Comment se préparer à l’audit Qualiopi ?.

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Jimmy et Elodie, auditeurs chez Certifopac vous expliquent comment se préparer à votre audit Qualiopi.

Dans un premier temps, l’élément indispensable à votre préparation est le fameux référentiel et guide de lecture, téléchargeable sur notre espace documentaire.

En quoi ce guide aide à préparer l’audit Qualiopi ?

Tout d’abord, il faut savoir que ce guide précise quelque chose d’essentiel, à savoir le niveau attendu. Autrement dit, l’objectif à atteindre pour démontrer le respect de l’exigence. Vous pouvez vous appuyer sur des exemples d’éléments de preuve qui ne sont pas exhaustifs.

Ensuite, sachez que la liste des éléments de preuve énoncés ne constitue pas du tout une liste obligatoire. Ils sont là pour vous guider et vous donner une idée de ce qui est attendu en terme de preuve documentaire par l’auditeur.

Que dois-je faire avant l’audit ? Dois-je transmettre un dossier avant l’audit à l’auditeur ?

Vous n’avez pas à envoyer des éléments de preuve avant l’audit. L’auditeur n’est pas censé stocker, conserver, consulter ou diffuser vos éléments avant l’audit. Tout simplement parce que l’audit Qualiopi ne se fonde pas sur une revue documentaire, mais sur un échange constructif entre les parties. En effet, l’audit est la photo à l’instant « T ». Les preuves documentaires sont un moyen de justifier et démontrer le respect de vos pratiques aux exigences.

En revanche, une habitude assez récurrente est observable dans beaucoup d’audit. Il s’agit de préparer en amont de l’audit un classement par dossiers dans lesquels on va retrouver les éléments de preuve.

Cela permettra que l’audit soit plus fluide et vous évitera de perdre du temps à chercher des documents. Par contre, cela ne veut pas dire que l’auditeur s’appuie seulement sur ces éléments. Il peut très bien demander d’autres preuves dans le cadre de son échantillonnage.

Préparer Qualiopi en réalisant un audit blanc : Utile ?

Dans le cadre de leur préparation, les audités choisissent souvent de réaliser un audit blanc. En premier lieu, sachez que l’audit blanc se déroulera comme l’audit initial: le plus judicieux est donc de le préparer de la même manière afin que cela reflète votre activité à l’instant « T ».

Ce n’est pas une prestation de conseil ou d’accompagnement, mais à la fin de l’audit blanc, vous saurez, au regard des indicateurs évalués, ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité.

Par exemple, si l’auditeur constate une non-conformité dans l’indicateur 1 et qu’il manque des items, alors le constat rédigé va être très précis :

Sur le document « Programme de formation V2 », les mentions des prérequis et des modalités d’évaluation ne sont pas présentes. Risque que le stagiaire ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause.

Souvent c’est de la sémantique, l’organisme sait très souvent ce qu’il doit mettre en place pour lever les écarts.

Enfin, il faut comprendre que l’audit blanc diffère quand même de l’audit initial sur certains points : sa durée est plus courte, les indicateurs évalués ne seront donc pas tous évalués et l’échantillonnage de l’auditeur sera différent. De plus, pour des raisons de préservation de l’impartialité de nos actions, l’auditeur ne sera pas forcément le même.

Comment se déroule la rencontre entre l’audité et l’auditeur ?

L’auditeur prend contact avec l’audité par mail et téléphone en moyenne 15 jours avant l’audit. Cela peut se faire plus tôt si vous le souhaitez, dans ce cas, il faudra nous le dire. Ce premier contact pose les bases , permet de faire connaissance, et statuer aussi sur les potentiels changements depuis la signature du contrat de certification. En effet, ce point est important car l’audité à l’obligation de déclarer tout changement pouvant impacter le périmètre et le champ de l’audit.

Par exemple, un organisme contractualise et nous dit qu’il travaille seul. Quelques mois après, l’auditeur pose la question avant l’audit et l’organisme déclare qu’il travaille depuis peu avec un formateur sous-traitant. Dans ce cas, c’est important car l’indicateur 27 le concerne.

Ensuite, en parallèle de cet échange, la rencontre est formalisée via un plan d’audit.

Ce document formalise les horaires, le lieu, les modalités, les indicateurs qui vont être audités et précise aussi les personnes qui vont être rencontrées.

Si l’audit se déroule sur site, vous allez valider avec l’auditeur les modalités logistiques : stationnement, transports en commun, restauration, horaires, etc.

Préparer Qualiopi si l’audit se déroule à distance ?

Si l’audit se réalise à distance, en visioconférence, l’auditeur effectue systématiquement un test technique. Nous pourrons nous adapter par rapport au logiciel utilisé mais il faudra que l’auditeur puisse verrouiller la réunion, éviter les sollicitations intempestives, bloquer les enregistrements.

Tout cela dans le but de favoriser la confidentialité et la confiance dans les échanges.

L’audit à distance n’est pas un audit au rabais. Il doit se dérouler de la même façon que l’audit sur site ! Il ne doit pas y avoir d’entrave à la consultation de preuves, notamment papiers. C’est pourquoi il est très important d’avoir scanné ses documents et d’avoir un processus digitalisé.

Si les documents montrés à la webcam ne sont pas lisibles, cela peut engendrer des non-conformités et c’est dommage !

Nous avons constatés que c’est confortable de réaliser des audits en visioconférence. Cela évite du stress lié au transport, l’accueil, les horaires, les locaux, ce genre de choses.

Pour rappel, si l’audit initial se déroule à distance, la surveillance devra se faire sur site.

Pour conclure, le jour »J », sachez que si vous n’avez pas de preuves lors de l’évaluation d’un indicateur, cela engendrera une non-conformité majeure.

Ce n’est pas catastrophique d’avoir des écarts pendant l’audit, car Certifopac inclus le processus de traitement des non-conformités dans son offre.