231 jours avant l'obligation de certification Qualiopi pour continuer à bénéficier des fonds formations de vos clients.

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Foire Aux Questions

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Questions spécifiques « Nouvel entrant »

Qu'est-ce qu'un OPAC ?

La définition d’un OPAC est la suivante : il s’agit d’un organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences.

Ces actions sont au nombre de quatre : les actions de formation continue, les bilans de compétence, les actions permettant la validation d’acquis de l’expérience et les actions de formation par apprentissage.

Un OPAC a l’obligation d’obtenir la certification Qualiopi s’il souhaite continuer à bénéficier des financements publics (CPF, OPCO) à l’horizon 2022.

Comment monter son organisme de formation ?

Vous souhaitez réaliser des prestations de formation professionnelle continue ? Dans ce cas, la première étape est de déposer une déclaration initiale d’activité en préfecture. Vous recevrez alors un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité (NDA). Vous devrez ainsi transmettre chaque année un bilan pédagogique et financier. Découvrir toutes les étapes pour devenir organisme de formation ici.

Ce point est nécessaire dès lors que vous compter animer une ou plusieurs catégories d’actions :

Etant nouvel entrant, qu’est ce qui va changer pour moi ?

L’audit initial sera adapté par rapport à votre spécificité. En tant que nouvel entrant, vous êtes considéré comme un organisme qui « vient de démarrer son activité ». Ainsi, une dizaine d’indicateurs sera évalué différemment des autres lors de l’audit. Nous vérifierons la formalisation des éléments. Leur mise en œuvre sera audité à l’audit de surveillance. Consulter notre article sur les nouveaux entrants ici.

Je viens de créer mon OF, est-ce judicieux de me faire auditer alors que je n'ai pas encore réalisé de formations ?

Du moment que vous avez fait votre demande du numéro de déclaration d’activité à la DIRRECTE de votre région, vous avez normalement déjà effectué (ou planifié) une formation. En effet, le dossier à envoyer à la DIRRECTE comprend une convention de formation ainsi qu’un programme. Ainsi, l’auditeur prendra cette formation en exemple. Lors de l’audit initial, vous fournirez les outils que vous avez prévu d’utiliser pour les futures formations. Leur mise en application sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.  Consulter notre article sur les nouveaux entrants ici.

2.4 Qu’est-ce qu’un OPAC ?

Un OPAC est un Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences. D’ailleurs, CERTIFOPAC est la contraction de certificateur des OPAC 😊

En effet, nous sommes spécialisés uniquement dans la délivrance de cette certification !

Qu’est-ce que le RNCP ou le RS ?

Le RNCP et le RS sont deux répertoires nationaux qui recensent l’ensemble des certifications reconnues par l’Etat (diplôme, titre, label, etc.).

Le RNCP est le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) géré par France compétences. Il rassemble les formations dites « diplômantes ». La liste des certifications inscrites au RNCP est disponible sur le moteur de recherche de France Compétences.

 

Le Répertoire Spécifique, ou RS, répertorie toutes les certifications et les habilitations. Celles-ci correspondent à des compétences complémentaires exercées dans le monde du travail. Elles peuvent être obligatoire ou non pour pouvoir exercer.

On peut classer les certifications en trois catégories :

  • Les certifications ou habilitations qui répondent à une obligation réglementaires pour l’exercice d’une activité : Habilitation électrique, CACES, etc.
  • Les certifications qui correspondent à des besoins du monde économique et exigés lors d’un recrutement : TOEIC, certification informatique ENI, TOSA, Microsoft.
  • Les certifications qui correspondent à des besoins spécifiques : Formation de tuteur, formation de créateur d’entreprise.

Vous pouvez également rechercher les formations enregistrées au Répertoire Spécifique.

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Avant d'entrer dans la démarche de certification QUALIOPI

La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?

La certification devient-elle obligatoire ?  Oui et non. Par exemple, la certification n’est pas obligatoire si vous passez « en direct » avec vos clients et que vous ne prétendez pas aux fonds « publics ». En clair, si votre client souhaite acheter votre formation en réglant de sa poche, aucun souci, il n’y a pas besoin d’être certifié. La seule obligation reste d’avoir un Numéro de Déclaration d’Activité. En revanche, si vous aviez pour habitude de faire financer vos formations par les différents fonds (OPCA/OPCO, FAF (Fonds Assurance Formation), Pôle Emploi, etc.), cela est différent. En effet, la loi du 05 septembre 2018 demande l’obligation d’être certifié pour opérer vos activités à partir du 1er janvier 2022. Ces activités portent sur les actions de formation professionnelle continue, les actions de formation par apprentissage, les actions de validation des acquis de l’expérience et les actions de bilan de compétences.

Quels sont les prérequis pour s’engager vers la certification QUALIOPI ?

Aucune condition. En effet, tout prestataire disposant d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) quel que soit sa structure juridique ou son statut (Indépendant, SA, auto entrepreneur…) peut se positionner sur cette certification.

