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Foire Aux Questions Qualiopi

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Questions spécifiques « Nouvel entrant »

Qualiopi, c'est quoi ?

Qualiopi, c’est le nom de la certification délivrée aux organismes de formation qui respectent les exigences du référentiel national qualité élaboré par le Ministère du Travail en 2019.

Pour en savoir plus

PS : Ne pas confondre avec Kaliopi

Qu'est-ce qu'un OPAC ?

Un OPAC est un Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences.

Ces actions sont au nombre de quatre : les actions de formation continue, les bilans de compétence, les actions permettant la validation d’acquis de l’expérience et les actions de formation par apprentissage.

D’ailleurs, CERTIFOPAC est la contraction de certificateur des OPAC 😊

En effet, nous sommes spécialisés uniquement dans la délivrance de certification pour les organismes de formation !

La certification Qualiopi est-elle obligatoire ?

Non. En revanche, si vous souhaitez faire financer vos formations par les différents financeurs OPCO, FAF (Fonds Assurance Formation), Pôle Emploi, etc. cela est différent. En effet, la loi du 05 septembre 2018 demande l’obligation d’être certifié pour opérer vos activités  depuis le 1er janvier 2022.

Je suis un organisme en cours de création, qu’est ce que ça change ?

L’audit initial sera adapté par rapport à votre spécificité. Vous aurez le statut d’organisme dit « Nouvel entrant« , c’est à dire un organisme qui « vient de démarrer son activité ». Ainsi, une dizaine d’indicateurs sera évalué différemment des autres lors de l’audit. Nous vérifierons uniquement la formalisation des éléments. Leur mise en œuvre sera audité à l’audit de surveillance.

Je viens de créer mon OF, est-ce judicieux de me faire auditer alors que je n'ai pas encore réalisé de formations ?

Du moment que vous avez fait votre demande du numéro de déclaration d’activité à la DREETS de votre région, vous avez normalement déjà effectué (ou planifié) une formation. En effet, le dossier à envoyer à la DREETS comprend une convention de formation ainsi qu’un programme. Ainsi, l’auditeur prendra cette formation en exemple, même si tout n’est pas achevé. Lors de l’audit initial, vous fournirez les outils que vous avez prévu d’utiliser pour les futures formations. Leur mise en application sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Qu’est-ce que le RNCP ou le RS ?

Le RNCP et le RS sont deux répertoires nationaux qui recensent l’ensemble des certifications reconnues par l’Etat (diplôme, titre, label, etc.).

Si vos formations sont inscrites au RNCP, vous devrez répondre aux indicateurs Qualiopi 3, 7 & 16.

Comment rendre mon offre de formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF) ?

Il faut comprendre que Qualiopi est la voie d’accès aux financements de la formation. Qualiopi seule ne suffira pas pour rendre votre offre de formation éligible puisque le CPF recense uniquement les certifications inscrites au RNCP ou au RS.

Nous vous expliquons ici comment accéder aux financements CPF.

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Avant d'entrer dans la démarche de certification QUALIOPI

Quels sont les prérequis pour s’engager vers la certification QUALIOPI ?

Aucune condition. En effet, tout prestataire disposant d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) quel que soit sa structure juridique ou son statut (Indépendant, SA, auto entrepreneur…) peut se positionner sur cette certification.

Il n’y a pas d’obligation de volume de formation, de chiffre d’affaires, d’ancienneté ou autres.

Où trouver les textes de loi au sujet de la certification ?

Les textes de lois relatifs à la certification sont téléchargeables sur notre espace documentaire.

Quel est le coût de la certification Qualiopi ?

Le tarif de base, pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaires de moins de 150 000 €, est environ de 1 600 € H.T. (AFC-BC-VAE hors CFA). Le tarif dépend du nombre de catégories à certifier (Formations, Bilans de compétences, VAE ou Apprentissage) et du chiffre d’affaires de l’année N-1 affecté à la formation.

