter le signalement conformément à la norme ISO 17065. Un audit supplémentaire peut être exigé pour clarifier la situation. Si nécessaire, la certification de l’entité signalée peut être suspendue pendant cet audit. L’anonymat du plaignant est garanti.

Le dernier bilan pédagogique et financier disponible du certifié devra être collecté par Certifopac afin de calculer la durée de l’audit d’extension à réaliser.
Si l’organisme demandant l’extension est multisites alors, l’échantillonnage des sites à auditer est réalisé sur les sites concernés par la nouvelle catégorie auditée.