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Programme de certification Qualiopi

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Guide de lecture du référentiel national qualité

Les audits Qualiopi menés par CERTIFOPAC ont été conduits dans le respect des différentes versions suivantes:

  • v.7 du 29/03/2021 : diverses précisions sont apportées et portent sur le délai d’application du guide (préambule), les indicateurs de résultats des CFA (indicateur2), les certifications professionnelles (indicateur 3), le conseil de perfectionnement, (indicateur 20) et la période de formation en situation de travail (indicateur 28).
  • v.6 du 05/10/2020 : précisions apportées afin de faciliter l’accueil des publics en situation de handicap (PSH) et la gradation des non-conformités mineures.
  • v.5 du 28/02/2020 : Une plus grande précision est apportée à l’indicateur 2 pour les modalités de calcul du ratio (CFA)
  • v.4.2 du 28/10/2019 : modification du critère 19 qui est commun et non pas spécifique. Changement de couverture et ajustements maquette en janvier 2020.
  • v.4.1 du 25 /10/2019 : Une plus grande précision est apportée pour identifier les non-conformités
    ( majeures ou mineures) : Modification dans le préambule et indication précise du type de non-conformité pour chacun des indicateurs
  • V3 du 22/07/19 : suppression du paragraphe sur la VAE dans l’indicateur 8 ;
  • V2 du 19/07/19 : le titre de l’indicateur 19 a été modifié, ainsi que la section « Eléments de preuves » de l’indicateur 22.

Nota : Entre le 29/03/2021 et le 29/05/2021, Certifopac réalise les audits selon la version 6 ou 7, en accord avec le client. Nous contacter pour avoir plus d’informations sur une certification délivrée.

Procédure de certification Pro 07

Historique des versions en vigueur

  • V10 du 31/08/2022 : Modifications :
    • Partie « Traitement d’une Non-Conformité Majeure :  » L’organisme dispose de 3 mois à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac »
    • Partie « Précision sur l’étape de proposition et vérification du plan d’action » : « l’organisme audité dispose de 15 jours ouvrés à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac ».
    • Partie « Traitement d’une non-conformité Mineure » : l’organisme dispose de 6 mois à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac »
  • V9 du 24/02/2022 :
    • Le programme de certification a été actualisé et les références documentaires harmonisées
    • L’ensemble des obligations clients ont été déplacées dans les CGV
    • Mise à jour du process de certification dans son ensemble du fait des nouvelles solutions utilisées par Certifopac (actualisation des outils utilisés)
  • V8 du 19/07/2021 : Intégration d’une partie dédiée à la replanification d’un audit en 4.6
  • V7 du 21/01/2021 : Ajout du Sommaire et du paragraphe historique des versions
  • V6 du 11/01/2021 : Modification des parties suivantes : Références, 4.6 Evaluation, Traitement des non-conformités, 4.7 Fin de l’évaluation, 4.12 Surveillance, 8. Utilisation et références à la marque Qualiopi, Annexe 2 – COVID19.
  • V5 du 27/11/2020 : Suppression de la partie 4. Proposition commerciale, Suppression du Form 714 Notification de recevabilité,
  • V4 du 05/08/2020 : Ajout des mentions relatives aux nouveaux textes réglementaires du 22 et 24 juillet
  • V3 du 12/07/2020 : Ajout des mentions relatives à la faisabilité des audits à distance – analyse des risques
  • V2 du 19/03/2020 : Mise à jour suite au COVID et modifications du référentiel
  • V1 du 09/09/2019 : Création du document

Textes de références

Les éléments présentés ici viennent préciser et compléter les dispositions prévues dans les documents suivants :

Documents spécifiques

Modification de la certification

Le client s’engage à s’acquitter des frais liés à l’instruction de demandes d’extension, aux évaluations et aux activités de surveillance, quelles que soient les conclusions auxquelles elles aboutissent, selon les tarifs et conditions de certification en vigueur, portés à la connaissance du Client.

