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Sous-traitance, NDA, Qualiopi : que dit la loi ?
La sous-traitance en formation professionnelle soulève de nombreuses questions pour les organismes de formation comme pour les formateurs indépendants. Entre obligations réglementaires, démarches administratives (NDA) et exigences Qualiopi, difficile de s’y retrouver sans guide clair.
Pourtant, ignorer ces règles peut compromettre la conformité de votre structure… voire bloquer vos financements publics.
Qu’est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle ?
La sous-traitance en formation professionnelle désigne le fait pour un organisme de formation (le donneur d’ordre) de confier la réalisation d’une action de formation à un tiers, appelé sous-traitant. Ce dernier peut être une personne physique (ex. : formateur indépendant) ou une personne morale (ex. : société de formation).
Dans ce type de relation, le sous-traitant n’est pas en lien direct avec le client final (comme le titulaire d’un CPF). Il agit sous la responsabilité de l’organisme principal, qui reste l’interlocuteur contractuel du client. Un contrat de sous-traitance formel encadre cette relation.
⚠️ À ne pas confondre avec la prestation de services, qui repose sur un contrat distinct (régie par l’article 1710 du Code civil). Un prestataire fournit un service ponctuel (ingénierie, conseil, accompagnement), sans se substituer à l’organisme dans l’exécution de l’action de formation.
Un sous-traitant doit-il avoir un NDA ?
Tout sous-traitant en formation professionnelle, qu’il soit formateur indépendant ou organisme, doit impérativement disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) s’il réalise des actions de formation pour le compte d’un donneur d’ordre.
Cette obligation s’applique dès lors que le sous-traitant réalise une activité entrant dans le champ de la formation professionnelle continue, à titre principal ou accessoire. Il doit alors effectuer une déclaration auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant sa première prestation.
Le NDA est indispensable pour :
- Réaliser une action de formation,
- Conduire un bilan de compétences,
- Mener une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience),
- Proposer une formation par apprentissage.
Sans ce numéro, le sous-traitant agit en dehors du cadre légal, ce qui peut compromettre la conformité du donneur d’ordre, notamment dans le cadre des financements publics comme le CPF.
La certification Qualiopi est-elle obligatoire pour un sous-traitant ?
Selon le décret n°2019-565 du 6 juin 2019, la certification Qualiopi est obligatoire pour les prestataires qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Mais pour les sous-traitants, l’obligation dépend du cadre d’intervention : lien avec l’apprenant, nature de la prestation, financement mobilisé… Voici les cas possibles.
Le sous-traitant n’est pas en contact direct avec l’apprenant
Dans ce cas, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour le sous-traitant. C’est l’organisme donneur d’ordre qui porte la responsabilité de la qualité de la formation. Le sous-traitant doit cependant respecter les exigences définies par le donneur d’ordre, notamment celles liées à l’indicateur 27 du Référentiel National Qualité.
Le sous-traitant intervient dans le cadre du CPF (depuis avril 2024)
Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant qui réalise une action de formation financée par le CPF doit obligatoirement être certifié Qualiopi. Cette mesure vise à renforcer la traçabilité et la qualité des formations financées par des fonds publics ou mutualisés, même si le sous-traitant n’est pas en relation directe avec l’apprenant.
Le sous-traitant propose une prestation technique ou administrative
Si le sous-traitant ne réalise pas directement une action de formation mais fournit un service de support (exemple : ingénierie pédagogique, location de salle, appui logistique ou administratif), alors il n’est pas concerné par l’obligation de certification Qualiopi. Il s’agit ici d’une prestation de service encadrée par un autre type de contrat.
Comment se passe l’audit Qualiopi pour les sous-traitants ?
Un sous-traitant n’est pas directement audité dans le cadre d’un audit Qualiopi. C’est l’organisme donneur d’ordre, certifié ou en cours de certification, qui est évalué sur sa capacité à encadrer, sélectionner et suivre ses sous-traitants.
L’élément clé ici est l’indicateur 27 du Référentiel National Qualité, qui impose à l’organisme principal de démontrer :
- Qu’il a vérifié les compétences de ses sous-traitants (CV, expériences, diplômes)
- Qu’il les intègre dans sa démarche qualité (communication des process, partage des documents)
- Qu’il assure un suivi et un contrôle de la qualité des actions réalisées en sous-traitance
Concrètement, lors de l’audit, le certificateur peut demander :
- Le contrat de sous-traitance
- Les preuves de sélection et d’évaluation du sous-traitant
- Les supports transmis ou attendus du sous-traitant (programme, évaluations, feuilles d’émargement, etc.)
Un sous-traitant mal encadré ou non conforme peut donc impacter négativement l’audit de l’organisme principal, même s’il n’est pas audité lui-même.
