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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Comment planifier son audit Qualiopi ?
Planifier son audit Qualiopi peut sembler complexe, mais chez Certifopac, nous faisons de cette étape une expérience fluide et structurée.
🛠️ Grâce à des outils comme Appolo et une organisation rigoureuse, chaque détail est pris en compte pour garantir votre succès.
La revue complète de vos informations
La planification de votre audit Qualiopi commence par une revue détaillée des informations que vous nous transmettez : organigramme, données comptables, informations administratives, etc. Cette étape permet ainsi de valider votre dossier et de préparer la suite du processus.
Une fois votre dossier validé, nous affectons alors un auditeur en fonction de critères rigoureux :
- La localisation : un auditeur proche de votre région est privilégié pour limiter les déplacements.
- Les compétences : l’auditeur est choisi en fonction de votre activité (exemple : VAE, apprentissage).
- L’impartialité : aucun lien d’intérêt ne doit exister entre l’auditeur ainsi que votre organisme.
📌 Pourquoi cette étape est essentielle ?
Elle garantit que votre audit est non seulement conforme aux exigences Qualiopi, mais également adapté à vos spécificités.
Planification de son audit : les étapes clés
📂Affectation d’un auditeur.
- Une fois votre dossier administratif soumis et validé sur Appolo, votre chargé d’affaires vous affecte un auditeur.
📝Transmission du plan d’audit.
- Vous recevez un planning détaillé au moins 15 jours avant le démarrage de l’audit. Ce document vous permet de connaître les indicateurs évalués, les horaires, et les participants concernés, afin de vous organiser sereinement.
🔍Préparation sur-mesure avec l’auditeur.
- Avant l’audit, l’auditeur procède à une vérification minutieuse de vos documents clés (données comptables ou BPF) et adapte les questions en fonction de votre activité. Cette phase permet de garantir que tout est prêt pour une évaluation efficace et pertinente.
📌Confirmation des détails logistiques.
- Assurez vous que tous les aspects pratiques sont couverts : disponibilité des lieux, connexions internet, et tout autre détail nécessaire pour un déroulement fluide de l’audit. Une bonne logistique contribue à une journée sans imprévus.
Appolo, votre allié dans la planification
Appolo, la plateforme exclusive de Certifopac, simplifie votre planification grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- 📂 Gestion centralisée : Téléchargez et accédez à vos documents en un clic.
- 🔔 Rappels automatiques : Recevez des notifications par e-mail ou SMS.
- 📅 Suivi en temps réel : Consultez le statut de votre audit à tout moment.
Les questions fréquentes sur la planification d’un audit Qualiopi
Quels sont les délais pour organiser un audit ?
Les délais d’organisation d’un audit Qualiopi varient en fonction de plusieurs éléments, notamment la disponibilité de l’auditeur et l’état de préparation de votre dossier. Une fois ce dernier complet et validé, l’audit peut être programmé sous quelques jours à quelques semaines.
Pour un audit initial, il est conseillé d’anticiper le processus afin d’assurer l’accomplissement des étapes administratives dans les délais requis.
L’ensemble du suivi administratif est centralisé sur Appolo pour une gestion simplifiée. Même si votre dossier n’est pas encore finalisé, vous pouvez déjà réserver une date d’audit. Il vous suffit de proposer à notre équipe deux ou trois créneaux qui vous conviennent, que ce soit pour un pré-audit ou un audit initial.
La planification de l’audit dépend de la transmission des documents requis : plus vous êtes réactif, plus nous le serons ! En moyenne, un délai de 15 à 20 jours est nécessaire entre la signature de la proposition commerciale et la réalisation de l’audit initial.
Puis-je changer la date d’un audit prévu ?
Oui, il est généralement possible de changer la date d’un audit prévu. Chez Certifopac, toute modification de date doit être discutée et approuvée à l’avance, et peut être soumise à des frais ou des conditions spécifiques selon les termes de votre contrat.
Pour plus de détails sur les CGV et pour discuter d’un changement de date, je vous recommande de contacter directement notre équipe. Vous pouvez également consulter nos CGV sur notre site web pour plus d’informations.
Quels documents dois-je préparer pour l’audit ?
Nous ne sommes pas en mesure de vous fournir de conseils sur les documents à fournir le jour de l’audit.
Merci de vous référer au guide de lecture en vigueur.
Comment se déroule l’audit (sur site ou à distance) si je n’ai pas de local, si je ne propose que des formations à distance ou que je ne fais que de l’intra-entreprise ?
Même en l’absence de locaux administratifs et de lieu de réalisation des formations, l’audit initial doit toujours être réalisé sur site. En effet, les textes prévoient de rencontrer l’organisme à auditer au moins une fois pendant le cycle en présentiel, quelles que soient les modalités de formation de votre organisme (présentiel, distanciel, AFEST, etc.).
Le lieu de l’audit est choisi conjointement avec l’auditeur, selon vos souhaits. Cela peut être : votre domicile, une salle de réunion prêtée par un de vos clients, un local loué pour l’occasion, etc.
Pourquoi choisir Certifopac ?
⏱️ Respect des délais réglementaires
Vous recevez alors une date d’audit rapide et un plan détaillé, transmis au moins 15 jours avant la visite, pour une préparation sans stress.
🛠️ Simplifiez votre suivi
Nos solutions, comme Appolo, centralisent vos documents, assurent un suivi clair et vous notifient à chaque étape clé de votre audit.
📧 Rappels automatiques
Recevez des notifications pour chaque étape importante :
- 48 heures avant l’audit.
- En cas de mise à jour ou modification.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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