Il n’y a pas d’obligation de volume de formation, d’ancienneté ou autres.

Où trouver les textes de loi au sujet de la certification ?

Les textes de lois relatifs à la certification sont téléchargeables dans l’espace documentaire de notre site.

Quel est le coût de la certification Qualiopi ?

Le tarif de base, pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaires de moins de 150 000 €, est environ de 1 600 € H.T. (AFC-BC-VAE hors CFA). Le tarif dépend de la modalité d’audit (sur site ou à distance), du nombre de catégories à certifier (Formations, Bilans de compétences, VAE ou Apprentissage) et du chiffre d’affaires de l’année N-1 affecté à la formation.

Par conséquent, nous vous invitons à établir une demande de devis en ligne, à l’issue de laquelle vous bénéficierez du montant appliqué à votre organisme.

https://certifopac.fr/qualiopi/devis/

Chez Certifopac, nous faisons le choix de la transparence avec des pages de tarifs en ligne directement accessibles :

Page de vente – Chiffre d’affaires inférieur à 150 000 €

Page de vente – Chiffre d’affaires entre 150 000 et 750 000 euros

Page de vente – Chiffre d’affaires supérieur à 750 000 €

Est-il possible de faire financer ma certification Qualiopi par mes fonds formations (FIFPL, AGEFICE) ou Pôle Emploi ?

Non, car la prestation d’audit et de délivrance de la certification n’est pas une action concourant aux développements des compétences. En revanche, vous pouvez très bien utiliser ces fonds pour vous former à Qualiopi, auprès d’organismes de formation spécialisés sur le sujet.

Quel est le délai moyen pour planifier une date d'audit initial ?

Dès réception de votre proposition commerciale signée, nous vous transmettons la liste des éléments nécessaires à l’étude de votre dossier. Nous planifions ensuite ensemble une date d’audit initial qui vous convient.

La planification dépend du délai de réception de ces pièces : plus vous êtes réactif, plus nous le serons !

A minima, il faut compter environ 30 jours entre la signature du devis et la réalisation de l’audit initial.

NB : La tendance (depuis janvier 2021) est une forte contractualisation d’organisme qui « bloque » une date d’audit parfois plusieurs mois après (juillet, septembre). Même si ils ne sont pas prêts à la date de signature du contrat.

Comment planifier et bloquer ma date d'audit ?

Même si vous n’êtes pas forcément prêt pour l’audit, vous pouvez dors et déjà bloquer et planifier votre date d’audit. Comment ?

En envoyant à notre équipe l’ensemble du dossier nécessaire.

Vous pouvez néanmoins nous fournir 2 ou 3 dates pour que l’on puisse se caler dessus pour mieux planifier votre audit, que ce soit l’audit blanc et/ou l’audit initial.

Combien de temps dure l’audit ?

La durée d’audit est calculée en respectant les exigences réglementaires, en fonction de :

  • La ou les catégories d’action à certifier : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, formation par apprentissage.
  • Le chiffre d’affaires N-1 de l’organisme affectés aux actions à certifier : trois tranches – Moins de 150 000 €, Entre 150 000 € et 750 000 € et au-delà de 750 000 €.

En cas d’émission de non-conformités mineures ou majeures par l’auditeur à l’issue de l’audit initial, il faut prévoir un temps de traitement, inclus dans la prestation.

Puis-je réduire la durée de l’audit en fonction de mon statut ? (Indépendant, sans local, etc.) ? La durée de l’audit initial est-elle modulable ?

Non, la durée est la même pour tous les audités. Par exemple, si vous êtes formateur indépendant « nouvel entrant », la durée est de 1 jour sera la même que l’organisme déjà existant avec 120 000 euros de chiffre d’affaires…

tableau durée audit

Ces règles ont été éditées par le Ministère du Travail (Cf: Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées
au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)

A quoi sert Datadock à l'heure de Qualiopi ?

Aujourd’hui, la plateforme Datadock référence plus de 50 000 organismes de formation. Celle-ci repose sur un fonctionnement déclaratif de production de documents pour chaque critère (au nombre de 21). Pour bénéficier des fonds formations, le référencement Datadock d’un organisme suffit jusqu’au 31 décembre 2021, Qualiopi prendra ensuite le relais.

Voir notre article spécial sur Datadock ici.

Suis-je obligé de passer par Datadock avant Qualiopi ?

Pas du tout, vous pouvez directement passer par Qualiopi.

Un gain de temps et d’efficacité conséquent !

En 2021, la fonction hybride de référencement qualité auprès des financeurs vous obligera cependant à vous manifester sur la plateforme Datadock dans le but de prouver que vous êtes certifié Qualiopi (ou dans la démarche).

Je suis Datadock actuellement mais si je ne suis pas certifié Qualiopi au 1er janvier 2022, quel est le risque ?

