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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Booster ses ventes grâce à l’extension de certification Qualiopi.
Une fois certifié Qualiopi, il est possible à tout moment d’étendre la portée de son certificat en ajoutant des catégories d’actions supplémentaires (VAE, bilan de compétences ou apprentissage). L’objectif premier est de répondre à des besoins du marché (Appel d’offres, enjeux économiques, etc.) Notre équipe vous explique ce qu’il faut savoir en cas d’extension de certification.
L’extension de certification Qualiopi
Tout d’abord, il faut savoir que l’extension de certification Qualiopi est strictement réglementé. C’est l’article 9 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière de transfert.
Si vous êtes un organisme candidat désirant certifier une nouvelle catégorie d’actions en plus de celles déjà certifiées, la première étape consiste à demander l’extension du champ de votre certification auprès de Certifopac.
Ensuite, un audit d’extension de la certification sur les catégories d’actions de la demande est effectué. Ce processus est essentiel pour procéder à l’extension de la certification et se déroule conformément au déroulement d’un audit initial dans le périmètre de l’extension. Vous pouvez planifier cet audit à tout moment du cycle de certification.
De plus, pour établir la durée de l’audit, notre équipe examinera votre dernier bilan pédagogique et financier disponible. Cette étape assure que l’audit soit réalisé en tenant compte de toutes les informations nécessaires.
En cas de décision positive, le certificat de l’organisme sera mis à jour en conséquence. Enfin, le plan d’audit pour les audits suivants (surveillance ou renouvellement) sera ajusté pour tenir compte de l’extension du champ de la certification. Cela inclut le contenu de l’audit (les indicateurs applicables), la durée, et autres facteurs pertinents.
En résumé, l’extension du champ de certification d’un organisme candidat est un processus détaillé et structuré qui assure la qualité et l’intégrité des nouvelles catégories d’actions certifiées. Collaborer avec un organisme certificateur expérimenté comme le nôtre permet de garantir un processus rapide et efficace.
Enclencher l’extension de sa certification Qualiopi
Si vous souhaitez faire profiter à vos apprenants de financements pour la nouvelle action proposée, nous vous invitons à anticiper votre demande d’extension. En effet, suite à la réception de votre souhait d’extension, il faut compter entre 15 jours et 1 mois pour la réalisation de l’audit. Ce délai dépend de votre temps de réponse pour la signature de l’avenant ainsi que de la compatibilité de votre agenda avec celui de l’auditeur. Suite à l’audit d’extension, un délai pour le traitement des non-conformités peut vous être nécessaire.
Pourquoi étendre sa certification Qualiopi ?
Elargir son spectre d’activité
Si vous êtes certifié sur une catégorie et que vous souhaitez vous déployer sur d’autres, cela peut être une très bonne manière de diversifier et sécuriser vos activités professionnelles.
Trouver des financements
Le fait d’étendre son certificat permet de diversifier ses sources de financements, un avantage indéniable !
Développer son chiffre d’affaires
A peine 15% des certifiés Qualiopi le sont sur deux ou plusieurs catégories, et cela génère des activités commerciales non négligeables ! Une aubaine pour ces organismes.
Les étapes pour réaliser une extension de certification
Vous pouvez demander une extension vers une nouvelle catégorie à tout moment du cycle Qualiopi. Cela n’aura pas d’impact ni sur la période de réalisation de l’audit de surveillance, ni sur la fin de validité de votre certificat. Dans certains cas, l’ajout d’une ou plusieurs catégories peut augmenter la durée de l’audit de surveillance, si celui-ci n’a pas encore été réalisé.
Demander un devis
Pour une démarche d’extension vers une ou des nouvelles catégories, Certifopac vous fournira un avenant au contrat mentionnant votre nouvelle situation, la durée de l’audit d’extension, l’impact éventuel sur la durée de l’audit de surveillance, ainsi que les tarifs associés. Si vous souhaitez être certifié chez Certifopac et que vous avez déjà un certificat Qualiopi en cours de validité chez un confrère, vous pouvez demander un transfert. Le transfert puis l’extension peuvent être réalisés en deux temps consécutifs.
Réaliser l’audit d’extension
Selon les mêmes modalités qu’un audit initial ou de renouvellement. L’extension se déroule sur site (en présentiel) et vous serez considéré comme un organisme « Nouvel entrant » sur cette nouvelle catégorie.
Officialiser l’extension
Notre équipe décide de la certification ou non sur la ou les nouvelles catégories, et nous mettons à jour votre certificat en conséquence pour les financeurs. Pensez à mettre à jour votre certificat sur votre site internet, obligatoire depuis le 1er septembre 2023 !
F.A.Q. Les questions les plus posées autour de l’extension
Mon audit d’extension doit il obligatoirement se dérouler sur site ?
L’audit d’extension est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial. Il doit donc être réalisé sur site.
Un organisme ayant fait l’objet d’un refus d’extension de certification sur une catégorie doit-il attendre trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension pour cette catégorie ?
« Oui, comme pour un refus de certification dans le cadre d’un audit initial, il devra attendre un délai de trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension de sa certification sur cette catégorie. » Réponse du ministère dans FAQ V2
Je souhaite étendre mon certificat vers une nouvelle catégorie. J’ajoute la nouvelle catégorie à mon audit de renouvellement. Est-ce que cela va impacter mon audit de surveillance à venir ?
Dans le cas d’un audit de renouvellement avec une nouvelle catégorie, vous serez considéré nouvel entrant sur cette dernière. De ce fait, une majoration de 0.5 jour sera appliquée lors de l’audit de surveillance.
Si je réalise un audit d’extension, est-ce que je vais être concerné par la majoration de l’audit de surveillance ?
Non, la majoration de l’audit de surveillance ne concerne que les nouveaux entrants à l’audit initial ou le cas échéant, à l’audit de renouvellement.
