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Déroulement de l’audit Qualiopi
L’audit Qualiopi est une étape décisive pour tout organisme de formation souhaitant valoriser la qualité de son processus de formation.
Avec Certifopac et notre application Appolo, chaque audit est préparé et réalisé avec précision et transparence.
Préparation de l’audit
Avant même de commencer l’audit, l’application Appolo propose un bloc de questions préliminaires intégré à la grille d’audit.
Ces questions permettent de cadrer le périmètre de l’audit et de définir les indicateurs à évaluer.
Elles sont consultées et validées par l’auditeur, en présence de l’organisme de formation, lors d’un rendez-vous en amont de l’audit.
Cette étape garantit une bonne compréhension du contexte de l’organisme.
Une fois les questions préliminaires renseignées, Appolo génère automatiquement le plan d’audit, en fonction des réponses fournies.
Ce plan est ensuite envoyé à l’organisme de formation plusieurs semaines avant l’audit.
Lors de la réception du plan validé par l’auditeur, le pôle audit de Certifopac réalise une revue complète.
Cette vérification porte sur :
- le périmètre de l’audit,
- les noms et fonctions des personnes rencontrées,
- la durée de l’audit,
- la modalité (présentiel ou distanciel),
- et la réalisation du test technique en cas d’audit à distance.
Une fois cette vérification effectuée, le vérificateur valide le plan d’audit, qui est alors transmis au client via Appolo.
Présentation de votre organisme de formation
La première étape de l’audit consiste à présenter de façon synthétique l’organisme audité.
Cet échange a lieu juste après le tour de table en début d’audit et repose sur une présentation orale de l’organisme par son représentant.
Voici les principaux éléments attendus par l’auditeur :
Présentation générale de l’organisme
L’auditeur attend une vision d’ensemble : nature de l’organisme, historique, implantation, équipe, structure interne. Cette première description pose le cadre global de l’activité.
Rôles et modalités pédagogiques
Il est important de préciser qui fait quoi au sein de l’organisme : fonctions de l’équipe, intervenants externes éventuels, etc. Vous devez également présenter les modalités pédagogiques proposées : présentiel, distanciel, ou mixte.
Catalogue et spécificités
Enfin, il est demandé de présenter le catalogue de formations proposées, ainsi que toute spécificité propre à l’organisme : recours à la sous-traitance, certifications visées, labels spécifiques ou modes de fonctionnement particuliers.
Choix et justification de l’échantillonnage
Une fois la présentation de l’organisme réalisée, l’auditeur procède à la sélection de l’échantillonnage.
Cette étape consiste à identifier un ensemble d’actions de formation représentatives de l’activité de l’organisme, sur lesquelles portera l’évaluation.
Le choix de l’échantillon est justifié selon plusieurs critères :
- Le volume d’activité : en fonction de votre taille, plus ou moins de sessions pourront être examinées.
- La typologie des actions de formation : formations certifiantes, non certifiantes.
- Les modalités pédagogiques : formations réalisées en présentiel, en distanciel, ou en format hybride (blended learning).
Pour étayer cette sélection, l’auditeur s’appuie sur deux documents essentiels :
- Votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF), qui donne une photographie chiffrée de votre activité ;
- La liste de vos sessions de formation réalisées, qui permet de choisir des actions concrètes et actuelles.
Ces éléments permettent de garantir que l’échantillonnage est pertinent et conforme à la réalité opérationnelle de l’organisme de formation.
Déroulement de l’audit
L’évaluation se déroule à partir des éléments de preuve fournis par l’organisme de formation.
Ces documents peuvent être déposés en amont de l’audit via une fonctionnalité dédiée dans l’application Appolo.
Les éléments déposés à ce stade sont généralement des documents de process non rattachés à l’échantillonnage (par exemple : procédures, trames de formulaires, questionnaires utilisés…).
Ils ne concernent pas des actions précises, puisque l’échantillonnage n’est communiqué au client qu’au moment de la réunion de clôture de l’audit.
À noter : l’auditeur n’a pas accès à ces éléments avant le jour J.
Cette règle garantit son impartialité et l’empêche de débuter l’analyse avant l’audit.
La fonctionnalité de dépôt dans Appolo a pour seul objectif de faciliter l’organisation du client, en l’aidant à préparer les preuves qu’il souhaite présenter.
Évaluation et notation dans la grille
Durant l’audit, l’auditeur coche les points de conformité pour chaque indicateur, en fonction des éléments de preuve présentés.
Il consigne ces informations directement dans la grille d’audit, ce qui permet de formaliser l’évaluation.
Chaque indicateur est évalué selon l’un des trois niveaux suivants :
- ✅ Conforme : le niveau attendu est respecté.
- ❌ Non-conformité majeure (NC majeure) : l’indicateur n’est pas respecté ou partiellement pris en compte, ce qui remet en cause la qualité de la prestation délivrée.
- ⚠️ Non-conformité mineure (NC mineure) : l’indicateur est partiellement respecté, mais sans impact sur la qualité de la prestation.
Validation, traitement post-audit et décision de certification
À la suite de l’audit, plusieurs étapes de validation sont engagées dans Appolo.
Chaque étape est structurée pour garantir la qualité, la neutralité et la traçabilité du processus de certification.
Traitement post-audit
Une fois l’audit terminé, l’auditeur traite les éléments de preuve complémentaires transmis par l’organisme audité pour répondre aux non-conformités relevées.
Il rédige son analyse directement dans Appolo, à destination du pôle audit.
Vérification interne du dossier
Le dossier est ensuite relu par un vérificateur interne du pôle audit Certifopac.
Ce second contrôle permet de s’assurer de la conformité complète du dossier, avant passage en décision.
À l’issue de cette étape, un rapport d’audit est mis à disposition du client. Une revue d’audit est réalisée afin de transmettre le dossier vers la dernière étape.
Décision de certification
La décision finale est prise par un chargé de certification indépendant, n’ayant jamais travaillé sur le dossier auparavant.
Il analyse le dossier sur la base des critères du paragraphe 7.5 de la norme ISO 17065.
Si tous les critères sont remplis, le certificat Qualiopi est délivré.
Les délais moyens du processus
Les audits réalisés avec Appolo permettent un suivi précis des étapes clés du processus.
Grâce aux données consolidées de notre application, voici les délais moyens observés sur l’année 2024, sur l’ensemble des audits réalisés par Certifopac :
Mise à disposition du plan d’audit
Le plan d’audit est envoyé au client en moyenne moins de 25 jours avant la date d’audit.
Cela permet à l’organisme de se préparer sereinement.
Validation de la grille d’audit
Après la réalisation de l’audit, le délai moyen de validation de la grille par les vérificateurs du pôle audit est de 2 jours.
Cette étape rapide permet d’enchaîner efficacement vers la décision finale.
Prise de décision de certification
Que l’audit comporte ou non des non-conformités, la décision de certification est rendue en moyenne sous 3,5 jours.
Un délai maîtrisé qui garantit à l’organisme une réponse rapide et documentée.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
Informations
Qualiopi
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