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Deux personnes sont assises à leur bureau

Qualiopi quand on est multi-sites.

⏱ Temps de lecture : 8mn

Un organisme de formation peut disposer de plusieurs sites dans le cadre de son activité professionnelle. Dans ce cas, il devra mettre en place une organisation lui permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.

Qu’est-ce qu’un organisme multi-sites ?

D’abord, un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité. Celui-ci comprend nécessairement une fonction centrale (pas forcément le siège social) qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées.

Ensuite, un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme. Ils font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées. De plus, elle doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.

Quelles sont les conditions pour être qualifié de multi-sites ?

Pour être qualifié de multi-sites, l’organisme candidat doit respecter la totalité des quatre conditions suivantes:

  • Avoir un seul et unique système qualité;
  • Identifier sa fonction centrale. Celle-ci doit faire partie de l’entité en question et ne doit pas être sous-traitée;
  • Avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique;
  • tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale. »

Il appartient à l’organisme candidat à la certification de faire la démonstration, auprès de Certifopac , qu’il remplit ces différents critères.

Exemple des organismes de portage salarial : Un organisme de portage salarial est considéré comme un organisme multi-sites dans le cas où il répond à la définition précisée ci-dessus. En effet, il doit respecter les quatre critères.

Exemples d’organisation qui ne respectent pas la définition de multi-sites

Un réseau constitué de plusieurs personnes physiques ou morales déclarées comme organisme de formation:

La certification Qualiopi se rattache au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité. Le certificat Qualiopi délivré à un organisme multi-sites comporte le numéro d’enregistrement de l’organisme et les adresses des sites.
Par conséquent, un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement ne correspond pas à ce cas de figure et ne peut être qualifié d’organisme multi-sites dans le cadre de la certification Qualiopi.

Un organisme comprenant plusieurs services de formation distincts, fonctionnant de manière autonome avec une démarche qualité propre, mais rattachés au même numéro d’activité et ayant la même adresse :

Un organisme de ce type ne répond pas aux critères du multi-sites. S’il souhaite bénéficier d’une certification unique, il devra donc mettre en œuvre les changements organisationnels nécessaires pour parvenir à une démarche qualité commune.

Un organisme constitué d’un groupe d’établissements, réunis sous un même SIREN (avec un numéro de déclaration d’activité) mais gérés de manière autonome :

Ce type d’organisme ne pourra bénéficier d’une certification multi-sites que s’il met en place un système qualité unique piloté par une fonction centrale définie.

Un organisme ayant un site unique mais dont un salarié
travaille à son domicile
:

Non, il s’agit d’un salarié de l’organisme en télétravail, et non d’un site de réalisation de l’activité en tant que tel. Le domicile du salarié n’est pas un site de l’organisme, cet organisme ne sera donc pas considéré comme un multi-sites mais comme un site unique.

Foire Aux Questions des organismes multi-sites

Un site uniquement utilisé comme lieu de réalisation des formations, sans aucune activité administrative, commerciale ou d’ingénierie de formation, est-il considéré comme un site ?

Le premier critère à prendre en compte est celui de la présence permanente du personnel de l’organisme sur le site. Le site ne doit pas être une simple salle de formation, mais bien le lieu d’exécution (domiciliation) du contrat de travail du formateur présent sur le site.
S’agissant du type d’activité réalisée sur le site, l’article 6 de l’arrêté relatif aux modalités d’audit mentionne effectivement les « sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées ». Il faut donc établir de manière plus fine quelles activités sont réalisées sur le site. En effet, même sur un site dédié uniquement à la formation, des missions administratives sont réalisées, par exemple : suivi de l’assiduité des stagiaires, remise ou affichage du règlement intérieur, etc. Par ailleurs, l’audit d’un site dédié à la réalisation de la formation permet de vérifier que certains indicateurs sont conformes au référentiel national qualité, notamment la mise en œuvre
de la prestation de formation (indicateur 10 du guide de lecture du référentiel national qualité) et l’adéquation des moyens humains et techniques (indicateur 17 du guide de lecture du référentiel national qualité). Dans ces conditions, le site doit être inclus dans l’échantillonnage.

La fonction centrale fait-elle partie de la base à échantillonner ?

Non, le calcul de l’échantillon des sites à auditer se fait hors fonction centrale qui est obligatoirement auditée lors de chaque audit (article 6 de l’arrêté précité).

Si le site hébergeant la fonction centrale est également site de réalisation des prestations de formation, est-il comptabilisé dans le nombre total de sites pour l’échantillonnage ?

Dans le cas où la fonction centrale se situe sur le même site que le lieu de réalisation de la formation, la fonction centrale sera auditée obligatoirement et le site accueillant les formations sera comptabilisé dans l’échantillonnage à auditer au titre de ses activités de formation.

Un site d’un organisme multi-sites peut-il être écarté de l’échantillonnage ?

Non, aucun site d’un organisme multi-sites ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de fonds privés.
Dans le cas d’un site à l’étranger, il ne sera pas écarté non plus de l’échantillonnage et pourra se faire auditer à distance.

L’audit de surveillance d’un organisme multi-sites peut-il être réalisé à distance ?

Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. Cependant une durée de 0,5 jour d’audit doit être ajoutée par site échantillonné dans le cadre de l’audit à distance.
NB : L’audit de surveillance devra être réalisé sur site si l’audit initial a été
réalisé à distance, conformément à l’arrêté du 24 juillet 2020.

Les certificateurs doivent-ils vérifier à nouveau les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites au moment de l’audit de surveillance ?

Oui, les certificateurs doivent s’assurer que les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 précité).

En quoi consistent les obligations de surveillance de la fonction centrale des organismes multi-sites?

La fonction centrale des organismes multi-sites doit s’assurer a minima du respect des exigences du référentiel national qualité au sein de chacun de ses sites.

L’organisation de la qualité par la fonction centrale peutelle être sous-traitée ?

Non, le système qualité unique doit être traité directement par la fonction centrale

Le certificat délivré doit-il mentionner tous les sites et toutes les catégories d’actions par site ?

Le certificat est délivré à l’organisme candidat qui a fait la demande, après audit d’un échantillon de sites. Il est établi au nom de l’organisme, avec la mention des catégories d’actions auditées et pour l’ensemble de ses sites.
Le certificat mentionnera, d’une part les catégories d’actions certifiées, et d’autre part, la liste des sites, sans préciser les catégories d’actions par site.
Si un site de l’organisme souhaite proposer une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme de formation déclaré portant la certification fait une demande d’extension de certification pour y intégrer cette catégorie, conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit. En cas de décision positive, le certificat de l’organisme est mis à jour en conséquence. L’extension du champ de la certification étant portée par l’organisme déclaré, elle est valable pour l’ensemble des sites, même si un seul site réalise la catégorie d’actions concernée par la demande d’extension.

Calcul de durée d’audit d’un organisme multi-sites

Source : Foire Aux Questions du Ministère du Travail disponible dans notre espace documentaire.

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