F.A.Q. Pour les sous-traitants CPF
Quand entrera en vigueur le décret ?
Le décret sera applicable le 1er avril 2024 pour toutes les mesures qui concernent la sous-traitance.
Les modalités du décret s’appliquent-elles uniquement dans le cadre du CPF ?
Oui. La modification des articles du code du travail font mention uniquement du dispositif « Mon Compte Formation », il n’est aucunement mention des autres types de financeurs.
Nous vous confirmons donc qu’à ce stade, l’obligation de certification de certains sous-traitants ne concernent que ceux intervenant au profit du dispositif « Mon Compte Formation »*.
Y a-t-il des conditions de passage de l’audit Qualiopi spécifique pour les formateurs sous-traitants ?
Tout à fait, les modalités d’audit des sous-traitants sont précisées dans le guide de lecture en version 9.
Sachez que Certifopac est spécialisé dans la délivrance de la certification Qualiopi. Nous proposons un tarif spécifique pour les sous-traitants, avec des modalités de paiement avantageuses. En effet, il est possible de régler la certification en plusieurs fois sans frais.
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Je dois obtenir Qualiopi, comment bien choisir ?
Vous devrez vous engager avec un organisme certificateur Qualiopi, comme Certifopac.
Vous pouvez faire un devis et surtout comparer les différentes offres commerciales.
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Suis-je obligé d’obtenir Qualiopi si je réalise des prestations au CPF pour le compte d’un donneur d’ordres ?
Oui, il faut se faire certifier Qualiopi, selon les exigences du guide de lecture V9 qui précise cela, quel que soit votre statut juridique (EI, EURL, SARL, SASU, Association, SCOP, SCIC, etc.), SAUF si vous êtes sous le statut « Micro-entrepreneur » (Inférieur à 77 700 € de CA HT annuel).
Quels indicateurs sont applicables lors d’audits pour des actions de sous-traitance (formation continue non certifiante, ni diplômante) ?
La version 9 du guide de lecture du référentiel national qualité précise quels sont les indicateurs Qualiopi à respecter pour les prestations qui sont réalisées en sous-traitance CPF. Il est possible d’ouvrir une grille d’audit démo sur Appolo, notre application métier, pour que vous puissiez connaître et comprendre les attendus de chaque indicateur (A titre indicatif uniquement).
Je suis membre d’une SCOP/SCIC (coopérative) ou d’une société de portage salariale déjà certifiée Qualiopi, suis-je concerné par le décret ?
Un formateur qui travaille via une SCOP/SCIC ou une société de portage est un salarié. C’est donc la SCOP ou la SCIC qui sera considérée comme structure « sous-traitante » et qui devra obtenir Qualiopi. Comme dans le cas d’un salarié d’une association. En effet, la sous-traitance peut revêtir une forme « personne physique » ou « personne morale ».
En tant que formateur sous-traitant, y a-t-il des obligations spécifiques dans le cadre de mon audit Qualiopi ?
Si l’on s’en tient à la version 9 du guide de lecture, il y a 3 nouveautés fondamentales qui n’existaient pas avant, et qui concernent uniquement les sous-traitants CPF.
A savoir :
- Indicateur 5 : Le sous-traitant démontre qu’il tient compte des objectifs définis par le donneur d’ordres.
- Indicateur 26 : le sous-traitant démontre qu’il dispose d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap ou que son donneur d’ordre lui a communiqué la liste de ses partenaires mobilisables pour orienter les PSH et mettre en place des mesures spécifiques.
- Indicateur 30 : le sous-traitant recueille l’appréciation des bénéficiaires et de son donneur d’ordres sur la prestation réalisée.
Je suis sous le régime de la micro-entreprise, suis-je quand même éligible à Qualiopi si je le souhaite ?
Oui, vous pourrez tout à fait vous lancer dans la démarche. En effet, le fait d’obtenir la certification Qualiopi pourrait être un argumentaire stratégique afin de devenir référencé auprès d’organisme commanditaire.
Comment un audit Qualiopi peut-il être réalisé si je n’ai pas de client en propre ?
L’audit Qualiopi portera sur les prestations confiées par le donneur d’ordre. Depuis le 1er septembre 2023, il est nécessaire de justifier de la réalisation d’au moins une action. Si vous n’en avez pas encore réalisé, il le faudra avant l’audit.
Je suis sous-traitant pour un commanditaire et je sous-traite moi-même des actions, cela fonctionne ?
Non, cette pratique appelée « sous-traitance en cascade » est interdite pour les prestations CPF.
Je suis en SASU mais avec un chiffre d’affaires de 30 000 € (inférieur à 77 700 € de CA HT), suis-je concerné ?
Oui, car du moment que vous n’êtes pas micro-entrepreneur, vous êtes concerné par Qualiopi dans le cadre de ce décret.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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