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Réunion d’ouverture et clôture d’audit Qualiopi, le fonctionnement

Les réunions d’ouverture et de clôture d’un audit sont conçus pour assurer que toutes les parties impliquées dans l’audit Qualiopi ont une compréhension commune des objectifs, des procédures, et du déroulement de l’audit.

Elles permettent également de s’assurer que l’audité est informé correctement et que toutes les ressources nécessaires sont disponibles et accessibles pour un audit efficace.

Ce sont donc des étapes clés pour établir un climat de confiance et de professionnalisme entre l’auditeur et l’organisme de formation.

une personne présentant le logo qualiopi sur un projecteur avec des personnes en face qui regardent

A quoi sert la réunion d’ouverture d’un audit ?

La réunion d’ouverture et de clôture lors de l’audit Qualiopi est une étape cruciale du processus d’audit.

Ainsi, intéressons nous ici à la réunion d’ouverture.

En effet, elle marque le début officiel de l’audit, qu’il soit d’ailleurs réalisé sur site ou à distance. Lorsque l’auditeur arrive en présentiel, il s’installe, allume son ordinateur, et diffuse une présentation web de « réunion d’ouverture ».

La réunion peut alors commencer.

Les points clés de la réunion d’ouverture

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Présentation des Participants

L’auditeur et les représentants de l’organisme de formation (OPAC) se présentent mutuellement pour établir un cadre de travail professionnel et rassurant.

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Confirmation du planning d’Audit

De ce fait, l’auditeur confirme le programme d’audit prévu, y compris les catégories à auditer, les indicateurs concernées et la durée de l’évaluation. Cela permet donc de s’assurer que toutes les parties ont une compréhension claire des activités prévues.

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Choix de l’Échantillonnage

L’auditeur communique à l’organisme audité l’étendue de l’échantillonnage des dossiers qui seront observés pendant l’audit. Par conséquent, cet échantillonnage doit être représentatif de l’activité de l’OPAC.

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Clarification des Procédures

Si besoin, l’auditeur explique les procédures d’audit, y compris comment il identifiera et rapportera les observations et les constats d’audit (conformités ou non-conformités) dans la grille d’audit Appolo.

Réunion de clôture : l’objectif

La réunion de clôture se déroule à la fin de la journée d’évaluation et a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit.

De ce fait, à la fin de l’évaluation par l’auditeur, celui-ci prend quelques minutes pour réaliser de synthèse. Il s’agit de relire attentivement sa grille d’audit, corriger les éventuelles fautes d’orthographes, et vérifier qu’il dispose bien des éléments de preuves notés dans sa grille pour permettre de justifier la conformité de chaque indicateur évalué. Une fois terminé, il rédige alors une synthèse, un commentaire général et souligne les points forts de l’organisation.

Les points clés de la réunion de clôture

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Synthèse des Observations

L’auditeur résume les observations faites durant l’audit, en se basant sur les éléments rédigés dans sa grille d’audit. Cela inclut donc les points de conformité et les éventuelles non-conformités par rapport aux indicateurs du référentiel national qualité.

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Présentation des Conclusions

L’auditeur présente les conclusions de l’audit, mettant en avant les indicateurs conformes ainsi que ceux qui ne le sont pas. C’est un moment clé pour comprendre les résultats de l’audit et les implications pour l’organisme de formation.

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Discussion des Non-Conformités

Si l’auditeur identifie des non-conformités, il explique leur nature et les critères non respectés.

Il précise également la méthodologie de traitement des non-conformités, les délais à respecter pour le traitement de ces non-conformités, offrant ainsi à l’organisme de formation une opportunité de comprendre et de planifier les actions correctives nécessaires.
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Échanges et Questions

La réunion de clôture est également un moment d’échange où l’organisme de formation peut poser des questions, demander des clarifications et discuter des prochaines étapes suite à l’audit. L’auditeur peut également informer l’organisme de formation sur les voies de recours disponibles en cas de désaccord avec les résultats de l’audit.

F.A.Q. Les questions les plus posées sur les réunions

L’audité peut-il poser des questions lors de la réunion d’ouverture ?

Oui bien sûr, c’est le moment ! L’occasion pour l’organisme de formation de poser des questions et de clarifier tout doute concernant le processus d’audit, ou sur les horaires par exemple.

La réunion d’ouverture est-elle obligatoire ?

Oui, cette étape fait partie intégrante du processus de certification Certifopac. Elle permet d’apporter un cadre lors du démarrage de l’audit, afin de s’assurer que l’audit se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Je m’aperçois en réunion d’ouverture d’un problème : mauvaise catégorie auditée, indicateurs non applicables, etc. Que dois-je faire ?

Parlez-en immédiatement à votre auditeur. Celui-ci va ensuite contacter nos services afin d’appliquer la marche à suivre.

La réunion de clôture est-elle obligatoire ?

Oui, La réunion de clôture marque la fin officielle de l’audit, sur site ou à distance. Ainsi, elle est essentielle pour assurer la transparence des résultats de l’audit et pour préparer l’organisme de formation aux étapes suivantes, qu’il s’agisse de la mise en œuvre d’actions correctives ou de la progression vers la certification.

Suis-je certifié immédiatement après la réunion de clôture ?

Non, notre processus interne consiste à assurer une double vérification par un autre auditeur et ensuite de vous transmettre votre rapport d’audit, une fois que les non-conformités éventuelles sont traitées. Nous vous informerons naturellement par mail à chaque étape du dispositif.

 

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