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Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

Un homme avec une loupe regarde des personnes

⏱ Temps de lecture : 11mn

Vous détenez la certification Qualiopi depuis maintenant quelques mois et vient déjà l’heure de planifier votre audit de surveillance ! Le temps passe, les projets défilent et les formations s’enchainent mais Certifopac ne vous oublie pas.

L’audit initial est déjà un lointain souvenir. Nous vous détaillons donc ici les points de vigilance sur l’audit de surveillance.

Audit de surveillance Qualiopi, définition

L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. Cet audit permet de vérifier , en cours de cycle, le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité, dans sa version en vigueur.

NB : Si vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. A ce titre, vous pouvez réaliser l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention de celui-ci.

Modalité de l’audit de surveillance Qualiopi

L’audit de surveillance se réalise généralement à distance. Toutefois, il faut savoir que si vous avez réalisé votre audit initial à distance, la surveillance devra obligatoirement être effectuée sur site.

Si vous souhaitez réaliser l’audit de surveillance à distance, il faut savoir que nous pouvons vous le refuser dans les cas suivants :

  • Signalement(s) conforme(s) aux règles de réclamations définies par Certifopac.
  • Analyse de risque effectuée par Certifopac lors de l’audit précédent jugeant opportun de réaliser la surveillance sur site (vérification de certaines actions correctives, etc.)

Fonctionnement de l’audit de surveillance Qualiopi

Avant de réaliser l’audit de surveillance, il sera nécessaire de :

  • Valider la modalité, à distance ou sur site ;
  • Planifier avec Certifopac une date d’audit dans le délai réglementaire ;
  • Relire avec attention votre dernier rapport d’audit ainsi que les dernières fiches d’écarts.

Un audit de surveillance dure significativement moins longtemps que l’audit initial : en moyenne deux fois moins (sauf cas d’allègement CNEFOP).

L’auditeur va porter une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

L’auditeur va conduire son audit selon trois axes :

  • L’étude des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  • L’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit et leur conformité vis-à-vis du référentiel ;
  • La vérification des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme. A ce titre, l’auditeur évalue systématiquement l’indicateur 32.

L‘auditeur peut très bien, lors de cet audit, émettre des non-conformité(s) avec le référentiel.

Questions fréquentes au sujet de l’audit de surveillance Qualiopi

J’étais « nouvel entrant » à l’initial, comment se passe l’audit de surveillance Qualiopi ?

Pour les organismes dits « nouveaux entrants » à l’audit initial, l’audit de surveillance s’attachera à vérifier les indicateurs suivants :

  • Indicateur 22 et 32 : non audité à l’audit initial
  • Indicateur 2, 3, 11, 13, 19, 24, 25, 25 : A la surveillance, l’auditeur évaluera la mise en œuvre des éléments formalisés à l’initial.

J’ai un système de collecte mis en oeuvre (indicateur 30) depuis l’audit initial mais je peine à recevoir les retours des financeurs ou des entreprises. Comment faire ?

L’auditeur va vérifier comme votre système de collecte comprend des relances pertinentes. D’ailleurs, les modalités de relance peuvent être différentes selon la partie-prenante. Nous vous invitons à consulter les exigences du guide de lecture sur ce point. Sur ce point de la collecte des appréciations, retenez simplement que vous avez une obligation de moyen mais pas une obligation de résultat. Si vous ne recevez pas les réponses à vos questionnaires, cela n’engendrera pas de non-conformités.

Je réalise des prestations de formation à distance mais j’ai du mal à récupérer les preuves de réalisation. Comment faire pour mon audit de surveillance Qualiopi ?

Tout d’abord, l’audit qualité n’est pas un audit « sur pièce » ou « documentaire ». Il s’agit d’un échange entre un audité et un auditeur, pendant lequel des éléments de preuve permettent d’appuyer les propos.

De manière général, il est important de montrer votre bonne foi à l’auditeur en lui proposant tous les « indices » que vous avez (ex : travaux réalisés par l’apprenant, Screenshot de visioconférence, etc.)

Je fais uniquement appel à des formateurs bénévoles expert dans leur corps de métiers, sur quels éléments de preuve va se baser l’auditeur pour percevoir l’adéquation entre les ressources humaines et les prestations proposées ?

Un bénévole qui intervient dans le cadre de l’animation ou la co-animation d’une prestation avec le formateur, n’en demeure pas moins impliqué dans votre processus de formation. Il est donc important de définir le rôle des bénévoles dans la structure. Si les bénévoles interviennent dans le process, une coordination les incluant au sein de l’organisme est nécessaire (indicateur 18). Vous devrez également justifier de leurs compétences pour intervenir (Indicateur 21)

Comment traiter les non-conformités de l’audit de surveillance Qualiopi ?

Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial . Ainsi, vous aurez 6 mois pour mettre en oeuvre vos actions correctives dans le cadre d’une non-conformité mineure, et 3 mois pour une majeure.

