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Qualiopi pour les nouveaux organismes (nouvel entrant)
On entend tout et son contraire sur Qualiopi et la notion de « nouvel entrant ». On fait le point dans cette vidéo pour démêler le vrai du faux !
Etre « nouvel entrant » pour le premier cycle de certification Qualiopi
Tout d’abord, le guide de lecture définit un nouvel entrant comme un prestataire qui « vient de démarrer son activité ». L’Arrêté du 31 mai 2023 apporte une notion de durée « dans sa première année d’activité ». Le volume de formation n’est pas pris en compte. C’est à Certifopac de valider ou non le fait que vous soyez bien nouvel entrant.
Un organisme qui, par exemple, a fait sa demande de Numéro de déclaration d’activité à la DREETS, mais qui n’a pas encore réalisé de Bilan Pédagogique et Financier, peut être considéré comme un nouvel entrant.
En effet, à défaut du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, il est possible de présenter la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois. L’organisme candidat devra communiquer à Certifopac son numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité dès réception de celui-ci, sans quoi le certificat ne pourrait être délivré. En plus, il n’apparaitra pas sur la liste des certifiés Qualiopi.
A défaut du dernier bilan pédagogique et financier, il doit également fournir un livre des recettes. Le pôle commercial de Certifopac peut vous guider pour ce document.
L’audit initial Qualiopi ne pourra avoir lieu qu’une fois que l’organisme aura réalisé en totalité au moins une prestation par catégorie auditée (sauf pour les prestations longues supérieures à deux mois où une tolérance s’applique).
Un nouvel entrant est défini, à partir du 1er septembre 2023, comme un OPAC dans sa première année d’activité pour la catégorie d’action concernée. Il est donc possible d’être nouvel entrant sur certaines catégories d’actions et pas sur d’autres.
Par exemple : Je suis un OF qui propose des prestations de formation continue depuis 20 ans. Depuis le mois dernier, je propose également des bilans de compétences. Je me lance dans la démarche de certification Qualiopi, je serai audité de manière « classique » pour la partie formation et en tant que « nouvel entrant » pour la partie bilan de compétences.
Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’auditeur n’examine que la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en œuvre est vérifiée à l’audit de surveillance.
🚨 Important : l’audit d’un « nouvel entrant » ne pourra se dérouler qu’une fois la mise en œuvre d’au moins une prestation par catégorie auditée.
Nouveaux entrants, quels indicateurs seront audités ?
Un nouvel entrant Qualiopi est audité sur les mêmes indicateurs que les autres organismes de formation, en fonction des catégories d’action délivrées (sauf pour les indicateurs 22 et 32 qui ne seront audités qu’à l’audit de surveillance). La liste des indicateurs applicables est consultable ici.
De plus, une dizaine d’indicateurs font l’objet d’une « obligation spécifique » dans le référentiel. L’auditeur vérifiera l’existence et la formalisation des exigences de ces indicateurs. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance.
- Indicateur 2 : Vous devrez pré-identifier des indicateurs au moment de l’audit initial. L’auditeur vérifie lors de l’audit initial que vous avez bien réfléchi aux indicateurs chiffrées le jour où vous aurez suffisamment de matière pour communiquer dessus. Il vérifiera le tout à l’audit de surveillance.
- Indicateur 3 : L’auditeur vérifie la communication sur les taux d’obtention des certifications lors de l’audit de surveillance.
- Indicateur 11 : L’auditeur vérifie l’existence et la formalisation d’un processus d’évaluation. C’est lors de la surveillance qu’il évaluera la mise en œuvre.
- Indicateur 13 : Vous devrez formaliser l’accompagnement et prouver de sa mise en œuvre pendant l’audit de surveillance. Cet indicateur concerne uniquement les actions de formation par apprentissage.
- Indicateur 19 : L’auditeur vérifie que les ressources pédagogiques existent. Vous devrez mettre en place des dispositions pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier. L’auditeur vérifiera cela à la surveillance.
