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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Tout savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi.
Vous détenez la certification Qualiopi depuis maintenant quelques mois et vient déjà l’heure de planifier votre audit de surveillance ! Le temps passe, les projets défilent et les formations s’enchainent mais Certifopac ne vous oublie pas 😉
L’audit initial est déjà un lointain souvenir. Nous vous détaillons donc ici les points de vigilance sur l’audit de surveillance.
Les 4 choses à savoir sur l’audit de surveillance
Le maintien du certificat Qualiopi suggère la réalisation d’un audit de surveillance à mi-parcours. C’est l’article 2 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière de surveillance.
Objectif : le maintien du certificat.
Cet audit permet de vérifier , en cours de cycle, le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.
Quand ? 1 an et 1/2 après l’initial.
L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification, soit environ un an et demi après l’obtention initiale (ou le renouvellement).
Modalités : à distance le plus souvent.
L’audit de surveillance se réalise généralement à distance sauf dans certains cas évoqué ci-dessous dans notre F.A.Q.
Le coût : transparent et anticipé.
Le règlement de l’audit de surveillance est à réaliser en parallèle du remplissage du formulaire avant audit de surveillance directement sur Appolo. Un lien de paiement direct vous est transmis afin de pouvoir planifier l’audit dans les périodes réglementaires.
Sur notre page tarifaire, il est possible de régler en une fois ou un plusieurs fois sans frais. Vous trouverez les échéances sur Appolo.
Mise à jour du dossier et planification de l’audit de surveillance
Des changements peuvent survenir depuis la réalisation de votre premier audit. La revue de votre dossier avant l’audit de surveillance, vous permet de nous déclarer tout élément utile, d’ordre juridique, organisationnelle, fonctionnelle, qui permettra d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. A ce titre, nous vous demanderons de renseigner un formulaire de mise à jour de vos informations. A date d’anniversaire de l’émission de votre certificat, vous recevez un mail automatique pour vous inviter à remplir notre formulaire de préparation à l’audit. Il s’agit de collecter :
- Une nouvelle description actualisée des activités de la structure (modalité des prestations, AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.)
- Le dernier bilan pédagogique et financier
- Un organigramme fonctionnel actualisé
- Votre souhait de réalisation : à distance ou sur site (des frais peuvent s’appliquer)
- Votre période de réalisation possible
🚨 Important : Certifopac vous relance à de nombreuses reprises pour planifier votre audit de surveillance. Si celui-ci n’est pas réalisé dans les délais réglementaires, votre certificat sera retiré.
Ensuite, nous réalisons la planification de l’audit, un éventuel test technique (si l’audit se réalise à distance). En parallèle, vous êtes invité à remplir sur Appolo 🚀 les questions préliminaires avant votre audit afin de personnaliser votre grille d’audit en fonction de votre situation.
Se préparer à la surveillance : les points de vigilance
Même si les taux de réussite des audits de surveillance sont très élevés, il est essentiel de se préparer correctement. En effet, les résultats de l’audit initial ne préjugent pas des résultats de l’audit de surveillance. A ce titre, il est nécessaire de relire avec attention votre dernier rapport d’audit pour vous imprégner des conclusions de dernier audit.
Les non-conformités
L’auditeur portera une attention sur les indicateurs avec des non-conformités identifiées lors du précédent audit (Mineures ou Majeures) et les activités correctives et préventives liées à celles-ci. Il peut également s’attarder sur les plaintes reçues par Certifopac.
Les nouveautés
Les nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.), notamment celles qui impliquent d’évaluer des indicateurs non audités à l’audit précédent ou des changements majeures : changement de personnel, déménagement, etc.
L’usage du logo et l’affichage du certificat
L’auditeur vérifiera le bon usage de la marque Qualiopi (Logo notamment) ainsi que l’affichage, le cas échéant, du certificat dans les locaux et sur le site internet de l’audité.
Liste des indicateurs évalués par l’auditeur
L’auditeur vérifiera les éléments suivants :
- Les supers indicateurs (qui ne peuvent aboutir qu’à des non-conformités majeures);
- Les indicateurs 1, 17, 19 + pour les entités concernées, l’indicateur 3;
- Pour les organismes ayant eu des conditions de durée modifiées lors de l’audit initial, les indicateurs concernés qui n’ont pas été vérifiés;
- La bonne présentation du certificat Qualiopi valide à la fois dans les bureaux et sur le site web de l’organisme;
F.A.Q : Les questions les plus posées sur l’audit de surveillance Qualiopi
Combien de temps dure l’audit de surveillance ?