Par conséquent, nous vous invitons à établir une demande de devis en ligne, à l’issue de laquelle vous bénéficierez du montant appliqué à votre organisme.

https://certifopac.fr/qualiopi/devis/

Chez Certifopac, nous faisons le choix de la transparence avec des pages de tarifs en ligne directement accessibles via notre espace ressources.

Est-il possible de faire financer ma certification Qualiopi par mes fonds formations (FIFPL, AGEFICE) ou Pôle Emploi ?

Non, car la prestation d’audit et de délivrance de la certification n’est pas une action concourant aux développements des compétences. En revanche, vous pouvez très bien utiliser ces fonds pour vous former à Qualiopi, auprès d’organismes de formation spécialisés sur le sujet.

Quel est le délai moyen pour planifier une date d'audit initial ?

Dès réception de votre proposition commerciale signée, nous vous transmettons la liste des éléments nécessaires à l’étude de votre dossier. Nous planifions ensuite ensemble une date d’audit initial qui vous convient.

La planification dépend du délai de réception de ces pièces : plus vous êtes réactif, plus nous le serons !

A minima, il faut compter environ 30 jours entre la signature du devis et la réalisation de l’audit initial.

Comment planifier et bloquer ma date d'audit ?

Même si vous n’êtes pas forcément prêt pour l’audit, vous pouvez dors et déjà bloquer et planifier votre date d’audit. Comment ?

En envoyant à notre équipe l’ensemble du dossier nécessaire.

Vous pouvez néanmoins nous fournir 2 ou 3 dates pour que l’on puisse se caler dessus pour mieux planifier votre audit, que ce soit l’audit blanc et/ou l’audit initial.

Combien de temps dure l’audit ?

La durée d’audit est calculée en respectant les exigences réglementaires, en fonction de :

  • La ou les catégories d’action à certifier : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, formation par apprentissage.
  • Le chiffre d’affaires N-1 de l’organisme affectés aux actions à certifier : trois tranches – Moins de 150 000 €, Entre 150 000 € et 750 000 € et au-delà de 750 000 €.

En cas d’émission de non-conformités mineures ou majeures par l’auditeur à l’issue de l’audit initial, il faut prévoir un temps de traitement, inclus dans la prestation.

Puis-je réduire la durée de l’audit en fonction de mon statut ? (Indépendant, sans local, etc.) ? La durée de l’audit initial est-elle modulable ?

Non, la durée est la même pour tous les audités. Par exemple, si vous êtes formateur indépendant « nouvel entrant », la durée est de 1 jour sera la même que l’organisme déjà existant avec 120 000 euros de chiffre d’affaires…

tableau durée audit

Ces règles ont été éditées par le Ministère du Travail (Cf: Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées
au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)

A quoi sert un certificat ou un label CNEFOP à l'heure de Qualiopi ?

Le référencement DATADOCK suffisait jusqu’au 31 décembre 2021, Qualiopi a depuis pris le relais. Détenir un label CNEFOP n’est donc pas obligatoire. Toutefois, les organismes CNEFOP bénéficient de conditions d’audit Qualiopi aménagées.

L’audit portera uniquement sur les indicateurs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 et les indicateurs spécifiques.

Voir notre article spécial sur les CNEFOP.

Est-il possible de demander à CERTIFOPAC de nous accompagner/conseiller à l’obtention de la certification ?

Impossible. En effet, CERTIFOPAC n’est pas un organisme de conseil, en tant que certificateur nous nous devons de rester impartials.

Néanmoins, nous mettons de nombreux outils à votre disposition dans le cadre de votre préparation :

  • Un audit blanc de positionnement afin de faire l’état des lieux de vos pratiques avant l’audit initial.
  • Une application d’audit intuitive et regroupant beaucoup d’informations.

Comment régler ma certification ?