Les actions de formation en cours fin 2021 qui ont déjà fait l’objet d’un accord de prise en charge par l’OPCO via l’ancien système pourront se dérouler jusqu’à leur terme avec le maintien du financement prévu. Par contre, à partir du 1er janvier 2022, l’organisme de formation ne pourra pas obtenir de nouveau financement public ou d’un OPCO s’il n’est pas certifié, conformément à l’article L. 6316-1 du code du travail.

Le risque est le non référencement de votre OF auprès des financeurs à partir du 1er janvier 2022. Cela veut dire perte de marché, clients, chiffre d’affaires. Un impact considérable !

A quoi sert un certificat ou un label CNEFOP à l'heure de Qualiopi ?

Le référencement DATADOCK suffit jusqu’au 31 décembre 2021, Qualiopi prendra ensuite le relais. Détenir un label CNEFOP n’est donc pas obligatoire. Toutefois, les organismes CNEFOP bénéficient de conditions d’audit Qualiopi aménagées.

Les labels ne permettront plus d’obtenir les fonds de financements publics et/ou mutualisés après le 31 Décembre 2021. Le réponse est donc OUI. La bonne nouvelle, c’est qu’en tant qu’organisme ayant un label reconnu CNEFOP, la durée de votre audit initial de certification QUALIOPI sera aménagée ! L’audit portera uniquement sur les indicateurs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 et les indicateurs spécifiques.

Voir notre article spécial sur les CNEFOP.

Est-il possible de demander à CERTIFOPAC de nous accompagner/conseiller à l’obtention de la certification ?

Impossible. En effet, CERTIFOPAC n’est pas un organisme de conseil. Notre unique vocation est de vous proposer la certification. Ainsi, si vous souhaitez obtenir un accompagnement ou une action de conseil, vous devez vous rapprocher d’organismes dédiés. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez échanger à ce sujet.

Néanmoins, nous mettons de nombreux outils à votre disposition dans le cadre de votre préparation :

  • Un audit blanc de positionnement afin de faire l’état des lieux de vos pratiques avant l’audit initial.
  • Un espace membre client qui comprend : des vidéos, documents, etc.

Comment régler ma certification ?

C’est possible directement depuis nos pages de vente en ligne :

 

Page de vente – Chiffre d’affaires inférieur à 150 000 €

Page de vente – Chiffre d’affaires entre 150 000 et 750 000 euros

Page de vente – Chiffre d’affaires supérieur à 750 000 €

En plus, vous pouvez choisir directement la modalité de prélèvement souhaitée : en 1 fois, 2 fois ou 3 fois sans frais ! L’occasion de lisser le coût de la certification sur plusieurs mois.

Pourquoi choisir Certifopac ?

Choisir Certifopac, c’est promouvoir une entreprise jeune et dynamique, fondée sur des fortes valeurs : la transparence, la confiance, l’indépendance, et l’excellence. Il n’y a qu’à consulter nos avis « Google » pour voir à quel point nos clients sont satisfaits de nos prestations !

Quel est le lien entre le COFRAC et Certifopac ?

Afin d’assurer l’impartialité du processus de certification comme défini par la réglementation, le Ministère du Travail a fait le choix de la mise en place d’un dispositif sous accréditation. Cela garantit le fait que les modalités d’audit et de certification sont conformes à la réglementation.

Concrètement, cela veut dire que Certifopac est accrédité par le COFRAC pour délivrer la certification Qualiopi.

La norme d’accréditation est la NF EN ISO/IEC 17065 – relative à la certification des produits, services et processus. Dans le cadre de Qualiopi il s’agit bien sûr d’un processus.

Je suis un organisme étranger, puis-je obtenir la certification QUALIOPI ?

En effet, c’est possible ! Mais il y a de nombreux éléments à vérifier et à respecter avant de se lancer dans la démarche.

Pour en savoir plus sur comment certifier Qualiopi un organisme de formation à  l’étranger, c’est ici.

La certification Qualiopi rend-elle mes formations systématiquement éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF) ?

Il faut comprendre que Qualiopi est la voie d’accès aux financeurs. On certifie un processus qualité, pas une formation. Si vous souhaitez rendre éligible votre offre au CPF, il faudra :

  • Soit devenir partenaire d’un propriétaire de formation existante (appelé « certificateur ») et devenir centre de passage de sa formation. Historiquement cela se fait très bien pour les formations informatiques, langues, etc.
  • Monter un dossier chez France Compétences en créant en compte sur https://certifpro.francecompetences.fr/webapp/rncp/

Certifopac ne pourra pas vous aider à rendre éligible votre offre au CPF. Nous délivrons uniquement la certification Qualiopi.

Je suis sous-traitant d’un organisme de formation certifié Qualiopi. Dois-je être certifié ?

Si vous faites intervenir des sous-traitants pour animer des formations, ils n’ont pas l’obligation d’être eux-mêmes certifiés.

