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Modalité d’audit Qualiopi, sur site ou à distance

un homme regarde un ordinateur pour réaliser un audit à distance

⏱ Temps de lecture : 5mn

La crise sanitaire n’a pas fini d’avoir des impacts sur les modalités d’audit Qualiopi. L’audit initial, qui devait se faire impérativement sur site dans le texte initial, peut avoir lieu à distance jusqu’au 30 juin 2022, sous réserve de satisfaire aux conditions de Certifopac.

Audit sur site, en présentiel

Par défaut, Certifopac propose de réaliser l’audit initial sur site, en présentiel, c’est-à-dire dans les locaux du client. La surveillance pourra se faire à distance (en visioconférence).

A savoir : dans le cas où celui- ci ne dispose pas de locaux dédiés à l’accomplissement des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit.

Dès lors que l’audit se déroule sur site, le client doit prévoir des locaux adaptés aux conditions de l’audit : a minima, une salle de réunion doit être réservée afin d’assurer la tenue de l’audit dans des conditions favorables et permettre l’accueil de l’ensemble des participants ainsi que leur matériel. Les locaux doivent être à disposition pendant toute la durée de l’audit.

Dans le cas où les conditions minimales ne sont pas respectées, ou ne le sont plus au cours de l’audit :

  • L’équipe d’audit en informera le client ainsi que CERTIFOPAC et quittera les locaux,
  • Le client restera redevable de la totalité des sommes engagées,
  • Une nouvelle date d’audit devra être planifiée et sera facturée,

Si l’organisme ne dispose pas de locaux propres dédiés à la réalisation des actions, CERTIFOPAC et l’organisme déterminent conjointement un lieu d’audit approprié au préalable de la mission d’audit.

Ce qui disent les textes au sujet de l’audit à distance Qualiopi

Comme nous l’avons déjà proposé en 2020 et en 2021, il vous sera possible de réaliser l’audit initial à distance, si vous le souhaitez. Attention, l’audit de surveillance devra avoir lieu obligatoirement sur site. Des frais de déplacement de l’auditeur seront donc à prévoir.

En savoir plus sur les mesures portant prolongation de la dérogation temporaire autorisant la réalisation d’un audit initial à distance.

Comment se déroule un audit à distance dans le cadre de Qualiopi ?

Un audit à distance se déroule, en pratique, dans les mêmes conditions qu’un audit en présentiel. La durée est la même, la pratique d’audit également. Nous réalisons l’audit à distance via des outils de visioconférence sécurisés et cryptés comme TEAMS, ZOOM, ou autres.

Faisabilité technique des audits à distance

Le client peut choisir d’effectuer l’audit initial à distance. Néanmoins, CERTIFOPAC se réserve le droit de refuser la réalisation d’audit à distance dans les cas suivants :

  • En fonction des résultats de l’analyse de risque de CERTIFOPAC pour la réalisation de l’audit à distance,
  • Non-accord de l’organisme pour la réalisation de l’audit à distance,
  • Le client à auditer ne dispose pas des moyens ou compétences techniques compatibles avec la réalisation de l’audit à distance.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Cas des organismes dits « indépendants »

Dans le cas où le client est une personne physique, il est considéré comme organisme indépendant. Sont considérés « indépendants » les formateurs dispensant l’ensemble des activités du centre de formation : gestion commerciale, administrative, facturation, animation des formations, etc.

A ce titre, des dispositions spécifiques s’appliquent quant au processus de certification :

Si l’organisme « indépendant » ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit : il peut s’agir d’un espace de coworking, d’une salle de location ou de tout autre local, dans le respect des exigences en matière d’hygiène et sécurité.

Attention : le fait de ne pas avoir de local ou bien de dispenser l’intégralité de ses formations en e-learning ou à distance, ne vous dispense pas de l’obligation de réaliser un audit en présentiel pendant le cycle (Initial ou surveillance).

Sources :