Vous pouvez choisir la modalité de prélèvement souhaitée : en 1 fois ou 3 fois sans frais ! L’occasion de lisser le coût de la certification sur plusieurs mois.

Quel est le lien entre le COFRAC et Certifopac ?

Afin d’assurer l’impartialité du processus de certification comme défini par la réglementation, le Ministère du Travail a fait le choix de la mise en place d’un dispositif sous accréditation. Cela garantit le fait que les modalités d’audit et de certification sont conformes à la réglementation.

Concrètement, cela veut dire que Certifopac est accrédité par le COFRAC pour délivrer la certification Qualiopi.

La norme d’accréditation est la NF EN ISO/IEC 17065 – relative à la certification des produits, services et processus. Dans le cadre de Qualiopi il s’agit bien sûr d’un processus.

Je suis un organisme étranger, puis-je obtenir la certification QUALIOPI ?

En effet, c’est possible ! Mais il y a de nombreux éléments à vérifier et à respecter avant de se lancer dans la démarche.

Pour en savoir plus sur comment certifier Qualiopi un organisme de formation à  l’étranger, c’est ici.

Je suis sous-traitant d’un organisme de formation certifié Qualiopi. Dois-je être certifié ?

Si vous faites intervenir des sous-traitants pour animer des formations, ils n’ont pas l’obligation d’être eux-mêmes certifiés.

Par-contre, l‘indicateur 27 est très clair. Vous avez l’obligation de vous assurer du respect de la conformité au référentiel.

En l’absence de locaux administratifs et de lieu de réalisation des formations, l’audit initial peut-il être réalisé à distance ?

Depuis le 1er juillet 2022, l’audit initial doit obligatoirement se dérouler en préseniel.

La modalité de réalisation de l’audit de surveillance peut varier.

Que signifie audit sur site si je ne propose que des formations à distance ou que je ne fais que de l’intra ?

Les textes prévoient de rencontrer l’organisme à auditer au moins une fois pendant le cycle en présentiel, quel que soit les modalités de formation de votre organisme (présentiel, distanciel, AFEST, etc.).

Ainsi, ce n’est parce que vous délivrez uniquement des formations à distance ou en intra, chez vos clients, que l’audit se réalisera à distance.

Lorsque celui-ci se déroule sur site, c’est toujours dans un lien convenu à l’avance avec vous. Cela peut être : votre domicile, une salle de réunion prêté par un de vos clients, un local loué pour l’occasion, etc.

L’audit Qualiopi me dispense-t-il de toute autre forme de contrôle ? (Direccte, Financeurs)

En aucun cas. Ce n’est pas parce que vous avez satisfait aux exigences de l’audit « Qualiopi » que vous ne pouvez pas être audité par d’autres structures : par exemple, la DIRECCTE de votre région, ou Pôle Emploi, ou un financeur lambda peuvent très bien vous solliciter afin d’effectuer une visite de contrôle.

Est-ce utile de réaliser un audit blanc ?

CERTIFOPAC propose à ses clients de réaliser un pré-audit (ou audit blanc) en amont du processus de certification Qualiopi. Celui-ci permet avant tout à l’organisme de formation d’évaluer sa préparation et donc son système qualité à un instant T. Vous pouvez consulter notre article spécial sur l’audit blanc Qualiopi ici.

Combien de temps entre la signature du contrat et la certification ?

De nombreux facteurs rentrent en jeu :

  • La réactivité dans la transmission des pièces utiles à votre dossier
  • La durée du traitement des non-conformités

Au plus rapide, comptez environ 1 mois.

J'ai déjà un NDA mais je réalise uniquement des formations en sous-traitance. Suis-je nouvel entrant ?

Le préambule du guide de lecture précise simplement qu’un organisme « Nouvel entrant » est un organisme qui « vient de démarrer » son activité.

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Préparation avant l’audit

Comment se préparer à l’audit ?