Par-contre, l‘indicateur 27 est très clair. Vous avez l’obligation de vous assurer du respect de la conformité au référentiel.

Dois-je fournir mon bilan pédagogique et financier pour rentrer dans la démarche de certification ?

Dans le but de respecter les exigences en matière de protection des données, vous pouvez effectuer une demande de devis sur notre site de manière déclarative. Vous allez préciser la tranche de chiffre d’affaires concernée par les activités à certifier.

Si le devis vous convient, nous vous demanderons votre dernier Bilan Pédagogique et Financier, signé.

Si vous êtes nouvel entrant, vous devrez justifier de votre tranche de chiffre d’affaires pour l’année en cours, avec tous documents comptables relatifs à votre activité. Nos pouvons vous fournir si besoin un modèle d’attestation sur l’honneur, pour les organismes qui n’ont pas d’obligation comptable (auto-entrepreneur par exemple).

En l’absence de locaux administratifs et de lieu de réalisation des formations, l’audit initial peut-il être réalisé à distance ?

Attention à ne pas confondre deux éléments :

Ce n’est pas parce que vous ne disposez pas de locaux que vous serez systématiquement audité à distance. En effet, la réglementation prévoit à l’origine que l’audit initial se déroule en présentiel, dans un lieu convenu à l’avance entre l’organisme audité et l’auditeur (lorsque celui-ci n’a pas de locaux dédiés).

En savoir plus ici : Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national.

Disposition temporaire : Conformément à l’arrêté du 24 juillet 2020, l’audit initial peut être réalisé à distance s’il est réalisé avant le 1er janvier 2022. L’audit de surveillance devra obligatoirement, dans ce cas là, être réalisé sur site.

Que signifie audit sur site si je ne propose que des formations à distance ou que je ne fais que de l’intra ?

Les textes prévoient de rencontrer l’organisme à auditer au moins une fois pendant le cycle en présentiel, quel que soit les modalités de formation de votre organisme (présentiel, distanciel, AFEST, etc.).

Ainsi, ce n’est parce que vous délivrez uniquement des formations à distance ou en intra, chez vos clients, que l’audit se réalisera à distance.

Lorsque celui-ci se déroule sur site, c’est toujours dans un lien convenu à l’avance avec vous. Cela peut être : votre domicile, une salle de réunion prêté par un de vos clients, un local loué pour l’occasion, etc.

Quelles sont les différences entre un audit sur site et un audit à distance

Audit sur site se déroule en présentiel. Il s’agit d’une rencontre physique entre vous et l’auditeur.

L’objectif est d’échanger de vive voix, de visiter vos locaux ou moyens techniques et pédagogiques si vous en avez.

A contrario, l’audit à distance se pratique en visioconférence. Un partage d’écran vous permet d’afficher l’ensemble des justificatifs et éléments de preuve lors de l’audit.

Est-ce préférable de faire un audit à distance ou sur site ?

Tout est une question de point de vue !

La venue de l’auditeur sur site peut générer un stress supplémentaire car il vous faudra l’accueillir, prévoir un moyen de restauration, de la logistique, etc.

Alors qu’à distance, vous êtes confortablement installé dans vos locaux ou à votre domicile.

Quoi qu’il arrive, sachez que nous n’imposons jamais la modalité d’audit !

L’audit Qualiopi me dispense-t-il de toute autre forme de contrôle ? (Direccte, Financeurs)

En aucun cas. Ce n’est pas parce que vous avez satisfait aux exigences de l’audit « Qualiopi » que vous ne pouvez pas être audité par d’autres structures : par exemple, la DIRECCTE de votre région, ou Pôle Emploi, ou un financeur lambda peuvent très bien vous solliciter afin d’effectuer une visite de contrôle.

Est-ce utile de réaliser un audit blanc ?

CERTIFOPAC propose à ses clients de réaliser un pré-audit (ou audit blanc) en amont du processus de certification Qualiopi. Celui-ci permet avant tout à l’organisme de formation d’évaluer sa préparation et donc son système qualité à un instant T. Vous pouvez consulter notre article spécial sur l’audit blanc Qualiopi ici.

Combien de temps entre la signature du contrat et la certification ?

De nombreux facteurs rentrent en jeu :

  • La réactivité dans la transmission des pièces utiles à votre dossier
  • La durée du traitement des non-conformités

En temps normal, il faut compter deux mois.

J'ai déjà un NDA mais je réalise uniquement des formations en sous-traitance. Suis-je nouvel entrant ?

Le préambule du guide de lecture précise simplement qu’un organisme « Nouvel entrant » est un organisme qui « vient de démarrer » son activité.

Si l’on part du postulat que vous démarrez vos activités de formation « en direct », sans passer par un donneur d’ordre, dans ce cas vous serez bien considéré comme un nouvel entrant.

D’ailleurs, lorsque vous êtes sous-traitant pour un autre organisme, vous ne pouvez pas justifier de tous les indicateurs du référentiel, car la plupart sont gérés par le donneur d’ordre.