- Indicateur 22 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.
- Indicateur 24 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille économique. Ensuite, l’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.
- Indicateur 25 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille pédagogique et technologique. A ce titre, l’indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.
- Indicateur 26 : Vous devez démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.
- Indicateur 32 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.
Les impacts du statut de Nouvel Entrant une fois certifié Qualiopi
Afin de vous apporter des réponses complètes, vous trouverez ci-dessous les questions abordées avec nos certifiés et partenaires. N’hésitez pas à vous inscrire gratuitement à nos prochaines conférences pour avoir plus d’informations et poser vos questions.
Une fois certifié, peut-on proposer des formations correspondant aux critères Qualiopi et d’autres qui ne le sont pas indépendamment ?
Non, toutes les formations doivent respecter le process mis en place pour Qualiopi. En effet, l’auditeur peut observer des éléments de preuves de n’importe quelle formation qui est/sera inscrite sur le BPF, financée ou pas (FAQ du ministère du Travail). De plus, certains clients peuvent faire appel à des financements après réalisation de la formation.
Peut-on proposer des ateliers ponctuels (découverte, dans le cadre d’événements, etc.) ou des échanges linguistiques hors process Qualiopi ?
Si ces actions ne sont pas des formations, donc pas assimilées comme telles sur le BPF, alors elles peuvent être réalisées hors du process Qualiopi.
Quelles sont les attentes, pour le critère 6 et les indicateurs de veilles, pour un nouvel entrant lors l’audit initial ?
Le guide de lecture du ministère précise beaucoup de points dans la conduite d’audit pour les nouveaux entrants.
Pour l’indicateur 23, la mise en œuvre est évaluée dès l’audit initial. Pour les deux autres dimensions de veille évaluées, seule la formalisation du process sera évaluée à l’audit initial. La mise en œuvre sera alors étudiée à l’audit de surveillance.
Une fois l’audit réalisé et le traitement des non-conformités validé, quel est le délai de réception du certificat Qualiopi ?
Le délai pour l’envoi du certificat Qualiopi, une fois l’organisme certifiable, est actuellement de moins d’une semaine. En période de forte affluence, notamment pendant les vagues d’audits, ce délai peut augmenter légèrement.
Avons-nous des exigences dans le choix des formateurs ?
Vous devez définir quelles sont les compétences que vous demandez à vos formateurs pour réaliser la prestation. Vous devez ensuite respecter les critères que vous avez définis lorsque vous choisirez vos formateurs. Vous suivrez/évaluerez le respect des critères définis tout au long de votre collaboration.
Vous pouvez vous référer au guide de lecture, indicateur 21.
Sur quel échantillon se base l’audit initial en tant que nouvel entrant Qualiopi ?
Pour les nouveaux entrants, l’échantillonnage porte sur la ou les actions de formations réalisées ou alors l’action de formation qui a conduit à l’obtention du NDA.
En tant que nouvel entrant, peut-on accéder à EDOF sans BPF ni liasse fiscale ?
Pour les nouveaux organismes, le livre des recettes peut remplacer la liasse fiscale.
J’ai été audité à l’audit en tant que « Nouvel entrant » sur une catégorie, et de façon classique sur l’autre. La majoration de 0.5j s’applique-t-elle en surveillance ?
Oui.
L’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit initial, verra la durée de son audit de surveillance majorée quand même de 0.5 jour.
Source : réponse à question soulevée à la DGEFP par Certifopac le 11/08/2023.
Les questions les plus fréquentes sur le statut de nouvel entrant :
Comment être considéré comme « nouvel entrant » à mon audit initial qualiopi ?
Vous devez être dans votre première année d’activité pour être considéré comme nouvel entrant. Il vous sera alors demandé le récépissé de déclaration d’activité de moins de 12 mois pour justifier de ce statut.