Plusieurs étapes sont utiles à la préparation de votre premier audit :

  1. Dès réception de vos identifiants, vous pourrez vous connecter à l’application d’audit Certifopac
  2. Consulter avec attention le guide de lecture du référentiel qui contient toutes les réponses à vos questions au sujet des éléments de preuve, des écarts potentiels, etc.
  3. Les documents utiles à la préparation sont disponibles en téléchargement sur notre espace documentaire.
  4. Consulter la vidéo sur le sujet

 

Comment préparer son audit blanc ?

Comme un audit initial ! C’est la meilleure façon de se mettre dans de bonne condition.

Il est nécessaire d’avoir en amont de l’audit blanc déjà mis à jour ou construit son système qualité, car l’absence de preuves le jour-J fera l’objet d’une non-conformité majeure. Il n’y aura donc aucune valeur ajoutée…

Combien de temps dois-je consacrer à la préparation de l’audit Qualiopi ?

A vous de voir. Aucune durée n’est imposée.

Tout dépend de l’état de votre système qualité, de l’historique, de vos compétences et connaissances sur le sujet.

Tout dépend également de votre stratégie : l’appropriation complète de votre système est plus longue que le fait de faire appel à un consultant ou un « kit qualiopi »…

Comment est choisi mon auditeur ? Ai-je le choix de celui-ci ?

L’auditeur est choisi en fonction de :

  • Ses compétences
  • Sa localisation
  • Ses disponibilités
  • L’absence de lien d’intérêt avec vous.

Vous avez la possibilité de récuser l’auditeur en précisant les motifs précis de votre demande. Un autre auditeur sera ensuite sélectionné selon les mêmes critères.

Suis-je obligé d’accueillir des personnes en situation de handicap ?

Non, il n’y a aucune obligation. Le référentiel précise qu’il faut communiquer sur l’accessibilité ou non de vos prestations à ce public.

Vous pouvez consulter notre article au sujet des personnes en situation de handicap (PSH) et Qualiopi directement ici.

J'ai plusieurs organismes avec plusieurs NDA, puis-je mutualiser la demande de certification ?

Non, qui dit un NDA dit un certificat. Et donc un contrat de certification. S’il y a plusieurs organismes, il y aura donc plusieurs audits.

Je réalise des formations en présentiel, dois-je faire visiter la salle lors de l’audit ?

Pas forcément, la visite peut se faire si la taille, l’organisation, les spécificités de l’organisme le justifie.

Dois-je prévoir le jour de l’audit une session de formation dans mes locaux pour que l’auditeur puisse observer mes pratiques pédagogiques ?

Il faut comprendre que Qualiopi est une certification de « Processus ». Cela veut dire que nous évaluons la qualité de votre processus formation dans l’atteinte de la satisfaction des clients. En aucun cas nous n’avons à auditer directement votre façon de former.

Sous quel délai l’auditeur prend-t-il contact avec moi avant mon audit ?

En moyenne quinze jours avant. Si vous le souhaitez, et pour des questions d’ordre organisationnelles, vous pouvez prendre contact avec lui. Ses coordonnées sont disponibles sur l’application.

Où trouver la liste des indicateurs applicables à ma situation

Nous avons synthétisé dans un tableau simple et précis, les indicateurs à respecter en fonction de votre organisme.

La liste des indicateurs qualiopi est disponible.

La liste des indicateurs qui vous consernent est également disponible dans votre devis.

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Pendant l’audit

Comment Certifopac gère la confidentialité pendant l’audit

Afin de préserver la confidentialité de vos documents et de protéger votre propriété intellectuelle – notamment les supports de cours -, l’auditeur consultera seulement les éléments en direct, le Jour-J. Les différents éléments pour être papiers et numériques.  Seuls les éléments permettant de lever des non-conformités seront à transmettre à l’auditeur via notre application sécurisée.

Qui doit être présent lors de l'audit ? Le gérant doit-il être présent ?

La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur doit être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit.

Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J .