Donc c’est logique de vous considérer comme « Nouvel entrant ».

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Préparation avant l’audit

Comment se préparer à l’audit

Plusieurs étapes sont utiles à la préparation de votre premier audit :

  1. Dès réception de vos identifiants, vous pourrez vous connecter à votre espace personnel et consulter la documentation : https://membres.certifopac.fr/
  2. Consulter avec attention le guide de lecture du référentiel qui contient toutes les réponses à vos questions au sujet des éléments de preuve, des écarts potentiels, etc.
  3. Les documents utiles à la préparation sont disponibles en téléchargement sur notre espace documentaire.
  4. Consulter la vidéo d’Elodie et Jimmy sur le sujet ici ! 

 

 

Comment préparer son audit blanc ?

Comme un audit initial ! C’est la meilleure façon de se mettre dans de bonne condition.

Il est nécessaire d’avoir en amont de l’audit blanc déjà mis à jour ou construit son système qualité, car l’absence de preuves le jour-J fera l’objet d’une non-conformité majeure. Il n’y aura donc aucune valeur ajoutée…

Combien de temps dois-je consacrer à la préparation de l’audit QUALIOPI ?

A vous de voir. Aucune durée n’est imposée.

Tout dépend de l’état de votre système qualité, de l’historique, de vos compétences et connaissances sur le sujet.

Tout dépend également de votre stratégie : l’appropriation complète de votre système est plus longue que le fait de faire appel à un consultant ou un « kit qualiopi »…

Comment est choisi mon auditeur ? Ai-je le choix de celui-ci ?

L’auditeur est choisi en fonction de :

  • Ses compétences
  • Sa localisation
  • Ses disponibilités
  • L’absence de lien d’intérêt avec vous.

Vous avez la possibilité de récuser l’auditeur en précisant les motifs précis de votre demande. Un autre auditeur sera ensuite sélectionné selon les mêmes critères.

Suis-je obligé d’accueillir des personnes en situation de handicap ?

Non, il n’y a aucune obligation. Le référentiel précise qu’il faut communiquer sur l’accessibilité ou non de vos prestations à ce public.

Vous pouvez consulter notre article au sujet des personnes en situation de handicap (PSH) et Qualiopi directement ici.

J'ai plusieurs organismes avec plusieurs NDA, puis-je mutualiser la demande de certification ?

Non, qui dit un NDA dit un certificat. Et donc un contrat de certification. S’il y a plusieurs organismes, il y aura donc plusieurs audits.

Je réalise des formations en présentiel, dois-je faire visiter la salle lors de l’audit ?

Pas forcément, la visite peut se faire si la taille, l’organisation, les spécificités de l’organisme le justifie.

Si vous délivrez uniquement des formations à distance, la visite de l’organisme va être courte, surtout s’il n’y a que des bureaux !

Dois-je prévoir le jour de l’audit une session de formation dans mes locaux pour que l’auditeur puisse observer mes pratiques pédagogiques ?

Ce serait surement très intéressant, mais au regard du temps à passer sur les différents indicateurs, cela n’est pas possible.

De plus, il faut comprendre que Qualiopi est une certification de « Processus ». Cela veut dire que nous évaluons la qualité de votre processus formation dans l’atteinte de la satisfaction des clients. En aucun cas nous n’avons à auditer directement votre façon de former.

Est-ce que l’auditeur évalue ma façon de former ou le contenu de la formation ?

L’auditeur n’a pas vocation à évaluer vos capacités pédagogiques, du moins directement. Le référentiel national qualité reste la base unique de notre évaluation. Ce référentiel permet d’énoncer toutes les règles à respecter en matière de « processus qualité » des formations.

A ce titre, Qualiopi est une certification de processus. En aucun cas la certification Qualiopi permet de rendre certifiante vos formations.

Sous quel délai l’auditeur prend-t-il contact avec moi avant mon audit ?

En moyenne quinze jours avant. Si vous le souhaitez, et pour des questions d’ordre organisationnelles, vous pouvez nous prévenir avant.

Faut-il planifier l'audit le jour où se déroule une formation ?

ll n’y a aucune obligation dans les textes.

Et au regard du temps limité pour balayer l’ensemble des indicateurs, il n’est prévu dans notre programme de certification d’observer l’animation d’une prestation.

Paradoxalement, l’audit qualité conduisant à la certification « Qualiopi » ne permet pas d’évaluer vos pratiques pédagogiques sur le terrain.

Nous évaluons la qualité des processus qualité en place, c’est la nuance…

Où trouver la liste des indicateurs applicables à ma situation

Nous avons synthétisé dans un tableau simple et précis, les indicateurs à respecter en fonction de votre organisme.

La liste des indicateurs qualiopi est disponible ici.

