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Comment planifier son audit Qualiopi ?
Planifier son audit Qualiopi peut sembler complexe, mais chez Certifopac, nous faisons de cette étape une expérience fluide et structurée.
🛠️ Grâce à des outils comme Appolo et une organisation rigoureuse, chaque détail est pris en compte pour garantir votre succès.
La revue complète de vos informations
La planification de votre audit Qualiopi commence par une revue détaillée des informations que vous nous transmettez : organigramme, données comptables, informations administratives, etc. Cette étape permet ainsi de valider votre dossier et de préparer la suite du processus.
Une fois votre dossier validé, nous affectons alors un auditeur en fonction de critères rigoureux :
- La localisation : un auditeur proche de votre région est privilégié pour limiter les déplacements.
- Les compétences : l’auditeur est choisi en fonction de votre activité (exemple : VAE, apprentissage).
- L’impartialité : aucun lien d’intérêt ne doit exister entre l’auditeur ainsi que votre organisme.
📌 Pourquoi cette étape est essentielle ?
Elle garantit que votre audit est non seulement conforme aux exigences Qualiopi, mais également adapté à vos spécificités.
Planification de son audit : les étapes clés
📂Affectation d’un auditeur.
- Une fois votre dossier administratif soumis et validé sur Appolo, votre chargé d’affaires vous affecte un auditeur.
📝Transmission du plan d’audit.
- Vous recevez un planning détaillé au moins 15 jours avant le démarrage de l’audit. Ce document vous permet de connaître les indicateurs évalués, les horaires, et les participants concernés, afin de vous organiser sereinement.
🔍Préparation sur-mesure avec l’auditeur.
- Avant l’audit, l’auditeur procède à une vérification minutieuse de vos documents clés (données comptables ou BPF) et adapte les questions en fonction de votre activité. Cette phase permet de garantir que tout est prêt pour une évaluation efficace et pertinente.
📌Confirmation des détails logistiques.
- Assurez vous que tous les aspects pratiques sont couverts : disponibilité des lieux, connexions internet, et tout autre détail nécessaire pour un déroulement fluide de l’audit. Une bonne logistique contribue à une journée sans imprévus.
Appolo, votre allié dans la planification
Appolo, la plateforme exclusive de Certifopac, simplifie votre planification grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- 📂 Gestion centralisée : Téléchargez et accédez à vos documents en un clic.
- 🔔 Rappels automatiques : Recevez des notifications par e-mail ou SMS.
- 📅 Suivi en temps réel : Consultez le statut de votre audit à tout moment.
Les questions fréquentes sur la planification d’un audit Qualiopi
Quels sont les délais pour organiser un audit ?
Les délais pour organiser un audit Qualiopi peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment la disponibilité de l’auditeur et la préparation de votre dossier. En général, une fois que votre dossier est complet et validé, l’audit peut être planifié dans un délai de quelques jours ou semaines.
Pour un audit initial, il est recommandé de commencer le processus bien à l’avance pour s’assurer que toutes les étapes administratives sont complétées à temps.
Puis-je changer la date d’un audit prévu ?
Oui, il est généralement possible de changer la date d’un audit prévu. Chez Certifopac, toute modification de date doit être discutée et approuvée à l’avance, et peut être soumise à des frais ou des conditions spécifiques selon les termes de votre contrat.
Pour plus de détails sur les CGV et pour discuter d’un changement de date, je vous recommande de contacter directement notre équipe. Vous pouvez également consulter nos CGV sur notre site web pour plus d’informations.
Quels documents dois-je préparer pour l’audit ?
Nous ne sommes pas en mesure de vous fournir de conseils sur les documents à fournir le jour de l’audit.
Merci de vous référer au guide de lecture en vigueur.
Pourquoi choisir Certifopac ?
⏱️ Respect des délais réglementaires
Vous recevez alors une date d’audit rapide et un plan détaillé, transmis au moins 15 jours avant la visite, pour une préparation sans stress.
🛠️ Simplifiez votre suivi
Nos solutions, comme Appolo, centralisent vos documents, assurent un suivi clair et vous notifient à chaque étape clé de votre audit.
📧 Rappels automatiques
Recevez des notifications pour chaque étape importante :
- 48 heures avant l’audit.
- En cas de mise à jour ou modification.
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