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Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?.

⏱ Temps de lecture : 3mn

Vous détenez la certification Qualiopi depuis maintenant quelques mois et vient déjà l’heure de planifier votre audit de surveillance ! Le temps passe, les projets défilent et les formations s’enchainent mais Certifopac ne vous oublie pas.

L’audit initial est déjà un lointain souvenir. Nous vous détaillons donc ici les points de vigilance sur l’audit de surveillance.

Audit de surveillance Qualiopi, définition

L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. Cet audit permet de vérifier , en cours de cycle, la bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.

NB : Si vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. A ce titre, vous pouvez réaliser l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention de celui-ci.

Modalité de l’audit de surveillance Qualiopi

L’audit de surveillance se réalise généralement à distance. Toutefois, il faut savoir que si vous avez réalisé votre audit initial à distance, la surveillance devra obligatoirement être effectuée sur site.

Si vous souhaitez réaliser l’audit de surveillance à distance, il faut savoir que nous pouvons vous le refuser dans les cas suivants :

  • Signalement(s) conforme(s) aux règles de réclamations définies par Certifopac.
  • Analyse de risque effectuée par Certifopac lors de l’audit précédent jugeant opportun de réaliser la surveillance sur site (vérification de certaines actions correctives, etc.)

Fonctionnement de l’audit

Avant de réaliser l’audit de surveillance, il sera nécessaire de :

  • Planifier avec Certifopac une date d’audit qui vous convienne, dans le délai réglementaire ;
  • Valider la modalité, à distance ou sur site ;
  • Relire avec attention votre dernier rapport d’audit ainsi que les dernières fiches d’écarts.

Un audit de surveillance dure significativement moins longtemps que l’audit initial : en moyenne deux fois moins (sauf cas d’allègement CNEFOP). A ce titre, l’auditeur ne pourra pas couvrir l’ensemble des indicateurs du référentiel.

L’objectif est tout autre : l’auditeur va porter une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

L’auditeur va conduire son audit selon trois axes :

  • L’étude des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  • L’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit et leur conformité vis-à-vis du référentiel.
  • La vérification des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme. A ce titre, l’auditeur évalue systématiquement l’indicateur 32.

L‘auditeur peut très bien, lors de cet audit, émettre des non-conformité(s) avec le référentiel.

Cas particuliers

Nouveaux entrants et audit de surveillance

Pour les organismes dits « nouveaux entrants » à l’audit initial, l’audit de surveillance s’attachera à vérifier les indicateurs suivants :

  • Indicateur 22 et 32 : non audité à l’audit initial
  • Indicateur 2, 3, 11, 13, 19, 24, 25, 25 : A la surveillance, l’auditeur évaluera la mise en œuvre des éléments formalisés à l’initial.

Pour finir, des changements peuvent survenir depuis la réalisation de votre première audit. L’audit de surveillance permet de nous déclarer tout élément utile, d’ordre juridique, organisationnelle, fonctionnelle, qui permettra d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. A ce titre, nous vous demanderons de renseigner un formulaire de mise à jour de vos informations.

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