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Pendant l’audit

Comment est gérer la confidentialité pendant l’audit

Afin de préserver la confidentialité de vos documents et de protéger votre propriété intellectuelle – notamment les supports de cours -, l’auditeur consultera seulement les éléments sur place. Ainsi, il consulte en direct, le Jour-J, les éléments papiers et numériques, mais ne doit pas les récupérer sous quelques formats que ce soit (clés USB, Mails, ou autres). Seuls les éléments ayant fait l’objet de non-conformités seront à transmettre à l’auditeur.

Qui doit être présent lors de l'audit ? Le gérant doit-il être présent ?

La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur/trice doit par ailleurs être accompagné.e par un membre de l’organisme tout au long de l’audit. Ce représentant de l’organisme aura plusieurs missions : aider l’auditeur à se repérer dans les lieux, veiller à ce que le plan d’audit se déroule comme prévu, expliciter les termes techniques pouvant être employés lors des entretiens. Tous les niveaux hiérarchiques de l’organisme sont concernés par l’audit.

L’auditeur/trice doit en effet s’assurer que les processus sont définis et pilotés (rôle de la direction) mais aussi et surtout connus et appliqués (rôle des salariés de l’organisme, quelle que soit sa taille). De la même manière, toutes les fonctions exercées au sein de l’organisme sont mobilisées lors de l’audit, car les processus de l’organisme s’adressent à tous les métiers qui y sont représentés (fonction commerciale, administrative, logistique…).

Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J lorsque l’organisme dispose d’effectifs conséquents. En revanche, tout le personnel doit être en mesure de répondre aux questions de l’auditeur, qui visite les locaux et peut s’adresser à toute personne qu’il rencontre, même si cette dernière n’est pas indiquée sur le plan d’audit initial.

Le certificateur désigne-t-il les personnes devant être présentes lors de l’audit ?

Non, c’est à l’organisme candidat de définir la liste des personnes qui seront présentes le jour J. Ces personnes doivent être liées contractuellement avec la structure.

Sur quelles formations l'auditeur se base-t-il pour vérifier la conformité de l’organisme avec les indicateurs du référentiel Qualiopi ?

L’auditeur réalise un échantillonnage de dossiers parmi l’intégralité de l’offre de prestations de l’organisme candidat. En effet, les règles d’une démarche qualité doivent s’appliquer systématiquement à tous types de prestations proposées par un OPAC.

L’échantillonnage tient compte du volume d’activité. (Si vous réalisez 80% de formations 1 et 20% de formations 2, l’échantillonnage sera proportionnel à ces chiffres).

Quelle est la différence entre non-conformité mineure et non-conformité majeure ?

Une non-conformité est « un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel ». Elle est basée sur des faits incontestables (et non sur des jugements de valeur) et implique que l’écart constaté fait encourir un ou des risques à l’organisme et/ou à ses parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs…).

Pour en savoir plus sur les non-conformités mineures ou majeures, c’est ici.

Est-ce qu’il faut obligatoirement un référent sur le dossier « Qualiopi » ?

La définition, la mise en œuvre et l’animation d’une démarche qualité implique de désigner formellement une ou plusieurs personne(s) en charge de ces différentes fonctions au sein de votre organisme. Le référent qualité contribue à la conduite du changement en expliquant aux collaborateurs les principes d’une telle démarche, en animant les groupes de travail nécessaires à la définition et/ou la formalisation des processus de la structure, en étant un intermédiaire entre les salariés et la direction.

En revanche, le référentiel Qualiopi n’impose pas d’avoir du personnel uniquement dédié au pilotage de la qualité au sein de votre organisme.

Quelle antériorité est prise en compte lors de l’audit initial pour apprécier les indicateurs du référentiel ?

En moyenne, l’antériorité peut porter jusqu’à 6 mois avant l’audit. Le bon sens reste la règle sur ce point car les différences entre les organismes sont nombreuses.

Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.

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Après l’audit : écarts, décision de certification, etc.

Quel est le délai pour obtenir la certification après l’audit initial ?

Tout dépendra du délai de traitement des non-conformités et ensuite notre délai de traitement sera d’environ 15 jours. Tout dépendra de notre surcharge de travail.

Je dispose de combien de temps pour traiter les non-conformités ?

6 mois pour les mineures et 3 mois pour les majeures.

Ce sont les durées théoriques mais dans la vrai vie, il n’est pas rare de voir des dossiers ou les écarts sont traités en une ou deux semaines !

Tout savoir sur les non-conformités ici.

Est-il nécessaire de programmer un nouvel audit en cas de non-conformité ?

Dans la grande majorité des cas, non !

Après l’audit, vous allez faire des propositions d’actions correctives à l’auditeur et lui transmettre les éléments de preuve.

Certifopac se réserve le droit de planifier un audit complémentaire si :

  • Le traitement des non-conformités prend trop de temps (il y a trop d’écart à traiter)
  • Il  y a des doutes sur la véracité des éléments transmis
  • Sur volonté du client

Comment est délivrée la certification une fois que l’audit a eu lieu ?

