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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Les 10 choses à faire une fois le certificat Qualiopi en poche
Obtenir la certification Qualiopi est une étape majeure pour les organismes de formation, mais cela marque le début d’un cycle de vie réglementé. Une fois la certification obtenue, plusieurs obligations et démarches doivent alors être respectées pour maintenir sa validité et maximiser les opportunités qu’elle offre.
Voici les principales étapes à suivre :
1. Je publie mon certificat sur mon site et dans mes locaux
La publication du certificat Qualiopi est une obligation réglementaire. Je dois donc :
- Afficher mon certificat dans mes locaux ou sur mon site internet.
- Télécharger le certificat depuis mon espace dédié, tel qu’Apollo, et utiliser le lien de redirection unique fourni.
2. Je veille à la bonne utilisation des marques (Qualiopi, Certifopac, Cofrac)
Télécharger le logo Qualiopi conformément à la charte d’usage est essentiel. Cela inclut :
- Respecter les règles d’usage, notamment l’indication précise des catégories couvertes par la certification.
- Ne pas associer le logo à une prestation spécifique, car il reflète alors un processus certifié et non une formation individuelle.
- Utiliser les formats appropriés (JPEG, PNG, vectoriel) pour une communication adaptée.
Le logo est un vecteur de communication puissant qui doit être utilisé correctement. Votre organisme certificateur fournit toutes les informations et ressources pour vous assurer du bon usage.
3. Je vérifie mon statut sur la liste publique des organismes de formation
Votre organisme doit figurer sur la liste publique des prestataires de formation certifiés. Cette liste, gérée par le ministère du Travail, permet aux financeurs et aux entreprises de vérifier votre statut. Assurez-vous que vos informations y soient alors correctement référencées quelques jours après l’obtention de votre certificat.
4. J’informe les financeurs ciblés
La certification Qualiopi est une condition nécessaire pour accéder à certains financements publics ou mutualisés. Identifiez les financeurs pertinents pour votre public cible (CPF, OPCO, etc.) et renseignez-vous sur leurs procédures d’enregistrement. Chaque financeur impose donc des exigences spécifiques qu’il est essentiel de respecter.
Vous souhaitez savoir comment référencer votre structure auprès des financeurs une fois votre certificat en poche. Nous avons condensé pour vous l’essentiel des informations à connaitre.
La certification Qualiopi permet ainsi aux organismes de formation d’être visibles par divers financeurs tels que les OPCO, le CPF, Pôle Emploi, etc. Cette reconnaissance facilite l’accès à des dispositifs de financement pour différents publics, comme les salariés, travailleurs non salariés, demandeurs d’emploi, élus locaux et entreprises. Cependant, l’intégration aux différents systèmes des financeurs n’est pas automatique.
5. Je déclare tout changement important à Certifopac
En tant qu’organisme certifié Qualiopi, vous devez donc déclarer à votre certificateur tout changement affectant votre structure, vos activités ou votre organisation. Cela inclut les modifications d’adresse, de représentant légal, de structure juridique, de Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), ou l’introduction de nouvelles catégories d’actions (ex. AFEST, VAE). Ces déclarations permettent de maintenir la conformité de votre certification et d’adapter les audits si nécessaire. Toute évolution non signalée peut entraîner des complications lors des audits de surveillance ou de renouvellement. La transparence est alors essentielle pour préserver votre certification Qualiopi.
6. Je rempli mon bilan pédagogique et financier (BPF)
Chaque année, vous devez déclarer votre bilan pédagogique et financier sur la plateforme dédiée. Cette obligation permet alors aux autorités de suivre l’activité des organismes de formation. Une déclaration incorrecte ou un oubli peut donc entraîner la perte de votre numéro de déclaration d’activité, ce qui invaliderait automatiquement votre certificat Qualiopi.
L’application EFP Connect, anciennement « Mon Activité Formation » est essentielle pour les organismes de formation. Elle permet de déposer une déclaration d’activité, soumettre le bilan pédagogique et financier (BPF) annuel. Nous vous expliquons les points clés pour compléter votre BPF.
7. Je prépare mon audit de surveillance
Votre certification Qualiopi est valide pour un cycle de trois ans, mais elle implique donc :
- Un audit de surveillance à mi-parcours pour vérifier la continuité de la conformité.
- Un audit de renouvellement à la fin du cycle pour prolonger la certification.
Anticipez ces audits en maintenant votre système qualité et en préparant les documents requis (organigrammes, bilans, etc.).
Etre certifié Qualiopi c’est bien, le rester c’est mieux ! Si l’audit initial permet la délivrance du certificat, l’audit de surveillance permet de le maintenir.
Il est de votre responsabilité de mettre en œuvre les actions correctives des indicateurs en NC Mineure dans les 6 mois qui suivent la réalisation de l’audit initial.
L’audit de surveillance, qui intervient à mi-parcours pendant le cycle, est d’une durée inférieure à l’audit initial. L’accent sera mis sur :
- La vérification de la mise en œuvre des actions correctives pour les NC MIN
- La vérification du maintien de la conformité des indicateurs ayant fait l’objet d’une non-conformité majeure
- La vérification du respect de l’usage de la marque Qualiopi.
