Tout savoir sur la version 8 du guide de lecture Qualiopi

Elle est bien là ! La version 8 du guide de lecture Qualiopi, publiée le vendredi 23 novembre 2023 sur le site du Ministère du Travail. Cette mise à jour apporte des clarifications intéressantes sur un certain nombre d’indicateurs ainsi que quelques ajustements. Pas de grande révolution néanmoins, mais un peu de travail en perspective pour s’acculturer cette nouvelle version, se former, se préparer à ses prochains audits.

Explications des exigences

Complément du préambule du guide de lecture

Le préambule de la version 8 du guide de lecture du Référentiel National Qualité, applicable à partir du 23 janvier 2024, comporte plusieurs nouveautés intéressantes. Premièrement, il précise que l’audit de certification Qualiopi, dit de « processus » se distingue très clairement d’un contrôle réglementaire.

Ensuite, il s’enrichit par des éléments qui étaient déjà, on l’espère, acquis de tous :

• Les exemples de preuves mentionnés dans le guide ne sont pas exhaustifs. Cela signifie que la conformité d’un prestataire ne repose pas uniquement sur la présence ou l’absence de ces éléments spécifiques, mais plutôt sur l’appréciation globale de l’auditeur concernant la mise en œuvre des exigences du référentiel.
• L’auditeur doit tenir compte des caractéristiques spécifiques de la formation, comme sa durée, son type (individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non), pour évaluer la conformité. Cette approche permet une évaluation plus nuancée et adaptée à chaque contexte de formation.

Une autre précision est que les indicateurs du référentiel peuvent être audités dans un ordre différent, selon les liens de cohérence entre eux. En effet, un même élément de preuve peut aussi être utilisé pour attester du respect de plusieurs indicateurs, si cela est pertinent.

Pour les nouveaux entrants, il n’y a pas de modifications particulières dans cette version. Certains indicateurs continuent de faire l’objet de modalités d’audit adaptées.

La V8 en chiffres:

🔍 Les chiffres principaux, recensés et calculés par notre équipe :

• 72 nouveautés au total, avec une réécriture quasi systématique de chaque indicateur (le seul rescapé est l’indicateur 17 qui n’a droit à aucun changement).
• 2,25 nouveautés en moyenne par indicateur.
• 22 indicateurs se voient enrichis d’exemples de preuves supplémentaires, 15 réécritures de Niveau attendu, 12 ajouts ou réécritures de « Nota Bene », 11 ajouts ou réécritures d’obligations spécifiques, et 4 réécritures de non-conformité.
• 30 nouveautés « sans réels impacts » puisqu’il s’agit d’ajouts d’exemples d’éléments de preuve ou d’enrichissement du glossaire.

💡 Les changements :

🟢 22 changements en vert, synonymes de clarification et/ou d’allègement des exigences : il peut s’agir de réécriture ou de modification :

• 9 Niveaux attendus sont « allégés » par une définition plus « flexible » ou « large » (1, 2, 3, 5, 10, 12, 18, 21, 30)
• 6 « Nota Bene » sont précisés afin d’apporter plus de souplesse dans la conduite d’audit (dont le fameux indicateur 30 et la sollicitation des financeurs)
• 1 obligation spécifique réécrite pour plus de clarté (Indicateur 9 pour les bilans de compétences) et 2 obligations spécifiques (1 CBC et 1 CFA) qui apportent des allègements dans la conduite d’audit : il est même question pour les CBC de ne plus solliciter les entreprises et les financeurs pour l’indicateur 30, ce qui correspond à un allègement d’exigence.

🟠 20 changements en orange, synonymes d’ajouts de points de conformité supplémentaires qui seront vérifiés par l’auditeur :

• 6 Niveaux attendus se voient musclés par une définition plus précise et/ou de nouvelles exigences (13, 19, 20, 23, 26)
• 6 « Nota Bene » supplémentaires qui viennent enrichir et préciser la conduite d’audit
• 8 ajouts ou précisions apportées à des obligations spécifiques, qui concernent principalement les formations certifiantes RS/RNCP (4), le handicap (1), la FOAD (un petit nouveau).

Notre Top 5 à chaud des nouveautés

1/ Le grand retour des formations certifiantes
Plus d’une dizaine d’indicateurs viennent s’enrichir d’obligations spécifiques si l’on prépare à des certifications professionnelles RS/RNCP (Ind. 1, 3, 4, 5, 6, 8)

2/ Une meilleure souplesse d’audit pour l’indicateur 30 et sa fameuse collecte de l’appréciation des financeurs pas toujours logique (Nous avons été entendus !)

3/ Un indicateur 12 (gestion des abandons) qui devient non applicable pour les prestations inférieures ou égales à 2 jours.

4/ Les exigences spécifiques « CFA » sont plus précises et permettront une conduite d’audit, je l’espère, plus fluide, notamment pour ce qui est des indicateurs 10, 12, 14, 15 et 20.

5/ Un petit nouveau ! La FOAD qui vient renforcer logiquement les attendus de l’indicateur 19

Beaucoup d’exemples de preuves ajoutés

La DGEFP a souhaité enrichir les parties « éléments de preuve » de nombreux indicateurs:

• Indicateur 12 : outils pédagogiques favorisant l’interactivité et la participation des stagiaires, qualité de l’analyse de besoin et des procédures de positionnement pour définir la cohérence de la formation avec le projet du bénéficiaire.
• Indicateur 18 : exemples de preuve autour de la coordination (planning des intervenants, comptes-rendus de réunions d’équipes, relevés des échanges avec les intervenants externes)
• Indicateur 30 : suite aux difficultés dans la collecte des appréciations par les financeurs, des exemples de preuve sont ajoutés : comité de pilotage, webinaires, entretiens, comptes-rendus de réunions d’équipes, séminaires, sollicitation des financeurs, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations.

Des niveaux attendus redéfinis avec davantage de précision

Les attendus des indicateurs du référentiel sont explicités, exemples :

• notion de niveau de performance et d’accomplissement remplacée dans l’indicateur 2 : Donner une information chiffrée permettant de suivre les résultats de la prestation au regard des objectifs.
• explicitation de la notion d’exploitation de la veille dans l’indicateur 23 : prise en compte de la veille par le prestataire et sa communication en interne
• difficulté de recueillir les appréciations auprès des financeurs dans l’indicateur 30 :  démontrer la sollicitation des appréciations à une fréquence pertinente

L’avis de Certifopac

Pas de nouveaux indicateurs, pas de grande révolution. La version 8 signe le grand retour des exigences au sujet des prestations préparant des certifications professionnelles, que ce soit pour le RS ou le RNCP d’ailleurs. Cela va dans le sens des politiques de contrôles de France Compétences à ce sujet.

La tant attendue mise à jour de l’indicateur 30 et la souplesse apportée sur la collecte des appréciations des financeurs permettra d’aborder les futurs audits de façon plus sereine sur cette partie.

Foire Aux Questions (FAQ) V8 Qualiopi