Le certificateur désigne-t-il les personnes devant être présentes lors de l’audit ?

Non, c’est à l’organisme candidat de définir la liste des personnes qui seront présentes le jour J. Ces personnes doivent être liées contractuellement avec la structure.

Sur quelles formations l'auditeur se base-t-il pour vérifier la conformité de l’organisme avec les indicateurs du référentiel Qualiopi ?

L’auditeur réalise un échantillonnage de dossiers parmi l’intégralité de l’offre de prestations de l’organisme candidat. En effet, les règles d’une démarche qualité doivent s’appliquer systématiquement à tous types de prestations proposées par un OPAC.

Quelle est la différence entre non-conformité mineure et non-conformité majeure ?

Lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur, l’auditeur note une non-conformité mineure . Une non-conformité majeure est soulevée lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette prise en compte partielle ou inexistante remet en cause la qualité de la prestation délivrée.

Pour en savoir plus sur les non-conformités mineures ou majeures.

Quelle antériorité est prise en compte lors de l’audit initial pour apprécier les indicateurs du référentiel ?

En moyenne, l’antériorité peut porter jusqu’à 6 mois avant l’audit. Le bon sens reste la règle sur ce point car les différences entre les organismes sont nombreuses.

Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.

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Après l’audit

Quel est le délai pour obtenir la certification après l’audit initial ?

Tout dépendra du délai de traitement des non-conformités. Esuite notre délai de traitement sera d’environ 15 jours, selon notre charge de travail.

Je dispose de combien de temps pour traiter les non-conformités ?

Est-il nécessaire de programmer un nouvel audit en cas de non-conformité ?

Dans la grande majorité des cas, non !

Après l’audit, vous allez faire des propositions d’actions correctives à l’auditeur et lui transmettre les éléments de preuve.

Certifopac se réserve le droit de planifier un audit complémentaire si :

  • Le traitement des non-conformités prend trop de temps (il y a trop d’écart à traiter)
  • Il  y a des doutes sur la véracité des éléments transmis
  • Sur volonté du client

Comment est délivrée la certification une fois que l’audit a eu lieu ?

L’auditeur n’est pas responsable de la décision d’accorder – ou non – la certification à l’OPAC candidat.

Cette décision est prise par le comité de certification de Certifopac. Pour décider ou non de la délivrance de la certification, nous nous appuyons sur :

  • Le rapport d’audit rédigé par l’auditeur
  • Le tableau synthèse du traitement des non-conformités.

Dois-je me faire connaitre auprès des financeurs ?

Une liste des certifiés est tenue quotidiennement à jour par le Ministère du Travail et est transmise systématiquement aux financeurs.

Que faire une fois que je suis certifié, pour que mes clients bénéficient des fonds publics ?

Vous rendre sur les sites internet des financeurs :

  • Les OPCO
  • Si vous travaillez avec Pôle Emploi, faire un compte sur KAIROS
  • Si votre offre est éligible au CPF, créer un compte sur EDOF

Que se passe-t-il, si la charte d’usage et la charte graphique de la marque Qualiopi ne sont pas respectées ?

Vous pouvez être suspendu le temps du retour en conformité.

Suis-je obligé de renouveler la certification tous les 3 ans ?

Oui, vous êtes obligés de réaliser un audit de renouvellement si vous souhaitez continuer à bénéficier des fonds formations de vos clients.

Si je ne fais pas de formation dans l'année, est-ce que je perds ma certification ?

Non. Si vous n’avez pas réalisé de formations concourant au développement des compétences et que vous avez levé les écarts (s’il y en avait), votre certification reste valable.

Si je vends mon entreprise, je vends donc aussi la certification Qualiopi ?

Si l’entreprise change de SIREN : l’attribution d’un nouveau SIREN correspond à la création d’une nouvelle personne juridique, la certification Qualiopi sera caduque, dans la mesure où la certification est rattachée à un NDA.