Rappel : Si un indicateur en NC MIN fait l’objet d’un écart lors de l’audit de surveillance, il bascule automatiquement en NC MAJ.
8. J’explore les extensions de certification
Si vous souhaitez élargir votre activité (exemple : ajouter le bilan de compétences à vos actions de formation), vous pouvez demander une extension de certification. Cela implique un audit supplémentaire pour inclure la nouvelle catégorie sur votre certificat.
9. Je procède au transfert de certification si besoin
Si vous souhaitez changer d’organisme certificateur, ou si votre certificateur actuel cesse son activité, une procédure de transfert est prévue. Vous conservez alors vos dates de certification tout en changeant d’interlocuteur.
10. Je m’informe
Certifopac, dans sa posture d’organisme certificateur, a un rôle d’informations de ses certifiés lors de tout changement perturbant les exigences réglementaires : nouvelle version du guide du lecture, etc. Vous pouvez suivre l’actualité de notre société via la page dédiée ainsi que notre newsletter.
Comment est délivrée la certification une fois que l’audit a eu lieu ?
L’auditeur émet un avis (favorable ou défavorable) à la fin de l’audit ou à la suite du traitement des non-conformités.
Par la suite, un chargé de certification reprend le dossier en interne et décide ou non de délivrer la certification sur la base des résultats de l’audit. L’organisme audité reçoit une notification sur Appolo et peut consulter :
- Le rapport d’audit rédigé par l’auditeur et validé par Certifopac ;
- Le tableau synthèse du traitement des non-conformités éventuelles ;
- Le certificat Qualiopi téléchargeable au format PDF ou web.
L’audit Qualiopi me dispense-t-il de toute autre forme de contrôle ? (DREETS, Financeurs)
En aucun cas. Ce n’est pas parce que vous avez satisfait aux exigences de l’audit « Qualiopi » que vous ne pouvez pas être audité par d’autres structures : par exemple, la DREETS de votre région, ou Pôle Emploi, ou un financeur lambda peuvent très bien vous solliciter afin d’effectuer une visite de contrôle.
Il existe plusieurs types de contrôles. Ceux exercés par Certifopac de façon aléatoire pour vérifier à la fois le bon usage du logo Qualiopi mais aussi le respect du l’affichage du certificat Qualiopi.
Mais également ceux réalisés par les financeurs sous couvert de leur responsabilité d’effectuer des contrôles sur les prestations qu’ils financent. Ces contrôles de financeurs sont indépendants du processus de certification Qualiopi et Certifopac n’ont aucun lien avec.
Combien de temps la certification est valable une fois certifié ?
Nous délivrons le certificat pendant une durée de trois ans. Elle démarre à compter de la date de décision initiale de certification.
Cela signifie que la certification doit être renouvelée (et financée) tous les trois ans si vous souhaitez continuer à bénéficier des avantages de celles-ci.
Attention, certains confrères pratiquent des redevances annuelles dans le but de vous rendre captif et noyer le poisson tarifaire. Chez nous, pas de mauvaise surprise. Le contrat est valable jusqu’à la fin de validité du certificat et est résiliable à tout moment.
A la fin des 3 ans de validité, comment renouveler ?
La certification Qualiopi n’est pas valable à vie mais pour une période de 3 ans à partir de la date de décision de certification (et non à partir de la date d’audit). De ce fait, ce n’est pas un diplôme que l’on peut conserver dans le temps sans vérification.
A ce titre, pour maintenir son certificat dans le temps, il faudra alors se confronter à des audits de surveillance a mi-parcours. Puis à un renouvellement, à la fin des 3 ans de validité du certificat.
Certifopac réédite un nouveau contrat de certification. Nous réaliserons un nouveau cycle avec un audit de renouvellement, puis un audit de surveillance.
Si je ne fais pas de formation dans l’année, est-ce que je perds ma certification ?
Plusieurs cas de figures peuvent se présenter : si lors de l’audit de surveillance, vous n’avez pas réalisé de prestations autres que celles déjà auditées lors de l’audit initial, dans ce cas l’audit peut quand même avoir lieu et vous conservez votre certification.
En revanche, lors de l’audit de renouvellement, il faudra avoir réalisé a minima une prestation depuis la surveillance.
Si je vends mon entreprise, je vends donc aussi la certification Qualiopi ?
Si l’entreprise change de SIREN :
– l’attribution d’un nouveau SIREN correspond à la création d’une nouvelle personne juridique, la certification Qualiopi sera caduque, dans la mesure où la certification est rattachée à un NDA.
– le nouveau dirigeant devra informer par courrier le Département du contrôle de la formation professionnelle, dans un délai de 30 jours, ainsi que Certifopac pour le maintien de sa certification Qualiopi.
Que se passe-t-il à la fin des 3 ans de validité de mon certificat ?
Certifopac réédite un nouveau contrat de certification : nous réaliserons un nouveau cycle avec un audit de renouvellement, puis un audit de surveillance.
Toutes les étapes après l’obtention de mon certificat
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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