Le fait de réaliser une extension décale-t-il la fin de validité de mon certificat existant ?
La fin de validité de votre certificat Qualiopi ne sera pas
décalée du fait de la décision d’extension. Elle reste la même quoiqu’il arrive.
Quelles sont les conséquences en cas de refus d’extension de certification Qualiopi ?
Aucune conséquence sur la catégorie déjà certifiée. Par contre, vous aurez un délai de carence de 3 mois si vous souhaitez candidater à nouveau à la catégorie refusée.
Comment est calculée la durée d’un audit d’extension ?
Selon les mêmes règles de calcul qu’un audit initial ou de renouvellement. A ce titre, vous pouvez utiliser notre logiciel de calcul, directement accessible sur notre page dédiée à la durée d’un audit Qualiopi.
Multisite et extension, comment ça marche ?
Pour les organismes multi-sites, si vous demandez l’extension de votre certification sur une nouvelle catégorie d’actions, sachez que l’échantillonnage sera effectué sur les sites concernés par la demande d’extension. Cette mesure garantit que tous les sites appropriés soient pris en compte.
Y a-t-il des prérequis pour réaliser une extension de certificat ?
Etendre sa certification qualiopi suppose déjà de détenir un certificat en cours de validité et de passer un audit d’extension sur cette catégorie, selon les mêmes modalités qu’un audit initial (sur site). Depuis le 1er septembre 2023, il est obligatoire de réaliser avant le passage de l’audit au moins une prestation en lien avec la ou les catégories à étendre.
Exemple: je souhaite étendre mon certificat Qualiopi sur la catégorie « Bilan de compétences », dans ce cas je devrai justifier lors de l’audit d’extension de la réalisation d’au moins un bilan de compétences.
Mais comment réaliser une prestation en amont de l’audit d’extension sans prise en charge financière (sans Qualiopi sur cette catégorie ?)
C’est un problème. Certifopac a alerté les autorités suite à la parution de l’arrêté du 31 mai 2023.
L’exigence de réalisation de prestation en amont de l’extension suppose, notamment pour certaines catégories (VAE, BC, CFA), l’accès à des financements (CPF, transition pro, etc.). Or ces mêmes financements sont inaccessibles tant que l’organisme n’est pas certifié Qualiopi sur ces catégories.
« L’astuce » sera donc de réaliser des prestations non financées pour pouvoir réaliser l’audit d’extension.
Comment faire une demande d’extension de certification Qualiopi ?
Vous pouvez simplement faire une demande en ligne sur notre site.
Un organisme a sollicité la certification sur deux catégories d’actions à l’audit initial. En raison des non-conformités détectées, la certification n’a pu lui être délivrée que sur une des deux catégories. Doit-il attendre trois mois avant de demander l’extension de sa certification sur l’autre catégorie ?
Le délai de trois mois avant le dépôt d’une nouvelle demande de certification s’applique à la
catégorie d’actions concourant au développement des compétences sollicitée. L’organisme
dont la certification a été accordée sur une catégorie et refusée sur l’autre devra attendre trois
mois avant de demander l’extension de sa certification sur la catégorie qui n’avait pas été
certifiée à l’audit initial.
Source: FAQV2 du ministère
Un organisme ayant fait l’objet d’un refus d’extension de certification sur une catégorie doit-il attendre trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension pour cette catégorie ?
Oui, comme pour un refus de certification dans le cadre d’un audit initial, il devra attendre un délai de trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension de sa certification sur cette catégorie.
Source : FAQV2 du ministère
Est-il possible de réaliser de manière concomitante l’audit de surveillance et l’audit d’extension ?
Conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, l’audit d’extension de la certification sur une nouvelle catégorie d’actions peut intervenir à tout
moment du cycle. Il est donc possible de réaliser l’audit d’extension en parallèle de l’audit de surveillance. Cependant, les durées prévues par l’arrêté pour chaque audit doivent être respectées. Les deux audits ont un objet différent et relèvent de deux décisions indépendantes l’une de l’autre (l’organisme peut ainsi voir sa certification maintenue à la suite de l’audit de surveillance tout en se voyant refuser l’extension de sa certification à une nouvelle catégorie
d’actions).
Source : FAQV2 du ministère
L’émission d’un nouveau certificat au moment de l’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences repousse t-elle la durée de validité de la certification de l’organisme de formation de trois ans pour l’ensemble des actions ?
L’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions est sans effet sur la durée de validité de la certification. L’organisme de formation devra solliciter le renouvellement de sa
certification au cours de la troisième année suivant la certification obtenue à l’issue de l’audit initial.
NB : Conformément au décret n°2020-894 du 22 juillet 2020, les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 ont une durée de validité de quatre ans.
Source: FAQV2 du ministère
Vous en parlez mieux que nous …
« Nous avons voulu cette extension dans le but de diversifier notre activité avec le bilan de compétences. En effet, nous sommes un organisme de formation déjà largement orienté autour des questions d’emploi et de carrières.
Le bilan de compétences est donc une suite logique pour compléter notre offre. »
Sebastien Morales – Kiluz
« Les outils Certifopac nous ont permis d’anticiper avec précision les attentes de la certification Qualiopi et ainsi de nous préparer de façon optimale à l’audit. »
Sebastien Morales – Kiluz
« Grâce à la qualité des outils de Certifopac et à l’expertise de l’auditeur, nous avons pu réaliser l’audit dans le temps imparti sans difficultés. Grâce à la réactivité de Certifopac, nous avons pu obtenir notre certification rapidement.
Nous n’avons pas encore suffisamment de recul pour juger de la profitabilité, mais cette extension va certainement constituer un atout majeur pour nous. »
Sebastien Morales – Kiluz
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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