L’auditeur n’est pas responsable de la décision d’accorder – ou non – la certification à l’OPAC candidat.

Cette décision est prise par le comité de certification de Certifopac. Pour décider ou non de la délivrance de la certification, nous nous appuyons sur :

  • Le rapport d’audit rédigé par l’auditeur, qui émet un avis favorable ou défavorable sur la décision de certification pour tout ou partie du périmètre de certification sollicité.
  • Le tableau synthèse du traitement des non-conformités.

Ensuite, après délibération, nous éditons le certificat et notifions le client par mail puis par téléphone. L’occasion d’échanger sur les bonnes pratiques lorsque l’on est certifié !

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Je suis certifié ! et ensuite ?

Dois-je me faire connaitre auprès des financeurs ?

Jusqu’au 31 décembre 2021, vous avez simplement à mettre à jour votre DATADOCK. Ensuite, une liste des certifiés sera tenue quotidiennement à jour par le Ministère du Travail et sera transmis systématiquement aux financeurs.

Que faire une fois que je suis certifié, pour que mes clients bénéficient des fonds publics ?

Vous rendre sur les sites internet des financeurs :

  • Les OPCO par exemple
  • Si vous travaillez avec Pôle Emploi, faire un compte sur KAIROS
  • Si votre offre est éligible au CPF, créer un compte sur EDOF

Que dois-je respecter lorsque je suis certifié ?

Une fois certifié, nous vous rappelons vos droits et devoirs. Tout cela réunit autour d’un Guide du certifié.

Au programme : Charte d’usage, charte graphique, règlement d’usage Qualiopi, les règles en matière de changement à déclarer jusqu’à l’audit suivant, etc.

Que se passe-t-il, si la charte d’usage et graphique n’est pas respectée ?

Vous serez suspendu le temps du traitement.

Suis-je obligé de renouveler la certification tous les 3 ans ?

Oui, vous êtes obligés si vous souhaitez continuer à bénéficier des fonds formations de vos clients.

Mon OF est certifié mais je ne fais pas de formation dans l'année, est-ce que je perds ma certification ?

Non, votre certification est délivrée à l’issue de l’audit initial, et vérifiée lors de l’audit de surveillance – si vous n’avez pas réalisé de formations concourant au développement des compétences, et que vous avez levé les écarts s’il y en avait lors de l’audit initial, votre certification reste valable.

Cela dit, lors de l’audit de renouvellement, posez-vous la question : quelle est la nécessité de cette certification ?

Si je vends mon entreprise, je vends donc aussi la certification Qualiopi ?

Si l’entreprise change de SIREN, l’attribution d’un nouveau SIREN correspond à la création d’une nouvelle personne juridique, ce qui nécessitera le dépôt d’un nouveau dossier complet de demande de numéro de déclaration d’activité. Dans ce cas, la certification Qualiopi obtenue par l’ancien gérant de l’organisme sera caduque, dans la mesure où la certification est rattachée à un NDA. Si l’entreprise ne change pas de SIREN, le nouveau dirigeant devra informer par courrier le Département du contrôle de la formation professionnelle, dans un délai de 30 jours, en cas de cessation d’activité ou de modification d’un des éléments de la déclaration d’activité initiale, en fournissant un extrait K-bis ou une attestation d’inscription au répertoire SIREN à jour. Cette obligation s’applique également en cas de changement d’adresse, de dénomination ou de statut juridique.

Dans certains cas, il est possible de conserver la certification existante en réalisant un audit complémentaire. Nous contacter pour en savoir plus.

Dois-je transmettre mon BPF chaque année à Certifopac ?

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) transmis lors de la contractualisation fait foi pendant toute la durée du contrat de certification.

A ce titre, même si vous changer de tranche de chiffre d’affaires, il n’y aura pas d’impact pendant le cycle en cours.

Par contre, lors du renouvellement et du nouveau cycle, nous prendrons en compte le dernier BPF disponible.

Je change de statut juridique, dois-je repasser Qualiopi ?

Si vous créez une nouvelle entreprise et que vous changez de statut, vous ne devez pas repasser la certification Qualiopi.

Vous devrez, à l’aide de justificatifs, nous démontrer la continuité d’activité entre l’ancienne entreprise et la nouvelle. Par exemple, la reprise de contrats existants, le maintien de l’organisation et des processus qualité, le personnel, etc.

Ainsi, il sera possible de conserver votre certification initial sans devoir repasser un audit.

Par contre, Certifopac devra bien sûr éditer un nouveau certificat avec les nouvelles mentions (Nouveaux SIRET et Numéro de Déclaration d’Activité)

Icône d'un dossier ouvert

Changements à déclarer, surveillance, renouvellement

Mon siège social a changé

Il existe deux solutions :

  • Si votre numéro SIRET change, il faudra juste nous le signaler
  •  Si vous changez de région, votre MDA changera. Par conséquent, il y aura un impact sur votre contrat.