Important : si un indicateur était « Non-conforme mineur » à l’audit initial, et que l’auditeur estime que c’est toujours le cas lors de la surveillance, alors la non-conformité devient une « majeure » et se traite comme-t-elle.

Que se passe-t-il si je ne traite pas les non-conformités dans les délais ?

Dans un premier temps, nos chargés de certification prononce une suspension de certification. Avant de procéder à un retrait définitif, nous pouvons vous proposer des réaliser un audit complémentaire. Ce cas de figure reste très rare puisque les non-conformités sont le plus souvent toutes traitées dans les délais impartis.

Les formations financées en direct par mon client sont elles auditables ?

Oui, elles sont susceptibles d’être auditées. Ce point est traité dans la question 5.12 de la Foire Aux Questions du Ministère, disponible ici. Voici un extrait de la réponse :

L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions de formation en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité sur une catégorie d’action, l’audit porte sur l’ensemble des actions de formation de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.

Depuis l’audit initial, j’ai une nouvelle offre de formation mais je n’ai pas réalisé de sessions de formation. Comment faire ?

L’échantillonnage porte sur des prestations réalisées depuis l’audit initial. Si aucune session de formation n’a eu lieu, l’auditeur ne peut pas porter son regard dessus. Par contre, si vous diffusez une nouvelle offre au catalogue, celle-ci pourra être audité notamment au travers des indicateurs 1 et 2, afin de vérifier que vous respectez bien les exigences d’information au public.

A l’inverse, je ne réalise plus une action de formation auditée à l’audit initial. Serais-je audité dessus ?

Naturellement non. L’auditeur vérifiera que vous ne communiquez plus sur cette action.

Est-il obligatoire de télécharger sur votre application tous nos éléments de preuve avant l’audit de surveillance Qualiopi ?

Pas du tout. Nous recommandons aux audités de déposer les éléments de preuve avant l’audit de surveillance pour des raisons techniques. Cela permet d’éviter de perdre du temps le Jour-J en cas de difficulté de connexion, recherches de preuve, etc. Il est important de rappeler les points suivants :

  • Le dépôt de preuve n’est pas obligatoire
  • Les éléments de preuve ne seront pas nécessairement ceux audités par l’auditeur. Il conduira son audit indépendamment des preuves déposés
  • L’auditeur n’a accès au preuve que le jour de l’audit. Cela permet de ne pas faire « l’audit avant l’audit » et de respecter les durées fixées par la réglementation.
  • Le jour de l’audit, vous pourrez partager votre écran et afficher les preuves à l’écran

Le respect du RGPD est-il vérifié lors de l’audit ?

Il n’y a pas d’exigence à proprement parlé. Par contre, si vous proposez des formations à la protection des données, ou sur le RGPD, vous pouvez demander la certification volontaire de la CNIL sur le sujet.

Quelles sont les dernières évolutions du référentiel Qualiopi ? Quand est-ce que la nouvelle version du RNQ va sortir ?

Le guide de lecture en vigueur est celui de mars 2021, en sa version 7. Aucune date officielle n’a été communiquée pour une nouvelle version. La version 8 intègrera certainement des nouveautés, peut-être en matière de formation à distance, d’éthique dans la communication, ou bien de respect du RGPD ? A suivre.

Indicateur 26 : Comment prouver son action en tant que réfèrent handicap qui n’a eu aucun participant handicapé ?

L’auditeur vérifiera la mise en place de vos process, la mise en oeuvre sera évalué à l’audit suivant, si l’échantillonnage et la vie de votre organisme le permet.

Pour l’indicateur 22, si l’OF ne dispose pas de salariés, cet indicateur est-il obligatoire ?

Cet indicateur est obligatoire. Les prestataires indépendants doivent démontrer leur démarche de formation continue.

Est-ce obligatoire d’utiliser le logo Qualiopi une fois certifié ?

Non l’utilisation du logo n’est pas obligatoire. Vous pouvez vous référer aux règles d’usage si besoin.

Le respect de la RGPD est-il un point de conformité vérifié par l’auditeur le jour de l’audit ?

J’utilise le logo. La mention « certifié au titre de… » doit être mis directement sous le logo ? Ou à proximité ?

Il n’y a pas de règle établie quant à la distance entre le logo et la mention de la catégorie certifiée. Toutefois, l’utilisation du logo ne doit pas porter à confusion sur la mention certifiée, il est donc important que le lecteur puisse rapprocher le logo et la mention de manière simple et rapide.

Comment déclarer les changements de mon organisme depuis l’audit initial ?

Des changements peuvent survenir depuis la réalisation de votre première audit. L’audit de surveillance permet de nous déclarer tout élément utile, d’ordre juridique, organisationnelle, fonctionnelle, qui permettra d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. A ce titre, nous vous demanderons de renseigner un formulaire de mise à jour de vos informations.

Contenu écrit par :
Jimmy Martin

Co-fondateur de Certifopac, responsable commercial.