Les changements à déclarer quand on est certifié Qualiopi

Pourquoi faut-il déclarer ses changements à Certifopac ?

La certification Qualiopi repose sur des critères stricts évalués lors de l’audit initial. Toute modification dans votre structure ou votre activité peut avoir un impact sur votre conformité et doit être déclarée.

• Déclarer ces changements garantit :
• Le maintien de votre certification
• La mise à jour de votre périmètre d’audit
• Une transparence totale pour les audits de surveillance ou de renouvellement

Omettre de signaler un changement important peut entraîner une non-conformité et une suspension de votre certification.

Quels changements impactent votre certification Qualiopi ?

1. Changement de structure juridique et certification Qualiopi

La certification Qualiopi n’est pas transférable entre deux entités juridiques. Elle est associée à un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et un SIREN.

 

Rachat d’un organisme de formation certifié Qualiopi

• Si l’acheteur est déjà certifié Qualiopi en tant que multisite : L’organisme racheté peut être intégré, mais chaque site doit être audité avant son inclusion dans le périmètre de certification.
• Si l’acheteur est certifié Qualiopi en tant que monosite : Il devra passer un audit initial en multisite pour intégrer la nouvelle structure.
• Si l’acheteur n’est pas certifié Qualiopi : La certification ne peut pas être transférée et un audit initial est requis.

2. Changement temporaire de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)

Certains événements peuvent entraîner un changement temporaire de NDA :

Non transmission du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : Si votre NDA devient caduc, une régularisation auprès du SRC est nécessaire. Votre certification reste valide, mais un nouveau NDA peut être attribué.

Déménagement dans une autre région : Un changement de NDA peut être nécessaire pour respecter la compétence régionale du SRC.

Bon à savoir : Certifopac met à jour votre certificat avec votre nouveau NDA sans frais supplémentaires.

3. Changements organisationnels et administratifs

• Les modifications suivantes doivent être signalées à votre organisme certificateur :
• Changement dans l’équipe dirigeante (Président, Directeur, etc.)
• Ajout ou suppression d’un site (pour les organismes multisites)
• Modification du périmètre de certification (ajout de nouvelles formations, nouvelles modalités pédagogiques, recours à des sous-traitants, etc.)

Ces changements doivent être déclarés lors de la planification de votre audit de surveillance afin de garantir la mise à jour de votre certification.

Comment et quand signaler un changement à Qualiopi ?

Informez nous dès que possible pour garantir la continuité de votre certification et éviter tout risque de non-conformité.

📅 Trois moments clés pour déclarer vos modifications

Dès la survenue du changement
🔹 Contactez nous immédiatement après l’entrée en vigueur de la modification pour assurer une mise à jour rapide et conforme de votre certification.

Avant l’audit de surveillance
🔹 Profitez de la planification de l’audit pour signaler toute évolution dans votre structure, vos activités ou votre organisation et éviter les non-conformités.

Avant un renouvellement de certification
🔹 Anticipez les changements et transmettez les informations nécessaires en amont de l’audit de renouvellement afin d’éviter tout retard ou complication dans votre processus de certification.

📂 Documents à fournir selon la nature du changement

Changement administratif (adresse, NDA, structure juridique)
🔹 Nouveau Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) (si applicable)
🔹 Justificatif de changement d’adresse ou de structure juridique

Modification du périmètre de certification (nouvelles formations, nouveaux sites, etc.)
🔹 Avenants contractuels
🔹 Documents administratifs relatifs aux évolutions déclarées

Ajout ou suppression d’un site pour un organisme multisite
🔹 Justificatif de l’intégration ou de la fermeture du site
🔹 Mise à jour des coordonnées et du périmètre de certification