Si l’entreprise ne change pas de SIREN : le nouveau dirigeant devra informer par courrier le Département du contrôle de la formation professionnelle, dans un délai de 30 jours, ainsi que Certifopac pour le maintien de sa certification Qualiopi.

Dois-je transmettre mon BPF chaque année à Certifopac ?

Non. Certifopac vous demandera votre dernier BPF uniquement lors du renouvellement et du nouveau cycle.

Mon siège social change

En fonction de la situation, un avenant un contrat peut être nécessaire, ainsi qu’un audit complémentaire si il y a des nouveaux locaux. Nous contacter pour en savoir plus.

Suis-je contrôlé par Certifopac entre les audits pendant le cycle ?

Certifopac contrôle votre usage de la marque de certification Qualiopi.

Certifopac peut réaliser un audit complémentaire à tout moment, notamment en cas de réclamations ou plaintes d’un client.

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L'extension, la surveillance, le renouvellement

Quand se déroule l'audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.

Quel est le but de l'audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est
toujours appliqué.

Peut-on avoir des non-conformités à l'audit de surveillance ?

Oui. L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le
référentiel.

Comment traiter les non-conformités de l’audit de surveillance Qualiopi ?

Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial .

Sur quoi porte l'audit de surveillance Qualiopi ?

Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à
l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

Comment se déroule l'audit de surveillance ?

De la même manière que l’audit initial.

L’auditeur conduit l’analyse :

  • des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  • de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
  • des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.

Est ce que l'audit de surveillance est réalisé à distance ?

Oui. L’audit de surveillance est réalisé à distance.

Il est réalisé sur site dans les cas suivants :

  • Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
  • Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
  • Si l’audit initial a été réalisé à distance.

J’ai été certifié sans avoir été audité sur certains indicateurs (Nouvel entrant, CNEFOP, Formations certifiantes, sous-traitance, situation de travail). Dois-je attendre l’audit de surveillance pour ajouter ces éléments à mon organisation ?

Il ne faut pas attendre l‘audit de surveillance pour se mettre en conformité.

Dès lors qu’un OPAC est certifié, il peut mettre en place n’importe quelle type d’actions, du moment que celles-ci respectent les exigences.

Je souhaite réaliser un nouveau type d’actions (Bilan de compétences, VAE, CFA, Formations continues). Comment procéder ?

Il peut y avoir un audit d’extension en plus du cycle « normal » de certification pour cette situation.

L'audit de renouvellement, qu'est ce que c'est ?

L’audit de renouvellement donne lieu à un nouveau certificat Qualiopi et doit se réaliser avant la date d’échéance du certificat.

Que se passe-t-il à la fin du cycle des 3 ans ?

Certifopac réédite un nouveau contrat de certification : nous réaliserons un nouveau cycle avec un audit de renouvellement, puis un audit de surveillance.

Comment s’organiser pour l’audit de renouvellement ?

Le renouvellement doit être réalisé avant la fin de validité de votre certificat pour éviter d’avoir un temps de suspension entre deux cycles. Sinon, l’audit de renouvellement se déroule de la même façon qu’un audit initial (même durée, même modalité, etc.).

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Le transfert de certification Qualiopi

Est-ce possible de changer de certificateur Qualiopi pendant un cycle ?

C’est possible, et facile ! Vous pouvez changer d’organisme certificateur en suivant le processus mis en place par Certifopac. Vous pouvez découvrir le fonctionnement du transfert de certification Qualiopi ici.

Comment transférer sa certification ?

Dans un premier temps, vous devez réaliser une demande de devis.

Certifopac vérifiera ensuite votre dossier et vous demandera des documents complémentaires.

Pourquoi transférer sa certification Qualiopi ?

Il ya deux raisons récurentes lors d’un transfert :

  • Votre certificateur se voit retirer son accréditation (son droit de certifier)
  • Votre certificateur ne vous convient plus, vous n’êtes pas satisfait de ses services.