En fonction de la situation, un avenant un contrat peut être nécessaire, ainsi qu’un audit complémentaire si il y a des nouveaux locaux. Nous contacter pour en savoir plus.

Comment se déroule l'audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.
L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est
toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le
référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à
l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
L’auditeur conduit l’analyse :

  • des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  • de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
  • des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.

L’audit de surveillance est réalisé à distance. L’audit de surveillance est réalisé sur site dans les cas suivants :

  • Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
  • Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
  • Si l’audit initial a été réalisé à distance.

J’ai été certifié sans avoir été audité sur certains indicateurs (Formations certifiantes, sous-traitance, situation de travail). Dois-je attendre l’audit de surveillance pour ajouter ces éléments à mon organisation ?

Dès lors qu’un OPAC est certifié au titre des actions de formation, il peut mettre en place n’importe quelle type d’actions, du moment que celle-ci respecte les exigences.

En revanche, en amont de l’audit de surveillance, entre 18 et 22 mois après la certification, l’organisme devra préciser à Certifopac qu’il propose une modalité complémentaire de formation continue (certifiante, AFEST, à distance, etc.).

Comment s’organiser pour l’audit de surveillance

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème mois et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification.

Si vous n’avez pas continué votre démarche qualité à l’issue de la certification initiale ou que vous n’avez pas mis en place les actions correctives liées aux écarts mineurs constatés, l’audit de surveillance peut donner lieu à un constat de non-conformité.

Une certification peut être retirée, suspendue ou réduite dans le cas ou des non-conformités ne sont pas levées dans les délais.

Il est donc primordial de maintenir la dynamique engagée pour l’obtention de la certification initiale et d’intégrer une logique de supervision et d’amélioration continue.

L’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau certificat et doit se réaliser avant la date d’échéance du certificat.

En quoi consiste « l’analyse de risques » avant l’audit de surveillance ?

Il appartient à Certifopac d’établir son analyse de risques à partir de différents critères, comme par exemple :

  • Augmentation du volume d’activité
  • Nombre important de non-conformités
  • Non-conformités majeures méritant ou nécessitant une visite sur site
  • Défaillance constatée dans la maîtrise de la sous-traitance
  • Défaillance constatée dans le rôle de la fonction centrale.

Un organisme de formation certifié déménage et change de région. On lui attribue un nouveau numéro de déclaration d’activité. Peut-il conserver sa certification malgré le changement de numéro de déclaration d’activité ?

En cas de déménagement, l’organisme de formation déclare son changement d’adresse à la DIRECCTE de sa région d’origine. Le service régional de contrôle informe la DIRECCTE de sa région d’arrivée qui procède à l’enregistrement d’une nouvelle déclaration d’activité et lui attribue un nouveau numéro.

Pour autant, l’organisme de formation conserve sa certification. À cet effet, il demande à Certifopac l’émission d’un nouveau certificat mis à jour avec le nouveau numéro de déclaration d’activité et la nouvelle adresse. L’audit de surveillance ou de renouvellement permettra de vérifier l’impact des changements liés au déménagement sur la qualité de l’organisme.

L’émission d’un nouveau certificat au moment de l’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences repousse-t-elle la durée de validité de la certification de l’organisme de formation de trois ans pour l’ensemble des actions ?

L’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’action est sans effet sur la durée de validité de la certification. L’organisme de formation devra solliciter le renouvellement de sa certification au cours de la troisième année suivant la certification obtenue à l’issue de l’audit initial.

Je souhaite réaliser un nouveau type d’actions (Bilan de compétences, VAE, CFA, Formations continues). Comment procéder ?

Il peut y avoir un audit d’extension en plus du cycle « normal » de certification pour cette situation.

Que se passe-t-il à la fin du cycle des 3 ans ?

Certifopac réédite un nouveau contrat de certification : nous réaliserons un nouveau cycle avec un audit de renouvellement, puis un audit de surveillance.

 

Comment changer d'organisme certificateur et transférer sa certification ?

C’est possible, et facile ! Vous pouvez changer d’organisme certificateur en suivant le processus mis en place par Certifopac. Vous pouvez découvrir le fonctionnement du transfert de certification Qualiopi ici.

Comment s’organiser pour l’audit de renouvellement ?

Le renouvellement doit être réalisé avant la fin de validité de votre certificat pour éviter d’avoir un temps de suspension entre deux cycles. Sinon, l’audit de renouvellement se déroule de la même façon qu’un audit initial (même durée, même modalité, etc.).

Suis-je contrôlé par Certifopac entre les audits pendant le cycle ?

Certifopac peut réaliser un audit complémentaire à tout moment, notamment en cas de réclamations ou plaintes d’un client, ou bien en cas du mauvais usage de la marque de certification Qualiopi.

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Qualiopi, la marque de garantie qualité des Organismes Prestataires d'actions concourant au développement des Compétences (OPAC)

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