💡 La durée de l’audit de surveillance est règlementée par l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’Arrêté du 31 mai 2023 qui précisent les règles en matière de surveillance. Deux critères régissent la durée de votre audit :
- La tranche de chiffre d’affaires : Afin de savoir dans quel tranche est situé votre organisme, Certifopac vous demandera de fournir votre dernier BPF.
- La catégorie d’actions à certifier : Les catégories présentent sur votre certificat seront auditées.
Où trouver la dernière version du guide de lecture pour bien se préparer ?
Le guide de lecture en vigueur est celui de mars 2021, en sa version 7. Aucune date officielle n’a été communiquée pour une nouvelle version. La version 8 intègrera certainement des nouveautés, peut-être en matière de formation à distance, d’éthique dans la communication, ou bien de respect du RGPD ? A suivre.
J’étais « nouvel entrant » à l’audit initial, comment se passe l’audit de surveillance Qualiopi ?
🚨 Important : Les « nouveaux entrants » lors de l’audit initial seront examinés sur tous les indicateurs applicables. Par conséquent, l’audit de surveillance pour un nouvel entrant sera prolongé d’une demi-journée.
Que se passe-t-il si l’audit de surveillance ne peut être réalisé dans la période réglementaire ?
La norme NF EN ISO/IEC 17065 prévoit à l’article 4.1.2.2 que le contrat de certification engage le client à prendre toutes les dispositions nécessaires pour la conduite de son audit de surveillance. Dès lors, si l’organisme n’a pas pris les dispositions pour que l’audit puisse avoir lieu durant la période réglementaire, le certificat doit être suspendu. En l’absence de mise en conformité, le non-respect des engagements contractuels pourra aboutir à une rupture de contrat, entrainant le retrait du certificat. »
Comment l’auditeur effectue son échantillonnage lors de cet audit ?
Tout comme lors de l’audit initial, l’échantillon des dossiers examinés par l’auditeur doit refléter l’activité de l’OPAC et ne doit être réaliser que pendant la réunion d’ouverture, sur la base d’une liste que vous pouvez afficher sur place ou en partage d’écran.
La période de référence sur laquelle se base l’auditeur pour choisir les dossiers échantillonnés commence à partir de la date de décision de certification initiale.
Depuis l’audit initial, j’ai une nouvelle offre de formation mais je n’ai pas réalisé de sessions de formation. Comment faire ?
L’échantillonnage porte sur des prestations réalisées depuis l’audit initial. Si aucune session de formation n’a eu lieu, l’auditeur ne peut pas constater la mise en œuvre de celle-ci. Cependant son regard pourra se porter sur la formalisation des process liés à cette nouvelle formation.
Un organisme qui n’a pas eu d’activité entre l’audit initial et l’audit de surveillance peut- il conserver sa certification ?
« Un organisme qui n’a mis en œuvre aucune nouvelle action relevant de la catégorie certifiée depuis l’audit initial pourra conserver sa certification sous réserve de maintenir les processus présentés à l’audit initial. A l’audit de renouvellement cependant, l’organisme devra présenter au moins une nouvelle action pour que sa certification puisse être renouvelée. »
Quels sont les écarts les plus courants ?
Les écarts constatés varient en fonction de la catégorie d’actions audités. On peut dire que les indicateurs 1 et 30 arrivent en tête, suivis de prêt par le non respect de l’usage du logo Qualiopi.
Comment lever mes non-conformités à la surveillance ?
Comme à l’audit initial.
Important : si un indicateur était « Non-conforme mineur » à l’audit initial, et que l’auditeur estime que c’est toujours le cas lors de la surveillance, alors la non-conformité devient une « majeure » et se traite comme telle.
Lors de l’audit de surveillance, tous les indicateurs doivent-ils être vérifiés ou uniquement ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial ?
Lors de l’audit de surveillance, l’organisme certificateur procède au moins à la revue des
indicateurs suivants :
– les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial ;
– les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures, applicables à l’organisme audité (indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32) ;
– les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 ;
– pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.
Source : FAQV2 du ministère
En quoi consiste « l’analyse de risque » pouvant justifier la réalisation de l’audit de surveillance sur site ?
- Il appartient à l’organisme certificateur d’établir son analyse de risque en amont de l’audit de
surveillance, à partir de différents critères, comme :
Augmentation du volume d’activité ;
Nombre important de non-conformités ; - Non-conformités majeures méritant ou nécessitant une visite sur site ;
Défaillance constatée dans la maîtrise de la sous-traitance ;
Défaillance constatée dans le rôle de la fonction centrale.
Cette analyse de risque pourra justifier la réalisation de l’audit de surveillance sur site.
Pour l’échantillonnage des actions à auditer, à quoi correspond la période de référence ?
La période de référence mentionnée à l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit correspond à la période entre l’audit initial et l‘audit de surveillance.
Source : FAQV2 du ministère
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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