Renouvellement

Avant la date d’échéance du certificat, la certification peut faire l’objet d’un renouvellement matérialisé par un nouveau contrat de certification. Un nouveau cycle d’audit s’engage selon les conditions évoquées au point 6. L’audit initial devient alors un audit de renouvellement. L’audit de renouvellement doit avoir lieu avant la date d’échéance du certificat.

Suspension

Une décision de suspension du certificat peut être prise à l’égard du client dans les cas suivants :

  • À sa demande, notamment en cas de réorganisation empêchant momentanément le maintien de la conformité au référentiel,
  • À l’initiative de CERTIFOPAC, soit :
    • En raison d’écarts constatés par rapport au référentiel ;
    • En cas de succession de reports de suivis remettant en cause l’application du système de certification au référentiel ; 
    • En cas de refus par le client de la réalisation des instructions dans la période requise ou à la fréquence requise ; 
    • En cas de non-respect des règles d’usage de la marque de certification.

Cette suspension est de douze mois maximum si elle fait suite à une demande du client et de six mois maximums dans le cas d’une suspension à la demande de CERTIFOPAC. Ces délais comprennent la réalisation de l’action permettant de lever la suspension. Par le biais d’une communication, notamment via la publication de l’annuaire des certifiés CERTIFOPAC, disponible sur demande, CERTIFOPAC précise si cette suspension est intervenue à l’initiative du client ou de CERTIFOPAC. 

La fin de la suspension du certificat nécessite que CERTIFOPAC procède soit à un audit complet du système de certification, soit à un audit de suivi normalement prévu avec majoration éventuelle de sa durée. Selon le résultat de l’audit mené, CERTIFOPAC prend la décision de mettre fin à la suspension du certificat et/ou de le retirer définitivement. La suspension du certificat n’entraîne pas de prorogation de la durée de validité dudit certificat.

S’agissant d’une certification, une décision de réduction du périmètre/champ de la certification peut être prise à l’égard du client lorsque celle-ci a manqué aux exigences de la certification pour certains éléments relevant du champ ou du périmètre de la certification selon les exigences du référentiel. En cas de réduction du périmètre/champ de la certification, le client s’engage à modifier tout objet de publicité et/ou de communication et de promotion relatif à sa certification.

Modifications

En cas de demande de modification de sa certification par le client, CERTIFOPAC sera seul juge de la nécessité d’une nouvelle évaluation à la suite des modifications sollicitées, les frais d’évaluation restant à la charge exclusive du Client.

En cas de transfert, cession, apport, à titre gratuit ou onéreux, à titre temporaire ou définitif, à un autre organisme de l’activité faisant l’objet de la certification cette dernière devient automatiquement caduque.

Dans l’hypothèse où des modifications statutaires seraient décidées au sein de l’organisme client, CERTIFOPAC doit en être immédiatement informé par courrier recommandé A.R., ledit envoi contenant copies certifiées conformes des procès-verbaux afférents à ces modifications, les nouveaux statuts, les publicités légales et l’extrait K Bis du Client modifié. CERTIFOPAC est seul juge, le cas échéant, de la nécessité d’une nouvelle évaluation à la suite des modifications apportées à l’organisme Client, les frais d’évaluation restant à la charge exclusive du Client.

Dans l’hypothèse où ces modifications auraient entraîné un changement du numéro du registre du commerce du Client, ou une inscription modificative à la Préfecture pour les associations, ou une publication par décret au Journal Officiel pour les organismes publics, aucun transfert n’est envisageable sauf décision contraire de CERTIFOPAC : la certification ferait ipso facto l’objet d’un retrait et une nouvelle certification devra être sollicitée par le client, après modifications.[JM2] 

Résiliation de la certification

Si la certification est résiliée (à la demande du client), suspendue, retirée ou reportée, CERTIFOPAC doit prendre les mesures suivantes et apporter toutes les modifications nécessaires aux documents officiels de certification, aux informations destinées au public, aux autorisations d’utilisation des marques, etc. pour garantir qu’aucune mention n’indique que le service est toujours certifié. Cela se traduit par la mise à jour immédiate de la liste des certifiés transmises quotidiennement à la DGEFP.