Nouvel entrant, qu’est-ce que ça change ?
L’audit d’un certain nombre d’indicateurs portera uniquement sur la formalisation (l’existence du processus). La mise en œuvre sera évaluée à l’audit de surveillance qui sera majoré d’une demi-journée (pour tous les audits de surveillance réalisés à partir du 1er septembre 2023).
Enfin, l’audit initial ne pourra avoir lieu qu’une fois la mise en œuvre de la première prestation en lien avec la catégorie auditée.
Je sollicite une extension de certificat sur une nouvelle catégorie. Serais-je nouvel entrant ?
Oui, vous serez considéré comme nouvel entrant si vous débutez une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Quels sont les indicateurs avec une obligation spécifique « Nouvel entrant » ?
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- Indicateur 2 : Vous devrez pré-identifier des indicateurs au moment de l’audit initial. L’auditeur vérifie lors de l’audit initial que vous avez bien réfléchi aux indicateurs chiffrées le jour où vous aurez suffisamment de matière pour communiquer dessus. Il vérifiera le tout à l’audit de surveillance.
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- Indicateur 3 : L’auditeur vérifie la communication sur les taux d’obtention des certifications lors de l’audit de surveillance.
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- Indicateur 11 : L’auditeur vérifie l’existence et la formalisation d’un processus d’évaluation. C’est lors de la surveillance qu’il évaluera la mise en œuvre.
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- Indicateur 13 : Vous devrez formaliser l’accompagnement et prouver de sa mise en œuvre pendant l’audit de surveillance. Cet indicateur concerne uniquement les actions de formation par apprentissage.
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- Indicateur 19 : L’auditeur vérifie que les ressources pédagogiques existent. Vous devrez mettre en place des dispositions pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier. L’auditeur vérifiera cela à la surveillance.
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- Indicateur 22 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.
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- Indicateur 24 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille économique. Ensuite, l’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.
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- Indicateur 25 : Vous devez démontrer la mise en place d’une veille pédagogique et technologique. A ce titre, l’indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.
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- Indicateur 26 : Vous devez démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.
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- Indicateur 32 : Cet indicateur ne vous concerne pas à l’audit initial. Par contre, lors de surveillance, vous devrez démontrer le respect de celui-ci.
J’ai été considéré comme nouvel entrant pour mon audit d’extension, suis-je concerné par la majoration d’une demi-journée à la surveillance ?
Oui, l’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit d’extension, la durée de son audit de surveillance sera majorée.
Un organisme de formation qui n’a pas encore débuté son activité peut-il être certifié Qualiopi ?
Non, la mise en œuvre d’une action concourant au développement des compétences relevant
de la catégorie objet de la demande est un prérequis au déclenchement de l‘audit. La
contractualisation (signature de la convention de formation) n’est pas suffisante pour réaliser
l’audit. Dans le cas des formations longues, la formation, si elle n’est pas encore entièrement réalisée, doit au moins avoir débuté.
Que se passe-t-il si un organisme n’a pas obtenu son numéro de déclaration d’activité à la date de l’audit ou dans les trois mois suivant cette date ?
L’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit que l’organisme candidat transmet à l’organisme certificateur le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois. Un organisme de formation peut donc ne pas encore avoir obtenu son numéro de déclaration d’activité à la signature du contrat de certification ou le jour de l’audit. En revanche, la certification ne peut être délivrée si l’organisme n’a pas de numéro de déclaration d’activité.
Néanmoins, l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit ne prévoit aucun délai pour l’obtention du numéro de déclaration d’activité à compter de la date de l’audit. Aussi, la décision d’attribution de la certification peut être suspendue jusqu’à l’obtention par l’organisme de son numéro, qui permettra de délivrer le certificat.
Un délai peut éventuellement être prévu contractuellement par l’organisme certificateur.
Accréditation n° 5-0620.
Délivrée uniquement
sur le périmètre
de la certification Qualiopi.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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