Le client a la possibilité de demander à tout moment l’arrêt de la certification pour une partie ou la totalité des catégories d’actions certifiées.

Dans le cas où le client souhaite arrêter la certification de la totalité de ses services et résilier dans le même temps son contrat, il doit le faire dans le respect des conditions définies dans les Conditions Générales de Vente et de Certification. L’arrêt de la certification pour tout ou une partie des catégories d’action, et la résiliation du contrat le cas échéant, entraîne la fin de validité automatique des documents de certification.

En conséquence, à compter de la date d’arrêt de la certification (et de la résiliation du contrat le cas échéant), le client ne peut plus faire référence à la certification. CERTIFOPAC notifie la résiliation en mettant à jour la liste de ses clients certifiés auprès du ministère en charge de la formation professionnelle et sur son annuaire des certifiés.

Suspension de la certification

Lorsqu’il existe des soupçons sur le fait que le client mette sur le marché ou a l’intention de mettre sur le marché une prestation non conforme au référentiel et faisant référence à la certification, CERTIFOPAC peut, à titre provisoire, suspendre la certification sur les catégories d’actions concernés. Avant de prendre une décision de certification en ce sens, CERTIFOPAC en informe le client et l’invite à lui présenter ses observations.

Pendant le cycle de certification

CERTIFOPAC peut décider de la suspension de la certification impliquant l’interruption de la certification pendant une période déterminée jusqu’à mise en conformité.

CERTIFOPAC informe le client et lui communique les actions nécessaires pour lever la suspension et rétablir la certification pour les catégories d’actions de formation concernées conformément au programme de certification, et toutes autres actions exigées par le programme de certification.

Dans tous les cas, les catégories d’actions de formation concernées ne peuvent plus faire mention de la certification jusqu’à la résolution de la non-conformité et les catégories d’actions de formation concernées sont retirées des documents de certification pendant la période de suspension.

Dans le cas où le client souhaite suspendre son activité de prestataire d’actions de développement des compétences, CERTIFOPAC offre la possibilité de suspendre le parcours de certification pendant un ou deux semestres, le contrat de certification étant maintenu sur cette période. La notification du report doit être faite à CERTIFOPAC dès que possible.

Pendant cette période, la certification n’est plus valide. Le client n’est donc plus autorisé à mentionner la certification délivrée par CERTIFOPAC, quel que soit le support de communication (site internet, documents de communication…).

A la fin de cette période de report, le processus de certification redémarre à l’étape de revue de la demande suivie par un audit initial comme pour toute demande initiale.

Levée de la suspension

Lorsque la certification est rétablie après une suspension, CERTIFOPAC apporte toutes les modifications nécessaires aux documents officiels de certification, aux informations destinées au public, aux autorisations d’utilisation des marques, etc., pour garantir l’existence de toutes les indications pertinentes confirmant que la ou les catégories d’actions sont certifiées.

Si une décision de réduire la portée de la certification constitue une condition du rétablissement de la certification, CERTIFOPAC apporte toutes les modifications nécessaires aux documents officiels de certification, aux informations destinées au public, aux autorisations d’utilisation des marques, etc. pour garantir que le client est clairement informé de la réduction de la portée de la certification et que celle-ci est décrite dans les documents de certification et dans les informations destinées au public.

Retrait de la certification

Un retrait de certification implique l’annulation immédiate de la certification pour l’ensemble des catégories d’actions de formation. Le client ne peut plus faire référence à la certification et ce pour aucune des catégories d’actions de formation. Cette décision peut s’accompagner également de la résiliation du contrat avec CERTIFOPAC. Cette interdiction s’applique également à tout autre support de communication. La suspension ou le retrait des documents de conformité entraîne la fin de validité immédiate desdits documents. Le client a l’obligation d’informer ses clients que ses actions de formation ne sont plus certifiées, et en tout état de cause de ne plus se prévaloir des documents de conformité.